Gợi ý 16 Nghệ thuật sa thải nhân sự- Người làm quản trị nên biết

“Chẳng ai muốn đuổi việc nhân viên của mình cả.” Đây là lời chia sẻ từ tác giả cuốn sách nổi tiếng The Power of Presence. Tuy nhiên trong một vài trường hợp, sai thải là điều mà nhà quản trị phải làm do nhiều yếu tố khác nhau. Vậy làm sao để nhân viên ra đi nhẹ nhàng, nhà quản trị nên áp dụng nghệ thuật sa thải nhân viên như thế nào? Mời bạn cùng tham khảo 16 điều quan trọng trong bài viết sau đây của MISA AMIS HRM.

1. Một số điều cần lưu ý trước khi ra quyết định sa thải

1.1 Tìm hiểu, đánh giá lý do sa thải nhân viên

Có nhiều lý do khác nhau để doanh nghiệp đưa ra quyết định sa thải nhân viên. Đó có thể là do nhân viên mắc lỗi, công ty có kế hoạch kinh doanh khác nên cắt giảm nhân sự…..

Các chuyên gia nhân sự cho rằng, với cương vị là một nhà quản lý, bạn không nên vội vàng ra quyết định sa thải. Điều này khiến mọi người trong công ty cảm thấy bạn không có cái nhìn sâu rộng, bởi trong công việc, việc mắc sai lầm một vài lần là không thể tránh khỏi.

Có 2 trường hợp phổ biến nhất để nhà quản lý đưa ra quyết định sa thải đó là: Do nhân viên vi phạm và do chiến lược kinh doanh của công ty thay đổi.

Trường hợp 1: Nhân viên mắc lỗi

Bạn nên đánh giá toàn diện về nhân sự đó, đừng nên chỉ nhìn vào lỗi lầm  mà họ gây ra gần đây. Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo ý kiến của quản lý trực tiếp, đồng nghiệp cùng phòng ban… để xem thái độ công việc như thế nào, năng suất làm việc có cao không.

Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu những vấn đề, khúc mắc mà nhân viên đó gặp phải. Từ đó bạn có thể trao đổi trực tiếp và đưa ra những chia sẻ, những lời khuyên hữu ích. Nhà quản lý không nên chỉ nhìn vào lỗi sai của họ và trách mắng họ, đưa ra những quyết định quá cảm tính.

Trường hợp 2: Do định hướng kinh doanh của công ty

Có rất nhiều doanh nghiệp có những thay đổi về định hướng kinh doanh nên có cắt giảm một số vị trí ở một số phòng ban.

Bạn có thể cân nhắc năng lực của nhân viên đó và xem có thể điều chuyển họ sang phòng ban khác được không. Nếu họ chưa có kinh nghiệm, bạn có thể mở thêm 1 số buổi đào tạo để giúp họ nâng cao kỹ năng và nhanh chóng hòa nhập với công việc mới. Ở trường hợp này bạn cần cân nhắc thật kỹ để tránh bỏ lỡ những nhân viên tài năng của công ty.

Cũng có những trường hợp việc cắt giảm nhân sự là phương án cuối cùng. Bạn nên trao đổi thẳng thắn với nhân viên và đưa ra những hướng hỗ trợ họ: Ví dụ như giới thiệu họ với một số công ty khác, hỗ trợ nhân viên trong thời gian họ chưa tìm được việc…

Nhìn chung, việc cân nhắc và đưa ra những quyết định phù hợp là vô cùng khó khăn, nhà quản lý cần biết cách nhìn người, dùng người để tránh có những quyết định sai lầm.

1.2 Nắm vững quy trình sa thải nhân viên

Quy trình sa thải nhân viên thông thường sẽ được thực hiện theo các bước như sau:

Với một số vị trí công việc theo hình thức Freelancer, nhân viên không cần có mặt hoặc không thường xuyên làm việc tại công ty có thể áp dụng quy trình sa thải gián tiếp qua điện thoại như sau:

2. Gợi ý 16 nghệ thuật sa thải nhân sự

2.1. Trao đổi thông tin với nhân viên

Là một nhà quản lý, sau khi đã cân nhắc thật kỹ, hãy thông báo về quyết định sa thải với nhân viên đó, nhưng nhớ là không được quá đột ngột. Theo kinh nghiệm, không gian riêng tư chỉ có 2 người trò chuyện sẽ là tốt nhất để cùng nói về những chuyện quan trọng.

Ngoài ra, việc nói chuyện trong phòng riêng cũng giúp nhân viên không bị tự ti, ngại ngùng trước các đồng nghiệp, thể hiện bạn là một quản lý có tâm, biết suy nghĩ cho người khác.

Sa thải không giống như khi bạn ký hợp đồng, trao đổi công việc…. mà nó ảnh hưởng đến cuộc sống, sự nghiệp sau này của một cá nhân. Vậy nên việc quyết định hình thức trao đổi là rất quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty cũng như sự tôn trọng của lãnh đạo cho nhân viên. Chính vì vậy bạn đừng xem nhẹ việc này, hãy chuẩn bị thật kỹ trước khi bắt đầu thông báo, trò chuyện.

2.2. Chuẩn bị bằng chứng

Hầu hết nhân viên khi nhận tin bị sa thải sẽ đều thắc mắc chung 1 câu hỏi là lý do tại sao tôi lại bị buộc thôi việc. Bạn cần chuẩn bị đủ những bằng chứng như: Kết quả làm việc chưa tốt, ý kiến từ đồng nghiệp, cấp trên… Nếu không có bằng chứng thì những cuộc cãi vã, tranh chấp sẽ kéo dài mà không có kết quả.

2.3. Nên có nhân chứng trong cuộc họp

Trong các buổi họp nói chuyện, thông báo về quyết định sa thải nhân viên, hãy đảm bảo có thêm 1 người làm nhân chứng (hoặc quản lý trực tiếp của nhân viên đó) để xác thực những vấn đề liên quan. Điều này cũng khẳng định những quyết định của bạn không phải xuất phát từ cá nhân mà là việc đã được các bộ phận liên quan thảo luận.

2.4. Sẵn sàng nhận những tiêu cực từ nhân viên

Đây là một nghệ thuật sa thải nhân sự mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần có. Chắc chắn nhân viên đón nhận tin tức mình bị sa thải sẽ không hề vui vẻ, thoải mái. Thậm chí họ có thể tức giận, nói những lời khó nghe,… vì không kiềm chế được. Thậm chí có những nhân sự yếu lòng có thể khóc ngay lúc này.

Một số nhà quản lý nóng tính có thể sẽ thấy khó chịu, thậm chí quát nạt lại nhân viên. Điều này thực sự không nên vì nó không những không giúp vấn đề được giải quyết mà còn làm những xung đột tăng lên. Bạn hãy giữ bình tĩnh, thấu hiểu cảm xúc của nhân viên và đưa ra những lời động viên, những lời an ủi, hay phương án giải quyết cho họ.

2.5. Không cho phép sự thỏa hiệp

Có nhiều nhân viên khi nhận tin sa thải sẽ mong có sự xem xét, muốn có cơ hội thứ 2. Điều này đôi khi làm nhà quản lý mềm lòng, bối rối. Bạn cần giữ vững lập trường, thể hiện sự quyết đoán, đừng để bất kỳ sự thỏa hiệp nào diễn ra. Bởi để đưa ra quyết định này bạn cũng đã cân nhắc, xem xét vô cùng kỹ lưỡng, không nên để cảm xúc cá nhân khiến bạn lung lay.

2.6. Không nên để nhân viên chần chừ

Nếu đã chắc chắn với quyết định sa thải nhân sự thì đừng để nhân viên đó chần chừ, ở lại công ty quá lâu. Bởi nó có thể gây ra nhiều thiệt hại cho công ty khi nhân viên đó lấy mất dữ liệu, tiết lộ thông tin quan trọng… Vậy nên bạn hãy giải quyết càng sớm càng tốt đối với nhân viên này.

2.7. Tuân thủ quy định pháp luật

Các luật lao động quy định rất rõ về việc sa thải nhân viên, cả từ phía doanh nghiệp lần người lao động. Khi nhận tin tức về việc mình bị sa thải, nhân viên có thể trích dẫn các điều luật để hy vọng được đền bù khoản tiền từ công ty.

Phía doanh nghiệp cần chứng minh được việc sa thải nhân viên là làm đúng theo quy định của pháp luật, không có sự phân biệt đối xử để tránh những tranh chấp về sau này.

Một số quy định về sa thải nhân viên theo luật như sau:

Hình thức xử lý kỷ luật sa thải

• Người lao động (NLĐ) trộm cắp, tham ô, sử dụng ma túy, đánh bạc… tại công ty.
• NLĐ tiết lộ bí mật kinh doanh, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp, gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng cho công ty.
• NLĐ tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày kể từ ngày đầu tiên bỏ việc.
• Ngoài ra, nếu đơn phương chấm dứt hợp đồng với NLĐ, doanh nghiệp cần báo trước 45 ngày với hợp đồng vô thời hạn, 30 ngày với hợp đồng 1 năm và 3 ngày với hợp đồng dưới 6 tháng.

Nếu doanh nghiệp sa thải nhân viên không đúng với quy định thì có thể phải bồi thường về vật chất, các khoản đền bù liên quan đến trợ cấp thôi việc, các khoản về bảo hiểm xã hội…. Vậy nên phía công ty cần tuân thủ đúng quy định, có những giải pháp xử lý “vẹn cả đôi đường” để không xảy ra tranh chấp.

2.8. Tôn trọng nhân viên

Dù bạn sa thải nhân viên vì lý do gì đi chăng nữa thì việc tôn trọng nhân viên là tối thiểu. Bởi trước đó họ cũng đồng hành với bạn, bỏ ra nhiều công sức và có những sự đóng góp nhất định cho công ty dù chỉ là phần nhỏ.

Có rất nhiều người lao động họ cảm thấy không được tôn trọng khi phía công ty ra quyết định sa thải, họ bị phủ nhận toàn bộ công sức đã bỏ ra trong 1 năm, 2 năm hay 5 năm gắn bó với doanh nghiệp. Điều này có thể do tâm lý và suy nghĩ từ phía lãnh đạo, quản lý, họ cho rằng người lao động là làm thuê và “phũ phàng” trong mọi quyết định.

Ở thời điểm hiện tại, mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động là 1-1. Tôi làm việc cho anh thì anh trả lương cho tôi. Chính vì thế, các nhà quản lý hãy thể hiện sự công bằng, sự tôn trọng giữa mình và nhân viên, để lại những ấn tượng tốt đẹp trong mắt họ.

2.9. Đừng đưa ra quyết định một cách cảm tính

Việc cân nhắc kỹ càng trước khi ra quyết định sa thải một ai đó trong công ty là nên làm. Bạn không thể tùy ý theo cảm xúc cá nhân, sa thải nhân viên chỉ vì không thích bạn đó hoặc cảm thấy bạn đó không phù hợp. Những quyết định vội vã, đường đột có thể khiến bạn nhận lại nhiều hậu quả về sau.

2.10. Đừng quá khắt khe với bản thân

Cảm giác tội lỗi lo lắng khi sa thải nhân viên là điều mà nhà quản lý nào cũng gặp phải. Tuy nhiên bạn đừng để những cảm xúc này ám ảnh, ảnh hưởng đến tập thể. Hãy chắc chắn rằng quyết định của mình là đúng đắn và đây là giải pháp cuối cùng mà cả 2 có thể thỏa thuận cùng nhau.

2.11. Đừng nói quá nhanh khi sa thải nhân sự

Việc nói quá nhanh trong cuộc gặp mặt về vấn đề sa thải sẽ khiến không khí buổi nói chuyện căng thẳng và rối bời. Bạn nên thông báo nhẹ nhàng, bình tĩnh, nói rõ vấn đề để nhân viên có thể hiểu được, tạo không khí thoải mái.

2.12. Đề xuất cho họ những cơ hội mới

Nếu buộc phải sa thải nhân viên vì họ chưa đủ năng lực thì sau đó bạn hãy giới thiệu đến họ những cơ hội khác phù hợp hơn với họ. Điều này giúp để lại ấn tượng tốt trong mắt nhân viên, cả 2 có thể giữ mối quan hệ tốt đẹp về sau này.

2.13. Sa thải có thể không phải giải pháp duy nhất

Sa thải không phải lúc nào cũng là giải pháp cuối cùng. Có nhiều cách khác nhau thay vì chỉ nhìn vào lỗi lầm của nhân viên rồi ra quyết định sa thải. Có đôi khi nhân viên họ chưa thực sự phù hợp với công việc hiện tại, bạn cần tinh tế để biết họ hợp với điều gì và bổ nhiệm họ vào một vị trí công việc khác phù hợp hơn.

2.14 Giải quyết vấn đề hậu sa thải

Sau khi sa thải vì nhân viên làm không tốt, bạn cần phân chia lại công việc với những nhân viên ở lại, thậm chí tuyển dụng và đào tạo người mới. Điều này tốn kém rất nhiều thời gian, công sức và chi phí. Với những vị trí cấp cao, chi phí có thể là 200% so với mức lương của họ. Vậy nên bạn cần chuẩn bị và có kế hoạch cho tất cả điều này, đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

2.15. Thông báo với các nhân viên còn lại

Việc thông báo cho những nhân viên còn lại về sự ra đi của đồng nghiệp rất quan trọng. Hãy đảm bảo bạn nói rõ, đầy đủ thông tin để tránh những hoang mang, những lời đồn không đúng của những người ở lại. Nếu im lặng thì sẽ có rất nhiều lời đồn đoán, ảnh hưởng đến hình ảnh công ty cũng như nhân viên đã rời đi.

2.16. Loại bỏ tài khoản truy cập nội bộ công ty

Khi bị sa thải, nhân viên sẽ buồn bã, chán nản, thậm chí có chút tức giận đối với công ty. Một số cá nhân còn có ý nghĩ tiêu cực, muốn trả thù công ty. Họ sẽ lấy toàn bộ thông tin, dữ liệu từ hệ thống. Vậy nên để tránh những điều xấu xảy ra, bạn nên vô hiệu hóa toàn bộ tài khoản liên quan, yêu cầu nhân viên trả thẻ, áo đồng phục, máy tính công ty,… ngay sau khi nhân viên kết thúc ngày làm việc cuối cùng tại công ty.

3. Hậu quả của việc sa thải nhân viên

3.1 Tâm lý của các nhân viên khác trong công ty

Một nhân viên bị sa thải luôn là điều vô cùng nhạy cảm với bất kỳ ai đi làm ở môi trường công sở. Nếu như không có lý do rõ ràng, chính đáng, thông tin không minh bạch thì có thể ảnh hưởng rất nhiều đến tâm lý của người ở lại.

Với tâm lý hoang mang, lo lắng, họ có thể không hoàn thành tốt công việc, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh chung của công ty.

3.2 Danh tiếng của công ty

Nếu như không xử lý vấn đề sa thải một cách khéo léo, người lao động cảm thấy bất công, không công bằng thì có thể hình ảnh của công ty có thể bị ảnh hưởng. Đặc biệt khi hiện nay trên mạng có rất nhiều hội nhóm, trang website review công ty.

Nghiêm trọng hơn, họ có thể kết bè phái với công ty đối thủ và gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đối với sự phát triển của công ty. Vậy nên bạn cần giải quyết mọi chuyện êm đẹp khi quyết định sa thải bất kỳ ai.

3.3 Yếu tố pháp luật

Sa thải nhân viên cũng cần tuân theo quy định của pháp luật. Có rất nhiều trường hợp nhân viên bị sa thải kiện ngược lại doanh nghiệp vì không xử lý thỏa đáng, kết quả là cả 2 bên đều bị thiệt hại rất nhiều.

Vậy nên bạn hãy chú ý làm đúng luật, tránh để công ty vướng vào kiện tụng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến sự phát triển cũng như hình ảnh về sau này của doanh nghiệp.

4. Ứng dụng AMIS Thông tin nhân sự khi sa thải nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu vẫn đang quản lý hồ sơ, giấy tờ thủ công. Điều này gây ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định liên quan đến thăng chức, thuyên chuyển hay sa thải nhân sự. Đặc biệt với những doanh nghiệp có quy mô trên 100 nhân sự, việc truy xuất thông tin cá nhân của người lao động sẽ tốn thời gian và không đầy đủ do hệ thống quản lý thô sơ, bảo mật kém. 

Phần mềm AMIS Thông tin nhân sự – Giải pháp quản lý hồ sơ, giấy tờ nhân viên được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA có thể giúp tối ưu quy trình sa thải nhân viên với nhiều tính năng như:

• Phần mềm lưu trữ toàn bộ quá trình nhân viên làm việc, từ khi thử việc đến khi nghỉ việc.
• Thông tin về những lần nhân sự được khen thưởng, kỷ luật, vinh danh, thuyên chuyển công tác đều có trên phần mềm.
• Lãnh đạo dễ dàng theo dõi quá trình nhân sự làm việc và từ đó có thể ra quyết định chuyển họ sang vị trí khác phù hợp hơn hoặc sa thải, tùy theo những đóng góp của nhân viên.
• Ngoài ra, phần mềm còn giúp gia tăng trải nghiệm nhân sự với những thông báo sinh nhật, thông báo nhận thưởng…. tự động, gửi trực tiếp về phần mềm trên điện thoại của toàn bộ cán bộ công nhân viên.

Dùng ngay miễn phí

Ngoài ra, những tính năng nổi bật của AMIS Thông tin nhân sự giúp cho công việc của HR như:

• Quản lý được đợt cấp phát đồng phục cho nhân viên về số lượng, kích cỡ, màu sắc, loại đồng phục để được cấp phát.
• Dễ dàng xuất báo cáo thống kê theo dạng biểu đồ trực quan và chi tiết để HR, các cấp quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá tình hình nhân sự ở công ty.
• Đồng thời vừa gửi mail đến nhân viên và gửi/Cc/Bcc cho quản lý trực tiếp/gián tiếp một cách nhanh chóng, thay vì mất thời gian từng người một.

AMIS Thông tin nhân sự được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, nhất là các doanh nghiệp trên 100 nhân sự, điển hình như Đại học Hoa Sen, Trống Đồng Palace…. và đánh giá là giải pháp tối ưu trong quản lý và lưu trữ thông tin nhân viên. 

Kết luận

Sa thải nhân sự không phải là việc ai cũng muốn làm nhưng trong vài trường hợp thì nó cần thiết. Bạn hãy chú ý một số vấn đề như trên để giúp cả 2 bên cùng thoải mái và vui vẻ. Nếu khéo léo và biết cách xử lý bạn có thể tạo ra sự ngưỡng mộ, lòng tin của nhân viên, đồng thời thể hiện mình là một nhà quản lý, lãnh đạo có trách nhiệm.