Kế toán cho giám đốc Kế toán quản trị Báo cáo quản trị, cách lập và các lưu ý

Báo cáo quản trị, cách lập và các lưu ý

Trong doanh nghiệp (DN), ngoài việc lập Báo cáo tài chính (BCTC) định kỳ theo yêu cầu của Luật Kế toán và Luật Thuế thì việc lập các Báo cáo quản trị (BCQT) là rất cần thiết. Báo cáo quản trị giúp Ban lãnh đạo, nhà quản lý biết được thực trạng tài chính của DN qua các chỉ tiêu tài chính của DN như doanh thu, chi phí, dòng tiền, nguồn vốn… qua đó, giúp nhà quản lý DN ra quyết định đầu tư, sử dụng các nguồn lực và điều hành doanh  nghiệp một cách tối ưu nhất.

Hình 1: Báo cáo quản trị trong doanh nghiệp

1. Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị (BCQT) là một hệ thống báo cáo nhằm mục đích phục vụ các yêu cầu của nhà quản lý, quản trị DN. Các BCQT cung cấp các thông tin tài chính và thông tin phi tài chính về thực trạng tài chính của DN phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ DN. Đây là loại báo cáo chỉ sử dụng trong nội bộ DN nên không mang tính pháp lý, không có mẫu thống nhất bắt buộc. Nội dung, hình thức trình bày, kỳ báo cáo được quy định tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng DN cụ thể, từng giai đoạn cụ thể.

>>> Đọc thêm: Định hướng xây dựng bộ máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Báo cáo quản trị gồm:

Hình 2: Một số báo cáo kế toán quản trị doanh nghiệp thường sử dụng

Ngoài những loại báo cáo trên, mỗi DN tuỳ thuộc yêu cầu quản lý của mình sẽ phát sinh các loại báo cáo khác. Do đó, BCQT của DN ngành vận tải sẽ khác với DN ngành xây dựng, cũng như sẽ khác hoàn toàn với báo cáo của một công ty tài chính.

Thông thường, các doanh nghiệp có quy mô lớn sẽ tách biệt hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị. Đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, bộ phận kế toán số lượng nhân sự còn hạn chế thì thường sẽ kết hợp hai bộ phận kế toán quản trị và tài chính lại. Việc sử dụng các phần mềm kế toán quản trị như phần mềm kế toán online MISA AMIS được xem là giải pháp tối ưu giúp kế toán doanh nghiệp giảm thiểu những sai sót trong công tác kế toán. Phần mềm AMIS Kế toán có khả năng tự động lập hàng trăm mẫu báo cáo quản trị giúp nhanh chóng cung cấp đầy đủ các báo cáo quản trị cho lãnh đạo doanh nghiệp kịp thời ra quyết định điều hành, quản lý

>>> Đọc thêm: MISA AMIS – Phần mềm kế toán quản trị tốt nhất hiện nay

2. Sự khác nhau giữa Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị

Sự khác nhau cơ bản giữa 02 loại báo cáo này được thể hiện tóm tắt qua bảng sau:

Tiêu chí

Báo cáo tài chính

Báo cáo quản trị

Đối tượng sử dụng thông tin

Chủ yếu là các đối tượng bên ngoài như: Cổ đông, chủ nợ, khách hàng, nhà cung cấp, các cơ quan quản lý Nhà nước… Chủ yếu là các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp.
Đặc điểm thông tin + Phản ánh thông tin quá khứ về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã xảy ra.

+ Việc lập báo cáo phải tuân theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán.

+ Mẫu biểu báo cáo thống nhất bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính.

+ Thông tin hướng đến việc ra quyết định trong tương lai của nhà quản trị.

+ Thông tin linh hoạt, không buộc phải tuân thủ chuẩn mực. chế độ. Quy định của Nhà nước (nếu có) chỉ mang tính hướng dẫn.

+ Mẫu biểu báo cáo linh hoạt theo yêu cầu quản lý của đơn vị

Tính pháp lý Tính pháp lý cao Thông tin sử dụng nội bộ, tính pháp lý thấp hơn.
Đặc điểm thông tin Chủ yếu biểu hiện dưới hình thái giá trị, nguồn thông tin là từ các chứng từ kế toán. Biểu hiện cả dưới hình thái hiện vật, giá trị, tỷ lệ %…Thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhau.
Kỳ báo cáo Được lập định kỳ, thường là quý, năm. Kỳ báo cáo ngắn hơn và thường xuyên hơn, tuỳ theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Hình thức báo cáo Báo cáo tổng quát phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn, thu nhập, chi phí, dòng tiền.

Báo cáo đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu trong hoạt động của DN như Báo cáo chi phí sản xuất, Báo cáo giá thành, Báo cáo bán hàng….

3. Mục đích của báo cáo quản trị

Hình 3: Mục đích chính của các báo cáo quản trị

Thứ nhất, BCQT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà lãnh đạo quản lý về tình hình cụ thể của DN, từ đó giúp họ đưa ra các quyết định có hiệu quả cao hơn, sử dụng tối ưu hơn các nguồn lực trong từng giai đoạn cụ thể.

Nhà quản trị DN bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, kế toán trưởng, lãnh đạo các phòng ban chuyên môn… Nhà quản trị có thể không trực tiếp tham gia vào tất cả quy trình cụ thể trong DN, chính vì vậy họ cần có hệ thống báo cáo trực quan, cụ thể để có thể nắm được tình hình vận hành của DN một cách tốt nhất.

Ví dụ: Giám đốc không trực tiếp điều hành phòng kinh doanh bán hàng, hoặc bộ phận kho hàng, nhưng họ cần nắm thông tin bán hàng của bộ phận kinh doanh, cần thông tin của hàng tồn kho, từ đó mới có thể ra các quyết định về việc tăng hay giảm giá bán, hay yêu cầu các bộ phận có liên quan đảm bảo nguồn hàng một cách phù hợp để việc bán hàng được tiến hành thông suốt, do đó, yêu cầu lập báo cáo có liên quan như báo cáo hàng tồn kho, báo cáo doanh thu…

>>> Đọc thêm các bài viết về báo cáo tài chính:

Thứ hai, BCQT bổ sung các thông tin mà BCTC chưa thể hiện được hết trên các mẫu biểu theo quy định. 

BCTC của DN được lập định kỳ, tại Việt Nam, báo cáo này được lập theo mẫu biểu quy định thống nhất của Bộ tài chính. BCTC phục vụ nhu cầu thông tin của các đối tượng bên ngoài DN, được sử dụng chủ yếu bởi các đối tượng bên ngoài DN. Thông tin trên BCTC là thông tin quá khứ, thông tin về các nghiệp vụ kinh tế – tài chính đã xảy ra. Chính vì vậy đối với các nhà quản trị bên trong DN, thông tin do loại báo cáo này mang lại là chưa đủ. Họ cần những thông tin cụ thể hơn, chi tiết hơn để hướng tới các quyết định kinh tế trong tương lai.

Ví dụ: Trong báo cáo kết quả kinh doanh của hệ thống BCTC thì chỉ nhìn thấy: Tổng doanh thu năm nay, Tổng doanh thu năm trước, nhưng không có chi tiết cụ thể doanh thu từng mặt hàng, như vậy không đánh giá được lợi nhuận mang về từ mặt hàng nào tốt hơn để có thể ra quyết định trong năm tới sẽ tăng cường kinh doanh mặt hàng nào, giảm bớt kinh doanh mặt hàng nào. 

Tuy nhiên, một số phần mềm kế toán thông minh như MISA AMIS có thể giúp theo dõi doanh thu một cách chi tiết theo từng mặt hàng, địa bàn kinh doanh, nhân viên kinh doanh…, giúp lãnh đạo DN nắm bắt tình hình nhanh chóng để điều chỉnh chiến lược phù hợp.

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

4. Vai trò của Báo cáo quản trị

Hình 4: Vai trò của báo cáo quản trị

Một là, cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch.

BCQT được lập theo yêu cầu của nhà quản trị DN. Nó có thể cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động cụ thể của DN, phân tích tình hình của đối thủ cạnh tranh, phân tích điều kiện thị trường, thị hiếu khách hàng… Thông tin do BCQT cung cấp rất quan trọng trong việc giúp nhà quản trị DN xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. Kế hoạch mà người quản lý đưa ra thường có dạng là dự toán ngân sách, dự toán nguồn vốn, cân đối nhu cầu và khả năng, mục tiêu định hướng…Việc này được thực hiện hàng năm và những mục tiêu của quản lý được biểu hiện cả thước đo số lượng lẫn giá trị. 

Ví dụ: Đối với DN kinh doanh thương mại thông thường, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản lượng và doanh số bán hàng hàng năm thường bao gồm các chỉ tiêu: Số lượng từng mặt hàng, giá bán từng mặt hàng trong từng giai đoạn, doanh số từng mặt hàng, lợi nhuận thực tế và kế hoạch của từng mặt hàng… từ đó người quản lý mới có thể đưa ra quyết định trong thời gian tới tập trung tăng cường việc bán loại mặt hàng nào để tối đa hóa lợi nhuận cho DN.

Đối với DN sản xuất, báo cáo sản xuất thường bao gồm các chỉ tiêu: Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ, kết cấu lên giá thành sản phẩm gồm những loại nguyên vật liệu gì, giá từng loại nguyên vật liệu kỳ trước và kỳ này, loại nguyên vật liệu nào có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm? Từ đó nhà quản lý mới có thể đưa ra các quyết định tiết giảm hay gia tăng từng loại nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm nhưng vẫn hạ được giá thành sản xuất…

Hai là, cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện.

BCQT cung cấp thông tin cho việc xây dựng và phát triển một cơ cấu nguồn lực hợp lý trong DN. Thông tin do BCQT cung cấp có tác dụng phản hồi về hiệu quả và chất lượng của các hoạt động đã và đang thực hiện nên giúp nhà quản lý có thể kịp thời điều chỉnh, tổ chức lại hoạt động của mình.

Ví dụ: Báo cáo bán hàng của các chi nhánh, các khu vực sẽ giúp người quản lý biết được chính sách bán hàng tại từng khu vực đó hiện có phát huy hiệu quả hay không, từ đó có những thay đổi phù hợp nhằm sử dụng tối ưu các nguồn lực, hướng tới mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận.

Ba là, cung cấp thông tin cho quá trình kiểm soát.

Để giúp các nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soát, kế toán quản trị sẽ cung cấp các báo cáo thực hiện, rồi so sánh những số liệu thực hiện so với kế hoạch hoặc dự toán, liệt kê tất cả các sự khác biệt và đánh giá việc thực hiện. Các báo cáo này có tác dụng như một hệ thống thông tin phản hồi để nhà quản trị biết được kế hoạch đang thực hiện như thế nào, đồng thời nhận diện các vấn đề hạn chế cần có sự điều chỉnh, thay đổi hay không nhằm hướng hoạt động của tổ chức về mục tiêu xác định.

Bốn là, cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định.

Chức năng ra quyết định đòi hỏi nhà quản trị phải có sự chọn lựa thích hợp trong nhiều phương án khác nhau được đưa ra. Vì vậy, BCQT phải cung cấp thông tin linh hoạt, kịp thời và mang tính hệ thống, trên cơ sở đó phân tích các phương án thiết lập để lựa chọn phương án tối ưu nhất cho việc ra quyết định. Các thông tin cũng có thể trình bày dưới dạng mô hình toán học, đồ thị, biểu đồ,… để nhà quản trị có thể xử lý nhanh chóng.

Để có được những quyết định đúng đắn thì thông tin trên các BCQT phải đầy đủ và chính xác và có hệ thống. Nếu các thông tin không đầy đủ, không chính xác thì rất có thể dẫn đễn quyết định của các nhà quản trị sẽ không đạt hiệu quả như mong đợi. 

5. Tác dụng của Báo cáo quản trị

Thứ nhất, BCQT cung cấp những thông tin kinh tế – tài chính cần thiết, giúp các cấp quản lý DN kiểm tra một cách toàn diện và có hệ thống tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế – tài chính chủ yếu trong từng bộ phận trong DN, từ đó đánh giá một cách toàn diện khách quan quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và xác định được kết quả cũng như hiệu quả của mọi hoạt động trong DN.

Thứ hai, dựa vào BCQT, nhà quản trị DN có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn trong việc sử dụng nguồn lực của DN nhằm tối đa hoá lợi nhuận.

–  Thứ ba, BCQT giúp nhà quản trị DN có thể phát hiện những tiềm năng về kinh tế – tài chính, dự đoán tình hình sản xuất kinh doanh cũng như xu hướng vận động của DN trong thời gian tới.

Thứ tư, các BCQT cung cấp những tài liệu, số liệu quan trọng và cần thiết giúp các bộ phận quản lý khác nhau trong nội bộ DN trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư, các dự toán sản xuất kinh doanh ngắn hạn cũng như dài hạn của toàn DN nhằm phân bổ nguồn lực của DN một cách hợp lý, tối đa hoá lợi nhuận.

6. Một số nội dung cần lưu ý khi lập Báo cáo quản trị

Hình 5: Những nội dung chính cần lưu ý khi lập Báo cáo quản trị

Để phục vụ yêu cầu của Người quản lý, khi lập BCQT cần xác định rõ một số nội dung sau:

  • Nhu cầu của người sử dụng báo cáo: Phải xác định rõ nhu cầu của người sử dụng báo cáo là gì? Báo cáo nhằm mục đích gì, cần các thông tin nào, để phục vụ cho công việc nào hay mục tiêu nào?
  • Xác định nội dung Báo cáo: Xác định xem báo cáo này thuộc loại nào, liên quan tới các phòng ban chức năng nào. Từ đó lên kế hoạch bố cục báo cáo, nội dung báo cáo. 
  • Thời điểm báo cáo: Là thời điểm lấy số liệu lập báo cáo: Có thể báo cáo theo tháng, quý, hay tuần, hay báo cáo đột xuất… Thời hạn nộp báo cáo là ngày, tháng, năm nào?
  • Loại hình báo cáo: Báo cáo được lập trên file excel số liệu hay bản phân tích đánh giá, biểu đồ hay dạng đồ thị… hay sử dụng phần mềm chuyên dụng, báo cáo có yêu cầu đưa ra nhận định và đề xuất không,  báo cáo định kỳ hay thường xuyên.
  • Bộ phận lập báo cáo: Người quản lý phải xác định bộ phận nào, phòng ban chức năng nào chịu trách nhiệm lập báo cáo. Ai là người chịu trách nhiệm với các số liệu trong báo cáo?
  • Lưu trữ và kiểm soát: Báo cáo được gửi đến bộ phận nào? Lưu trữ ở đâu và ai là người kiểm soát?

Phần mềm kế toán online MISA AMIS là một trong những phần mềm kế toán phổ biến trên thị trường với hơn 170.000 doanh nghiệp tin dùng, đảm bảo đáp ứng hỗ trợ quản trị điều hành, quản lý. 

  • Cung cấp đầy đủ các báo cáo quản trị doanh nghiệp: Phần mềm kế toán online MISA AMIS cung cấp đầy đủ hơn 400 loại báo cáo, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình tài chính – kế toán doanh nghiệp để kịp thời ra quyết định điều hành, quản lý
  • Phần mềm cung cấp nhanh số liệu tổng quan giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt các chỉ tiêu tài chính quan trọng như: – Số dư tiền – Doanh thu, chi phí – Công nợ – Tồn kho
  • Cung cấp báo cáo dòng tiền: Cho biết tình hình thu chi tồn quỹ theo từng thời điểm và dự báo dòng tiền thu chi trong tương lai nhằm ỗ trợ doanh nghiệp sớm có kế hoạch cân đối thu chi
  • Phần mềm kế toán online MISA AMIS cung cấp số liệu chi tiết doanh thu, chi phí, lợi nhuận như:
    • Doanh thu theo sản phẩm, đơn vị; 
    • Chi phí theo khoản mục, sản phẩm, đơn vị
    • Lợi nhuận theo sản phẩm, đơn vị
  • Phần mềm kế toán online MISA AMIS cung cấp báo cáo tự động về tình hình thực hiện ngân sách: Cụ thể về tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận thực tế so với kế hoạch để kịp thời điều chỉnh, phù hợp với tình hình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

Ngoài ra, phần mềm AMIS kế toán còn có nhiều tính năng, tiện ích hỗ trợ kế toán doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

Tác giả: Kim Tuyến

 1,690 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Chia sẻ bài viết hữu ích này