Mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự dành cho doanh nghiệp

Mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự bao gồm những nội dung nào? Làm thể nào để doanh nghiệp đánh giá nhu cầu tuyển dụng và thực hiện quy trình tuyển dụng chính xác, hiệu quả? Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS HRM sẽ giải đáp tất cả những vấn đề trên. 

I. Nội dung cơ bản của mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự

Phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự là văn bản hành chính được sử dụng trong tổ chức, doanh nghiệp khi các bộ phận mong muốn bổ sung nhân viên mới. Mẫu đơn này sẽ do quản lý bộ phận gửi đến phòng hành chính nhân sự hoặc ban lãnh đạo phê duyệt. 

Phiếu đề xuất tuyển dụng cần đảm bảo tính chính xác, chỉn chu trong từng nội dung sau: 

• Quốc hiệu, tiêu ngữ. 
• Tên yêu cầu: Phiếu đề nghị tuyển dụng; Đề xuất bổ sung nhân sự; Đơn đề nghị tuyển dụng nhân sự… 
• Số hiệu của mẫu đơn. 
• Tên bộ phận cần tuyển dụng nhân sự mới: Ghi rõ bộ phận, vị trí được đề xuất. 
• Số lượng: Thông báo chi tiết số lượng cần tuyển thêm cho các vị trí khác nhau để bộ phận hành chính nhân sự cân đối nguồn lực. 
• Dự kiến thời gian: Điền thời gian tiếp nhận mong muốn. Trong một số tình huống, doanh nghiệp cần thực hiện tuyển dụng nhanh chóng nhằm đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Do đó, khoảng thời gian này sẽ giúp người tuyển dụng nắm được mức độ cấp thiết và ưu tiên triển khai ngay. 
• Giới hạn chế độ lương, thưởng cho từng vị trí. 
• Các tiêu chí cần thiết cho từng vị trí: Người soạn thảo làm rõ các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm với ứng viên. 
• Mô tả ngắn gọn nội dung công việc: Tất các các đề xuất tuyển dụng phải đính kèm mô tả công việc để tránh việc doanh nghiệp mất nhiều thời gian trao đổi. 

II. 3 mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự mới nhất năm 2023

Người lập đề xuất tuyển dụng nhân sự cần điền thông tin chi tiết, rõ ràng. Nhờ đó bên nhận đề xuất mới có căn cứ tuyển dụng chính xác. 

Dưới đây là 3 mẫu đề xuất được MISA AMIS tổng hợp giúp doanh nghiệp ứng dụng ngay. Tùy vào đặc điểm công việc thực tế, người soạn thảo có thể chỉnh sửa, bổ sung thêm nội dung. 

III. Các trường hợp nên và không nên tuyển dụng

Công tác tuyển dụng đòi hỏi sự đầu tư về nhân lực thực hiện, thời gian tìm kiếm và chi phí phúc lợi, lương thưởng mới. Chính vì vậy, doanh nghiệp không nên tuyển dụng một cách cảm tính mà cần có đánh giá khách quan. 

1. Khi nào nên đề xuất tuyển dụng nhân sự mới? 

Các bộ phận có thể đề xuất tuyển dụng nhân sự khi gặp phải những tình trạng sau: 

• Đội ngũ nhân sự hiện tại thường xuyên phải tăng ca xử lý công việc. 
• Nhân sự đã tăng nhanh năng suất nhưng vẫn không hoàn thành chỉ tiêu đề ra. 
• Một nhân sự phải phụ trách nhiều đầu việc chồng chéo dẫn đến tốc độ làm việc chậm, hay mắc lỗi sai. 
• Nguồn lực nội bộ không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng nên doanh nghiệp phải tìm kiếm sự hỗ trợ bên ngoài. Điều này tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn dữ liệu, tốn kém thời gian, chi phí và khó kiểm soát chất lượng đầu ra. 

Thay vì duy trì một bộ máy nhỏ lẻ khiến nhân sự phải “gồng mình” giải quyết công việc, người quản lý nên tìm cách bổ sung nhân sự kịp thời. Đây là giải pháp tối ưu cho phép đội ngũ giải phóng áp lực, nâng cao hiệu quả công việc tốt nhất.

2. Khi nào không nên tuyển dụng nhân sự mới? 

Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần quyết định sáng suốt, tránh tuyển dụng ồ ạt vì gặp một số trở ngại như: 

• Nhân viên chưa làm hết năng suất nhưng né tránh trách nhiệm: Thay vì tuyển thêm nhân sự, người quản lý phải nhắc nhở, điều chỉnh quy định để nhân viên cố gắng cải thiện.
• Doanh nghiệp phát sinh dự án theo chu kỳ ngắn hạn: Các bộ phận không bắt buộc phải thuê nhân sự mới mà có thể tìm người lao động thời vụ. Bằng cách này, quản lý tránh được trường hợp dư thừa nhân sự về lâu dài. 
• Nhân sự xin nghỉ phép vì các kế hoạch cá nhân: Nếu nhân viên cần nghỉ phép một thời gian thì quản lý cũng không nên vội vàng tuyển dụng. Trong thời gian chờ đợi, người quản lý có thể nhờ nhân viên hỗ trợ từ xa những nhiệm vụ quan trọng và họ cũng sẽ nhanh chóng trở lại làm việc. 

IV. Quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn cho mọi doanh nghiệp 

Một quy trình tuyển dụng minh bạch sẽ đem về nguồn nhân lực chất lượng, đúng thời điểm cho tổ chức. Quy trình tuyển dụng cơ bản sẽ khác nhau giữa các công ty dựa trên ngành dọc kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quy mô công ty hay tính chất hoạt động. Song nhìn chung, quy trình này bao gồm 5 giai đoạn chính: 

1. Xác định yêu cầu tuyển dụng

Lực lượng lao động mới chảy vào doanh nghiệp thông qua quy trình tuyển dụng. Nếu nguồn nhân lực có chất lượng cao thì có thể thúc đẩy doanh nghiệp phát triển và bứt phá mạnh mẽ hơn. 

Do đó, ngay từ đầu các bộ phận cần xác định những tiêu chí tuyển dụng rõ ràng. Những tiêu chí này sẽ trở thành tiêu chuẩn đánh giá cho quá trình lựa chọn. 

2. Chuẩn bị bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc được dùng để xác định ấn tượng đầu tiên cho ứng viên về vị trí của họ trong doanh nghiệp, tổ chức. Người soạn mô tả nên tập trung truyền đạt ngắn gọn nhu cầu tuyển dụng cùng những lợi ích thu hút. 

Mô tả công việc phải có những nội dung sau: 

• Vị trí tuyển dụng. 
• Yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm. 
• Thời gian làm việc (làm theo ca, bán thời gian hay toàn thời gian). 
• Lương, thưởng, phúc lợi khác (khám sức khỏe, du lịch cùng công ty). 
• Lộ trình thăng tiến nếu có. 
• Giới thiệu chung về tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp. 
• Địa điểm làm việc. 

3. Đề xuất tuyển dụng nhân sự 

Sau khi xác định yêu cầu và bản mô tả chi tiết, quản lý bộ phận gửi những thông tin trên cùng đề xuất tuyển dụng nhân sự sang phòng ban phụ trách. Bộ phận hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tuyển dụng tiếp theo.  

3. Tìm kiếm và lựa chọn ứng viên 

Các doanh nghiệp có thể sử dụng những kênh dưới đây để tìm kiếm ứng viên tiềm năng:

• Trang website tuyển dụng riêng của doanh nghiệp. 
• Các website tuyển dụng chuyên nghiệp như TopCV, Vietnamworks,… 
• Các hội, nhóm tìm việc làm trên nền tảng mạng xã hội như Facebook, Linkedin,… 
• Các hội, nhóm chia sẻ việc làm trực tiếp từ trường đại học, hiệp hội doanh nghiệp. 

Cần lưu ý rằng, việc tìm kiếm trên nhiều kênh giúp doanh nghiệp thu về số lượng ứng viên đa dạng. Thế nhưng, nó cũng khiến người tuyển dụng tốn nhiều công sức sàng lọc. 

Theo các chuyên gia, doanh nghiệp nên tuyển dụng từ những mối quan hệ của nhân sự nội bộ trước tiên. Ví dụ, báo cáo của JobVite cho thấy những ứng viên được giới thiệu có tỷ lệ nhận việc thành công cao hơn 15 lần ứng viên bên ngoài. 

Như vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình giới thiệu CV nhận về quà tặng để khuyến khích nhân viên chủ động liên hệ với những cá nhân phù hợp.

4. Phỏng vấn và đánh giá

Các kinh nghiệm phỏng vấn sau sẽ giúp doanh nghiệp xác định một cá nhân có phải là sự lựa chọn tốt nhất cho công việc hay không: 

• Tạo môi trường thoải mái: Phỏng vấn xin việc dễ tạo nên không khí căng thẳng với ứng viên, ảnh hưởng đến khả năng trình bày của họ. Doanh nghiệp nên giảm bớt căng thẳng bằng cách chuẩn bị phòng họp yên tĩnh, sáng sủa và giới thiệu sơ lược trước khi phỏng vấn.
• Đọc kỹ tài liệu của ứng viên từ trước: Để tránh phỏng vấn kéo dài, người tuyển dụng cần xem lại sơ yếu lý lịch, thư xin việc và các tài liệu khác trước cuộc phỏng vấn để tập trung vào những câu hỏi sâu sắc hơn.
• Thu thập phản hồi từ nhiều người: Mỗi cá nhân có quan điểm, góc nhìn khác nhau. Vì vậy doanh nghiệp có thể sắp xếp ít nhất hai người phỏng vấn ứng viên và lấy ý kiến thống nhất từ hai phía. 

5. Kiểm tra và đưa ra đề nghị tuyển dụng

Ở bước kiểm tra cuối cùng, doanh nghiệp nên liên hệ với người giới thiệu của ứng viên. Người tuyển dụng sẽ dễ dàng tìm hiểu thêm những thông tin hữu ích về: 

• Mối quan hệ của người giới thiệu với ứng viên.
• Hoàn cảnh/ Nguyên nhân ứng viên rời công ty trước đây.
• Điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên.

V. Kết luận 

Trên đây là mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự và quy trình tuyển dụng chuẩn nhất cho doanh nghiệp năm 2023. Hy vọng bài viết đã giúp các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp hoặc chuyên viên tuyển dụng nắm được những nội dung quan trọng khi phát sinh nhu cầu bổ sung nhân sự mới. 

Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất tại MISA AMIS để cập nhật kiến thức quản lý, vận hành doanh nghiệp tối ưu, hiệu quả.