Kiến thức Quản lý - điều hành Góc nhìn của lãnh đạo giỏi: “Làm việc từ xa, Cùng nhau...

Góc nhìn của lãnh đạo giỏi: “Làm việc từ xa, Cùng nhau phát triển”

Trong thời chiến mang tên Covid-19, hàng ngàn doanh nghiệp bị ảnh hưởng nặng nề và đang gồng mình cố gắng sống sót qua đại dịch. Đặc biệt với nhiều doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm chuyển đổi xu hướng làm việc tại văn phòng sang xu hướng làm việc từ xa, thì đây thực sự là bài toán hóc búa về quản lý điều hành nhân sự từ xa sao cho hiệu quả, tối đa hóa năng suất của toàn bộ nhân viên để tồn tại và duy trì hoạt động kinh doanh. 

Vậy làm việc từ xa là gì? Thực tế làm việc từ xa đem lại những lợi ích tuyệt vời như thế nào? Và những giải pháp hữu hiệu giúp các doanh nghiệp thích nghi, tồn tại và phát triển trong xu hướng làm việc từ xa ra sao? Bài viết sau đây MISA AMIS Công việc sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.

Xu hướng làm việc từ xa
Xu hướng làm việc từ xa ngày càng phát triển ở Việt Nam và thế giới

1. Làm việc từ xa – xu hướng tất yếu của thời đại

Làm việc từ xa là gì? Có thể hiểu làm việc từ xa là việc các cá nhân không đến trực tiếp công ty, văn phòng mà làm tại nhà hoặc một địa điểm khác thông qua đường truyền mạng và sử dụng công nghệ, các phương tiện giao tiếp hiện đại để giữ liên lạc và tương tác công việc với đồng nghiệp, cấp trên. 

Theo khảo sát từ hơn 7.000 chuyên gia tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương và Nhật Bản của Dell cho thấy cứ 10 người thì 8 người đã sẵn sàng làm việc từ xa dài hạn.

Báo cáo “21 xu hướng và tương lai công việc” của tập đoàn nhân sự Manpower Group đầu năm 2021 cho thấy, 48% nhân viên cho rằng Covid-19 đã mở ra cách thức làm việc mới cho dân công sở, như làm việc từ xa hoặc làm việc tại bất kỳ đâu mà không nhất thiết phải ngồi tại văn phòng. 

Tại Việt Nam, thống kê của ACheckin năm 2020 tiết lộ 74% người lao động không có cảm nhận tiêu cực khi làm việc tại nhà. Các doanh nghiệp Việt Nam cũng dần hình thành văn hoá làm việc mới với những phương thức giao tiếp phi truyền thống.

Xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến
Người lao động thích nghi nhanh chóng với mô hình làm việc từ xa

Có thể thấy, toàn thế giới đều đã ở tâm thế sẵn sàng, chủ động thay đổi và chuyển dịch hình thức làm việc truyền thống sang làm việc từ xa. Vậy nên điều đầu tiên bạn và các doanh nghiệp cần xác định rõ là đại dịch Covid-19 chính là “cú huých” trực tiếp bắt buộc dẫn đến việc gia tăng mạnh mẽ xu hướng làm việc từ xa trên toàn cầu, trong tương lai dài hạn có thể sẽ là làm việc kết hợp (giữa tập trung và từ xa).

Ở góc nhìn đa chiều hơn, thời kỳ công nghệ số bùng nổ, cùng với nhu cầu chắt lọc nhân sự chất lượng ngày càng lớn của doanh nghiệp, thì làm việc tại nhà là xu hướng làm việc tất yếu ở hiện tại và tương lai. Do vậy bạn cần chuẩn bị tâm thế sẵn sàng cho sự chuyển đổi này để thích nghi, tồn tại và phát triển doanh nghiệp. Những khó khăn hay xáo trộn dường như cho thấy có thể bạn chưa thực sự ở thế chuyển đổi chủ động, đồng thời chưa nắm bắt được những ưu điểm, lợi ích tuyệt vời và giá trị bền vững của mô hình làm việc kiểu mới này mang lại.

>> Đọc thêm: Xu hướng làm việc từ xa dưới góc nhìn của lãnh đạo công nghệ

2. 5 lợi ích tuyệt vời của mô hình làm việc từ xa

2.1 Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và nhân viên

Các doanh nghiệp có thể giảm bớt phần nào chi phí cố định, như chi phí thuê văn phòng, chi phí công cụ dụng cụ, tài sản cố định khác… khi phần lớn nhân viên làm việc tại nhà. Trong đó, mặt bằng chính là một trong những yếu tố “ngốn” nhiều tiền nhất của doanh nghiệp, nay đã có thể được tối ưu. Hay những chi phí tiện ích như: điện, nước, Internet, chi phí vệ sinh… chiếm một phần không nhỏ trong chi phí vận hành thường xuyên cũng được tiết kiệm để sử dụng cho những mục đích quan trọng khác đáp ứng mô hình làm việc mới. 

Làm việc từ xa giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
Làm việc từ xa giúp tối chi phí

Ở góc độ nhân viên, việc không phải di chuyển đến văn phòng mỗi ngày sẽ giúp tiết kiệm tiền xăng xe, ăn uống cafe, tiền mua sắm trang phục, phương tiện đi làm. Như vậy thu nhập trung bình của mỗi nhân viên cũng sẽ tăng lên một phần không nhỏ.

2.2 Dễ dàng thu nạp nhiều ứng viên tiềm năng

Một trong những lực lượng then chốt tham gia vào mô hình làm việc từ xa chính là thế hệ nhân viên trẻ tuổi. Theo một vài nghiên cứu gần đây, tính linh hoạt về thời gian và không gian làm việc là một trong những yếu tố được lực lượng lao động trẻ quan tâm nhất. Việc tạo ra sự linh hoạt trong công việc sẽ giúp nhà tuyển dụng thu hút được nhiều ứng viên hơn, từ đó cơ hội chọn lựa được “nhân tài” cũng cao hơn. 

Doanh nghiệp có thể tuyển được nhiều nhân sự ở các vị trí địa lý khác nhau thay vì giới hạn ở những khu vực có văn phòng hoặc chi nhánh của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt có ích bởi doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở rộng mạng lưới tuyển dụng và cộng tác với những cá nhân xuất sắc cho dù họ ở bất kỳ đâu trên toàn quốc và thế giới. 

2.3 Nâng cao kỹ năng, hiệu suất làm việc của nhân viên

Theo một khảo sát của Flexjobs, 90% nhân viên nói rằng việc công ty cho phép nhân viên chủ động sắp xếp công việc và lịch trình linh hoạt sẽ tăng tinh thần làm việc của họ.

Con người có nhiều cách khác nhau trong việc tiếp nhận, sắp xếp và xử lý công việc. Khi làm việc tại văn phòng, tất cả nhân viên phải tuân theo chuẩn mực chung của tổ chức. Tuy nhiên khi làm việc từ xa, nhân viên có cơ hội chủ động tổ chức, vận hành công việc một cách sáng tạo và phù hợp với họ nhất. Có người thích làm việc trong một căn phòng gọn gàng, ngăn nắp với không gian yên tĩnh nhiều cây xanh. Cũng có người chọn mở một bản nhạc du dương để kích thích sự bay bổng, sáng tạo. Một số người lại làm việc hiệu quả hơn vào buổi tối thay vì ban ngày như giờ hành chính. 

Làm việc từ xa có lợi ích gì?
Không gian làm việc tại nhà thoải mái, yên tĩnh

Đặc biệt các vị trí quản lý từ cấp trung trở lên có tinh thần tự giác, trách nhiệm cao, khả năng tự tổ chức tốt, nên năng suất làm việc từ xa của họ thậm chí tăng lên so với làm việc tại văn phòng nhờ không gian yên tĩnh tập trung cao độ.

Tất nhiên doanh nghiệp vẫn cần xây dựng những quy tắc nhất định về không gian, thời gian và tác phong làm việc, nhưng ở một mức độ nào đó hãy để nhân viên có cơ hội tùy ý tạo ra môi trường làm việc họ muốn, miễn là hiệu quả công việc đảm bảo. Điều này giúp họ làm việc tốt hơn, thậm chí khám phá những năng lực, khả năng tự tổ chức, tối ưu hiệu suất công việc của bản thân, từ đó phát triển tối đa tiềm năng và khẳng định thương hiệu cá nhân.

2.4 Tiết kiệm thời gian đáng kể nhờ làm việc từ xa

Việc tiết kiệm được cơ số thời gian căng thẳng khi di chuyển trên đường vào giờ cao điểm chắc chắn là lợi ích cực kỳ to lớn cho nhân viên, và cả với các lãnh đạo. Đặc biệt là ở nội thành, khi những cung đường mỗi đầu giờ sáng và giờ tan tầm luôn kẹt cứng xe cộ, khói bụi, tiếng ồn. Điều này gây ra không ít căng thẳng, mệt mỏi, làm “tụt mood” và ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần, sức khỏe thể chất của nhân viên. Làm việc từ xa giúp họ tiết kiệm thời gian di chuyển vô cùng lãng phí, giảm căng thẳng không đáng có cũng như giảm tỷ lệ vắng mặt của nhân viên tại công ty. 

Sử dụng các phần mềm quản trị toàn diện còn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian họp hành triền miên, lãng phí của mô hình làm việc truyền thống. Các phần mềm quản lý điều hành hiện nay được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, quản lý hồ sơ, văn bản, điều hành công việc trực tuyến. Nhờ đó, lãnh đạo và nhân viên dễ dàng theo dõi các thông tin, nhiệm vụ, dự án trên cùng một giao diện. Và lợi ích nhận được chính là rút ngắn đáng kể thời gian họp hành lãng phí không cần thiết. 

Toàn bộ quỹ thời gian tiết kiệm được nhờ làm việc từ xa và ứng dụng công nghệ hoàn toàn có thể được tận dụng để nghỉ ngơi tái tạo sức lao động, hoặc dành nó để tiếp tục xử lý công việc. 

2.5 Thúc đẩy hội nhập nền công nghệ toàn cầu

Thế giới đang bước vào cuộc cách mạng công nghệ 4.0, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ chính là yếu tố giúp các doanh nghiệp chuyển đổi mô hình làm việc một cách nhanh chóng mà không gặp rào cản về chuyển đổi số.

Internet, các thiết bị điện tử, mạng xã hội, công cụ họp trực tuyến, phần mềm quản lý điều hành công việc… cho phép con người quản lý, giao tiếp, làm việc từ xa hoàn toàn hiệu quả và năng suất hơn nhiều lần so với mô hình làm việc truyền thống. Việc chuyển dịch mô hình làm việc có thể xem như yếu tố thúc đẩy con người và doanh nghiệp Việt nhanh chóng học tập, ứng dụng tri thức số vào công việc và cuộc sống, từ đó tăng tốc quá trình hội nhập toàn cầu. 

Phần mềm làm việc từ xa
Phần mềm quản lý công việc từ xa mọi lúc mọi nơi cho lãnh đạo

>> Đọc thêm: Theo dõi, quản lý, đánh giá công việc giao cho nhân viên nhờ MISA AMIS Công việc

3. 6 giải pháp giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh và phát triển khi làm việc từ xa

Mặc dù làm việc từ xa vẫn đang đặt ra nhiều thách thức cho vận hành doanh nghiệp so với lối truyền thống, tuy nhiên các doanh nghiệp hãy xét đến những ưu điểm, lợi ích của hình thức này và coi đây là một phần tất yếu của mô hình làm việc chiến lược trong dài hạn.

Dưới đây là 6 “bí kíp” giúp vận hành doanh nghiệp theo mô hình làm việc từ xa hiệu quả nhất:

3.1 Thay đổi tư duy lãnh đạo

Theo mô hình quản lý truyền thống, các nhà quản lý thường có tâm lý thiếu tin tưởng đối với các nhân viên làm việc từ xa không có mặt tại văn phòng – những người không thường trực và hiện diện trong tầm giám sát của họ. Thay vì dựa vào sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường ý thức kỷ luật, hiệu suất làm việc, lãnh đạo cần thay đổi tư duy quản lý, chuyển trọng tâm sang việc cho phép nhân viên làm việc ở bất cứ đâu, miễn đảm bảo được công việc, nhiệm vụ được giao cả về chất lượng lẫn tiến độ.

Điều này không những là tư duy chiến lược với lãnh đạo trong việc quản lý, điều hành mà còn tạo được động lực, sức mạnh vô hình cho nhân viên khi họ cảm nhận được “sếp” yên tâm, tin tưởng, nhờ đó giúp nhân viên thêm yêu và gắn kết với lãnh đạo, tổ chức. Việc này không hề khó khăn với các nhà quản lý khi sử dụng phần mềm giám sát công việc, theo dõi tiến độ MISA AMIS Công việc.

MISA AMIS đảm bảo làm việc từ xa hiệu quả
MISA AMIS Công việc theo dõi sát sao tiến độ công việc, dự án

3.2 Áp dụng công nghệ một cách thông minh, có chọn lọc

Với số lượng phần mềm công nghệ hết sức phong phú trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm mình sử dụng tích hợp tốt với các nền tảng tài nguyên mạng, tài nguyên tri thức hiện có, và hoạt động tốt cho mục đích giao tiếp, kết nối, họp trực tuyến, làm việc nhóm theo quy mô từng doanh nghiệp. 

>> Tham khảo ngay AMIS Công việc – phần mềm giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá công việc, dự án mọi lúc mọi nơi.

Thêm vào đó, các doanh nghiệp nên có cái nhìn tổng quan và dài hạn trên mọi giai đoạn phát triển của mình, bởi làm việc tại nhà sẽ là mô hình làm việc của hiện tại và tương lai. Nhờ nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS đáp ứng tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp, mọi hoạt động trong vận hành doanh nghiệp được tích hợp, lưu trữ và kết nối liên thông trong cùng một hệ sinh thái toàn diện, từ quản lý điều hành, marketing bán hàng, quản trị nhân sự, tài chính kế toán…

Đặc biệt, bảo mật thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình “chuyên đối số” của doanh nghiệp để đảm bảo tuyệt đối không xảy ra rò rỉ dữ liệu. MISA AMIS Công Việc được hơn 12.000 doanh nghiệp Việt tin dùng bởi tính bảo mật thông tin tuyệt đối.

Bảo mật thông tin
MISA AMIS Công việc bảo vệ tài khoản và bảo mật thông tin tuyệt đối

3.3 Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên

Áp dụng hình thức làm việc từ xa trên quy mô lớn đồng nghĩa với việc cấp quản lý cần tin tưởng vào tính kỷ luật và tự giác của nhân viên. Để nâng cao nhận thức và ý thức của nhân viên về việc quản trị bản thân khi không làm việc tại văn phòng, doanh nghiệp cần xây dựng khung quản lý tổng thể thay thế cho những nội quy làm việc cũ theo phương thức truyền thống.

Trên thực tế không phải nhân viên nào cũng thích làm việc tại nhà vì cách làm này đòi hỏi cao về tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức, điều đó có thể khiến quá trình chuyển đổi trở nên khó khăn. Những trường hợp như vậy có thể cần thêm hướng dẫn và hỗ trợ từ phía doanh nghiệp để họ trở nên tự giác và làm việc hiệu quả.

3.4 Giữ lửa cho nhân viên khi làm việc tại nhà

Khi toàn bộ đội ngũ nhân viên và lãnh đạo không cùng làm việc, gặp gỡ, giao lưu trực tiếp trong không gian chung, chắc chắn mối quan hệ và sự gắn kết giữa các đồng nghiệp, giữa cấp trên với cấp dưới dễ dàng bị “nguội” dần. Đó là lý do vì sao người quản lý cần đặc biệt quan tâm đến việc tạo động lực, khuyến khích nhân viên khi làm việc từ xa.

Hãy gắn kết nhân viên với sứ mệnh chung của doanh nghiệp. Không thể chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp cho nhân viên trong những buổi họp trực tiếp, nhưng thời điểm này bạn vẫn cần làm điều đó theo cách mới với tần suất dày hơn qua các mạng xã hội như Zalo, Facebook, MISA AMIS Mạng xã hội.

AMIS Mạng xã hội
Phần mềm MISA AMIS Mạng xã hội – gắn kết văn hóa doanh nghiệp từ xa

Quan tâm nhân viên một cách sâu sắc hơn cũng là một công việc nhỏ nhưng vô cùng quan trọng các nhà quản lý cần chú ý. Dành thời gian hỏi han mọi người về tình hình nhà ở, con cái, cuộc sống hàng ngày, tình hình sức khỏe… Những sự quan tâm này phần nào cho thấy doanh nghiệp luôn ở bên cạnh và sẵn sàng chia sẻ khó khăn với nhân viên.

>> Đọc thêm: 18 kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả thời “bình thường mới”

3.5 Trang bị khả năng sử dụng công nghệ cho nhân viên

Hình thức làm việc tại nhà yêu cầu nhân viên có kỹ năng vi tính cơ bản và biết sử dụng các phần mềm công nghệ đa dạng. Một số nhân viên “low-tech” sẽ gặp đôi chút khó khăn hoặc thậm chí choáng ngợp khi các công việc, deadline liên tục ập tới từ cấp trên mà không kịp xoay sở, cũng như các phần mềm làm việc nhóm và các công nghệ phức tạp cần phải làm quen thời gian đầu.

Doanh nghiệp cần kịp thời tổ chức các buổi đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số, sử dụng công nghệ thông tin cho nhân viên để họ bắt nhịp nhanh chóng, không gây gián đoạn công việc chung và tâm lý tự ti ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc.

3.6 Quản lý chi phí theo phương thức mới

Làm việc từ xa đòi hỏi nhân viên và doanh nghiệp phải đầu tư vào công nghệ nhiều hơn. Nhân viên cần được trang bị tối thiểu một máy tính, phần mềm cần thiết và đường truyền Internet hoặc nhiều hơn tùy vào chức năng và nhiệm vụ công việc từng người. Nếu doanh nghiệp xây dựng chính sách không cấp tài nguyên trực tiếp cho người lao động, sẽ cần linh hoạt chuyển đổi các tài nguyên này vào thu nhập của họ.

Theo mô hình SaaS (Software as a Service – Phần mềm dưới dạng dịch vụ) phổ biến hiện nay, bạn không cần đầu tư vào server hay download phần mềm, nhưng cần chi trả phí thuê dịch vụ định kỳ để đăng nhập và sử dụng phần mềm thông qua mạng Internet. Ngoài ra tùy theo nhu cầu sử dụng, các doanh nghiệp có thể phải trả thêm phí sử dụng các phần mềm cộng tác ảo hoặc các biện pháp bảo mật bổ sung để đảm bảo nhân viên có thể truy cập an toàn những tài nguyên trực tuyến, đồng thời ngăn ngừa rủi ro rò rỉ dữ liệu. Tất cả đều là những hạng mục chi phí doanh nghiệp cần tính đến để vận hành mô hình làm việc từ xa hiệu quả và trơn tru.

Làm việc từ xa xu thế của thời đại
Làm việc từ xa – xu thế của thời đại

Tạm kết:

Chuyển đổi mô hình làm việc cho cả một doanh nghiệp chắc chắn không phải là điều dễ dàng. Nhưng với lợi ích, giá trị bền vững của mô hình làm việc từ xa cùng tính tất yếu trong xu thế thời đại và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp Việt chắc chắn sẽ chuyển đổi và xây dựng thành công mô hình làm việc mới, nhanh chóng phục hồi tăng trưởng, hội nhập với sự phát triển toàn cầu. 

Hy vọng bài chia sẻ của MISA AMIS Công việc đã cung cấp cái nhìn tích cực, khách quan và những thông tin hữu ích giúp các doanh nghiệp sẵn sàng “Làm việc từ xa, cùng nhau phát triển”. MISA AMIS chúc bạn thành công!

Hội thảo trực tuyến: Xây dựng & phát triển văn hóa doanh nghiệp vững mạnh trong bối cảnh mới