Phiếu đề xuất mua hàng là công cụ quan trọng trong việc quản lý mua sắm của doanh nghiệp. Thông qua bài viết này, các bạn sẽ hiểu rõ về phiếu yêu cầu mua hàng và quy trình lập phiếu đề xuất. Hãy tìm hiểu cách sử dụng phiếu đề xuất để giúp tăng cường quản lý mua sắm và đảm bảo tính chính xác trong quá trình mua hàng nhé.
Định nghĩa về phiếu yêu cầu mua hàng
Phiếu đề xuất mua hàng là một tài liệu quan trọng trong quản lý mua sắm của một doanh nghiệp. Nó là một biểu mẫu hoặc tài liệu được sử dụng để ghi nhận và chứng minh nhu cầu mua hàng của một bộ phận hoặc một cá nhân trong tổ chức. Phiếu đề xuất mua hàng bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm/mặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá, thông tin về nhà cung cấp, điều khoản về giao nhận và thanh toán.
Tại sao doanh nghiệp cần mẫu phiếu đề xuất mua hàng ?
Mẫu phiếu đề xuất mua hàng là một công cụ hữu ích cho doanh nghiệp vì nó mang lại rất nhiều lợi ích quan trọng. Dưới đây chúng tôi đã thống kê được một số ý chính:
Bảo đảm sự nhất quán và tính chính xác
Mẫu phiếu đề xuất mua vật tư giúp đảm bảo rằng thông tin cần thiết để yêu cầu mua hàng được cung cấp một cách chính xác và đồng nhất. Nó chứa các trường thông tin quan trọng, chẳng hạn như: mô tả sản phẩm, số lượng, chất lượng, yêu cầu kỹ thuật và điều khoản giao dịch nhằm giúp tránh nhầm lẫn và sự không rõ ràng trong quy trình mua hàng.
Đảm bảo sự hiệu quả thời gian và tiết kiệm năng lượng
Mẫu đề xuất mua vật tư cung cấp một cấu trúc và hướng dẫn rõ ràng cho người lập phiếu, nó sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian và năng lượng hơn khi viết đề xuất. Ngoài ra, nó còn cung cấp một khung làm việc chuẩn, giúp người dùng điền vào thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và dễ dàng.
>> Xem Thêm: Phần mềm AMIS Mua Hàng – Giải pháp quản lý mua hàng chặt chẽ, hiệu quả
Đảm bảo tính minh bạch và sự quản lý hiệu quả
Sử dụng mẫu phiếu đề xuất mua hàng giúp gia tăng tính minh bạch cũng như là kiểm soát tốt hơn trong quá trình mua sắm. Nó tạo điều kiện thuận lợi để người quản lý hoặc bộ phận chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt các yêu cầu mua hàng trước khi tiến hành giao dịch, đảm bảo rằng các quy trình và quy định nội bộ được tuân thủ.
Quản lý tài chính và nguồn lực
Mẫu phiếu đề xuất mua hàng chứa thông tin chi tiết về giá cả và các điều khoản thanh toán, giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tài chính và nguồn lực. Nó giúp xác định các mặt hàng và dịch vụ cần mua cũng như là điều chỉnh ngân sách và tiết kiệm chi phí.
Tạo sự mạnh mẽ trong đàm phán
Khi sử dụng mẫu phiếu đề xuất mua hàng, doanh nghiệp sẽ có một văn bản chính thức và đầy đủ để tham khảo trong quá trình đàm phán với các nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp tăng cường sự tự tin và định hình lại các điều khoản giao dịch một cách chính xác và có lợi cho doanh nghiệp.
>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp
Các trường hợp cần sử dụng phiếu đề nghị mua vật tư
Các trường hợp cần sử dụng phiếu đề nghị mua vật tư (hay còn gọi là phiếu đề xuất mua hàng) trong doanh nghiệp bao gồm:
- Mua hàng mới: Khi doanh nghiệp cần mua các vật tư mới để phục vụ nhu cầu sản xuất, hoạt động kinh doanh, cải tiến công nghệ, mở rộng quy mô hoặc khám phá thị trường mới, phiếu đề nghị mua vật tư sẽ được sử dụng để yêu cầu mua các mặt hàng mới.
- Bổ sung vật tư: Trong quá trình hoạt động, có thể có nhu cầu bổ sung vật tư để thay thế hoặc mở rộng các thiết bị, linh kiện hoặc nguyên liệu sử dụng.
- Sửa chữa và bảo trì: Khi cần thực hiện các công việc sửa chữa, bảo trì hoặc thay thế các thành phần hỏng hóc trong quá trình hoạt động.
- Mua hàng theo hợp đồng: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp.
- Đáp ứng nhu cầu khẩn cấp: Trong trường hợp khẩn cấp khi cần mua vật tư để xử lý sự cố, thiếu hụt hoặc cơ hội kinh doanh, phiếu đề nghị mua vật tư giúp tăng cường tính nhanh chóng và minh bạch trong quá trình yêu cầu mua hàng.
Cách lập phiếu đề nghị mua vật tư chuẩn xác
Để lập phiếu đề nghị mua vật tư chuẩn xác, bạn cần tuân theo các bước sau đây:
Tiêu đề và thông tin cơ bản:
- Đặt tiêu đề cho phiếu đề nghị mua vật tư, bao gồm tên của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- Ghi rõ thông tin liên quan như ngày, số phiếu, tên người lập phiếu, vị trí và phòng ban.
Thông tin vật tư
- Mô tả chi tiết vật tư hoặc sản phẩm cần mua, bao gồm tên, mã, số lượng, đơn vị đo, chất lượng, các yêu cầu kỹ thuật và mô tả kỹ thuật nếu cần thiết.
- Cung cấp thông tin về nhà cung cấp mong muốn (nếu có) hoặc để trống nếu chưa xác định.
Giá cả và ngân sách
- Đề xuất giá cả hoặc phạm vi giá dự kiến cho vật tư.
- Xác định nguồn tài chính hoặc nguồn kinh phí dự kiến cho việc mua vật tư.
Thời gian và giao nhận:
- Xác định thời gian cần mua vật tư và thời gian giao hàng mong muốn.
- Ghi rõ địa điểm giao hàng hoặc thông tin liên quan đến vận chuyển.
Phê duyệt
- Để lại chỗ trống để người phê duyệt có thể ký tên và ghi rõ ngày phê duyệt.
Ghi chú và hướng dẫn:
- Đưa ra bất kỳ ghi chú hoặc yêu cầu đặc biệt khác liên quan đến việc mua vật tư.
- Cung cấp hướng dẫn cho người lập phiếu hoặc người phê duyệt nếu cần.
Chữ ký và ngày
- Người lập phiếu ký tên và ghi rõ ngày lập phiếu.
Tổng hợp các mẫu phiếu đề nghị mua hàng mới nhất năm 2023
BẢNG KÊ THU MUA DỊCH VỤ, HÀNG HÓA
MUA VÀO KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN
(Ngày_____ tháng______ năm__________)
– Địa chỉ:___________________________ Mã số thuế:______________
– Địa chỉ nơi tổ chức việc thu mua:_______________________________
– Người phụ trách việc thu mua:_____________________________________
| Ngày tháng năm mua hàng | Người bán | Hàng hóa mua vào | Ghi chú | |||||
| Tên người bán | Địa chỉ | Số CMND | Tên mặt hàng | Số lượng | Đơn giá | Tổng thanh toán | ||
– Tổng giá trị hàng hóa mua vào:___________________
Ngày__tháng___năm 202___
Người lập bảng kê mua Giám đốc doanh nghiệp
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký tên và đóng dấu)
Quy trình đề xuất mua hàng cho doanh nghiệp
Quy trình đề xuất mua hàng cho doanh nghiệp có thể gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng
Bước 2: Lập danh sách nhà cung cấp
Bước 3: Tạo phiếu đề xuất mua hàng
Bước 4: Kiểm duyệt và phê duyệt phiếu đề xuất
Bước 5: Tiến hành mua hàng
Bước 6: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa
Bước 7: Thanh toán và theo dõi
Trên thực tế, bước ký duyệt thường tốn nhiều thời gian của nhân sự vì phải chờ đợi, di chuyển nhiều lần. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đơn giản hóa thủ tục, nâng cao năng suất làm việc với phần mềm tự động hóa quy trình.
MISA AMIS Quy trình là một trong những ứng dụng thiết lập, kết nối quy trình liên phòng ban toàn diện nhất. Người dùng chỉ cần chọn mẫu quy trình, đính kèm phiếu đề xuất để gửi yêu cầu lên cấp trên hay chuyển sang bộ phận khác.
Tất cả các thao tác ký duyệt được tối ưu nhờ MISA AMIS Quy trình kết nối với phần mềm kế toán, MISA AMIS WeSign – giải pháp ký tài liệu số từ xa. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện những quy trình liên kết như đề xuất mua hàng, đề xuất thanh toán một cách nhanh chóng ở bất kỳ đâu, loại bỏ lãng phí thời gian, chi phí.
Kết luận
Trong thời đại ngày nay, phiếu yêu cầu mua hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý mua sắm của doanh nghiệp. Nó không chỉ là một tài liệu hành chính mà còn là một công cụ giúp đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát và hiệu quả trong quá trình mua hàng.
Thêm vào đó, sự phát triển công nghệ và công nghiệp 4.0 đã tạo ra nhiều tiềm năng và thách thức cho quá trình mua hàng. Sử dụng phiếu yêu cầu mua hàng trong môi trường số hóa giúp tăng cường quản lý dữ liệu, tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả trong việc tìm kiếm, đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp. Nhìn chung, phiếu yêu cầu mua hàng đóng góp khá nhiều vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
