Backlog là gì ? 5 Phương pháp quản lý Backlog hiệu quả

Backlog là một thuật ngữ trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Nó đóng vai trò quan trọng giúp xác định, ưu tiên và theo dõi các công việc cần thực hiện. Backlog đảm bảo tiến độ công việc hiệu quả, cung cấp cái nhìn tổng quan về yêu cầu mới và công việc chưa hoàn thành.

Nhà quản trị hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu về Backlog là gì và 5 cách để quản lý nó một cách hiệu quả trong doanh nghiệp.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Tổng quan về Backlog

1.1 Backlog là gì ?

Backlog (Công việc tồn đọng) là một danh sách nhiệm vụ cần được hoàn thành để hỗ trợ một kế hoạch chiến lược lớn hơn. Trong phát triển sản phẩm, backlog đề cập đến tập hợp các công việc ưu tiên mà nhóm đã thống nhất thực hiện trong giai đoạn kế tiếp.

Không có quy tắc chung nào cho việc sắp xếp các công việc trong Backlog. Phương pháp tổ chức backlog có thể thay đổi tùy thuộc vào từng dự án cụ thể và nên được điều chỉnh để phù hợp với lộ trình của dự án.

Điểm quan trọng là doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của dự án để đảm bảo backlog được quản lý một cách hiệu quả nhất.

1.2 Nội dung cơ bản trong Backlog

Một Backlog thường chứa các thông tin căn bản về nhiệm vụ – công việc – yêu cầu cần thực hiện trong dự án. Dưới đây là yếu tố cơ bản cần có trong một Backlog đầy đủ:

• Danh sách công việc: Liệt kê và xác định công việc, nhiệm vụ hoặc yêu cầu cần phải hoàn thành trong dự án. Mỗi nhiệm vụ phải được mô tả cụ thể và đầy đủ thông tin để người đọc hiểu rõ yêu cầu của nó.
• Kỳ hạn hoàn thành: Nên xác định một cách rõ ràng và chi tiết về ngày và giờ cụ thể hoàn thành công việc. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tiến độ của dự án và thuận tiện cho việc báo cáo tiến độ thực hiện công việc.
• Người thực hiện: Gồm thông tin về cá nhân hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện từng công việc cụ thể. Xác định người chịu trách nhiệm giúp giao công việc rõ ràng và tạo trách nhiệm cá nhân trong dự án tập thể.
• Mức độ ưu tiên: Mỗi nhiệm vụ trong Backlog cần xác định mức độ ưu tiên. Điều này giúp xác định hoạt động ưu tiên nhất và cần được thực hiện trước. Các tiêu chí như giá trị, khả năng ảnh hưởng hoặc mức độ cần thiết giúp đánh giá và xác định mức độ ưu tiên.
• Tình trạng công việc: Thể hiện trạng thái hoặc tiến trình của mỗi nhiệm vụ. Các trạng thái phổ biến thường bao gồm “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc “đã hủy”. Theo dõi tình trạng công việc giúp quản lý tiến độ và hiểu rõ công việc nào đang cần quan tâm và ưu tiên.

1.3 Cách sử dụng đúng Backlog

Backlog thường áp dụng với các kỹ thuật Agile như Scrum hoặc Kanban. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc giúp người quản lý xác định và thu thập mọi công việc cần thực hiện.

Backlog nên được sử dụng trong giao tiếp giữa nhóm dự án và các bên liên quan. Qua việc theo dõi các mục công việc tồn đọng, tiến độ của dự án trở nên rõ ràng và dễ theo dõi. Không chỉ vậy, sử dụng công cụ này giúp nhận biết các nguy cơ có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.

2. Ý nghĩa của Backlog

2.1 Với quản lý dự án và phát triển sản phẩm – Agile

• Xác định giá trị kinh doanh: Việc ưu tiên các yêu cầu và tính năng quan trọng nhất, có khả năng mang lại lợi ích cao cho cả khách hàng và doanh nghiệp, nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh.
• Thúc đẩy sự tham gia và tương tác của khách hàng: Sử dụng Backlog để tạo cơ hội giao tiếp với khách hàng, lắng nghe ý kiến và phản hồi từ họ, từ đó cải thiện sản phẩm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tối ưu.
• Tăng khả năng linh hoạt và thích nghi: Backlog cho phép điều chỉnh và thay đổi các yêu cầu và công việc trong suốt quá trình phát triển. Doanh nghiệp có thể cập nhật và thay đổi backlog để phản ánh sự thay đổi trong yêu cầu hoặc những ưu tiên mới.

2.2 Với giám đốc phát triển sản phẩm – Product Manager

• Quản lý yêu cầu và tính năng: Backlog lưu trữ và quản lý các yêu cầu và tính năng của sản phẩm. Đây là nơi tập trung các ý tưởng và yêu cầu đến từ khách hàng, nhóm phát triển và các bên liên quan khác.
• Xây dựng lịch trình và ưu tiên công việc: Dựa trên sự ưu tiên và giá trị kinh doanh, việc này giúp Product Manager xác định rõ phạm vi sản phẩm và tạo ra một kế hoạch phát triển cụ thể và hiệu quả.
• Đạt được sự đồng thuận với các bên liên quan: Backlog là một công cụ quan trọng để tiến hành thảo luận và đạt được sự đồng thuận với khách hàng, nhóm phát triển và các bên liên quan khác về yêu cầu, tính năng cũng như kế hoạch phát triển sản phẩm.
• Quản lý tiến trình và theo dõi: Backlog cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ và trạng thái của công việc. Người quản lý sản phẩm có thể theo dõi tiến trình, cập nhật và điều chỉnh Backlog để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu.

3. 5 Vai trò của Backlog trong doanh nghiệp

Dưới đây là 5 vai trò của Backlog mà nhà quản trị cần nắm được trước khi áp dụng vào doanh nghiệp của mình:

(1) Xác định mức độ ưu tiên để phân công nhiệm vụ dễ dàng

Mỗi Backlog đều liệt kê và được sắp xếp theo mức độ ưu tiên thích hợp. Điều này giúp cho người quản lý dễ dàng giao việc cho nhân viên trong các kế hoạch làm việc.

(2) Xây dựng kế hoạch cụ thể cho công việc chung của nhóm

Sự đồng nhất trong các mục công việc giúp đẩy nhanh thời gian hoàn thành kế hoạch cho nhóm. Nhờ vào danh sách công việc này, nhân viên có thể hoàn toàn tự chủ trong việc thực hiện nhiệm vụ. Họ sẽ không gặp tình trạng mơ hồ và không biết nên bắt đầu từ đâu.

(3) Theo dõi tiến độ công việc từng thành viên

Tạo sự chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ, đồng thời giúp nhân viên tránh quên công việc hoặc để công việc bị bỏ sót.

(4) Giúp thành viên thảo luận sâu hơn và tìm ra mấu chốt dự án:

Có cái nhìn chi tiết về từng nhiệm vụ cần thực hiện, từ đó tạo ra sự hiểu biết và đồng thuận chung trong nhóm.

(5) Định hướng phát triển phù hợp với sản phẩm, dịch vụ:

Bằng cách thể hiện chi tiết các tính năng, cải tiến hoặc yêu cầu từ phía khách hàng, để tạo ra những biện pháp khắc phục và định rõ chiến lược phát triển.

4. Phân loại Backlog phổ biến hiện nay

4.1 Product Backlog là gì ?

Product Backlog – Sản phẩm tồn đọng là danh sách chi tiết các nhiệm vụ cần thiết để thực hiện kế hoạch chiến lược trong lộ trình dự án.

Sản phẩm tồn đọng đóng vai trò quan trọng trong việc thông báo những gì sẽ được thực hiện tiếp theo, Các mục tiêu cụ thể trong Product Backlog bao gồm: Câu chuyện người dùng, việc sửa lỗi và các nhiệm vụ khác.

4.2 Sprint Backlog là gì ?

Sprint Backlog – Công việc tồn đọng là tập hợp các mục mà nhóm sản phẩm đa chức năng lựa chọn từ Product Backlog của mình để thực hiện trong sprint (khoảng thời gian ngắn) sắp tới.

Thông thường nhóm sẽ thống nhất về các mục công việc ngay trong quá trình lập kế hoạch sprint của mình. Thực tế, Sprint Backlog đại diện cho kết quả chính của quá trình lập kế hoạch sprint.

4.3 Backlog Grooming là gì ?

Backlog Grooming – Chuẩn bị tồn đọng hoặc Sàng lọc tồn đọng là một sự kiện định kỳ dành cho các nhóm phát triển sản phẩm nhanh.

Mục đích chính của việc xử lý tồn đọng là để đảm bảo rằng các câu chuyện người dùng trong danh sách tồn đọng được chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình lập kế hoạch chạy nước rút. Việc thường xuyên điều chỉnh công việc tồn đọng cũng giúp đảm bảo các câu chuyện cần ưu tiên.

4.4 Phân biệt Product Backlog và Sprint Backlog

Sprint Backlog là một danh sách ngắn hơn nhiều, được lấy từ các mục trong Product Backlog. Dưới đây là một số điểm quan trọng về sự khác biệt giữa Sprint Backlog và Product Backlog mà nhà quản trị cần lưu ý:

• Các hạng mục tồn đọng của Sprint được lựa chọn trực tiếp từ Product Backlog.
• Product Backlog có thể thay đổi thường xuyên và linh hoạt để phản ánh sự thay đổi trong tổ chức hoặc trên thị trường. Công việc tồn đọng của sprint phải được giữ nguyên cố định trong suốt thời gian của sprint.
• Các mục hàng đầu trong Product Backlog được ưu tiên xử lý cẩn thận, thường sẽ trở thành đại diện cho công việc tồn đọng trong sprint sắp tới.
• Nếu nhóm không thể hoàn thành các mục công việc tồn đọng vào cuối một sprint, nhóm có thể quyết định thêm công việc chưa hoàn thành vào Sprint Backlog của sprint kế tiếp.

5. Các bước xây dựng Backlog hiệu quả

Product Backlog còn là nơi phân chia các nhiệm vụ phức tạp thành một chuỗi các bước cụ thể và ủy thác chúng cho các thành viên trong nhóm. Thực hiện 4 bước sau sẽ giúp xây dựng một Product Backlog có hiệu quả:

5.1 Bước 1: Tạo Product Roadmap

Product roadmap là cơ sở cho Product Backlog. Đầu tiên, một nhóm nên tạo một lộ trình sản phẩm, nó sẽ đóng vai trò như một kế hoạch hành động về cách sản phẩm sẽ phát triển và thay đổi trong quá trình phát triển. Lộ trình sản phẩm là tầm nhìn dài hạn về việc phát triển sản phẩm.

5.2 Bước 2: Liệt kê hạng mục Product Backlog

Sau khi đã thiết lập Product Roadmap, nhóm có thể bắt đầu liệt kê hạng mục tồn đọng sản phẩm. Danh sách này nên chứa các mục công việc được ưu tiên và các ý tưởng thực hiện.

Trong quá trình tạo Product Backlog này, quan trọng là cần liên lạc với các bên liên quan và lắng nghe ý kiến của họ để cải tiến sản phẩm. Nếu áp dụng phương pháp Agile, có thể tổ chức các cuộc thảo luận như một phần của cuộc họp lập kế hoạch Sprint.

5.3 Bước 3: Xác định mức độ ưu tiên công việc tồn đọng

Sau khi đội nhóm đã liệt kê tất cả các mục công việc tồn đọng của sản phẩm, hãy sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất. Có thể xác định các mặt hàng ưu tiên bằng cách đặt mình vào vị trí của khách hàng và xem xét những mục nào mang lại giá trị cao nhất cho họ.

5.4 Bước 4: Cập nhật thường xuyên

Khi làm việc với Product Backlog, hãy nhớ rằng nó là một tài liệu sống. Có thể liên tục bổ sung các mục công việc vào danh sách tồn đọng và ưu tiên hoặc cải thiện chúng trong quá trình làm việc.

6. 5 Phương pháp quản lý Backlog cho nhà quản trị

Phương pháp 1: Bảng tính Excel / Google Sheet

Đây là một phương pháp đơn giản để tạo và quản lý backlog phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Sử dụng Excel hoặc Google Sheets có thể giúp:

• Nhà quản lý tạo danh sách công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, ghi chú thời gian dự tính và người thực hiện theo các cột và hàng trong bảng tính.
• Phần mềm này cung cấp tính năng lọc, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu, giúp các thành viên trong dự án dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin.

Phương pháp 2: Bảng Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý công việc dựa trên sử dụng hệ thống bảng Kanban. Bảng Kanban được phân thành các cột thể hiện trạng thái của công việc, bao gồm To-do, In Progress, Done…

• Bằng cách sử dụng cơ chế kéo và thả, các công việc có thể được di chuyển qua các cột tương ứng khi chúng đang được thực hiện hoặc đã hoàn thành.
• Kanban hỗ trợ quản lý backlog bằng cách cho phép theo dõi và điều chỉnh công việc dựa trên trạng thái và mức độ ưu tiên.

Phương pháp 3: Khung công việc Agile & Scrum

Agile và Scrum là một khung công việc linh hoạt được phổ biến trong phát triển phần mềm và quản lý dự án. Trong phương pháp này, Backlog được quản lý thông qua hai loại chính là Product Backlog và Sprint Backlog

• Product Backlog chứa toàn bộ các yêu cầu và tính năng của sản phẩm cần thực hiện.
• Sprint Backlog chứa các công việc cụ thể được lựa chọn để hoàn thành trong một Sprint cụ thể.
• Quy trình Scrum cung cấp các cơ chế để ưu tiên và quản lý Backlog trong quá trình phát triển sản phẩm.

Phương pháp 4: Mô hình MoSCoW

Mô hình MoSCoW là viết tắt của bốn thành phần chính: Must-have, Should-have, Could-have và Won’t-have. Đây là một phương pháp đánh giá ưu tiên các yêu cầu và tính năng trong Backlog dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách.

• Must-have: Đại diện cho những yêu cầu bắt buộc và không thể thiếu, chúng phải được hoàn thành.
• Should-have: Đại diện cho những yêu cầu quan trọng, nhưng không cần thiết phải hoàn thành ngay lập tức.
• Could-have: Đại diện cho những yêu cầu có thể thực hiện nếu có thời gian và tài nguyên.
• Won’t-have: Đại diện cho những yêu cầu không được ưu tiên hoặc bị loại bỏ khỏi phạm vi dự án.

Phương pháp 5: Ứng dụng phần mềm

Ứng dụng Phần mềm ERP trong quản trị doanh nghiệp là phương pháp giúp các phòng ban thực hiện công việc năng suất nhất. Hình thức này đặc biệt phù hợp với Phòng Nhân sự thường tốn hàng giờ để quản lý các file Excel.

MISA AMIS HRM giúp tinh gọn quy trình quản lý nhân sự rườm rà, chồng chéo của tổ chức. Nhà quản trị có thể theo dõi toàn cảnh nguồn nhân lực trên cùng 1 hệ thống. Các nghiệp vụ Chấm công – Tính lương – Quản lý thông tin nhân sự – Tuyển dụng – Đánh giá đều có chức năng nhắc việc giúp tăng tỷ lệ hoàn thành công việc cho HR.

Dùng ngay miễn phí

Tại sao Doanh nghiệp Việt Nam nên dùng MISA AMIS HRM ?

• Phần mềm có đầy đủ phân hệ hỗ trợ nghiệp vụ của HR từ cơ bản đến chuyên sâu.
• Hạn chế các sai sót thủ công nhờ tính năng phát hiện, cảnh báo
• Quản lý HR không còn bị trễ hạn công việc, quên đầu việc nhờ tính năng nhắc việc thông minh.
• Với doanh nghiệp quy mô trên 100 nhân sự, MISA AMIS HRM là giải pháp tuyệt vời để gia tăng năng suất và giảm thiểu chi phí tuyển dụng cho tổ chức.

7. Kết luận

Những chia sẻ từ MISA AMIS HRM về Backlog là gì và 5 phương pháp quản lý Backlog hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và giúp các nhà lãnh đạo và quản lý có khả năng theo dõi tất cả các nhiệm vụ. Các phương pháp quản lý Backlog được trình bày, mỗi phương pháp có ưu điểm và hạn chế riêng. Lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp nên dựa trên đặc trưng của doanh nghiệp và các yêu cầu cụ thể của dự án và sản phẩm.