Mẫu thông báo tăng lương, điều chỉnh lương CHUẨN & MỚI NHẤT

Mẫu thông báo tăng lương là mẫu được sử dụng để thông báo chính thức về việc tăng lương cho nhân viên trong công ty. Việc sử dụng mẫu thông báo này có nhiều mục đích quan trọng, giúp xác nhận chính thức về việc điều chỉnh tăng lương, với thông tin rõ ràng, minh bạch, công bằng và lưu trữ văn bản hồ sơ nhân sự. Thông qua việc thông báo điều chỉnh lương công khai giúp cải thiện hoạt động quản lý nhân sự, tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên và công ty, cũng như thúc đẩy hiệu quả làm việc.

Thông báo tăng lương là văn bản quan trọng giúp nhà quản lý ghi nhận nỗ lực làm việc của nhân viên. Vậy làm sao để soạn văn bản thông báo này cho đúng quy định, nhanh chóng? MISA AMIS HRM sẽ chia sẻ những mẫu thông báo tăng lương mới nhất và những lưu ý khi soạn thông báo điều chỉnh lương.

1. Quy định pháp luật về tăng lương, xây dựng thang bảng lương

Theo Luật Lao động 2019, Điều 93, việc xây dựng thang lương, bảng lương được quy định như sau:

• Doanh nghiệp có quyền xây dựng thang bảng lương dựa trên các yếu tố như trình độ, kinh nghiệm, hiệu suất làm việc và thị trường lao động. Thang bảng lương cần tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động và tiền lương.
• Thang bảng lương phải được công khai tại công ty.
• Mức lương khởi điểm phải lớn hơn mức lương tối thiểu vùng. Cụ thể mức lương tối thiểu vùng được quy định rõ trong Nghị định 38/2022/NĐ-CP.
• Mức lương tối thiểu không được thấp hơn 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
• Khi xây dựng thang lương, bảng lương, doanh nghiệp cần đảm bảo sự công bằng thông qua việc kiểm tra thường xuyên để bổ sung và sửa đổi kịp thời.
• Theo Luật lao động Việt Nam, tăng lương được coi là một quyền lợi của người lao động. Doanh nghiệp cần thực hiện việc tăng lương đúng thời hạn, không được phân biệt đối xử và tuân thủ các quy định về tiền lương tối thiểu.

>>> Xem thêm: Mẫu báo cáo nhân sự mới nhất cho bộ phận HR

2. Nội dung chính của mẫu thông báo tăng lương

Thông báo tăng lương là một tài liệu hoặc văn bản được công ty hoặc nhà quản lý gửi cho nhân viên để thông báo về việc tăng mức lương của họ. Thông báo này thường bao gồm các thông tin như mức lương hiện tại của nhân viên, mức lương mới sau khi tăng, ngày bắt đầu áp dụng tăng lương và những chi tiết khác liên quan đến quy trình tăng lương.

Ngoài ra, trong bản thông báo tăng lương, HR cũng có thể cảm ơn và động viên nhân viên của mình vì những đóng góp và cống hiến của họ trong công việc.

Mẫu thông báo tăng lương có thể thay đổi tùy theo quy định của từng công ty. Tuy nhiên, về cơ bản, mẫu thông báo tăng lương bao gồm những nội dung chính như sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên quyết định.
• Thông tin chung của người lao động như tên, tuổi, chức vụ.
• Căn cứ để tăng tiền lương.
• Nội dung tăng lương.
• Lý do tăng lương.
• Thời gian có hiệu lực với mức lương điều chỉnh mới
• Phần nhà quản lý ký tên, đóng dấu.

>>> Tìm hiểu thêm: Top 10+ phần mềm lương hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tính toán, thiết lập công thức, quản lý tiền lương nhân sự hiệu quả

3. Ý nghĩa của việc thông báo điều chỉnh tăng lương

Thông báo tăng lương không chỉ mang ý nghĩa về tài chính mà còn có tầm quan trọng trong việc công nhận, động viên, tạo động lực và xây dựng quan hệ với nhân viên trong công ty. Một số vai trò cơ bản của thông báo tăng lương bao gồm:

• Ghi nhận và đánh giá công việc

Thông báo tăng lương là sự công nhận rõ ràng và chính thức cho đóng góp của nhân viên trong công ty. Nó cho thấy rằng doanh nghiệp đã đánh giá cao những nỗ lực và thành tựu của người lao động, đồng thời, tăng lương là một phần thưởng xứng đáng cho sự cống hiến đó.

• Tạo động lực làm việc

Thông báo tăng lương có thể trở thành một sự động viên to lớn dành cho nhân viên. Việc nhà quản lý ghi nhận nỗ lực của người lao động sẽ khích lệ họ tiếp tục làm việc chăm chỉ và cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thông báo tăng lương cũng sẽ tạo động lực để nhân viên phát triển bản thân và đạt được những mục tiêu mới.

• Tạo sự công bằng và minh bạch

Công bố thông báo tăng lương giúp tạo ra một môi trường công bằng và minh bạch trong công ty. Việc công khai đánh giá và quyết định khen thưởng cho nhân viên sẽ tạo ra lòng tin và sự công bằng giữa các thành viên trong tổ chức.

• Củng cố quan hệ công việc

Thông báo tăng lương cũng có thể tạo cơ hội cho cuộc trò chuyện giữa người lao động và nhà quản lý về phát triển công việc. Điều này thúc đẩy mối quan hệ đồng nghiệp và tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ về mục tiêu và kế hoạch phát triển cá nhân trong tương lai.

• Gắn kết và giữ chân nhân viên

Thông báo tăng lương là một phần quan trọng trong việc giữ chân nhân viên. Khi nhận được thông báo tăng lương, nhân viên thường cảm thấy được công nhận và sẽ có xu hướng đặt niềm tin vào công ty nhiều hơn, từ đó tăng khả năng gắn kết với công việc và doanh nghiệp. 

>>> Xem thêm: Mẫu đơn đề xuất tăng lương dành cho người lao động mới nhất hiện nay – Gợi ý cách đề nghị tăng lương hiệu quả

4. Hướng dẫn soạn thông báo điều chỉnh tăng lương

Một mẫu thông báo tăng lương chuẩn cần đảm bảo những nội dung chính đã nêu trước đó. Ngoài ra, khi soạn thông báo tăng lương, người soạn thảo cần chú ý thêm một số yếu tố như sau:

• Tên công ty được ghi chính xác như trên giấy đăng ký kinh doanh.
• Mức lương của nhân viên phải được ghi rõ bằng chữ, số và có thời hạn cụ thể áp dụng quyết định.
• Thông báo phải có chữ ký của người ra quyết định và đóng dấu rõ ràng.

Khi soạn thông báo tăng lương cho nhân viên, người soạn thảo cũng cần lưu ý các điểm sau đây để đảm bảo thông báo được truyền đạt một cách chính xác và hiệu quả:

• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn từ chính xác và dễ hiểu để truyền đạt thông tin tăng lương. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc mập mờ có thể gây nhầm lẫn hoặc sai lệch thông tin cho nhân viên.
• Thể hiện sự công bằng và minh bạch: Trong thông báo, nhấn mạnh rằng quyết định tăng lương được đưa ra dựa trên việc đánh giá công việc và đóng góp của nhân viên. Ngoài ra, HR cần đảm bảo rằng quy trình đánh giá là minh bạch và công bằng, và mức lương mới được xác định theo các tiêu chí rõ ràng.
• Mô tả chi tiết về tăng lương: Thông báo cần cung cấp thông tin chi tiết về mức lương hiện tại của nhân viên và mức lương mới sau khi tăng. Đưa ra các thông tin cụ thể như số tiền hoặc phần trăm tăng, và ngày bắt đầu áp dụng mức lương mới.
• Giải thích lý do và cơ sở cho tăng lương: Trình bày rõ ràng lý do và cơ sở cho việc tăng lương, ví dụ như thành tích xuất sắc, hiệu suất làm việc ưu tú, đóng góp đặc biệt, hoặc điều chỉnh lương theo thị trường lao động. 

>>> Xem thêm: Lương 3P là gì? Cách trả lương cho nhân viên chính xác nhất

5. 3+ Mẫu thông báo tăng lương, điều chỉnh lương mới nhất

5.1 Biểu mẫu thông báo tăng lương, điều chỉnh mức lương 

Mẫu thông báo tăng lương được sử dụng khi nhà quản lý xét thấy khả năng làm việc và số năng kinh nghiệm của nhân viên đã đạt đến một mức nhất định hoặc có thành tích xuất sắc trong công việc.

Theo từng doanh nghiệp, nội dung quyết định sẽ được thay đổi cho phù hợp nhưng phải luôn đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và rõ ràng. Nhà quản lý có thể tham khảo mẫu thông báo tăng lương dưới đây:

5.2 Mẫu Email thông báo tăng lương cho nhân viên

Mẫu email thông báo điều chỉnh lương được sử dụng khi công ty quyết định tăng giảm lương cho nhân viên. Văn bản thông báo tăng lương do người đứng đầu công ty ban hành. Dưới đây là mẫu email thông báo tăng lương để nhà quản lý tham khảo:

5.3 File thông báo tăng lương, nâng bậc lương cho người có thâm niên

Đối với những nhân viên có thâm niên làm việc tại công ty, nhà quản lý nên có chế độ đãi ngộ tốt để khuyến khích người lao động cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp:

Tải ngay miễn phí – Mẫu thông báo Quyết định tăng lương cho Doanh nghiệp

Quản lý công lương cho hàng trăm nhân sự dễ dàng với AMIS Tiền lương

Với nhiều doanh nghiệp có quy mô phát triển nhanh, việc theo dõi tình trạng lương của hàng trăm cán bộ nhân viên là không hề dễ dàng.

Với phần mềm AMIS Tiền lương – Sản phẩm đến từ Công ty cổ phần MISA nhà quản trị sẽ dễ dàng theo dõi tình trạng phân bổ lương, lấy căn cứ để xét tăng lương và thông báo tăng lương cho đội ngũ nhân viên.

Dùng ngay miễn phí

Một số tính năng cực kỳ hữu ích của AMIS Tiền lương giúp tối đa hiệu suất trong công tác quản lý công lương bao gồm:

• Theo dõi tình hình chi trả lương, chính sách lương thưởng
• Tự động tính lương với công thức gợi ý sẵn hoặc tùy chỉnh công thức tính như Excel
• Tự động tính các khoản khấu trừ theo quy định trên hồ sơ & quy định của Nhà nước
• Tính lương hiệu quả KPIs/OKR hoặc lương sản phẩm từ AMIS Đánh giá
• Quản lý tình hình chi trả lương, theo dõi công nợ lương, báo cáo phân tích thu nhập, phúc lợi (bằng tiền mặt)

Phần mềm hiện đã và đang được tin dùng bởi hơn 17.000 doanh nghiệp trên toàn quốc như IVY moda, Trống Đồng Palace, hệ thống giáo dục Hoa Sen, Xuân Cương, …

6. Một số lưu ý về việc thông báo tăng lương cho nhân viên

6.1. Ý nghĩa của việc thông báo tăng lương

Việc thông báo tăng lương mang lại nhiều ý nghĩa cho nhân sự và doanh nghiệp:

• Việc nâng lương sẽ giúp người lao động có mức thu nhập cao hơn, từ đó cải thiện chất lượng cuộc sống của họ. 
• Tăng lương tạo ra động lực to lớn để nhân viên cống hiến hết mình cho doanh nghiệp. 
• Việc tăng lương góp phần làm gia tăng số tiền nộp thuế cho ngân sách Nhà nước.

6.2. Thẩm quyền quyết định tăng lương

Thẩm quyền quyết định tăng lương thuộc về: 

• Ban lãnh đạo, ban giám đốc
• Các cấp quản lý trong tổ chức: quản lý cấp trung, quản lý trực tiếp của từng nhân viên

Mặc dù thẩm quyền quyết định có thể thuộc về các cấp quản lý, tuy nhiên quyền phê duyệt cuối cùng vẫn nằm trong tay ban điều hành của doanh nghiệp.

>>> Tham khảo: 3+ mẫu quyết định tăng lương dành cho người lao động mới nhất hiện nay – [Tải miễn phí]

6.3. Thời điểm công ty cần gửi thông báo tăng lương

Thời điểm công ty gửi thông báo tăng lương có thể khác nhau tùy thuộc vào chính sách và quy trình của doanh nghiệp. Tuy nhiên, dưới đây là một số thời điểm phổ biến mà người quản lý thường gửi thông báo tăng lương:

• Cuối năm tài chính: Nhiều tổ chức chọn cuối năm tài chính là thời điểm để xem xét và thông báo tăng lương. Lúc này, công ty đã có thể đánh giá hiệu suất và kết quả kinh doanh trong năm. Từ đó xác định khả năng tài chính để tăng lương cho nhân viên.
• Theo chu kỳ đánh giá hiệu suất: Nếu công ty có hệ thống đánh giá hiệu suất định kỳ, thì thời điểm sau khi hoàn thành đánh giá có thể là lúc công ty thông báo tăng lương. Điều này giúp đảm bảo rằng quyết định tăng lương được đưa ra công bằng và minh bạch.
• Thay đổi vai trò hoặc công việc: Nếu nhân viên chuyển đổi hoặc thay đổi vai trò công việc, công ty có thể sử dụng thời điểm này để thông báo tăng lương. Điều này thể hiện sự công nhận và đánh giá giá trị của sự thay đổi trong vai trò của nhân viên.

Ngoài ra, công ty cũng có thể chọn thời điểm khác dựa trên nhu cầu và tình hình cụ thể của tổ chức. Quan trọng nhất là đảm bảo rằng thông báo tăng lương được gửi đúng thời điểm để đảm bảo tính công bằng và đáp ứng kỳ vọng của nhân viên.

7. Kết luận

Trên đây là tổng hợp các mẫu thông báo tăng lương và hướng dẫn chi tiết cách viết thông báo điều chỉnh tăng lương theo đúng quy định Pháp luật hiện hành. Tuỳ theo nhu cầu và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mà nhân sự có thể linh hoạt tùy chỉnh thêm bớt thông tin sao cho phù hợp.