Quy trình thiết kế đồ họa chuyên nghiệp: Hướng dẫn từ A đến Z

Khám phá quy trình thiết kế đồ họa chuyên nghiệp và sáng tạo. Từ việc hiểu yêu cầu, tư duy sáng tạo, phác thảo, cho đến trình bày và điều chỉnh, bài viết này hướng dẫn các bước cần thiết để tạo ra thiết kế đồ họa độc đáo và ấn tượng. Tìm hiểu cách xử lý mâu thuẫn và tạo sự linh hoạt trong quá trình thiết kế. Nhận định về vai trò của sự giao tiếp và tư duy thiết kế trong việc tạo ra các giải pháp tốt nhất cho khách hàng.

I. Lợi ích của việc xây dựng quy trình thiết kế đồ họa cụ thể

Xây dựng quy trình thiết kế đồ họa cụ thể mang lại nhiều lợi ích cho quá trình thiết kế và sự phát triển của doanh nghiệp

• Tăng tính hiệu quả: Quy trình thiết kế đồ họa cung cấp một khung làm việc rõ ràng và có hệ thống, giúp tăng tính hiệu quả trong việc thực hiện dự án. Nó giúp định rõ các bước và tiến trình cần thiết để hoàn thành một dự án thiết kế đồ họa một cách hiệu quả và đúng hẹn.
• Đảm bảo chất lượng: Quy trình thiết kế đồ họa giúp đảm bảo rằng mỗi bước của quy trình được thực hiện với chất lượng cao. Nó đặt ra các tiêu chuẩn và quy định mà các thành viên trong đội ngũ thiết kế cần tuân thủ, từ việc nắm bắt yêu cầu khách hàng, nghiên cứu, thiết kế ban đầu cho đến việc điều chỉnh và hoàn thiện.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Quy trình thiết kế đồ họa giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Nó xác định rõ vai trò, trách nhiệm và lịch trình cho mỗi thành viên trong đội ngũ, giúp tăng cường sự cộng tác và phối hợp hiệu quả. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý báu của doanh nghiệp.
• Tăng sự nhất quán và đồng nhất: Quy trình thiết kế đồ họa đảm bảo rằng các dự án thiết kế đồ họa của bạn tuân thủ các quy tắc, tiêu chuẩn và nhất quán với nhau. Điều này giúp xây dựng một hình ảnh đồ hoạ đồng nhất và mạnh mẽ cho thương hiệu của bạn, tạo ra sự nhận diện và gắn kết với khách hàng.
• Tăng sự sáng tạo và khả năng thích ứng: Quy trình thiết kế đồ họa cung cấp sự linh hoạt và khả năng thích ứng cho việc phát triển ý tưởng sáng tạo. Nó tạo điều kiện cho các thành viên trong đội ngũ thiết kế để tư duy sáng tạo và thử nghiệm các phong cách, phương pháp và công cụ mới.

>> Xem Thêm: Quy trình làm việc là gì? Các bước xây dựng chi tiết và hiệu quả nhất

II. Quy trình thiết kế 7 bước thiết kế đồ họa cho doanh nghiệp

1. Nhận thông tin yêu cầu từ khách hàng

Trong quy trình thiết kế đồ họa, nhà thiết kế sẽ nhận bản tóm tắt yêu cầu dự án (brief) từ khách hàng. Sau đó, họ sẽ tiến hành phân tích yêu cầu và gửi đề xuất giải pháp, kèm theo báo giá nếu cần, tới khách hàng. Trong trường hợp khách hàng không biết rõ mình cần những hạng mục nào, trao đổi trực tiếp giữa nhà thiết kế và khách hàng sẽ diễn ra để nhà thiết kế có thể tự viết brief.

Khi đó, nhà thiết kế đồ họa sẽ cần xác định nhu cầu của khách hàng thông qua việc đặt câu hỏi như đối tượng mục tiêu là ai, các thông số chỉ tiêu cần đạt được, yêu cầu đặc biệt, thông điệp muốn truyền tải, ngân sách và phong cách thiết kế mà khách hàng yêu thích.

Bản tóm tắt yêu cầu dự án sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đề xuất chi phí và đối chiếu trong suốt quá trình thiết kế. Nó cung cấp cơ sở để giải quyết các thay đổi phát sinh khi khách hàng yêu cầu điều chỉnh trong quá trình thiết kế.

2. Nghiên cứu insight

Nhà thiết kế đồ họa tiến hành tìm kiếm và nghiên cứu sâu về khách hàng, bao gồm:

• Những đặc tính của sản phẩm và thương hiệu: Nhà thiết kế tìm hiểu về các đặc điểm, tính chất và giá trị của sản phẩm. Họ cũng nghiên cứu về các yếu tố đặc trưng của thương hiệu, như giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh và ý nghĩa.
• Bộ nhận diện thương hiệu và các nét đặc trưng: Nhà thiết kế xem xét các yếu tố trong bộ nhận diện thương hiệu, bao gồm logo, màu sắc, phông chữ và biểu tượng. Họ phân tích các nét đặc trưng của thương hiệu để tạo ra thiết kế phù hợp và nhất quán.
• Thông tin truyền thông về thương hiệu: Nhà thiết kế tìm hiểu về các thông điệp và nội dung truyền tải về thương hiệu, bao gồm quảng cáo, bài viết, truyền thông xã hội và các tài liệu khác. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về cách thương hiệu được giao tiếp với khách hàng.
• Đối tượng khách hàng mục tiêu: Nhà thiết kế tìm hiểu về đối tượng mà khách hàng đang hướng tới. Ví dụ, nếu khách hàng là một thương hiệu sữa, nhà thiết kế cần tìm hiểu về người tiêu dùng sữa bao gồm sở thích màu sắc, thói quen và hành vi liên quan đến sữa. Điều này giúp họ tạo ra thiết kế phù hợp với mục tiêu khách hàng và tạo được sự kết nối với họ.

3. Lên ý tưởng sáng tạo

Nhà thiết kế bắt đầu bằng việc sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như brainstorm (động não), word association (liên kết từ), và mind map (sơ đồ tư duy) để tạo ra các ý tưởng. Trong số này, brainstorm là phương pháp phổ biến nhất, trong đó nhà thiết kế tự do diễn đạt hoặc ghi lại bất kỳ ý tưởng nào trong đầu (dù có vẻ vô lý hoặc không thực tế), sau đó ghi nhận và đánh dấu những ý tưởng tốt nhất để tiếp tục lựa chọn và sàng lọc.

Để từ một mớ dữ liệu hỗn độn, nhà thiết kế cần áp dụng phương pháp tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề để tạo ra các ý tưởng. Qua đó, họ có thể tìm ra và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với khách hàng. Điều này cũng là một điểm mạnh đặc biệt trong quá trình đào tạo tại Học viện Thiết kế và Thời trang London Hà Nội, giúp sinh viên ngành Thiết kế đồ họa có lợi thế về ý tưởng và giải pháp sáng tạo.

4. Phác thảo thiết kế

Sau quá trình sử dụng nhiều phương pháp tư duy sáng tạo, nhà thiết kế đồ họa chọn được ý tưởng khả thi, và từ đó họ sẽ tiến hành phác thảo (sketch). Phác thảo có thể được thực hiện bằng chì hoặc màu thô trên giấy, không đi vào chi tiết. Bước phác thảo và brainstorming đôi khi diễn ra song song, tuy nhiên brainstorming yêu cầu nhà thiết kế phác thảo ra những ý tưởng. Hai bước này đều nhằm mục đích tạo ra và ghi lại các ý tưởng khác nhau.

5. Phát triển và hoàn thiện thiết kế

Các ý tưởng tốt nhất sẽ được áp dụng vào phần mềm để tạo ra bản mô phỏng thiết kế (mock-up), được sử dụng trong quá trình thuyết trình với khách hàng. Mock-up có thể là một tệp PDF, file Photoshop hoặc là một mô hình thực tế, nhưng chỉ nhằm giúp khách hàng hình dung về thiết kế mà chưa phải là bản thiết kế hoàn thiện để sử dụng cho in ấn hoặc tương tác.

Thường, nhà thiết kế đồ họa sẽ tạo ra 2-3 phiên bản (option) để khách hàng lựa chọn. Phương pháp này giúp đưa ra nhiều gợi ý và cũng dễ dàng kết hợp các yếu tố yêu thích của khách hàng từ các lựa chọn khác nhau vào một bản thiết kế duy nhất.

6. Trình bày với khách hàng

Nhà thiết kế đồ họa trình bày các phương án thiết kế cho khách hàng và cung cấp lý do lựa chọn của mình. Qua quá trình trao đổi, hai bên sẽ thảo luận để điều chỉnh những chi tiết cần thiết.

7. Chỉnh sửa và bàn giao

Đây là giai đoạn mà nhiều nhà thiết kế đồ họa gặp khó khăn, khi phải thay đổi và điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời bảo vệ quan điểm thiết kế của mình. Mâu thuẫn thường xuất hiện do sự khác biệt trong quan điểm giữa nhà thiết kế và khách hàng. Trong tình huống này, nhà thiết kế cần sở hữu sự linh hoạt, kiên nhẫn và khả năng giao tiếp.

Thường thì một số nhà thiết kế đồ họa sẽ cung cấp việc chỉnh sửa miễn phí cho khách hàng trong một số lần, thường là 3 lần. Sau đó, phí sẽ được tính từ lần thứ 4 trở đi. Việc điều chỉnh và chỉnh sửa có thể lặp đi lặp lại vài lần trước khi đạt được bước cuối cùng và hoàn thiện.

Quy trình thiết kế đồ họa là một quá trình phức tạp và sáng tạo, đòi hỏi sự tận tâm và chuyên nghiệp từ nhà thiết kế. Từ việc hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, tư duy sáng tạo, phác thảo, cho đến trình bày và điều chỉnh, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra thiết kế đồ họa chất lượng cao.

Quản lý quy trình thiết kế đồ họa bằng phần mềm

Phần mềm AMIS Quy trình nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn Phòng Số. Đây là công cụ phù hợp với cả doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa và lớn. 

Cụ thể, MISA AMIS Quy trình cung cấp hai phiên bản Web và Mobile với giao diện trực quan, thu hút cùng 6 tính năng chính: 

Soạn thảo và ban hành tài liệu quy trình

Phần mềm quản lý quy trình cho phép doanh nghiệp thiết kế, soạn thảo văn bản nội dung quy trình. Người phụ trách vừa lưu trữ, thay thế tài liệu cũ vừa tra cứu nhanh chóng tại đây. 

Thiết lập và thực hiện quy trình 

Doanh nghiệp tùy chọn luồng quy trình, điều kiện trường, tiêu đề,… để hoàn thiện và phát hành quy trình chuẩn xác. Khi vận hành thực tế, người dùng vẫn được chỉnh sửa, bổ sung tính năng bình luận, phân công lại, nhân bản, in hoặc hủy bỏ lượt chạy… 

• Ghi nhận sự không tuân thủ: MISA AMIS Quy trình ghi nhận những vi phạm, thống kế thành báo cáo giúp nhà lãnh đạo, quản lý điều chỉnh cách làm việc của nhân sự kịp thời. 
• Báo cáo thống kê: Phần mềm cung cấp đa dạng báo cáo thống kê về tình hình và hiệu quả thực thi quy trình. Chúng bao gồm báo cáo thống kê lượng thực thi quy trình, báo cáo tình hình tồn đọng, tỷ lệ quá hạn, thời gian thực hiện…
• Yêu cầu viết/sửa tài liệu: Cán bộ nhân viên trực tiếp đề nghị viết/sửa những quy trình không phù hợp, theo dõi tình trạng xử lý yêu cầu và nhận kết quả từ bộ phận quản lý. 
• Kết nối với ứng dụng bên ngoài: Bằng cách tích hợp Open API, MISA AMIS Quy trình có thể liên kết với bên thứ 3 giúp doanh nghiệp không bị giới hạn khi trao đổi, làm việc cùng đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. 
• Đáp ứng  tiêu chuẩn ISO, CMMI:  MISA đã thành công xây dựng giải pháp chuẩn hóa quy trình phù hợp với mọi đặc thù doanh nghiệp.

Như vậy, MISA AMIS Quy trình hướng doanh nghiệp đến những tiêu chuẩn chất lượng cao, đảm bảo mọi hoạt động trọng tâm diễn ra đúng quy định, đạt hiệu quả tốt nhất. 

Dùng ngay miễn phí

>> Xem Thêm: Tại sao doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm MISA AMIS Quy trình để xây dựng hệ thống quy trình, thủ tục 

Qua quá trình tư duy sáng tạo, nhà thiết kế khám phá và phát triển ý tưởng độc đáo, kết hợp với kỹ năng phác thảo để trực quan hóa ý tưởng. Bước tiếp theo là trình bày và trao đổi với khách hàng, tạo điều kiện cho sự tương tác và phản hồi. Điều này đảm bảo rằng khách hàng và nhà thiết kế có cơ hội điều chỉnh và hoàn thiện thiết kế theo mong đợi và yêu cầu.