Nghiệp vụ chấm công là một khía cạnh quan trọng trong quản lý nhân sự. Qua quy trình này, thời gian làm việc của nhân viên được ghi nhận và tính toán để đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương và quản lý hiệu suất. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS HRM sẽ cung cấp một số bí quyết để tối ưu nghiệp vụ này trong doanh nghiệp.
1. Nghiệp vụ chấm công là gì?
Nghiệp vụ chấm công là quá trình quản lý, theo dõi và ghi nhận ngày công của người lao động để đo lường hiệu suất mà họ đóng góp cho công việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Ngày nay, các doanh nghiệp có xu hướng sử dụng công cụ hỗ trợ chấm công để đảm bảo tính chính xác trong tính lương và chế độ của người lao động.
1.1 Tổng quan quy trình nghiệp vụ chấm công
Nghiệp vụ chấm công là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Nó bao gồm quy trình ghi nhận và tính toán số giờ làm việc và nhiều hoạt động khác thường do HR hoặc nhân viên C&B thực hiện.
Dưới đây là sơ đồ quy trình nghiệp vụ chấm công chi tiết được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp:
1.2 Nghiệp vụ chấm công hàng ngày
Đặc điểm:
Nghiệp vụ chấm công hàng ngày liên quan đến việc ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên trong một ngày làm việc. Quá trình này bao gồm việc đánh dấu thời gian vào làm, giờ ra, giờ nghỉ trưa và các khoảng thời gian khác. Các phương pháp chấm công thông thường bao gồm vân tay, thẻ, khuôn mặt, GPS, QR Code, wifi.
Lưu ý khi triển khai
- Đối với nhân viên HR: Nhân viên HR cần khai báo giờ làm, ca làm lên công cụ hỗ trợ chấm công. Hàng ngày HR theo dõi tình trạng chấm công và tình trạng nghỉ phép, đến trễ, về sớm của nhân viên. Tất cả dựa trên dữ liệu từ công cụ hỗ trợ chấm và các đơn từ mà nhân viên gửi, bao gồm đơn xin nghỉ, đơn đi công tác và đơn làm thêm giờ.
- Đối với nhân viên: Khi đến nơi làm vào buổi sáng, nhân viên thực hiện việc chấm công và ghi lại sự có mặt của mình thông qua công cụ chấm công. Nếu muốn nghỉ hoặc đi công tác, nhân viên cần lập đơn để được chấm công đúng quy trình. Nếu nhân viên có nhu cầu làm thêm giờ, cũng cần lập đơn đề nghị để được tính công tăng ca.
- Đối với quản lý: Quản lý có trách nhiệm phê duyệt các đơn xin nghỉ, đơn đi công tác và đề nghị làm thêm giờ của nhân viên theo quy định và quy trình được đề ra.
>>> Xem thêm: Top app chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất
1.3 Nghiệp vụ chấm công cuối tháng
Đặc điểm:
Nghiệp vụ chấm công cuối tháng là quá trình HR tổng hợp, kiểm tra và tính toán dữ liệu chấm công của nhân viên trong suốt tháng vừa qua. Mục đích của nghiệp vụ cuối tháng là xác định tổng thời gian làm việc của từng nhân viên, chuyển sang tính lương và các khoản phụ cấp tương ứng, đồng thời kiểm tra và điều chỉnh nếu cần.
Lưu ý khi triển khai
- Đối với nhân viên HR: Tiến hành tổng hợp số giờ làm việc của nhân viên theo từng ngày, phân biệt giữa giờ làm việc trong ngày thông thường, giờ làm việc trong ngày nghỉ, ngày lễ và giờ làm thêm ban ngày và ban đêm theo quy định của luật Lao động. Sau đó xác nhận công với từng nhân viên. HR nên giải đáp thắc mắc và chỉnh sửa sớm nhất có thể để kịp kỳ lương tháng.
- Đối với nhân viên: Thực hiện kiểm tra xem số giờ làm việc trong tháng đã được tính toán chính xác chưa và xác nhận với phòng nhân sự. Vấn đề thường xảy ra cuối tháng là nhân viên phát hiện mình quên chấm công hoặc bị ghi nhận thiếu, bảng công nhầm lẫn.
>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không
1.4 Các nghiệp vụ quản lý chấm công khác
Đặc điểm:
Nghiệp vụ chấm công phát sinh là quá trình ghi nhận và xử lý các sự kiện bất thường xảy ra ngoài quy trình thường ngày. Bao gồm: nhân viên làm thêm giờ, đi công tác, nghỉ lễ, nghỉ phép, nghỉ không lương và các trường hợp đặc biệt khác.
Lưu ý khi triển khai
- Đối với nhân viên HR: Khi có ngày nghỉ lễ, HR sẽ tự thực hiện việc chấm công cho nhân viên theo quy định. HR cần theo theo dõi, lưu trữ đầy đủ các đơn từ liên quan đến xin nghỉ, xin tăng ca. Bên cạnh đó HR có thể cần báo cáo tổng quan về thời gian làm việc, nghỉ phép với cấp trên. Các báo cáo này sẽ giúp cấp quản lý, lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và cân nhắc các cơ chế khi cần thiết.
- Đối với nhân viên: Trong trường hợp nghỉ lễ, nhân viên không cần thực hiện việc chấm công hoặc làm đơn. Trong các trường hợp xin phép khác, nhân viên cần làm đúng mẫu đơn và nộp theo quy định để tránh trường hợp không được phê duyệt, không được ghi nhận.
>>> Xem thêm: Tải miễn phí bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất
2. Các mô hình nghiệp vụ chấm công
Nghiệp vụ chấm công tại đa phần các doanh nghiệp là tương tự nhau. Chỉ có nghiệp vụ phân ca là khác biệt, tùy theo loại hình doanh nghiệp hoặc lĩnh vực hoạt động. Nhân viên vẫn ghi giờ ra vào bình thường qua thiết bị chấm công hoặc điện thoại, tuy nhiên HR cần thiết lập đầy đủ ca làm trên máy chấm công hoặc phần mềm từ trước đó.
2.1 Mô hình chấm công theo ca hành chính
Mô hình chấm công theo ca hành chính được áp dụng phổ biến với thời gian làm việc theo ca cố định. Hầu hết khối văn phòng của các công ty thuộc mọi lĩnh vực đều áp dụng chấm công theo ca hành chính, thường làm việc trong 8 giờ. Mô hình này giúp quản lý thời gian làm việc một cách hiệu quả và thuận tiện.
2.2 Mô hình chấm công theo ca kíp luân phiên
Mô hình chấm công theo ca kíp luân phiên là một phương pháp chấm công linh hoạt được sử dụng trong các doanh nghiệp yêu cầu quy trình làm việc liên tục và không ngừng. Nhân viên sẽ được phân vào các ca làm việc khác nhau theo lịch trình được xác định sẵn. Quá trình chấm công sẽ căn cứ vào lịch trình ca làm việc để tính toán số giờ làm việc và lương tương ứng.
Mô hình chấm công theo ca kíp phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, công ty cung ứng các dịch vụ vào cả cuối tuần, ngoài giờ hành chính như nhà hàng, rạp chiếu phim, tổ chức sự kiện.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel từ A-Z
3. Thực trạng chấm công tại các doanh nghiệp
3.1 Các hình thức chấm công phổ biến
Ghi nhận thủ công
Đây là phương pháp chấm công sử dụng sổ sách hoặc file Excel để ghi lại giờ ra vào của nhân viên. Hiện nay, ghi nhận thủ công được xem như là một hình thức đã lỗi thời, tuy nhiên vẫn được áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
- Ưu điểm: Chi phí thấp.
- Hạn chế: tốn thời gian, tính chính xác thấp, khó theo dõi và lưu trữ.
Chấm công bằng vân tay
Hình thức này yêu cầu doanh nghiệp đầu tư máy chấm công điện tử. Bằng cách áp dụng công nghệ sinh trắc học vân tay và công nghệ xử lý hình ảnh, máy sẽ tiến hành ghi nhận chấm công bằng cách xác định danh tính của nhân viên thông qua dấu vân tay.
- Ưu điểm: Giảm thiểu khả năng gian lận và chấm công hộ, tích hợp dễ dàng với phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng, không cần chi phí in thẻ bổ sung.
- Hạn chế: Quá trình chấm công có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như tay quá ướt, lạnh, mờ vân tay. Cảm biến dấu vân tay có thể bị mòn dẫn đến không thể đọc được vân tay.
Chấm công bằng thẻ từ
Khi sử dụng phương pháp chấm công bằng thẻ từ, nhân viên chỉ cần chạm thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin về thời gian ra vào sẽ được ghi lại trong máy. Để triển khai hình thức này, doanh nghiệp sẽ cần được trang bị máy chấm công đặc biệt. Đồng thời, mã số và các thông tin liên quan của người lao động sẽ được lưu trữ trong thẻ từ.
- Ưu điểm: Chấm công nhanh chóng, dễ bảo quản, tích hợp dễ dàng với phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng, giảm thiểu sai sót.
- Hạn chế: Cần phải in thẻ từ gây phát sinh chi phí, có khả năng gặp khó khăn khi chấm công nếu quên hoặc mất thẻ, có thể xảy ra gian lận và chấm công hộ.
Chấm công bằng khuôn mặt
Với việc tích hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt, máy chấm công sẽ sử dụng các đặc điểm trên khuôn mặt để tự động so sánh và nhận dạng dựa trên cơ sở dữ liệu đã được lưu trữ trước đó.
- Ưu điểm: Giảm thiểu khả năng gian lận và chấm công hộ, tích hợp dễ dàng với phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng, không phát sinh chi phí in thẻ thêm.
- Hạn chế: Cần đầu tư thêm máy tính bảng có công nghệ nhận diện khuôn mặt
Chấm công bằng GPS
Chấm công GPS xác nhận vị trí của nhân viên, nếu đúng trong bán kính văn phòng hoặc đúng nơi mà công ty cho phép thì sẽ được ghi nhận giờ làm.
- Ưu điểm: Linh hoạt, phù hợp với công ty có nhân viên thường phải đi gặp đối tác hoặc làm việc ở khu vực khác.
- Hạn chế: Nhân viên cần mang theo thiết bị di động, phải có mạng và bật tính năng GPS đúng lúc. Các công ty nhiều lao động phổ thông không áp dụng được.
Chấm công bằng QR Code
Nhân viên mở máy ảnh trên thiết bị di động, sau đó quét QR Code mà công ty đã thiết lập sẵn. Giờ làm việc sẽ được tự động ghi nhận trên phần mềm.
- Ưu điểm: Hiện đại, nhanh chóng, không cần thiết bị chấm công, chỉ cần công cụ hỗ trợ chấm công có tính năng xuất mã QR và lưu trữ dữ liệu chấm công.
- Hạn chế: Tính chính xác chưa bằng hình thức sinh trắc học.
Chấm công bằng wifi
Khi máy tính hoặc thiết bị di động của nhân viên kết nối với mạng wifi của công ty, giờ làm việc sẽ được tự động ghi nhận.
- Ưu điểm: Hiện đại, nhanh chóng, không cần thiết bị chấm công, chỉ cần công cụ hỗ trợ chấm công có tính năng chấm công wifi và kết nối với mạng công ty.
- Hạn chế: Có thể gặp trục trặc khi mạng chậm, mất mạng, có thể xảy ra tình trạng nhân viên chấm công hộ cho người khác.
3.2 Những khó khăn về chấm công trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, những khó khăn liên quan đến việc chấm công bao gồm:
- Tổng hợp dữ liệu còn thủ công, dễ sai sót: Việc tổng hợp dữ liệu thường được thực hiện thủ công vào các bảng tính Excel tại các công ty vừa và nhỏ, dẫn đến nguy cơ sai sót cao. Ngay cả khi giờ ra vào được máy xuất ra, các lỗi nhập liệu vẫn có thể tồn tại, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của công.
- Chia ca làm phức tạp: Trong các doanh nghiệp có lịch trình làm việc phức tạp, việc chia ca cho nhân viên trở nên khó khăn, tốn thời gian cho quản lý. Điều này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự công bằng và hợp lý trong phân công công việc.
- Khó quản lý đơn từ liên quan: Đơn xin nghỉ, đơn đi công tác, đơn đề nghị làm thêm giờ đòi hỏi sự theo dõi và xử lý tốt để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc tính công của nhân viên. Làm đơn giấy khó lưu trữ và dễ thất lạc.
- Làm báo cáo công mất thời gian: Phải tổng hợp thông tin từ các nguồn khác nhau, tính toán số giờ làm việc, xử lý các trường hợp đặc biệt và tạo ra báo cáo cuối cùng. Việc chuyển bảng công sang cho kế toán tính lương cũng dễ thiếu sót. Điều này gây áp lực cho nhân viên HR, có thể dẫn đến trả lương chậm trễ cho nhân viên.
- Không quản lý được toàn bộ các nghiệp vụ: Điều này có thể dẫn đến việc thiếu thông tin, mất trật tự và khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc và lương bổng của nhân viên.
Doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm chấm công tự động, hệ thống quản lý nhân sự tích hợp để tối ưu quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho việc quản lý nhân sự.
4. Giải pháp chấm công hiệu quả cho doanh nghiệp
AMIS Chấm Công thuộc hệ thống MISA AMIS HRM được phát triển bởi MISA – đơn vị hàng đầu tại Việt Nam về cung cấp giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp. Với gần 30 năm kinh nghiệm trên thị trường và ưu thế về công nghệ, các sản phẩm của MISA luôn được khách hàng đánh giá cao và tin dùng, trong đó AMIS Chấm Công cũng được triển khai rộng rãi tại hàng ngàn công ty trên khắp cả nước.
AMIS Chấm Công đáp ứng trọn vẹn nghiệp vụ chấm công trong doanh nghiệp và giải quyết các khó khăn thường gặp của bộ phận nhân sự. Ưu điểm của phần mềm là tự động hóa và có tính kết nối cao.
✅ Khai báo, kết nối máy chấm công dễ dàng
✅ Đáp ứng các hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay: vân tay, thẻ, khuôn mặt, GPS, QR Code, wifi.
✅ Phân ca làm việc một cách khoa học, tự động chia ca
✅ Tự động tổng hợp công cho mỗi cá nhân và cho toàn doanh nghiệp
✅ Quản lý, nộp đơn, phê duyệt đơn trên hệ thống
✅ Kết nối với phần mềm tính lương, khớp dữ liệu chuẩn, hạn chế sai sót
✅ Xuất báo cáo dạng số liệu, biểu đồ theo nhiều tiêu chí
Với giao diện trực quan và nhiều tính năng linh hoạt, AMIS Chấm Công mang đến sự tiện lợi cho người dùng. Đặc biệt, phần mềm có cả phiên bản trên máy tính và ứng dụng di động, cho phép người dùng truy cập và sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Điều này nâng cao trải nghiệm cho toàn bộ doanh nghiệp.
- Đối với nhân viên: AMIS Chấm Công giúp việc chấm công hàng ngày và xác nhận công hàng tháng trở nên đơn giản và chính xác hơn.
- Đối với bộ phận nhân sự: Phần mềm giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp bảng công, đối chiếu ngày công, giúp HR nắm bắt được toàn bộ quy trình.
- Đối với quản lý và lãnh đạo: AMIS Chấm Công cung cấp cái nhìn tổng quan về thời gian làm việc, hỗ trợ duy trì kỷ luật trong tổ chức và hoạch định nhân sự.
AMIS Chấm Công hiện đang có chương trình trải nghiệm miễn phí 14 ngày, không giới hạn tính năng, không yêu cầu thanh toán.
5. Kết luận
Nghiệp vụ chấm công phải được thực hiện một cách chính xác, công bằng và hiệu quả để đảm bảo tính minh bạch. Bằng cách áp dụng các giải pháp công nghệ trong quản lý chấm công, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu suất làm việc cao hơn và quản lý nguồn nhân lực chặt chẽ hơn, góp phần vào sự phát triển bền vững.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
