Gửi email giới thiệu nhân sự mới là điều HR cần làm để giúp nhân viên mới hòa nhập và bắt đầu công việc thuận lợi tại nơi làm việc mới. Để tiết kiệm thời gian soạn thảo cũng như nâng cao sự chuyên nghiệp trong công tác tuyển dụng nhân sự, mời bạn tham khảo 7+ mẫu email giới thiệu nhân viên mới trong bài viết dưới đây.
1. Email giới thiệu nhân viên mới là gì?
Email giới thiệu nhân viên mới là email do phòng nhân sự viết và gửi tới nhân viên mới, nhằm chào mừng, giới thiệu các thông tin liên quan đến công việc. Email này giúp nhân viên mới nắm bắt được ai sẽ là người hướng dẫn mình hoàn thiện các thủ tục ban đầu.
Email này cũng có thể là dạng mail chứa thông tin của nhân viên mới để mọi người trong công ty nắm được. Mail được tới hệ thống mail chung, cho các phòng ban, hoặc gửi tới vị trí trưởng nhóm (leader), quản lý (manager).
2. Cấu trúc email giới thiệu nhân viên mới
Khi viết email giới thiệu nhân viên mới, nên có đủ những nội dung cơ bản sau:
- Tiêu đề email: Nêu những thông tin như Tên nhân sự – Vị trí làm việc – Tên phòng ban.
- Gửi lời chào đến nhân viên mới: Dựa vào chức danh và tuổi tác mà người gửi sẽ có lời chào sao cho phù hợp với nhân viên mới.
- Giới thiệu về người gửi email: Giới thiệu họ tên và vị trí làm việc cụ thể để nhân viên nắm bắt được thông tin của người gửi mail.
- Lời chào mừng đến nhân viên mới: Người đại diện gửi mail nên có lời chào mừng thể hiện sự gần gũi, quan tâm dành cho nhân viên mới, tạo ấn tượng tốt đẹp với họ.
Một số thông tin cần thiết cho quá trình nhận việc:
- Thời gian và địa điểm làm việc
- Thông tin người hướng dẫn trực tiếp
- Thông tin người hỗ trợ làm các thủ tục nhân sự
- Hồ sơ cá nhân theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp (thường gồm sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương, bản photo công chứng căn cước công dân, giấy khám sức khỏe, bản photo bằng cấp chứng chỉ liên quan…)
- Những vật dung cần mang theo khi đến nhận việc
Lời kết email: Bao gồm lời cảm ơn, lời chúc gửi đến nhân viên mới và thông tin liên hệ.
Nếu bạn đang tìm kiếm và có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng thông minh, dễ sử dụng và thao tác đơn giản hơn, bạn hãy tìm hiểu ngay tính năng hỗ trợ hiệu quả của phần mềm tuyển dụng MISA AMIS:
3. Cách viết email giới thiệu nhân viên mới chuyên nghiệp
Ngoài những thông tin cơ bản nêu trên, hãy tham khảo những gợi ý sau để email giới thiệu nhân viên mới trở nên chuyên nghiệp hơn.
- Đưa ra lý do tuyển dụng: Email nên đưa ra lý do tuyển dụng rõ ràng, điều này giúp nhân viên mới bớt hoang mang về vị trí của mình. Họ sẽ không bị lo lắng bởi những thông tin ngoài lề như vị trí này trước đây bị cắt giảm, nhân viên cũ bỏ ngang… Biết được lý do giúp tránh mẫu thuẫn thông tin giữa nhân sự cũ và nhân sự mới.
- Nêu thông tin cơ bản: Người viết mail nên giới thiệu bản thân, kèm cách thức liên hệ với phòng nhân sự. Ngoài ra cần có thông tin về phòng ban, bộ phận, nhắc lại thời gian nhận việc chính thức, nêu tên người quản lý trực tiếp và cách thức liên hệ với người này.
- Kết thúc bằng lời chúc mừng: Một lời chúc mừng chân thành ở cuối email giúp cho bức thư trở nên gần gũi hơn. Nhân viên cũng cảm thấy mình được chào đón và có tinh thần tích cực để chuẩn bị làm việc ở môi trường mới. Hãy thêm thông tin về sự kiện chào mừng nếu có.
- Thời gian gửi mail: Nên gửi mail chào mừng trước 1 tuần hoặc trước vài ngày so với thời điểm nhận việc chính thức. Điều này giúp nhân viên mới có thời gian chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu, tìm hiểu trước những thông tin cần thiết khác để chuẩn bị sẵn sàng tinh thần trước khi bắt đầu công việc.
>>> Xem thêm: Top các phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự tốt nhất hiện nay dành cho Doanh nghiệp
4. Tổng hợp mẫu email giới thiệu nhân viên mới
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới 1
Tải mẫu email giới thiệu nhân viên mới – Mẫu 1
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới 2 (gửi đến toàn công ty)
Tải mẫu email giới thiệu nhân viên mới – Mẫu 1
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới 3
Tải mẫu email giới thiệu nhân viên mới – Mẫu 1
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới 4
Tải mẫu email giới thiệu nhân viên mới – Mẫu 1
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới 5
Tải mẫu email giới thiệu nhân viên mới – Mẫu 1
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới bằng tiếng Anh 1
Tải mẫu email giới thiệu nhân viên mới – Mẫu 1
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới bằng tiếng Anh 2
Tải mẫu email giới thiệu nhân viên mới Tiếng anh – Mẫu 2
5. Những lưu ý khi viết email giới thiệu nhân viên mới
- Về ngôn từ: Tùy thuộc vào đối tượng và vị trí của nhân viên mới mà người viết email cần sử dụng ngôn từ cho phù hợp. Với những nhân sự trẻ, đảm nhận vị trí nhân viên hay thực tập có thể dùng ngôn ngữ thân mật, ngược lại đối với những nhân sự có vị trí cấp cao hơn và có độ tuổi lớn nên dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.
- Nội dung email: Nội dung email phải đảm bảo truyền tải ĐÚNG – ĐỦ theo mục tiêu của email sẽ gửi. Thường sẽ là các thông tin thông báo về thời gian làm việc, địa chỉ làm việc, người hướng dẫn và làm việc chính, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hồ sơ làm việc,…
- Địa chỉ gửi email: Không sử dụng mail không rõ tên người gửi, cần dùng mail của công ty cung cấp cho. Địa chỉ email phải mang tính chuyên nghiệp và thể hiện về đơn vị doanh nghiệp.
- Kiểm tra email trước khi gửi: Kiểm tra lại về thông tin người nhận, nội dung, câu từ, cách diễn đạt và lỗi chính tả trước khi bấm gửi.
- Cách trình bày: Trình bày thoáng, phân bổ thông tin hợp lý để người đọc nắm bắt được thông tin dễ dàng hơn.
>>> Xem thêm: 7 bước – quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả nhất
6. Kết luận
Trên đây tổng hợp 7+ mẫu email giới thiệu nhân viên mới để HR có thể sử dụng dễ dàng. Hi vọng mẫu email này sẽ giúp doanh nghiệp chào đón thành viên mới một cách chuyên nghiệp, ấn tượng và giúp nhân viên hòa nhập, thích nghi nhanh với môi trường làm việc.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
