Phần mềm SFA là giải pháp công nghệ nhằm tối ưu quy trình, hoạt động kinh doanh của đội ngũ bán hàng một cách tự động hoá. Nhờ ứng dụng SFA, doanh nghiệp lược bỏ các hoạt động kinh doanh thủ công để tập trung vào tối ưu thời gian và hiệu quả trong việc quản lý. Nhờ vậy, tăng khả năng nuôi dưỡng khách hàng và tỉ lệ chốt đơn cho doanh nghiệp.
Trong bài viết sau, MISA AMIS sẽ cung cấp tổng quan về SFA là gì và giải thích những lợi ích nổi bật của SFA đối với đội ngũ bán hàng và doanh nghiệp.
1. Tự động hóa lực lượng bán hàng SFA là gì?
Tự động hóa lực lượng bán hàng – SFA (Sales Force Automation) là một nền tảng phần mềm được đội ngũ bán hàng sử dụng để quản lý và hợp lý hóa các công việc hàng ngày. SFA giúp làm giảm khối lượng công việc bằng cách tự động hóa các tác vụ không tạo doanh thu như nhập dữ liệu và viết email. Qua đó, tối ưu thời gian làm việc của đội ngũ bán hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, theo định nghĩa của Gartner, SFA không chỉ đơn thuần giúp quản lý quan hệ khách hàng mà còn hỗ trợ tối ưu quy trình và trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng trong tổ chức.
Một định nghĩa khác từ Oracle nhấn mạnh rằng, SFA tự động hóa nhiều nhiệm vụ thủ công, nhập dữ liệu để người bán có nhiều thời gian hơn để làm việc và quản trị mối quan hệ với khách hàng”.
2. Mục tiêu cơ bản của tự động hóa lực lượng bán hàng
Trong một nghiên cứu của Zendesk (2018) với hơn 720 đối tượng đã chỉ ra rằng các nhân viên bán hàng chỉ dành khoảng 35,2% thời gian của họ để thực sự bán hàng. Thời gian còn lại được phân chia cho việc viết email, nhập dữ liệu, lên lịch cuộc gọi và họp nội bộ. Các nhiệm vụ này rất cần thiết cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp nhưng thực sự mất thời gian để thực hiện.
Mục tiêu của phần mềm SFA là lấy đúng dữ liệu – đúng đối tượng – đúng thời điểm. Từ đó, giảm số lượng tác vụ quản trị mà đội ngũ bán hàng và người quản lý phải thực hiện một cách thủ công. Đại diện bán hàng sử dụng SFA để thiết lập thông báo đẩy khi khách hàng truy cập trang web, chuyển đối tượng khách hàng qua phễu bán hàng của công ty.
Người quản lý cũng hoàn toàn có thể sử dụng SFA để giám sát và theo dõi năng suất của nhân viên bán hàng. Dùng những thông tin SFA thu thập được để lập ra bản kế hoạch marketing và dự báo bán hàng.
Một ví dụ điển hình về tính ứng dụng của SFA phải kể đến đó là khả năng tổ chức và quản lý khách hàng tiềm năng. Khi khách hàng truy cập vào website doanh nghiệp và thường để lại thông tin cá nhân. Nếu thao tác nhập liệu diễn ra thủ công, đội ngũ bán hàng sẽ mất nhiều thời gian sàng lọc hồ sơ khách hàng. Tuy nhiên, khi sử dụng SFA, quy trình nhập liệu thông tin được tự động hóa, phân loại rõ ràng từng đối tượng khách hàng tiềm năng.
3. Các tính năng chính của phần mềm tự động hóa bán hàng SFA
Mỗi nền tảng tự động hóa lực lượng bán hàng sẽ đi kèm với nhiều tính năng khác nhau. Tuy nhiên, có những chức năng cốt lõi mà tất cả phần mềm SFA tích hợp sẵn bao gồm:
3.1 Quản lý liên hệ
Quản lý liên hệ là quá trình lưu trữ và quản lý dữ liệu liên hệ với khách hàng của doanh nghiệp. Với một hệ thống quản lý liên hệ tự động duy nhất trên SFA, thông tin liên hệ của từng khách hàng được sắp xếp và cập nhật theo thời gian thực. Từ đó, cho phép bất kỳ nhân viên bán hàng nào cũng có thể truy cập thông tin chi tiết về khách hàng.
Phần mềm SFA cung cấp một số chức năng quản lý liên hệ để đảm bảo đội bán hàng khai thác tối đa hiệu quả danh sách liên hệ của người bán như:
- Theo dõi tất cả các địa chỉ liên hệ, cơ hội, hoạt động và những vấn đề liên quan tới kho dữ liệu chung.
- Tạo hệ thống phân cấp các địa chỉ liên lạc phục vụ cho quá trình giao dịch với khách hàng.
- Nhập địa chỉ liên hệ từ ứng dụng ngoài như ACT, GoldMine và kết xuất dữ liệu liên hệ ra Microsoft Office hoặc công cụ phân tích sâu hơn.
- Đồng bộ hóa danh sách liên hệ.
3.2 Quản lý khách hàng tiềm năng
Khách hàng là trung tâm của hoạt động bán hàng. Khách hàng tiềm năng nếu được tiếp cận đúng cách sẽ gia tăng cơ hội bán hàng cho doanh nghiệp. Theo đó, phần mềm SFA cung cấp một số tính năng giúp phân tích và quản lý khách hàng, cụ thể:
- Theo dõi tất cả dữ liệu khách hàng về địa chỉ, thông tin liên lạc, mối quan hệ giữa khách hàng và các công ty thành viên của họ.
- Nhập dữ liệu khách hàng từ các ứng dụng ngoài. Kết xuất báo giá, đơn hàng qua trang tính và in hóa đơn cho khách hàng
- Theo dõi lịch sử mua hàng và phân tích các cơ hội bán và remarketing cho khách hàng
- Thiết lập báo cáo khách hàng
- Phân tích hành vi mua hàng của khách hàng và thiết lập các chương trình tìm kiếm và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.
- Tham chiếu nhanh thông tin khách hàng.
3.3 Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng là sử dụng các công cụ tiếp thị để tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp. Trong đó bao gồm chiến thuật tạo khách hàng tiềm năng từ mạng lưới dữ liệu khổng lồ và xếp loại danh sách cho đến khi thu được số lượng lớn khách hàng triển vọng.
SFA giúp doanh nghiệp tạo ra các mạng nhất quán bằng các email và theo dõi tự động. Ngoài ra, SFA cũng giúp doanh nghiệp sắp xếp và đánh giá các khách hàng tiềm năng đã tìm thấy.
3.4 Quản lý quy trình bán hàng
Quản lý bán hàng là quá trình vạch ra các phương pháp bán hàng, nhận thức các cơ hội để điều chỉnh, lập kế hoạch tăng trưởng và hoạch định các chiến thuật để đo lường. Quá trình này giống như một “lịch trình du lịch” cần thiết cho một chuyến đi.
Công cụ quản lý quy trình giúp các nhóm thiết kế hành trình bán hàng chi tiết nhưng linh hoạt cho tất cả các chân dung người mua của doanh nghiệp. Nó cũng hoạt động như một “cuốn nhật ký hành trình” mà doanh nghiệp có thể rà soát lại sau khi chuyến đi kết thúc và xác định xem có vấn đề gì cần cải thiện, thay đổi. Thông tin đó giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho một hành trình thành công hơn vào lần sau. Cụ thể, với tính năng này SFA giúp:
Quản lý đầu mối và xếp hạng khách hàng
Tự động hóa lực lượng lượng bán hàng SFA chuẩn mực sẽ hỗ trợ rất lớn cho đội ngũ bán hàng và các chức năng quản lý đầu mối bán hàng như:
- Quản lý từ A-Z từ việc tạo ra đầu mối và chuyển đổi thành cơ hội tiềm năng.
- Thu thập thông tin đầu mối trực tiếp trên website và các thông tin bên ngoài từ triển lãm thương mại, email trực tiếp, chiến dịch marketing.
- Gắn sản phẩm và phân loại đầu mối cho quy trình bán tiếp theo.
- Chuyển đổi đầu mối thành cơ hội, khách hàng chỉ với một Click chuột
- Tạo tùy biến hoàn toàn báo cáo về đầu mối và trích xuất dữ liệu về công cụ phân tích.
Ngoài ra, SFA còn hỗ trợ chấm điểm và xếp hạng khách hàng của doanh nghiệp trên thang điểm tiêu chuẩn. Từ đó, phân tích được cơ hội và giá trị của từng đầu mối, khách hàng đối với doanh nghiệp để sắp xếp thứ hạng ưu tiên của từng nhóm khách hàng.
Theo dõi khách hàng tiềm năng
Tính năng theo dõi khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp có thể theo dõi “dấu vết” của khách hàng từ việc xem họ đến từ đâu, liệu họ có tiến triển gì hay không và nếu có thì họ đang ở đâu trong hệ thống bán hàng. Theo dõi khách hàng tiềm năng là rất quan trọng đối với đội ngũ bán hàng vì điều này sẽ cho phép họ tạo thời gian biểu theo dõi phù hợp với các tài liệu của doanh nghiệp.
Nuôi dưỡng khách hàng
Nuôi dưỡng khách hàng là điều mà doanh nghiệp nên dành thời gian tập trung vào việc sử dụng SFA. Nuôi dưỡng là quá trình phát triển và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng thông qua từng bước trong hành vi mua. Việc nuôi dưỡng khách hàng không chỉ làm tăng doanh số bán hàng mà còn làm tăng lòng trung thành của khách hàng và khả năng được giới thiệu với khách hàng tương lai.
Quản lý cơ hội
Đội ngũ bán hàng cần theo dõi và theo đuổi mọi cơ hội, tiềm năng bán hàng để tối đa hóa doanh thu của họ. Quản lý cơ hội bán hàng là một chức năng quan trọng được phần mềm SFA hỗ trợ, bao gồm:
- Theo dõi tất cả những tiềm năng khách hàng và cơ hội bán hàng trong một chu trình bán.
- Kết hợp cơ hội với khách hàng để đưa ra tầm nhìn tốt hơn về các cơ hội bán hàng.
- Tạo báo giá, đơn hàng và báo cáo bán hàng từ cơ hội. Kết xuất các Báo giá, Đơn hàng và Hóa đơn từ các cơ hội.
- Kết xuất danh sách cơ hội tiềm năng qua công cụ phân tích chuyên sâu.
>> Xem thêm: Lead nurturing là gì? Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng
3.5 Theo dõi các hoạt động bán hàng
Trong quá trình bán hàng, sẽ rất hữu ích nếu doanh nghiệp biết chính xác khách hàng đang ở giai đoạn nào và bước tiếp theo là gì. Việc sử dụng phần mềm SFA theo dõi bán hàng sẽ cho phép doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ và kịp thời, giảm thời gian trễ giữa các lần tương tác với khách hàng.
Quản lý hoạt động bán hàng thông qua SFA sẽ đảm bảo các công việc của đội ngũ bán hàng được quản lý với năng suất tối đa nhờ các tính năng:
- Bổ sung các thông tin cần thiết của khách hàng để làm dữ liệu tham chiếu.
- Lưu trữ chi tiết tất cả các cuộc gặp và cuộc gọi với khách hàng một cách trực quan.
- Hệ thống báo cáo & biểu đồ nhằm phân tích và cải thiện các mục tiêu bán hàng như đồ thị bán hàng theo giai đoạn, theo tháng, biểu đồ theo tình trạng cơ hội.
- Đồng bộ hóa với email doanh nghiệp và biết chính xác khi nào khách hàng mở, nhấp và trả lời email.
3.6 Quản lý dữ liệu bán hàng
Dữ liệu bán hàng thường bao gồm hạn ngạch của đội ngũ bán hàng, danh sách hàng tồn kho, lập ngân sách và theo dõi chu kỳ, trong số các thông tin bán hàng có liên quan khác. Phần mềm SFA giữ cho dữ liệu này được sắp xếp và có thể truy cập để việc dự báo và báo cáo trở nên đơn giản và hiệu quả.
Quản lý dữ liệu bán hàng là chìa khóa để điều hành doanh nghiệp, nhưng nó cũng ảnh hưởng nặng nề đến khối lượng công việc hiện có. Sẽ tốt hơn nhiều nếu để việc thu thập và phân tích dữ liệu cho phần mềm tự động để nhân sự bán hàng của doanh nghiệp có thể tập trung vào việc tăng số lượng và doanh thu. SFA giúp:
Dự báo bán hàng
Dự báo bán hàng là thực hành ước tính doanh thu bán hàng trong tương lai. Bằng cách xem xét dữ liệu lịch sử thông qua bảng điều khiển bán hàng, trạng thái hiện tại của quy trình bán hàng và xu hướng thị trường. Công cụ tự động hóa SFA có thể cung cấp bức tranh về những gì sẽ xảy ra trong tương lai.
SFA sẽ không cung cấp cho doanh nghiệp những con số hoàn hảo. Nhưng với dữ liệu đủ chính xác đã có trong hệ thống, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực của mình một cách chính xác khi hoạch định chiến lược tăng trưởng của mình.
Phân tích và báo cáo bán hàng
Doanh nghiệp cần hiểu rõ về cách các nhân sự bán hàng đang hoạt động. Thu thập và sắp xếp loại thông tin đó mỗi ngày từ mỗi nhân viên bán hàng không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả của bất kỳ ai. SFA sử dụng số liệu thời gian thực để tự động tạo báo cáo. Sau đó, người quản lý có thể sử dụng những phương pháp đó để xác định xem có cần điều chỉnh các phương pháp để cải thiện hơn nữa hay không.
4. Lợi ích của SFA với doanh nghiệp
Sử dụng SFA không chỉ thuận tiện mà còn thúc đẩy doanh số bán hàng cao hơn gấp nhiều lần. Điểm qua một vài lợi ích của SFA với doanh nghiệp:
4.1 Tăng khả năng hiển thị
Sử dụng SFA giúp hiển thị rõ ràng cách hoạt động và thực thi của đội ngũ bán hàng. Từ đó dễ dàng xác định được những điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình bán.
Thông qua các dữ liệu hiển thị trên hệ thống, đội ngũ bán hàng có thể tạo các mẫu báo cáo tự động nhằm hỗ trợ mình đánh giá hiệu suất công việc và xây dựng những kế hoạch phù hợp.
4.2 Tính hiệu quả
SFA hoạt động như một hệ thống hỗ trợ cho đội ngũ nhân sự bán hàng của doanh nghiệp. Phần mềm sẽ xử lý các nhiệm vụ tẻ nhạt làm giảm năng lượng và tinh thần của đội ngũ bán hàng doanh nghiệp.
Tự động hóa lực lượng bán hàng cũng cho phép từng nhân sự bán hàng theo dõi mục tiêu và thay thế con người đảm nhiệm các công việc mà dựa vào sức lao động không hiệu quả hoặc khiến doanh nghiệp tụt hậu so với đối thủ.
4.3 Sự chính xác
SFA thu thập dữ liệu nhất quán, chính xác hơn cho doanh nghiệp. Thông thường với các tác vụ thủ công, rất dễ xảy ra lỗi, và ngay cả lỗi nhỏ nhất trong nhập dữ liệu cũng có thể gây ra hậu quả lớn.
Tự động hóa các tác vụ thủ công giúp ngăn những lỗi đó xâm nhập vào hệ thống của doanh nghiệp. Nhờ có SFA, doanh nghiệp có thể chắc chắn rằng từng nhân sự đang làm việc với thông tin cập nhật và chính xác nhất hiện có.
4.4 Gia tăng tỷ lệ chuyển đổi
SFA xử lý các nhiệm vụ tốn thời gian để nhân viên có thời gian tập trung vào việc bán hàng. Loại bỏ những nhiệm vụ đó ra khỏi tác vụ sẽ giải phóng lịch trình của nhân sự bán hàng để chú trọng hơn vào khách hàng đang chăm sóc.
Việc có thêm thời gian cũng giúp doanh nghiệp gia tăng cơ hội hơn để bán chéo và bán thêm. Ngoài việc theo đuổi những khách hàng tiềm năng mới đủ điều kiện, thời gian mới này doanh nghiệp cũng có thể lên lịch đào tạo và huấn luyện kỹ năng cho nhân sự của mình.
4.5 Thời gian phản hồi nhanh hơn
Khi một khách hàng tìm thấy doanh nghiệp và liên hệ, nhân viên sẽ có cơ hội bán hàng tốt hơn nếu tốc độ phản hồi nhanh như chớp. Bởi trong quá trình khách hàng chờ đợi, họ sẽ có thời gian tìm kiếm đối thủ cạnh tranh khác và xem xét lại doanh nghiệp.
Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian, phần mềm SFA giúp doanh nghiệp có thời gian để phản hồi nhanh chóng các khách hàng tiềm năng sắp tới.
5. Sự khác biệt giữa phần mềm SFA và CRM?
Phần mềm tự động hóa lực lượng bán hàng SFA và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM thường bị nhầm lẫn với nhau. Bởi chúng thường có cùng một số yếu tố chẳng hạn như chức năng quản lý liên hệ và công cụ quản lý khách hàng tiềm năng . Mỗi hệ thống thực sự được thiết kế để tối ưu hóa một giai đoạn khác nhau trong vòng đời của khách hàng.
Vậy sự khác biệt giữa CRM và SFA là gì?
5.1 Mục đích của SFA
Tự động hóa cho lực lượng bán hàng được thiết kế để hợp lý hóa quy trình thu hút khách hàng mới và tạo tiền đề thành công cho chu kỳ bán hàng. Người tiêu dùng ngày nay dễ dàng tiếp cận với đa dạng thông tin nên họ sẽ có vô vàn lựa chọn mua hàng khác nhau.
Chính vì vậy, đội ngũ bán hàng cần thời gian và phân tích kỹ càng để điều chỉnh chiến thuật, truy xuất thông tin và đưa ra giải pháp. Tự động hóa lực lượng bán hàng giúp doanh nghiệp tập trung đáp ứng nhóm khách hàng mới bằng cách cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời và nhanh chóng.
5.2 Mục đích của CRM
Chức năng chính của CRM bán hàng là cải thiện mối quan hệ với khách hàng hiện tại. Mặc dù các nền tảng CRM có thể bao gồm các tính năng nhằm giúp thu hút khách hàng mới, nhưng mục đích chính của chúng là giữ cho khách hàng hiện tại hài lòng để họ tiếp tục mua hàng của doanh nghiệp .
CRM phân tích dữ liệu như lịch sử mua hàng, khiếu nại trước đây và tương tác của khách hàng để cung cấp cho doanh nghiệp bức tranh toàn cảnh hơn về trải nghiệm khách hàng. Thực hiện theo trình tự các bước quy trình CRM cho phép đội ngũ bán hàng dự đoán nhu cầu của khách hàng và xác định chính xác các yêu cầu cụ thể của họ.
Phần mềm CRM quản lý các mối quan hệ của doanh nghiệp với khách hàng, nhưng nó không chỉ là một giải pháp. Để quản lý, phân tích và cải thiện mối quan hệ với khách hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần một bộ giải pháp toàn diện hỗ trợ từng bước trong hành trình của khách hàng.
Một giải pháp đầu cuối như vậy phải bao gồm giải pháp bán hàng (bao gồm SFA, quản lý quan hệ đối tác, bồi thường khuyến khích, dự báo doanh số), giải pháp dịch vụ khách hàng và giải pháp tự động hóa tiếp thị , cũng như nền tảng dữ liệu khách hàng được tăng cường AI (CDP) kết hợp các nguồn dữ liệu trực tuyến, ngoại tuyến và bên thứ ba để có chế độ xem khách hàng động, hoàn chỉnh.
5.3 SFA + CRM = Sự kết hợp chiến thắng
Tích hợp chức năng SFA với CRM chính là việc kết hợp lợi ích của cả hai nền tảng. Điều này cho phép doanh nghiệp đẩy nhanh việc thu hút khách hàng mới và duy trì lâu dài các mối quan hệ sau khi chúng được thiết lập. Có tất cả thông tin khách hàng của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất sẽ làm tăng thêm năng suất và hiệu quả trong công việc.
Phần mềm tự động hóa lực lượng bán hàng SFA làm giảm các rào cản gia nhập, là một công cụ mà doanh nghiệp nào cũng muốn sử dụng để giúp việc bán hàng trở nên hiệu quả hơn. Rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng thành công SFA của MISA AMIS để cải thiện hệ thống bán hàng và quản lý khách hàng tiềm năng của mình.
MISA AMIS cung cấp phần mềm tự động hóa lực lượng bán hàng với các tính năng mạnh mẽ như công cụ tìm khách hàng tiềm năng, quản lý liên hệ, trình quay số điện thoại, quản lý khách hàng tiềm năng và tự động hóa email để hợp lý hóa quy trình và tăng năng suất của nhóm bán hàng.
Kết luận
Nhìn chung, tự động hóa bán hàng là một công cụ hữu hiệu để giúp đội ngũ bán hàng nâng cao hiệu quả công việc và tăng năng suất. Bằng cách tự động hóa các công việc, SFA có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng và cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng. Từ đó, giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Tác giả: Nguyễn Thị Mai Hoa
0904 885 833
https://www.misa.vn/
