Các loại hợp đồng điện tử THÔNG DỤNG hiện nay

Các loại hợp đồng điện tử ngày càng đa dạng, đáp ứng nhu cầu giao kết trong nhiều lĩnh vực. Mỗi loại có đặc điểm và cách áp dụng riêng mà các bên cần hiểu rõ trước khi ký. Bài viết dưới đây MISA AMIS WeSign sẽ tổng hợp các loại hợp đồng điện tử thông dụng và lựa chọn hình thức phù hợp.

1. Có những loại hợp đồng điện tử nào thông dụng hiện nay?

Theo khoản 16 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Như vậy, yếu tố “điện tử” thể hiện phương thức thiết lập hợp đồng, không làm thay đổi bản chất của quan hệ pháp luật mà các bên xác lập. Nội dung và điều kiện của hợp đồng vẫn phải tuân thủ pháp luật điều chỉnh từng loại giao dịch tương ứng.

1.1. Phân loại hợp đồng điện tử theo mục đích sử dụng

Căn cứ theo mục đích sử dụng, hợp đồng điện tử được phân nhóm gồm hợp đồng lao động điện tử, hợp đồng dân sự điện tử và hợp đồng thương mại điện tử. Đây là cách phân loại phục vụ việc nhận diện, lựa chọn và áp dụng pháp luật, không phải danh mục phân loại riêng được Luật Giao dịch điện tử quy định.

1.1.1. Hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu giữa người lao động và người sử dụng lao động, ghi nhận thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

• Có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản: Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 công nhận giá trị của hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử.
• Mang bản chất của quan hệ lao động: Người lao động thực hiện công việc có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động. Việc đặt tên hợp đồng khác không làm thay đổi bản chất quan hệ nếu thỏa thuận có các dấu hiệu quy định tại khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019.
• Phải bảo đảm nội dung theo pháp luật lao động: Hình thức điện tử không thay thế yêu cầu về các nội dung chủ yếu của hợp đồng, như công việc, địa điểm làm việc, thời hạn, tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và bảo hiểm, theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.
• Có quy định chuyên biệt về giao kết và quản lý: Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử còn chịu sự điều chỉnh của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, và các quy định chuyển tiếp có liên quan.

Trường hợp áp dụng

Hợp đồng lao động điện tử có thể được sử dụng để giao kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn, khi các bên lựa chọn phương thức điện tử và đáp ứng điều kiện pháp luật. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể áp dụng khi tuyển dụng nhân sự tại nhiều địa điểm hoặc tổ chức ký kết hợp đồng từ xa. Việc lựa chọn phương thức này không làm thay đổi cách xác định loại hợp đồng theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019.

Hiện nay, theo khoản 1 Điều 1 Nghị quyết 44/2026/NQ-CP, nhà cung cấp eContract đã cung cấp dịch vụ trước ngày 01/07/2026 nhưng chưa hoàn thành kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được tiếp tục cung cấp dịch vụ trong thời gian chờ kết nối đến hết ngày 31/12/2026. Hợp đồng giao kết thuộc trường hợp này có giá trị như hợp đồng bằng văn bản giấy và được thực hiện đến hết thời hạn hợp đồng. Từ ngày 01/01/2027, việc giao kết phải bảo đảm điều kiện, phương thức tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

1.1.2. Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự điện tử được hiểu là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự, được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Đặc điểm

• Được xác lập trên cơ sở bình đẳng, tự nguyện: Các bên tự do thỏa thuận nhưng không được vi phạm điều cấm của luật hoặc trái đạo đức xã hội, theo Điều 3 và Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.
• Thông điệp dữ liệu được coi là hình thức văn bản: Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 công nhận giao dịch dân sự thực hiện thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử là giao dịch bằng văn bản.
• Không đương nhiên có hiệu lực chỉ vì được lập điện tử: Hợp đồng vẫn phải đáp ứng điều kiện về chủ thể, sự tự nguyện, mục đích, nội dung và hình thức trong trường hợp pháp luật có yêu cầu, theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.
• Không loại trừ yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký: Nếu pháp luật quy định giao dịch phải thực hiện các thủ tục này, các bên vẫn phải tuân thủ theo khoản 2 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015.

Trường hợp áp dụng

Tùy đối tượng giao dịch và yêu cầu pháp luật, hợp đồng dân sự điện tử có thể được sử dụng đối với:

• Hợp đồng mua bán tài sản, chẳng hạn mua bán đồ dùng hoặc thiết bị phục vụ nhu cầu cá nhân.
• Hợp đồng thuê tài sản, chẳng hạn thuê phương tiện hoặc thiết bị.
• Hợp đồng vay tài sản giữa các cá nhân.
• Hợp đồng dịch vụ phục vụ nhu cầu cá nhân.
• Hợp đồng ủy quyền, khi đáp ứng yêu cầu về nội dung và hình thức của công việc được ủy quyền.

→ Đọc thêm:

---

• Hợp đồng điện tử Econtract là gì?- 5 điều doanh nghiệp NHẤT ĐỊNH phải nắm rõ
• 5 bước ký hợp đồng lao động CHUẨN quy định
• Nghị định 337/2025/NĐ-CP: Quy định về hợp đồng lao động điện tử

1.1.3. Hợp đồng thương mại điện tử

Trong phạm vi phân loại theo mục đích sử dụng, hợp đồng thương mại điện tử được hiểu là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu để thực hiện hoạt động thương mại, như mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác. Cách hiểu này được xây dựng trên cơ sở khoản 1 Điều 3 Luật Thương mại 2005 và Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2023.

Đặc điểm

• Gắn với hoạt động thương mại: Việc xác định pháp luật áp dụng phải căn cứ vào tính chất giao dịch, chủ thể và phạm vi điều chỉnh của Luật Thương mại, không chỉ dựa vào tên gọi hợp đồng.
• Thông điệp dữ liệu có thể có giá trị tương đương văn bản: Điều 15 Luật Thương mại 2005 công nhận giá trị này khi thông điệp dữ liệu đáp ứng điều kiện, tiêu chuẩn theo pháp luật.
• Phải tuân thủ yêu cầu về hình thức của từng loại hợp đồng: Theo khoản 2 Điều 74 Luật Thương mại 2005, trường hợp pháp luật yêu cầu hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc hợp đồng dịch vụ phải lập thành văn bản thì các bên phải tuân thủ yêu cầu đó.
• Không chỉ áp dụng cho giao dịch trên website hoặc sàn thương mại điện tử: Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các doanh nghiệp được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu cũng có thể thuộc nhóm này, dù được giao kết qua một hệ thống ký kết điện tử riêng.

Trường hợp áp dụng

Hợp đồng thương mại điện tử có thể được sử dụng trong các giao dịch như:

• Mua bán hàng hóa giữa nhà sản xuất, nhà phân phối và đơn vị bán lẻ.
• Cung ứng dịch vụ, như dịch vụ công nghệ thông tin, tư vấn hoặc logistics.
• Đại lý thương mại, ủy thác mua bán hàng hóa.
• Gia công trong thương mại.

Đây là những hoạt động được Luật Thương mại điều chỉnh. Khi áp dụng hình thức điện tử, các bên cần đối chiếu quy định về giao kết, nội dung và hình thức của từng loại hợp đồng, đồng thời tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử.

Sau khi xác định loại hợp đồng điện tử phù hợp với nhu cầu, doanh nghiệp có thể sử dụng MISA AMIS WeSign để hỗ trợ khởi tạo, gửi ký, theo dõi tiến độ và lưu trữ hợp đồng trên cùng một nền tảng. Giải pháp này hỗ trợ quy trình ký trực tuyến, giúp việc giao kết thuận tiện hơn; doanh nghiệp vẫn cần lựa chọn phương thức ký và thực hiện đúng các yêu cầu pháp luật áp dụng cho từng loại hợp đồng.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM MISA AMIS WESIGN TẠI ĐÂY ←

1.2. Phân loại hợp đồng điện tử theo hình thức thể hiện

Trong thực tiễn, có thể phân nhóm theo cách thể hiện và phương thức giao kết, gồm: hợp đồng được đưa lên website dưới dạng tệp điện tử; hợp đồng được giao kết thông qua hệ thống tự động; và hợp đồng được giao kết qua email. Đây là cách phân loại phục vụ việc trình bày, không phải danh mục phân loại riêng do pháp luật quy định.

1.2.1. Đưa bản mềm hợp đồng giấy lên website

Hình thức này sử dụng tệp hợp đồng, chẳng hạn PDF hoặc bản scan, được đăng tải lên website để các bên tiếp cận nội dung. Tuy nhiên, cần phân biệt:

• Đăng tải bản scan của hợp đồng giấy đã ký: Về bản chất, đây là việc số hóa và cung cấp bản thể hiện điện tử của hợp đồng đã giao kết. Việc đăng tải không tự làm phát sinh một hợp đồng mới.
• Đăng tải dự thảo hoặc mẫu hợp đồng để giao kết trực tuyến: Tệp hợp đồng là nội dung để các bên xem xét; việc giao kết còn phụ thuộc vào đề nghị, chấp nhận giao kết và phương thức xác nhận được áp dụng.
• Sự phân biệt này được xác định trên cơ sở khoản 2 Điều 7 và Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2023, về thông điệp dữ liệu chuyển đổi từ văn bản giấy và giao kết hợp đồng bằng thông điệp dữ liệu.

Trường hợp áp dụng

Về mặt triển khai, hình thức này phù hợp với việc:

• Cung cấp bản hợp đồng đã ký để đối tác tra cứu.
• Công bố mẫu hợp đồng hoặc điều kiện giao dịch trên website.
• Cho phép khách hàng xem, tải xuống và xác nhận nội dung hợp đồng trước khi sử dụng dịch vụ.

Quy trình triển khai

Quy trình triển khai nên gồm các nội dung sau:

• Chuẩn bị tệp hợp đồng: Thể hiện đầy đủ nội dung, phụ lục và thông tin nhận diện phiên bản.
• Đăng tải để truy cập, tham chiếu: Cho phép bên giao dịch đọc và lưu lại nội dung
• Ghi nhận sự chấp thuận nếu giao kết trực tuyến: Xác định rõ chủ thể, nội dung được chấp thuận và thời điểm xác nhận.
• Lưu hồ sơ giao dịch: Lưu tệp hợp đồng cùng dữ liệu xác nhận và lịch sử giao kết.

Nếu chuyển đổi văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu theo khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023, phải bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập để tham chiếu, ký hiệu xác nhận chuyển đổi và thông tin người thực hiện chuyển đổi. Bản scan không đương nhiên có giá trị thay thế bản gốc giấy; giá trị pháp lý của văn bản chuyển đổi được xác định theo khoản 3 Điều này và pháp luật liên quan.

1.2.2. Hợp đồng được tạo bằng giao dịch tự động

Đây là hình thức hợp đồng được giao kết thông qua sự tương tác giữa hệ thống thông tin tự động với người, hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau. Hệ thống có thể tiếp nhận yêu cầu, xử lý thông tin và phát hành thông điệp giao kết theo quy trình đã thiết lập.

Theo khoản 1 Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng thuộc trường hợp này không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có con người kiểm tra hoặc can thiệp vào từng hành động cụ thể của hệ thống. Tuy nhiên, việc hệ thống tự tạo một tệp hợp đồng chưa đồng nghĩa với việc các bên đã hoàn tất giao kết.

Trường hợp áp dụng

Về mặt triển khai, hình thức này phù hợp với giao dịch có nội dung tương đối chuẩn hóa, như:

• Đặt mua hàng hóa trực tuyến.
• Đăng ký hoặc gia hạn dịch vụ phần mềm.
• Đặt chỗ, đặt vé hoặc đăng ký gói dịch vụ.
• Đặt hàng giữa các doanh nghiệp qua hệ thống tích hợp.

Quy trình triển khai

• Thiết lập quy tắc giao kết: Xác định điều kiện giao dịch và hành động nào thể hiện đề nghị, chấp nhận giao kết.
• Hiển thị thông tin trước khi xác nhận: Cho phép người dùng kiểm tra nội dung, giá, số lượng và các điều kiện liên quan.
• Ghi nhận kết quả: Lưu thông điệp giao kết, nội dung hợp đồng và dữ liệu xác nhận.
• Thiết lập cơ chế sửa lỗi: Cho phép kiểm tra, chỉnh sửa thông tin trước khi hoàn tất.

Theo khoản 3 Điều 14 Luật Giao dịch điện tử 2023, nếu hệ thống không cung cấp cơ hội sửa lỗi nhập thông tin, bên mắc lỗi có quyền rút lại thông tin khi đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định. Do đó, không nên thiết kế quy trình tự động theo hướng mọi thao tác nhập liệu đều không thể điều chỉnh.

1.2.3. Hợp đồng được tạo qua email

Hợp đồng được giao kết qua email thông qua việc các bên trao đổi đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết trong nội dung thư hoặc tệp đính kèm. Nội dung thỏa thuận có thể được ghi nhận trong một email hoặc chuỗi email.

Căn cứ khoản 1 Điều 7 và Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2023, thư điện tử là hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu và có thể được sử dụng trong giao kết hợp đồng. Tuy nhiên, không phải mọi email trao đổi, báo giá hoặc gửi dự thảo đều chứng minh hợp đồng đã được giao kết.

Trường hợp áp dụng

Về mặt triển khai, hình thức này phù hợp khi các bên cần trao đổi, thương lượng trực tiếp nhưng không sử dụng nền tảng giao kết riêng, chẳng hạn:

• Thỏa thuận cung cấp dịch vụ.
• Xác nhận đơn hàng và điều kiện mua bán.
• Thỏa thuận sửa đổi, bổ sung hợp đồng.
• Giao dịch từ xa giữa các đối tác đã xác định được danh tính và thẩm quyền đại diện.

Quy trình triển khai

• Xác định địa chỉ email và người giao dịch: Kiểm tra danh tính, thẩm quyền của người gửi, người chấp thuận.
• Gửi đề nghị rõ ràng: Nêu nội dung hợp đồng, tệp đính kèm và thời hạn trả lời.
• Yêu cầu chấp nhận cụ thể: Xác định rõ phiên bản và toàn bộ nội dung được chấp thuận.
• Lưu đầy đủ hồ sơ: Lưu chuỗi email, tệp đính kèm và dữ liệu gửi, nhận; không chỉ lưu ảnh chụp màn hình.

Theo Điều 393 Bộ luật Dân sự 2015, chấp nhận đề nghị giao kết là việc chấp nhận toàn bộ nội dung đề nghị; sự im lặng không được coi là chấp nhận, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc thói quen đã được xác lập giữa các bên. Thông báo đã nhận hoặc đã đọc email vì vậy không tự đồng nghĩa với việc chấp nhận hợp đồng.

2. Lưu ý pháp lý khi ký kết hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Tuy nhiên, hợp đồng vẫn phải đáp ứng các điều kiện có hiệu lực và quy định chuyên ngành có liên quan. Dưới đây là một số lưu ý khi ký kết hợp đồng điện tử:

• Kiểm tra điều kiện có hiệu lực và thẩm quyền ký

Các bên phải có năng lực chủ thể phù hợp, tham gia tự nguyện; mục đích và nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Nếu ký thông qua người đại diện, cần kiểm tra căn cứ, phạm vi và thời hạn đại diện; việc sử dụng được chữ ký số của tổ chức không đương nhiên chứng minh thẩm quyền ký.

• Tuân thủ yêu cầu về hình thức

Thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu về văn bản khi thông tin có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu. Đối với hợp đồng phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, các bên vẫn phải thực hiện thủ tục tương ứng theo quy định (Điều 9 Luật Giao dịch điện tử 2023); việc chỉ ký điện tử không thay thế các yêu cầu này.

• Lựa chọn phương thức ký phù hợp

Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy (khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023). Không mặc nhiên coi OTP, thao tác nhấp “đồng ý” hoặc ảnh chữ ký có giá trị tương đương này. Khi dùng chữ ký số, nên kiểm tra chủ thể ký, trạng thái chứng thư và khả năng phát hiện thay đổi nội dung sau khi ký.

• Xác định quy trình giao kết và thời điểm có hiệu lực

Các bên nên thỏa thuận rõ phiên bản hợp đồng, phương thức gửi nhận, trình tự ký, thời điểm có hiệu lực và cách xử lý sự cố. Thời điểm giao kết không nhất thiết trùng với thời điểm có hiệu lực, nếu có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan quy định khác.

• Lưu trữ hợp đồng và chứng cứ giao dịch

Nên lưu giữ hợp đồng hoàn chỉnh, phụ lục, dữ liệu xác thực, lịch sử ký và thông báo gửi nhận, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất. Thời hạn lưu trữ được xác định theo pháp luật áp dụng đối với từng loại hồ sơ, tài liệu theo quy định khoản 3 Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2023.

• Bảo mật và quản lý phương tiện ký

Các bên nên quy định rõ quyền truy cập, trách nhiệm quản lý tài khoản, phương tiện ký và cách xử lý khi bị sử dụng trái phép. Pháp luật nghiêm cấm việc thu thập, tiết lộ thông điệp dữ liệu trái pháp luật và giả mạo, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái pháp luật tài khoản, chữ ký điện tử.

Trên đây là tổng hợp các loại hợp đồng điện tử thông dụng hiện nay, hi vọng sẽ giúp các doanh nghiệp nắm rõ và thực hiện đúng theo quy định.