Công việc Kế toán tổng hợp: Từ tổng quan đến chi tiết

Kế toán tổng hợp là vị trí “gần” kế toán trưởng nhất trong doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp, kế toán tổng hợp là người có chuyên môn sâu, có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán, là người hỗ trợ trực tiếp cho Kế toán trưởng các công việc của phòng kế toán.

Kế toán tổng hợp là một trong những vị trí đặc biệt quan trọng trong bộ máy kế toán, là người trực tiếp tổng hợp cân đối các số liệu, dữ liệu kế toán để lập các báo cáo, cung cấp các thông tin kế toán theo yêu cầu. Để làm tốt công việc kế toán tổng hợp, trước hết, người làm kế toán tổng hợp phải hiểu được bản chất của công việc kế toán trong doanh nghiệp.

1. Tìm hiểu về kế toán và kế toán tổng hợp

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động (Luật kế toán số 88/2015/QH13).

Đối với mỗi doanh nghiệp, kế toán là bộ phận thực hiện quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động tài sản trong doanh nghiệp, từ đó cung cấp thông tin tài chính hữu ích cho việc đưa ra những quyết định về kinh tế – xã hội và đánh giá hiệu quả các hoạt động trong doanh nghiệp

Quy trình thực hiện kế toán trong doanh nghiệp

Hình 1: Quy trình thực hiện kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, các phương pháp tính giá và hạch toán kế toán,…để thu thập và xử lý các thông tin đầu vào là các hoạt động kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp để lập và cung cấp các thông tin đầu ra hữu ích cho nhà quản trị và các đối tượng liên quan là các số liệu kế toán.

Dựa vào mức độ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần ghi chép và phản ánh, công tác kế toán bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.

Kế toán tổng hợp	Kế toán chi tiết
Thông tin được thu thập, xử lý và cung cấp ở dạng tổng quát và được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ.	Thông tin được thu nhận, xử lý và cung cấp ở dạng chi tiết, cụ thể và được biểu hiện không chỉ dưới hình thái tiền tệ mà còn biểu hiện dưới hình thái hiện vật, lao động.
Thước đo sử dụng là tiền tệ.	Thước đo sử dụng là thước đo tiền tệ, hiện vật, và lao động.
Hình thức biểu hiện là các tài khoản kế toán tổng hợp.	Hình thức biểu hiện là các tài khoản kế toán chi tiết.
Tài khoản kế toán tổng hợp: phản ánh các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát, phản ánh các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp để cung cấp số liệu lập các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán và trong báo cáo kết quả kinh doanh.	Tài khoản kế toán chi tiết: Tài khoản dùng để phản ánh cụ thể, chi tiết hơn số liệu của đối tượng kế toán đã được phản ánh ở tài khoản kế toán tổng hợp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh, quản lý kinh tế tài chính đơn vị.
Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm sổ cái, sổ nhật ký,… dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong từng kỳ kế toán, niên độ kế toán, dùng để phản ánh tổng hợp nguồn vốn, tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.	Sổ kế toán chi tiết: được mở để theo dõi từng đối tượng kế toán cần được quản lý chi tiết ví dụ sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả; sổ chi tiết tạm ứng từng cá nhân; sổ chi tiết kho cho từng nguyên vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa (thẻ kho);..
Thông tin kế toán được cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị.	Thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng bên trong đơn vị, phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị.

Kế toán tổng hợp là một mảng công việc thuộc bộ phận kế toán. Người làm kế toán tổng hợp đảm nhiệm các công việc ghi chép, phản ánh và xử lý các thông tin, số liệu kế toán một cách tổng quan nhất để lập báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị theo quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

Kế toán tổng hợp trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp

Hình 2: Vị trí kế toán tổng hợp trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp

Người làm kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp về mặt chuyên môn thì tổng hợp cân đối các số liệu, dữ liệu kế toán, lên được báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo yêu cầu; về công việc thì theo dõi, kiểm tra, giám sát số liệu, dữ liệu kế toán chi tiết được thu thập, phản ánh bởi nhân viên kế toán phần hành đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của số liệu, dữ liệu kế toán.

Về mặt công tác, Kế toán tổng hợp là người có thể hỗ trợ, thay thế Kế toán trưởng trong trường hợp cần thiết khi được ủy quyền để làm việc với ban Lãnh đạo doanh nghiệp, cơ quan thuế, công ty kiểm toán, ngân hàng, và các đối tác liên quan khác.

Các doanh nghiệp với các quy mô, lĩnh vực ngành nghề khác nhau, tổ chức bộ máy kế toán khác nhau nhưng đều có điểm chung là trách nhiệm báo cáo cho các cơ quan quản lý trong đó có trách nhiệm lập và nộp Báo cáo tài chính.

Kế toán tổng hợp trong những quy mô doanh nghiệp khác nhau

Tùy vào quy mô, khối lượng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp, kế toán tổng hợp được Kế toán trưởng/Cán bộ phụ trách kế toán phân công đảm nhận những công việc kế toán phù hợp.

Với các doanh nghiệp nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nhân viên kế toán tổng hợp có thể kiêm nhiệm những phần hành kế toán chi tiết, hoặc làm tất cả các công việc kế toán phát sinh.

Với các doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều hoạt động, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mỗi kế toán viên được phân công công việc chuyên môn hóa theo từng phần hành kế toán. Thậm chí, ở các phần hành có khối lượng công việc phát sinh nhiều, yêu cầu mức độ quản lý cao, một phần hành kế toán có thể do nhiều người cùng đảm nhận.

Do đó, tại các doanh nghiệp quy mô lớn hơn, vị trí kế toán tổng hợp thực hiện đúng chức năng theo dõi kiểm tra giám sát hoạt động của kế toán chi tiết, tổng hợp các số liệu, dữ liệu kế toán để lên các báo cáo kế toán theo yêu cầu.

Kế toán tổng hợp trong các loại hình doanh nghiệp khác nhau 

Đối với mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau, mô hình tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh khác nhau thì luồng doanh thu, chi phí và các công việc kế toán phát sinh là khác nhau. Kế toán tổng hợp cần linh hoạt vận dụng các nguyên tắc, nguyên lý, các quy định về kế toán,…để tiến hành thu thập chứng từ, tổ chức hạch toán kế toán, định khoản phù hợp; hoàn thành mục tiêu cân đối, tổng hợp các số liệu, dữ liệu kế toán lên được các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo yêu cầu.

Tác nghiệp của kế toán tổng hợp trong các quan hệ công việc

• Với Kế toán trưởng/Ban giám đốc: trực tiếp báo cáo Kế toán trưởng, chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo trong phạm vi công việc trước Kế toán trưởng, Ban giám đốc.
• Với các nhân viên kế toán khác: quản lý, theo dõi, kiểm tra giám sát, hướng dẫn kế toán viên phần hành thực hiện các công việc kế toán theo sự phân công của Kế toán trưởng.
• Với các bộ phận, phòng ban khác: phối hợp, hỗ trợ kết nối xử lý các thông tin và các yêu cầu công việc phát sinh.
• Với các đơn vị/cơ quan bên ngoài doanh nghiệp: cung cấp các báo cáo, số liệu, tài liệu kế toán,… cho các đơn vị, cơ quan hữu quan theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng.

Lưu ý trong quá trình tác nghiệp: Trong doanh nghiệp, kế toán tổng hợp thực tế là người cân đối, tổng hợp, lên số liệu các báo cáo kế toán; là người nắm rõ các số liệu kế toán và nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,…Tuy nhiên, người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với các số liệu, báo cáo cung cấp cho Ban lãnh đạo, các bộ phận phòng ban khác hay các đơn vị, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp là Kế toán trưởng nên nhân viên kế toán tổng hợp khi cung cấp các thông tin, số liệu kế toán cho một đối tượng thứ ba phải thông qua kế toán trưởng.

>> Xem thêm: Những kinh nghiệm cơ bản nhất cho người làm kế toán tổng hợp

2/ Mô tả công việc chi tiết của kế toán tổng hợp

Công việc thường xuyên hàng ngày

• Kiểm tra, đối chiếu chứng từ với sổ sách, báo cáo, các nghiệp vụ kế toán mà các kế toán viên phần hành đã hạch toán
• Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, kịp thời phát hiện và xử lý (hoặc chỉ đạo xử lý) các sai lệch;
• Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phần hành chi tiết nếu kiêm nhiệm;
• Kiểm tra, giám sát, hướng dẫn nhân viên kế toán khác bằng cách điều phối các hoạt động và giải đáp thắc mắc;
• Kiểm tra và giám sát việc luân chuyển hàng tồn kho (Nhập-Xuất-Tồn kho), thời gian tồn kho tại từng kho thông qua kế toán kho;
• Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện thu hồi công nợ, thanh toán công nợ thông qua kế toán công nợ;
• Trực tiếp theo dõi, giám sát, kiểm soát tình hình biến động doanh thu, chi phí; đưa ra các cảnh báo bất thường;
• Trực tiếp hoặc phối hợp với nhân viên kế toán giá thành để tính và kiểm soát giá thành sản phẩm;
• Kiểm tra, giám sát giữa sổ sách và thực tế tất cả các loại tài sản trong doanh nghiệp như: Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng; Tài sản cố định; Công cụ dụng cụ; Chứng khoán kinh doanh (cổ phiếu, trái phiếu…); Bất động sản đầu tư; Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết…
• Kiểm tra và giám sát việc luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán cả bản cứng và dữ liệu mềm tuân thủ các quy định của pháp luật thuế và kế toán; các quy định, quy trình kế toán được doanh nghiệp ban hành; sao lưu backup dữ liệu kế toán;
• Hỗ trợ tham mưu, tư vấn, báo cáo trực tiếp các công việc của phòng kế toán cho Kế toán trưởng;
• Các công việc khác theo sự phân công, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Ban giám đốc.

Công việc định kỳ hàng tuần/hàng tháng/hàng quý

Thứ nhất, thực hiện bút toán điều chỉnh, phân bổ và kết chuyển cuối kỳ.

Hàng tháng (hoặc theo kỳ báo cáo của doanh nghiệp), kế toán tổng hợp thực hiện các nghiệp vụ trích lập khấu hao, phân bổ công cụ dụng cụ, phân bổ các khoản chi phí chung, chi phí trả trước (nếu trong phạm vi nhiệm vụ công việc); xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái (nếu có); thực hiện các ước tính kế toán;…phục vụ công tác lập báo cáo.

Thứ hai, trực tiếp hoặc theo dõi, kiểm tra việc lập và nộp các loại báo cáo theo quy định.

• Các loại tờ khai, báo cáo thuế:
• Tờ khai thuế GTGT(tháng hoặc quý)
• Tờ khai thuế TNCN (tháng hoặc quý)
• Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính theo quý (không phải nộp tờ khai, doanh nghiệp tự tính số tiền thuế TNDN nếu có phát sinh thì tạm nộp theo quý và quyết toán theo năm)
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (theo quý)
• Các tờ khai khác phát sinh từng lần theo quy định
• Các báo cáo kế toán nội bộ theo yêu cầu, bao gồm:

• Báo cáo doanh thu – chi phí – lợi nhuận, báo cáo phân tích doanh thu, phân tích chi phí;
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trong đó có báo cáo kế hoạch, báo cáo thực hiện)
• Bảng cân đối tài khoản (có thể bao gồm việc phân tích tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, các chỉ tiêu tài chính nếu có)
• Báo cáo công nợ phải thu, phải trả, tạm ứng – hoàn ứng, công nợ lương – bảo hiểm,…
• Báo cáo nhập – xuất – tồn kho

Với các loại báo cáo quản trị, yêu cầu chi tiết về báo cáo và thời hạn các báo cáo theo quy định của từng doanh nghiệp.

Công việc hàng năm

Đầu năm:

• Nộp tiền lệ phí môn bài
• Thực hiện các bút toán đầu năm tài chính như: kết chuyển lãi lỗ năm tài chính cũ; hạch toán chi phí thuế môn bài năm tài chính mới,…
• Hỗ trợ Kế toán trưởng trong việc lập kế hoạch, triển khai kế hoạch công việc phòng kế toán trong năm tài chính mới; cập nhật các thay đổi về chính sách kế toán, chính sách thuế áp dụng cho công tác kế toán của doanh nghiệp,…
• Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc lập kế hoạch tài chính tháng, quý, năm của phòng kế toán và tổng hợp toàn bộ kế hoạch tài chính cho toàn bộ công ty (bao gồm tất cả các phòng ban như phòng sản xuất, phòng bán hàng, phòng mua hàng, phòng admin hỗ trợ bán hàng, phòng xuất nhập khẩu, phòng Logistic, phòng nhân sự và tổng hợp…)

Cuối năm:

• Rà soát toàn bộ dữ liệu, số liệu, sổ sách kế toán phát sinh trong năm;
• Kiểm tra lại toàn bộ các chi phí đã được hạch toán đúng và đủ chưa: Có thể có những chi phí trích trước chưa trích đủ trong tháng, quý nhưng bắt buộc phải trích lập đầy đủ trong năm kể cả những trường hợp chưa có hóa đơn ví dụ: chi phí thuê nhà, kho, bãi, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chi phí công tác phí của nhân viên trong năm…để đảm bảo lập các báo cáo tài chính chính xác và đầy đủ.
• Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết;
• Thực hiện các ước tính, điều chỉnh, kết chuyển,..lập bảng cân đối số phát sinh tài khoản năm;
• Lập báo cáo tài chính;
• Lập tờ khai quyết toán thuế TNDN và TNCN;
• Lập các báo cáo thống kê, báo cáo lao động,… theo quy định của pháp luật;
• Lập báo cáo quản trị (theo yêu cầu của quản lý);
• In sổ sách theo qui định;
• Quản lý lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định;
• …

Quyền hạn:

• Trực tiếp yêu cầu các kế toán phần hành điều chỉnh nghiệp vụ khi phát hiện sai sót
• Yêu cầu các kế toán viên cung cấp báo cáo kịp thời và đầy đủ theo qui định.

3. 5 kiến thức, kỹ năng cần thiết để trở thành một kế toán tổng hợp giỏi

Hình 3: Kiến thức, kỹ năng cần thiết để trở thành một kế toán tổng hợp giỏi

Công việc của kế toán tổng hợp liên quan đến những con số, thể hiện hoạt động của công ty qua các báo cáo. Do vậy, vị trí kế toán tổng hợp rất quan trọng và đảm nhận trách nhiệm cao trong bộ phận kế toán nói riêng và công tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung. Người làm kế toán tổng hợp thường phải làm việc với cường độ và áp lực công việc tương đối cao, nhất là khi tính chất công việc bị phụ thuộc nhiều vào kết quả công việc của các kế toán phần hành chi tiết.

Thực tế cho thấy, có rất nhiều anh chị kế toán viên nhiều năm kinh nghiệm trong công việc kế toán nhưng không thể đảm đương được vị trí kế toán tổng hợp do chỉ tác nghiệp ở một vài phần hành kế toán chi tiết, không có các kỹ năng tổng hợp để lên số liệu các báo cáo kế toán.

Để làm kế toán tổng hợp giỏi các bạn cần trang bị những kiến thức, kỹ năng cơ bản sau:

Thứ nhất: Kế toán tổng hợp phải là người có chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và tuân thủ Luật và các quy định kế toán hiện hành.

Thứ hai: Nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ kế toán đặc biệt là kỹ năng định khoản kế toán.

Từ bản chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ kế toán, thông qua kỹ năng định khoản Nợ và Có đúng, người làm kế toán sẽ đưa được các số liệu, dữ liệu thông tin kinh tế vào đúng tài khoản kế toán từ đó lên số liệu, chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán chính xác.

Thứ ba: Các kỹ năng quan sát, phân tích và tổng hợp đặc biệt là kỹ năng phân tích và xử lý chứng từ.

Công việc kế toán tổng hợp đòi hỏi người làm kế toán phải có khả năng quan sát, phân tích, nhận định những nghiệp vụ phát sinh từ đó tổng hợp và đưa ra những bút toán, hạch toán chính xác.

Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Kỹ năng phân tích và xử lý chứng từ là một trong những kỹ năng đặc biệt quan trọng và góp phần tạo ra sự khác biệt giữa những người làm kế toán với nhau. Đối với công tác quản lý doanh nghiệp, chứng từ kế toán phải đáp ứng yêu cầu hợp lý, tức là nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với công tác quản lý kế toán, thuế của nhà nước thì chứng từ kế toán còn phải đáp ứng yêu cầu hợp pháp, hợp lệ.

Thứ tư: Kỹ năng sử dụng máy tính, công cụ hỗ trợ và các ứng dụng phần mềm kế toán

Máy tính là công cụ hỗ trợ cho công việc tốt nhất trong thời đại công nghệ số hóa. Thêm vào đó, việc vận dụng thành thạo các công cụ hỗ trợ như word, excel, powerpoint, các phần mềm kế toán, phần mềm quản trị, phần mềm kê khai thuế,… giúp công việc kế toán trở nên nhanh chóng, thuận tiện.

Hiện nay, công việc kế toán đã có thể được hoàn thành tốt hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn nhờ vào các công cụ hỗ trợ như các phần mềm chuyên dụng. Do đó, ngoài chuyên môn, Kế toán tổng hợp trợ giúp đắc lực cho Kế toán trưởng trong quản lý công việc kế toán (ví dụ đề xuất các biện pháp cải tiến kỹ thuật, hỗ trợ phần mềm và tin học làm giảm áp lực của các kế toán phần hành; làm việc với các phòng ban trong doanh nghiệp về thực hiện một phần mềm quản lý mới hoặc rà soát quy trình làm việc với phòng sản xuất, phòng bán hàng (Sales), phòng mua hàng, phòng Logistic, Nhân sự, Xuất Nhập khẩu … để đem lại hiệu quả tốt nhất của doanh nghiệp.

Thứ năm: Kế toán tổng hợp phải là người có kinh nghiệm thực tế và là người chăm chỉ, không ngại khó khăn gian khổ để thực hiện công việc kế toán và kiểm soát số liệu kế toán: ví dụ không ngại phải vào kiểm kê hàng đông lạnh với thủ kho tại kho với nhiệt độ lạnh âm nhiều độ C ở những doanh nghiệp kinh doanh hàng đông lạnh để ra những báo cáo kho chuẩn xác, hoặc phải vào phân xưởng đúc kim loại với những lò luyện nhiệt độ cao để cùng với thủ kho kiểm đếm nguyên vật liệu, thành phẩm đảm bảo nguyên liệu, thành phẩm, tài sản không bị tổn thất, mất mát…

Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán không chỉ với riêng kế toán tiền lương mà còn với tất cả các phần hành, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội: