Sổ Gotino – Công cụ giúp người quản lý chinh phục mục tiêu hiệu quả

Sổ Gotino là sổ tay được thiết kế giúp người dùng quản lý thời gian và sắp xếp công việc tốt hơn. Bên cạnh đó, nó còn có những lợi ích như xây dựng tư duy chủ động, tích cực, kiên trì và củng cố kỹ năng lập kế hoạch, nâng cao năng suất làm việc và đạt được mục tiêu.

Vậy người quản lý có thể ứng dụng sổ tay Gotino như thế nào trong công việc? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây ngay.

I. Những thói quen xấu khiến quản lý thời gian kém hiệu quả 

Quản lý thời gian là nhiệm vụ quan trọng nhất trong cuộc sống, học tập và làm việc để một người sử dụng tối ưu quỹ thời gian hạn hẹp. Tuy nhiên, những thói quen xấu dưới đây sẽ khiến việc quản lý thời gian trở nên kém hiệu quả: 

• Không lên kế hoạch trước khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ
• Không sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc quan trọng
• Không đặt mục tiêu rõ ràng cho từng công việc 
• Dễ bị xao nhãng, mất tập trung khi làm việc 
• Không phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ

Để khắc phục tình trạng trên, người quản lý có thể sử dụng sổ Gotino để quản lý thời gian và hoạch định mục tiêu của mình tối ưu hơn nhờ chia nhỏ mục tiêu và hoàn thành chúng mỗi ngày.

TẶNG MIỄN PHÍ 10 BIỂU MẪU “BSC & KPI TINH GỌN” CHO NHÀ QUẢN LÝ TỪ CHIẾN LƯỢC ĐẾN QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

II. Sổ Gotio là gì? 

Sổ Gotio là loại sổ quản lý thời gian khoa học, ghi lại chi tiết những công việc, dự định một người cần làm. Cuốn số cho phép người dùng sắp xếp thời gian thực hiện từng nhiệm vụ và đánh dấu những việc đã hoàn thành.  

Việc này giúp bạn xác định đúng định hướng, sử dụng tối đa thời gian và đảm bảo tiến độ công việc. Đây là giải pháp hữu ích để giải quyết những vấn đề như:

• Bạn luôn phải xử lý lượng lớn công việc thủ công, lặp lại, không phân rõ mức độ quan trọng
• Bạn thường xuyên bị mất tập trung, quên mất mục tiêu ban đầu khi có những tác động từ bên ngoài
• Bạn không xác định được mục tiêu ngắn hạn, dài hạn một cách đúng đắn

Ngoài ra, sổ Gotio còn có thể được sử dụng để quản lý chi tiêu, hạn chế tình trạng thâm hụt ngân sách định kỳ.

Xem thêm: Top 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất lãnh đạo và nhân viên giỏi nên biết

III. Cấu trúc của sổ tay quản lý thời gian Gotino

Sổ tay quản lý thời gian Gotino được thiết kế với mục đích hỗ trợ người dùng làm chủ thời gian, rèn luyện phương pháp làm việc hiệu quả thông qua các nguyên tắc 3 bước:

• Viết ra những việc định làm
• Hoàn thiện những gì đã đề ra
• Tổng kết lại những gì đã làm được

Với số lượng lên đến 224 trang, bạn có thể sử dụng quyển số này liên tục trong 5 tuần. Cấu trúc sổ Gotino gồm 6 phần, tương ứng 6 mảnh ghép quan trọng dưới đây:

1. Thiết lập tư duy của người thành công

Đầu tiên, bạn sẽ tìm thấy các đề xuất về phương pháp quản lý thời gian của những người thành công trên thế giới hay cách tư duy tích cực hay cân bằng cuộc sống. Một số mô hình kiến thức tiêu biểu là “Bánh Xe Cuộc Đời”, “Nón học tập”, “Chu trình PDCAs” “Công thức 1%”… Bên cạnh đó, sổ tay cũng ghi lại những ví dụ thực tế về câu chuyện cải tiến, tăng năng suất làm việc của họ.

2. Thấu hiểu bản thân

Thấu hiểu bản thân là nội dung thú vị nhưng có độ khó cao. Người dùng được yêu cầu phải duy trì thói quen quản lý thời gian liên tục trong vòng 30 ngày và đánh giá hiệu quả sau đó.

Sau quá trình trên, bạn sẽ dễ dàng nhận ra điểm mạnh, điểm yếu trong quản lý bản thân ở đâu. Từ đó tìm ra được động lực tiến lên mỗi ngày của mình.

Sổ tay Gotino giúp bạn xây dựng lộ trình dài hạn trong công việc và những cột mốc mới cho tương lai. Tầm nhìn của bạn trở nên xa hơn và rộng hơn, khởi đầu cho những ngày tiến bộ tiếp theo.

3. Chinh phục mục tiêu đặt ra và quản lý thời gian hiệu quả

Phần quan trọng nhất của sổ Gotino giúp bạn thiết lập mục tiêu xây dựng kế hoạch làm việc quý, tháng, tuần dựa trên nguyên tắc: 1 mục tiêu – 3 giải pháp – 5 công việc mỗi ngày. Hãy ghi ra sổ những điều mà mình muốn thực hiện, nếu công việc hôm nay chưa xong thì ghi lại 3 -5 lần vào công việc của ngày hôm sau. Bạn cần tiếp tục thực hiện cho đến khi hoàn thành kế hoạch.

Khi viết ra đều đặn 5 công việc mỗi ngày, sau đó kiểm tra tiến độ và đánh giá hiệu quả, sau 30 ngày, bạn sẽ thấy năng suất và tiến độ mình được cải thiện rõ ràng. Lưu ý rằng, bạn phải đánh giá kết quả đạt được bao nhiêu nhiệm vụ vào cuối mỗi tuần. Nhờ đó, bạn không chỉ làm chủ nội dung công việc mà còn thay đổi hoàn toàn phương pháp làm việc kỷ luật, tối ưu hơn. 

4. Làm chủ mối quan hệ

Phần mối quan hệ được thiết kế như danh sách các danh thiếp. Người dùng điền vào chỗ trống thông tin của khách hàng, đối tác hay thông tin liên lạc của đồng nghiệp, đầu mối hỗ trợ. Tuy nhiên, bạn phải chú ý 2 điểm trong phần này: 

• Phương pháp phân loại mối quan hệ: Tiêu chí nào giúp bạn phân loại hoặc gắn thẻ cho mối quan hệ. Việc phân loại khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác khi làm việc  
• Đối với một người quản lý, CEO, chủ doanh doanh nghiệp, làm chủ mối quan hệ là nhiệm vụ thiết yếu để kết nối và tìm kiếm những cơ hội kinh doanh mới 

Bạn có thể mang  theo sổ Gotino trong các buổi hội thảo, gặp gỡ khách hàng để không bỏ sót bất kỳ mối quan hệ chất lượng nào. 

5. Quản trị tài chính cá nhân

Quản trị tài chính thông minh là một trong những thói quen không thể thiếu của người thành công. Bạn cần rèn luyện thói quen chi tiêu phù hợp, biết cân đối tỷ lệ giữa khoản thu và các khoản đầu tư. Mọi khoản chi tiêu nên có ý nghĩa thiết thực, tránh lãng phí và dư thừa. 

6. Ghi chú sáng tạo

Việc ghi chép sáng tạo củng cố tính logic trong quá trình tư duy. Sự sáng tạo cũng giúp bạn tìm ra các điểm đột phá mới trong mỗi quá trình lên ý tưởng, lập kế hoạch và bám đuổi mục tiêu.   

Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để tăng hiệu suất làm việc

IV. Tại sao nên sử dụng sổ tay quản lý thời gian? 

1. Ghi nhớ công việc và mục tiêu

Sổ Gotino có vai trò như công cụ ghi chú công việc và mục tiêu cần thực hiện. Để ghi chép công việc khoa học, bạn có thể sắp xếp nhiệm vụ theo các dạng biểu mẫu bao gồm các trường thông tin thời gian, mức độ ưu tiên. 

Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và loại bỏ những công việc không cần thiết cũng giúp bạn tăng năng suất, đảm bảo không bỏ quên bất kỳ công việc quan trọng nào.

2. Đánh giá hiệu quả công việc một cách dễ dàng

Sổ tay ghi chép Gotino vừa cho phép kiểm soát thời gian, vừa đánh giá kết quả công việc và năng suất một cách chuẩn xác. Nhờ phân chia rõ những công việc đã hoàn thành, những công việc chưa hoàn thành và ghi chú lại khoảng thời gian thực hiện, bạn sẽ cảm nhận được sự tiến bộ của chính mình. Hơn nữa, bạn còn kịp thời đưa ra các điều chỉnh về thời gian để đạt được kết quả làm việc tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.

3. Quản lý thời gian cá nhân trong ngày 

Sổ tay quản lý thời gian kiểm soát chặt chẽ quỹ thời gian cá nhân của một người. Bạn nắm được các khoảng thời gian trống trong lịch trình và tận dụng khoảng trống đó cho những việc mà bản thân mong muốn.  

4. Khám phá giá trị bản thân

Sổ tay Gotino nhắc nhở bạn về công việc và mục tiêu đã được định ra. Bạn sẽ luôn suy nghĩ về những mục tiêu đó để chủ động, tích cực và có trách nhiệm, kỷ luật với chính mình. Theo thời gian, bạn có thể khám phá thêm những năng lực tiềm tàng, giá trị của bản thân và sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Ngoài ra, việc ghi chép thường xuyên cũng giúp bạn cải thiện khả năng ghi nhớ lâu và nhanh nhạy hơn. 

V. Một số lưu ý khi sử dụng sổ Gotino

Khi sử dụng sổ Gotino, bạn cần chú ý những điều sau:

• Đặt số lượng mục tiêu phù hợp
• Đặt mục tiêu phù hợp với bản thân, không nên quá cao hoặc quá thấp
• Đặt mục tiêu rõ ràng, thực tế, có thể thực hiện được

Ngoài ra, theo chia sẻ từ một số người dùng, sổ Gotino vẫn tồn tại những hạn chế như:

• Không phù hợp với số đông vì quá chi tiết và phức tạp
• Không phù hợp với những người thích sự đơn giản và tiện lợi

Do đó, MISA AMIS xin giới thiệu đến bạn một lựa chọn khác là phần mềm MISA AMIS Công việc. MISA AMIS Công việc là ứng dụng được thiết kế nhằm đáp ứng hầu hết yêu cầu quản lý công việc, quản lý thời gian và tiến độ.

Phần mềm phù hợp với mọi quy mô người dùng từ những đội nhóm, phòng ban đến số lượng nhân sự lớn hơn 100 người. Nhờ những tính năng ưu việt, MISA AMIS Công việc được đánh giá là một trong những giải pháp lập kế hoạch, cập nhật tiến độ và hoàn thành mục tiêu tốt nhất hiện nay:

• Lập kế hoạch thông minh: Liệt kê các hạng mục công việc, phân bổ nguồn lực và thiết lập tiến độ trên một nền tảng hợp nhất
• Quản lý từng việc chi tiết: Giao – nhận việc hai chiều với đầy đủ các hạng mục thành phần, tài liệu liên quan, thời hạn hoàn thành,…
• Quản lý dự án hiệu quả: Tổ chức công việc theo từng dự án, xuất bản báo cáo độc lập và theo dõi đầu việc đa chiều, cảnh báo quá hạn tự động
• Thiết lập quy trình phối hợp dễ dàng: Phần mềm tạo các mẫu thực hiện công việc theo từng bước, chuyển giao theo vị trí nhân sự thực hiện, trao đổi và tương tác nhanh chóng

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

VI. Lời kết

Như vậy, sổ Gotino là công cụ hữu hiệu giúp bạn quản lý thời gian, định hướng được mục tiêu và nhiệm vụ trong tương lai. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin, bạn có thể “số hóa” quyển số tay này bằng một nền tảng quản lý online thông minh, tiện ích như phần mềm quản lý thời gian. Tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng, MISA AMIS hy vọng bạn sẽ tìm ra lựa chọn tốt nhất để cải thiện công việc của mình.