Kỹ năng quản lý thời gian ngày càng được đề cao trong công việc và cuộc sống. Nhờ biết cách sắp xếp, sử dụng thời gian hiệu quả mà nhiều người có năng suất làm việc, hiệu quả công việc cao hơn. Vậy làm sao để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian khoa học? Mô hình quản lý thời gian hiệu quả nào hay được áp dụng?
Bài viết sau đây sẽ chỉ ra 5 mô hình quản lý thời gian hiệu quả giúp thúc đẩy năng suất lao động và giúp bạn cân bằng cuộc sống, công việc tốt hơn.
1. Mô hình quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc và mục tiêu bạn đề ra. Nó giúp tăng năng suất, giảm căng thẳng và tập trung vào ưu tiên chính.
Mô hình quản lý thời gian là các phương pháp, các khung lý thuyết giúp các cá nhân và tổ chức tối ưu hóa việc sử dụng thời gian và công sức. Tại sao ta cần mô hình quản lý thời gian hiệu quả?
Mô hình quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả, tập trung vào mục tiêu quan trọng và tránh lãng phí thời gian. Ngoài ra, mô hình quản lý thời gian hiệu quả còn giúp bạn tăng năng suất giảm căng thẳng, cải thiện khả năng ra quyết định và hỗ trợ đạt mục tiêu bạn đề ra.
Mỗi mô hình giúp cá nhân hoặc tổ chức quản lý thời gian hiệu quả hơn dựa trên nhu cầu và phong cách làm việc.
2. Mô hình ma trận Eisenhower
2.1. Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một mô hình được dựa trên đặc điểm những kế hoạch có tính quan trọng và khẩn cấp để có thể phân bổ thời gian một cách phù hợp nhất. Ma trận Eisenhower được nghiên cứu và đặt tên dựa trên vị Tổng thống đời thứ 34 của Hoa Kỳ, tên Dwight D. Eisenhower. Đây sẽ là một mô hình quản lý thời gian hiệu quả giúp loại bỏ những hoạt động lãng phí thời gian và tăng hiệu quả công việc.
2.2. Cách áp dụng ma trận
Để áp dụng được Ma trận Eisenhower, việc đầu tiên bạn cần phải liệt kê tất cả những công việc cần làm. Xác định được những việc làm nào quan trọng và khẩn cấp và bắt đầu xếp chúng vào 4 cấp độ sau:
Cấp 1: Việc khẩn cấp và quan trọng
Trong cấp bậc này sẽ là những công việc, nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng cần bạn phải làm ngay. Những công việc đó là công việc như những cuộc họp đột xuất, họp định kỳ, đám cưới, hay những bài luận, báo cáo,… gần tới hạn cuối
Quỹ thời gian dành cho cấp 1 chiếm 15 – 20%
Cấp 2: Việc quan trọng, không khẩn cấp
Cho dù đây không phải công việc khẩn cấp nhưng bạn nên dành nhiều thời gian cho cấp độ 2 ngay sau khi hoàn thành các công việc ở cấp độ 1. Vì không khẩn cấp, bạn có thể chăm chút cho những công việc ở cấp độ 2 một cách hoàn hảo nhất
Quỹ thời gian dành cho cấp 2 chiếm 60 – 65%
Cấp 3: Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
Ở cấp độ này bạn cần phải cân nhắc rất nhiều, dù không quan trọng nhưng những công việc này sẽ dễ khiến bạn bối rối và hoang mang nhất. Lúc này bạn cần bình tĩnh và xem xét những việc này có đóng góp cho mục tiêu bạn đề ra hay không, nếu không bạn có thể từ chối đảm nhận công việc một cách khéo léo.
Quỹ thời gian cho cấp 3 chiếm 10 – 15%
Cấp 4: Việc không quan trọng cũng không khẩn cấp
Những công việc ở cấp độ này bạn có thể lựa chọn việc cắt giảm để có được thêm thời gian, không ảnh hưởng đến quỹ thời gian chung. Bạn cần nên cân nhắc việc có cần thiết phải làm những công việc đó hay không.
Quỹ thời gian cho cấp 4 nên ít hơn 5%
Ngoài ra, MISA AMIS xin giới thiệu tới phần mềm quản lý thời gian MISA AMIS Công việc. Đây là giải pháp thiết kế đáp ứng nhu cầu quản lý tiến độ công viẹc trực tuyến với nhiều mô hình ưu việt như Eisenhower, Kanban, Gantt chart,… Một số tính năng quản lý thời gian ưu việt của phần mềm này:
- Lập kế hoạch công việc từ tổng quan đến chi tiết: Cho phép người dùng tạo danh sách chi tiết các nhiệm vụ, đồng thời phân công cụ thể cho từng cá nhân phụ trách và những người liên quan.
- Cài đặt thời gian hoàn thành, cảnh báo trước hạn: Tự động gửi nhắc nhở trước thời hạn thông qua giao diện màn hình và email đã đăng ký, đảm bảo công việc được theo dõi liên tục.
- Quản lý công việc theo thứ tự quan trọng: Sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và tính cấp thiết, giúp tối ưu hóa thời gian và cải thiện hiệu suất làm việc.
- Mẫu quản lý tiến độ công việc, dự án đa dạng: Cung cấp các mẫu quản lý công việc phù hợp với từng lĩnh vực, giúp người dùng mới dễ dàng làm quen và triển khai hiệu quả hơn.
MISA AMIS GỬI TẶNG TÀI KHOẢN TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ MISA AMIS CÔNG VIỆC
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
3. Mô hình Pomodoro
3.1. Khái niệm mô hình Pomodoro
Mô hình Pomodoro còn được gọi là phương pháp cà chua hoặc 4 góc phần tư. Được sáng tạo bởi nhà quản lý người Ý tên Francesco Cirillo. Mô hình sẽ giúp đỡ nâng cao khả năng tập trung của bạn, nhận biết cách phân chia và sắp xếp thời gian hợp lý nhất và đây sẽ là một mô hình quản lý thời gian hiệu quả
3.2. Áp dụng mô hình Pomodoro
Trong quá trình áp dụng mô hình Pomodoro ta cần theo sát những nguyên tắc sau:
- Trong quá trình làm việc bạn cần hoàn thành trong khoảng 25 phút và tập trung cao độ
- Bạn sẽ có 3 -5 phút nghỉ giải lao sau khi hoàn thành công việc sau 25 phút và rồi sẽ bắt đầu một chu kỳ Pomodoro mới
- Bạn nên chỉ tập trung hoàn thành một công việc duy nhất trong mỗi chu kỳ Pomodoro
- Bạn sẽ có được một khoảng thời gian dài từ 15 – 30 phút sau khi kết thúc 4 chu kỳ
- Nếu trong quá trình thực hiện gặp gián đoạn bạn cần phải bắt đầu lại từ đầu
Xem thêm: Pomodoro là gì? Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp “quả cà chua”
4. Mô hình 5A
4.1. Mô hình 5A là gì?
Mô hình 5A thường được sử dụng với mục đích xác định được công việc, mục tiêu và thực hiện đúng mục tiêu. Và là một mô hình quản lý thời gian hiệu quả khi ta xác định được mục tiêu.Với 5 nguyên tắc được bắt đầu từ 5A: Aware, Analyse, Attack, Assign cuối cùng là Arrange.
>> Tìm hiểu thêm: Top 23 phần mềm quản lý công việc vượt kỳ vọng năm 2024
4.2. Áp dụng mô hình 5A như thế nào?
Aware (Nhận biết)
Bước đầu tiên để bắt đầu mô hình 5A việc nhận biết được chính xác mục tiêu, việc cần làm và tầm quan trọng của chúng là vô cùng quan trọng. Qua đó bạn có thể xác định được các thứ tự để ưu tiên cũng như phân bổ thời gian hợp lý hơn.
Analyse (Phân tích)
Phân tích là một việc không thể thiếu trong quá trình áp dụng mô hình, bạn sẽ cần phân tích những vấn đề như quy trình để thực hiện công việc đó? trong đó có những giai đoạn nào? và phân bổ thời gian sao cho hợp lý. Phân tích giúp bạn tóm tắt lại những việc cần thực hiện giảm thiểu thời gian và xác định đúng hướng
Attack (Loại bỏ những yếu tố gây ảnh hưởng)
Trong quá trình thực hiện công việc, sẽ có rất nhiều các yếu tố ngoài luồng, các yếu tố có khả năng gây xao lãng. Đó là lý do ta cần đến Attack để có loại bỏ đi hết các yếu tố có thể gây ảnh hưởng ngay từ đầu tránh lãng phí thời gian.
Assign (Thiết lập thứ tự ưu tiên)
Thiết lập thứ tự ưu tiên là điều cần thiết khi bạn muốn quản lý thời gian hiệu quả. Qua việc này ta có thể nhận biết được những công việc nào quan trọng và khẩn cấp ( dựa trên ma trận Eisenhower), ưu tiên những gì quan trọng và khẩn cấp lên đầu. Giúp đảm bảo được hiệu quả cao nhất, điều chỉnh linh hoạt các công việc khi cần.
Arrange (Lên kế hoạch)
Nguyên tắc cuối cùng, bạn cần phải xác định được những tài nguyên, thời gian, tìm ra phương pháp phù hợp để có thể xây dựng được lịch trình hiệu quả và chi tiết để có được mục đích ngay từ đầu bạn đã đặt ra.
5. Mô hình SMART
5.1. Mô hình SMART
Mô hình SMART ban đầu được hướng đến cho các doanh nghiệp, tổ chức nhưng ngày nay mô hình này cũng đã phổ biến hơn khi hướng đến các cá nhân và cũng là một mô hình quản lý thời gian hiệu quả. Với cha đẻ của quản lý hiện đại tên Peter Drucker và 5 nguyên tắc trong mô hình SMART của ông tương ứng với Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-related.
5.2. Áp dụng SMART vào quản lý thời gian
S-Specific (Cụ thể): Bạn cần lên cụ thể, chi tiết và rõ ràng các mục tiêu bạn đã đề ra ngay từ lúc bắt đầu
M-Measurable (Đo lường): Sử dụng các công cụ chuyên dụng để có thể đo lường mục tiêu hay công việc
A-Achievable (Tính khả thi): Khi bạn có được mục tiêu hay kế hoạch, bước tiếp theo ta cần đánh giá lại mức độ khả thi của nó
R-Relevant (Tính tương quan): Tìm ra các mối tương quan mật thiết với nhau từ các công việc bạn cần hoàn thành để có thể hỗ trợ đạt được mục tiêu
T-Time-related (Thời gian thực hiện): Các công việc ta cần sắp xếp thời gian hợp lý và phù hợp nhất để có thể hoàn thành nhanh chóng
>> Xem thêm: 15+ cách thúc đẩy năng suất hiệu quả nhất năm 2024
6. Mô hình PDCA
6.1. Mô hình PDCA
Walter Andrew Shewhart là một chuyên gia quản lý chất lượng của Hoa Kỳ, đã nghiên cứu ra được mô hình PDCA. Phương pháp này được nhiều người đánh giá là một mô hình quản lý thời gian hiệu quả tốt trong thực tiễn. Trong đó, PDCA lần lượt là: Plan, Do, Check, Action.
6.2. Áp dụng PDCA
Plan (Kế hoạch): Lên kế hoạch là bước đầu quan trọng với tất cả các mô hình, tương tự với mô hình PDCA này. Bạn cần định hướng được những công việc bạn cần làm cùng với mục tiêu hướng đến.
Do (Thực hiện): Trong bước này, ta cần bắt tay vào để thực hiện các công việc trong kế hoạch đã được lên trước đấy. Không trì hoãn và đảm bảo chất lượng các bài bạn thực hiện xong.
Check (Kiểm tra): Khi thực hiện xong kế hoạch có nhiều người thường quên đi bước quan trọng này để tránh được những lỗi sai không cần thiết, những sai sót làm giảm chất lượng công việc làm ra và khó có thể xử lý kịp thời nếu bạn không kiểm tra.
Action (Hành động): Trong quá trình kiểm tra nếu có bất kỳ sai sót hay có vấn đề với công việc, đây sẽ là bước bạn cần có những kế hoạch để khắc phục những vấn đề đó. Và hãy hành động theo chỉ đạo của cấp trên và những kế hoạch mới
7. Mô hình 9 ô vuông
7.1. Mô hình 9 ô vuông
Trong mô hình này bạn sẽ cần thực hiện phân chia 1 ngày thành 9 ô vuông. Thực hiện công việc từng ngày một sẽ giúp bạn tập trung hơn vào công việc nâng cao chất lượng kế hoạch và mục tiêu đã đề ra. Đây sẽ là một mô hình quản lý thời gian hiệu quả nếu bạn áp dụng đúng cách.
7.2. Áp dụng
Vào mỗi buổi sáng, việc bạn cần là viết ra những công việc bạn cần làm và cuối ngày sẽ tổng kết lại những công việc đã được hoàn thành trước khi đi ngủ. Đây sẽ trở thành một thói quen tốt để giúp bạn kiểm soát và theo dõi kế hoạch thực hiện các việc cần làm một cách hiệu quả nhất.
>> Xem thêm: 10 bước chi tiết giúp thiết lập mục tiêu công việc hiệu quả nhất
8. Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Có mục tiêu rõ ràng: Khi có mục tiêu sẽ giúp bạn dễ dàng định hướng để hoàn thành công việc, quản lý được thời gian một cách hiệu quả. Việc xác định rõ các mục tiêu có liên quan bạn sẽ dành được thời gian cho những công việc chính.
Lên danh sách công việc: Việc lên một danh sách công việc sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát công việc một cách dễ dàng hơn, có một danh sách chi tiết công việc cũng sẽ khiến bạn giảm thiểu những thời gian không cần thiết, quản lý thời gian hiệu quả hơn
Phân mức độ ưu tiên: Khi có một danh sách công việc ưu tiên nhờ đó giúp bạn biết được những công việc nào nên thực hiện trước để không những vấn đề trễ hạn xảy ra và khiến rối loạn danh sách từ đầu bạn đã lên
Không làm nhiều việc cùng lúc: Sẽ có thể có nhiều công việc đến với những người nhiều công việc bận rộn. Trên thực tế việc này sẽ khiến bạn mất thêm 20 – 40% thời gian làm việc so với việc làm từng việc một.
Tránh xao lãng: Sự xao lãng sẽ gây ảnh hưởng đến bạn rất nhiều, việc không tập trung vào công việc sẽ khiến thời gian trì hoãn dẫn đến việc bạn sẽ không hoàn thành được những mục tiêu đã đề ra. Hãy giảm thiểu những yếu tố có thể khiến bạn bị xao lãng như lướt mạng, chơi điện tử hay nói chuyện không liên quan,…
0904 885 833
https://www.misa.vn/
