Download file Excel quản lý nhân sự miễn phí chuẩn nhất 2025

Quản lý nhân sự là một trong những công việc quan trọng và phức tạp nhất trong doanh nghiệp. Để hỗ trợ các nhà quản trị nhân sự theo dõi thông tin nhân viên, chấm công, lương thưởng… một cách hiệu quả mà không tốn kém chi phí, file Excel quản lý nhân sự được xem là giải pháp hữu ích, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Cùng MISA AMIS khám phá và Download file Excel quản lý nhân sự miễn phí dưới đây để tối ưu công tác quản trị nhân lực!

1. Ưu điểm khi sử dụng Excel quản lý nhân sự

Sử dụng Excel quản lý danh sách nhân viên hoặc công lương phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Khi số lượng nhân sự chưa quá lớn và nhu cầu quản lý chưa quá phức tạp thì Excel là lựa chọn phù hợp. Nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt, các bảng tính dễ dàng được điều chỉnh theo nhu cầu riêng.

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật khi sử dụng Excel để quản lý nhân sự:

• Chi phí thấp và dễ tiếp cận: Excel dễ sử dụng trên máy tính và chi phí để sử dụng phần mềm hàng năm không quá lớn.
  
• Dễ tạo các bảng tính theo nhu cầu: Doanh nghiệp có thể tự tạo bảng tính theo các tiêu chí mong muốn, hoặc download file Excel quản lý nhân sự từ nhiều nguồn.
  
• Dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật: Chỉ cần vài thao tác đơn giản là có thể thêm, xóa, sửa thông tin nhân sự.
  
• Có thể tính toán và phân tích dữ liệu: Excel hỗ trợ các hàm tính toán, lọc, sắp xếp, biểu đồ giúp nhà quản trị theo dõi và phân tích dữ liệu nhân sự.
  
• Dễ chia sẻ và lưu trữ: File Excel có thể lưu trên máy tính hoặc chia sẻ qua email và các nền tảng làm việc khác, có thể nhập vào các phần mềm phổ biến, giúp nhóm HR làm việc linh hoạt hơn.

2. File Excel quản lý nhân sự cần có những thành phần nào?

Tạo lập một file Excel đầy đủ và khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ theo dõi, cập nhật và khai thác thông tin hiệu quả hơn. Tùy theo quy mô và nhu cầu, file Excel có thể đơn giản hoặc chi tiết, tùy thuộc vào mục đích sử dụng sẽ gồm các thành phần khác nhau.

• File thông tin hồ sơ nhân sự: Họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ, ngày vào làm, CMND/CCCD, tình trạng hợp đồng…
  
• File quản lý chấm công: Theo dõi ngày công, ca làm, ngày nghỉ, phép năm, đi muộn về sớm…
  
• File quản lý tiền lương: Lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ, thưởng, lương thực lĩnh…
  
• File theo dõi quá trình làm việc: Ghi nhận quá trình làm việc, đang làm tại bộ phận nào và đã chuyển sang bộ phận nào, thời gian công tác, khen thưởng, kỷ luật, các quyết định liên quan đến nhân viên.
  
• File đánh giá hiệu suất/ KPI: Thông tin nhân viên, mục tiêu cần đạt, kết quả thực đạt, mức độ hoàn thành, xếp loại đánh giá, nhận xét…
  

File Excel quản lý nhân sự thường được chia thành nhiều sheet riêng biệt, mỗi sheet quản lý một phần thông tin. Các sheet này có thể liên kết dữ liệu với nhau để cập nhật và tổng hợp thông tin thuận tiện, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.

Than khảo phần mềm quản lý nhân sự giúp tối ưu quy trình quản lý thời kỳ chuyển đổi số 

3. Download file Excel quản lý nhân sự miễn phí chuẩn nhất 2025

3.1 File Excel quản lý nhân sự cơ bản

Mẫu file này gồm danh sách nhân sự đầy đủ, theo dõi theo hợp đồng, nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, đáp ứng nhu cầu quản lý nhân viên đa chiều. Bạn đọc có thể tải xuống và điều chỉnh theo mục đích sử dụng.

3.2 File quản lý nhân sự theo loại hợp đồng

File quản lý nhân sự theo loại hợp đồng giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại và theo dõi từng nhóm nhân viên theo loại hợp đồng lao động như: chính thức, thời vụ, cộng tác viên, thử việc,… Việc quản lý theo hợp đồng hỗ trợ bộ phận nhân sự kiểm soát thời hạn, quyền lợi, trách nhiệm và các chế độ liên quan cho từng nhóm nhân viên, từ đó hạn chế rủi ro pháp lý.

3.3 File quản lý nhân sự theo phòng ban

File quản lý nhân sự theo phòng ban giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt số lượng, thông tin và tình trạng nhân sự của từng bộ phận trong tổ chức. Cách phân loại này hỗ trợ việc đánh giá hiệu suất, lên kế hoạch tuyển dụng và quản trị nguồn lực nội bộ một cách rõ ràng, khoa học hơn.

3.4 File quản lý thông tin nhân sự dạng dashboard tự động

File quản lý thông tin nhân sự dạng dashboard tự động là công cụ hỗ trợ đắc lực cho HR và nhà quản lý. Ngoài danh sách nhân sự đầy đủ các trường thông tin quan trọng, file còn tích hợp các biểu đồ trực quan, báo cáo tổng hợp, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình nhân sự. Bên cạnh đó, còn có thêm các sheet riêng để theo dõi quyết định bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật trong doanh nghiệp.

4. Những lưu ý khi dùng file Excel quản lý nhân sự

Khi sử dụng file Excel để quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần lưu ý rằng đây là giải pháp phù hợp cho quy mô nhỏ và nhu cầu quản lý cơ bản. Excel có giới hạn về khả năng tự động hóa, bảo mật và quản lý dữ liệu lớn nên khó đáp ứng khi số lượng nhân viên tăng cao hoặc cần kết nối với nhiều phòng ban, hệ thống.

Ngoài ra, người sử dụng cần có kiến thức cơ bản về công thức, hàm Excel và cách tạo liên kết giữa các Sheet để đảm bảo tính chính xác, tránh sai sót trong quá trình cập nhật. Việc lưu trữ cũng cần thực hiện cẩn thận: nên sao lưu định kỳ, đặt mật khẩu cho file và lưu trữ ở các nền tảng an toàn như Google Drive, OneDrive hoặc ổ cứng riêng để tránh mất dữ liệu.

Excel không có tính năng nhắc tự động hoặc luồng phê duyệt. Việc duy trì file cần sự kiên trì và có người phụ trách cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

Doanh nghiệp cũng nên thường xuyên kiểm tra và chuẩn hóa dữ liệu để tránh trùng lặp hoặc sai thông tin. Đây là điều dễ xảy ra nếu có nhiều người cùng chỉnh sửa file. Việc phân quyền truy cập cũng quan trọng: chỉ nên chia sẻ file với những người thực sự cần sử dụng và hạn chế quyền chỉnh sửa để giữ tính toàn vẹn của dữ liệu.

5. Nâng cấp quản lý nhân sự với phần mềm

Trong quá trình phát triển, nhiều doanh nghiệp dần nhận ra việc quản lý nhân sự bằng Excel dù tiện lợi ban đầu nhưng sẽ bộc lộ nhiều hạn chế khi quy mô mở rộng. Dữ liệu dễ sai sót, khó kiểm soát phiên bản. Excel không có tính năng tự động hóa các quy trình như phê duyệt nghỉ phép, chấm công – tính lương hay nhắc nhở gia hạn hợp đồng.

Giải pháp tối ưu cho bài toán này là chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp như MISA AMIS HRM. Đây là nền tảng hỗ trợ toàn diện các nghiệp vụ nhân sự: từ quản lý thông tin, chấm công, tính lương, đến đánh giá hiệu suất và quản lý hồ sơ lao động.

Dữ liệu được lưu trữ tập trung, bảo mật cao và đồng bộ giữa các bộ phận giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực. Tất cả vẫn có thể trích xuất thành dạng file Excel khi cần thiết. Với MISA AMIS HRM, doanh nghiệp có thể vận hành bộ máy nhân sự hiệu quả, giảm tải công việc hành chính, tiết kiệm thời gian và công sức cho HR.

Nhận tư vấn & dùng thử miễn phí

6. Kết Luận

Trên đây là mẫu file Excel quản lý nhân sự miễn phí, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thông tin nhân viên, chấm công, tính lương và theo dõi quá trình làm việc một cách trực quan, hiệu quả.

Cùng MISA AMIS ứng dụng ngay công cụ đơn giản mà hữu ích này để nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ hiện nay.