S&OP là một quy trình mang ý nghĩa dự báo các tác động liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của một doanh nghiệp. Nhờ những lợi ích to lớn mà S&OP được nhiều doanh nghiệp trên thế giới triển khai rộng rãi.
Vậy hãy cùng MISA tìm hiểu S&OP là gì, cũng như quy trình áp dụng giải pháp này nhằm mang lại “làn gió mới” trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1. S&OP là gì?
S&OP (Sales and Operrations Planning) hay hoạch định phối hợp sản xuất và bán hàng là một quy trình quản lý kinh doanh liền mạch, tích hợp kế hoạch riêng lẻ của các bộ phận thành một kế hoạch tổng hợp thống nhất.
Quy trình này đòi hỏi sự tham gia của các bộ phận trong chuỗi kinh doanh như bán hàng, marketing, sản xuất, tài chính, cung ứng… để phối hợp cung cấp thông tin đầu vào và đưa ra dự báo sát với thực tế nhất cho kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Do tính chất phức tạp, S&OP thường được triển khai trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, có doanh số cao và sản phẩm đa dạng.
Mục tiêu hàng đầu của S&OP là tối đa hóa doanh thu bằng cách xác định chính xác số lượng sản phẩm cần sản xuất, thời điểm sản xuất, các nguồn lực cần thiết,… dựa trên các thông tin dự báo về nhu cầu thị trường, nguồn lực nội tại,… để các bộ phận trong công ty đều nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp.
2. 3 thành phần cơ bản của S&OP
Quy trình S&OP được triển khai dựa trên sự tham gia của 3 thành phần chính là con người, quy trình và công nghệ. Các thành phần này đều đóng vai trò quan trọng như nhau, nếu có bất kỳ thành phần nào bị thiếu thì quy trình S&OP sẽ không thể triển khai thành công.
2.1 Con người
Con người, mà cụ thể ở đây là nhân sự của các phòng ban đóng vai trò quan trọng trong triển khai S&OP. Mối quan hệ và cách phòng ban làm việc với nhau sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của quá trình hoạch định này. Thách thức lớn nhất của yếu tố này là sự khác biệt về lĩnh vực, về mục tiêu và về các mối quan tâm khác nhau giữa các phòng ban.
Chẳng hạn, bộ phận sản xuất thường quan tâm đến năng lực sản xuất, khối lượng và thời gian sản xuất,… Trong khi đó, bộ phận kinh doanh lại quan tâm đến doanh số bán hàng, thị phần, giá bán,… Việc mỗi phòng ban có một mục tiêu khác nhau có thế khiến các cuộc họp triển khai S&OP khó tìm được tiếng nói chung và dẫn đến thất bại.
Vì vậy, hoạch định S&OP đòi hỏi người phụ trách cần phải biết cách quản lý và điều hành nhân sự, định hướng các phòng bộ phận lấy mục tiêu chung của doanh nghiệp làm kim chỉ nam và mục tiêu S&OP là trung tâm của mọi quyết định. Để làm được điều này, người lãnh đạo S&OP phải thúc đẩy những mặt tích cực của các phòng ban và đưa họ vào từng vị trí thích hợp trong chiến lược nhằm phục vụ cho việc đưa ra quyết định đúng đắn nhất.
2.2 Công nghệ
Hoạch định S&OP là một quy trình phức tạp, vì vậy, việc thực hiện thủ công toàn bộ hoạt động trong quy trình này là điều hết sức khó khăn. Nếu không có công nghệ, doanh nghiệp sẽ phải thu thập và xử lý dữ liệu thủ công, tạo dự báo theo cách thủ công và nhân sự các bộ phận phải tự mình thực hiện các nhiệm vụ khác theo kế hoạch được phê duyệt.
Ngược lại nếu sử dụng công cụ hỗ trợ như các phần mềm tự động, doanh nghiệp có thể liên tục thu thập dữ liệu theo thời gian thực, tạo báo cáo với nhiều chế độ xem và tạo điều kiện liên lạc, trao đổi thông tin giữa các bộ phận với nhau.
Với những doanh nghiệp mới, Excel có thể là một công cụ tạm thời sử dụng được. Nhưng đây không phải là công cụ tốt nhất để triển khai S&OP. Khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, mở rộng phạm vi và quy mô, thì sẽ cần phải kết hợp nhiều nền tảng phần mềm chuyên dụng khác.
2.3 Quy trình
Các bước triển khai hoạch định S&OP không tách biệt rõ ràng như các quy trình thông thường khác. Do mỗi bước đều liên tục được lặp lại ngay sau khi hoàn thành và các giai đoạn có thể trùng lặp khi được thực hiện bởi các thành viên khác nhau trong doanh nghiệp. Sự phức tạp này có thể khiến việc triển khai quy trình S&OP đi đến thất bại nếu không có những biện pháp quản lý phù hợp.
Chính vì vậy, để quy trình S&OP diễn ra tốt đẹp, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình rõ ràng. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng việc sử dụng công nghệ có thể giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình S&OP.
Thực tế, mặc dù việc tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp giảm tải các nhiệm vụ thường xuyên lặp lại một cách thủ công. Nhưng cần lưu ý rằng, nếu không có sự giám sát của cong người theo một quy trình rõ ràng thì sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng xung đột thông tin và hoạt động giữa các phòng ban.
Quy trình giúp kết nối hoạt động của các phòng ban lại với nhau, tránh được tình trạng silo dữ liệu – dữ liệu chỉ có thể truy cập bởi một phòng ban và tách biệt với các dữ liệu khác của doanh nghiệp. Nếu quy trình S&OP được thiết lập tốt, dữ liệu sẽ được kết hợp với nhau, tạo nên những phát hiện về thay đổi trong nhu cầu của người tiêu dùng hay những ý kiến về sản phẩm mới,…
3. Lợi ích của S&OP
Việc hoạch định S&OP giúp doanh nghiệp tăng khả năng dự báo chính xác về tình hình hoạt động kinh doanh trong tương lai, từ đó, cắt giảm chi phí hàng tồn kho và tăng vốn lưu động. S&OP cũng hỗ trợ gia tăng doanh thu và thị phần bằng cách nâng cao hiệu quả của các sản phẩm mới và các sáng kiến mới trong chiến lược marketing và bán hàng của doanh nghiệp.
Đồng thời, quy trình này cũng giúp tối ưu các hoạt động logistic của doanh nghiệp, làm tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn, dẫn đến tăng sự hài lòng của khách hàng. Yếu tố công nghệ trong S&OP giúp tăng khả năng hiển thị dữ liệu bán hàng, tiếp thị, hoạt động và tài chính để các nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng.
Ngoài ra, việc sử dụng các phần mềm S&OP chuyên dụng giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, rút ngắn chu kỳ lập kế hoạch, giảm chi phí nhân sự và tăng năng suất làm việc của nhân viên nhờ những công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp.
4. Nhân sự tham gia vào S&OP
Quản lý điều hành S&OP: thường là CEO của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chủ trì và điều hành cuộc họp S&OP cũng như đóng vai trò là người ra quyết định cuối cùng trong quá trình hoạch định S&OP.
Nhà quản lý điều hành S&OP cũng là người chịu trách nhiệm giải quyết các tranh chấp, xung đột giữa các phòng ban trong suốt quá trình triển khai S&OP.
Trưởng nhóm bán hàng & marketing: là người chịu trách nhiệm chính cho các vấn đề liên quan đến các quyết định về khách hàng hay hoạt động bán hàng.
Nhiệm vụ chủ yếu của trưởng nhóm bán hàng và marketing bao gồm thiết lập mục tiêu dựa trên dự báo về doanh số bán hàng cho các thành viên trong phòng ban, thực hiện các công việc cần thiết để cải thiện độ chính xác của dự báo, chịu trách nhiệm về hiệu suất bán hàng và dự báo trong cuộc họp triển khai S&OP điều hành, đưa ra các dự báo định kỳ theo từng tháng, từng quý,…
Chuyên viên phân tích (dự báo hàng hóa): là người liên hệ chính để giải quyết các vấn đề liên quan đến tổng hợp dự báo bán hàng, phân tích dự báo và phát triển kế hoạch nhu cầu cuối cùng.
Một số nhiệm vụ cụ thể của chuyên viên phân tích như thể hiện thông tin kế hoạch nhu cầu kịp thời, chính xác, sẵn sàng cho việc sử dụng; thực hiện các phân tích và dự báo thống kê trước khi lên kế hoạch; tương tác với bộ phận bán hàng để thu thập dữ liệu phục vụ cho việc lập kế hoạch, giải quyết các vấn đề gián đoạn dự báo trong tương lai.
Nhân viên kinh doanh: mỗi nhân viên kinh doanh là người giải quyết chính cho các vấn đề về phân khúc khách hàng và dự báo doanh số của khách hàng tiềm năng.
Nhiệm vụ của các đối tượng này trong quy trình hoạch định S&OP bao gồm thu thập thông tin từ khách hàng, phân tích và báo cáo kế hoạch nhu cầu, dự báo doanh số và cập nhật doanh số hàng tháng, nắm bắt hiệu suất bán hàng thực tế và có những hành động khắc phục khi cần.
Trưởng nhóm vận hành: là đầu mối liên hệ chính cho các vấn đề liên quan đến các hoạt động quyết định chuỗi cung ứng.
Các trưởng nhóm vận hàng sẽ giám sát nhân viên sản xuất và nguồn nguyên vật liệu để đảm bảo hoạt động sản xuất tuân thủ theo kế hoạch cung ứng, chủ trì cuộc họp lập kế hoạch cung ứng định kỳ của doanh nghiệp, cung cấp thông tin về hiệu suất hàng tồn kho và các vấn đề sản xuất còn tồn đọng so với dự báo trong cuộc họp S&OP.
Nhân viên kế hoạch cung ứng: là những người liên hệ chính cho các vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng, hàng tồn kho và quy trình lập kế hoạch cung ứng.
Những nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm cập nhật và báo cáo tình hình tồn kho định kỳ, duy trì tỷ lệ tồn kho, tỷ lệ sản xuất ở mức hợp lý, quản lý các đơn đặt hàng, xác định thời gian giao hàng và các đầu mục công việc khác trong kế hoạch cung ứng.
>> Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng quy trình bán hàng chuẩn cho doanh nghiệp
5. Quá trình hoạch định S&OP
5.1 Thu thập và quản lý dữ liệu
Bước đầu tiên trong quy trình S&OP là thu thập dữ liệu trong quá khứ để doanh nghiệp có thể xác định tình hình cung, cầu trước đây, nhằm tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất trong tương lai.
Dữ liệu chính cần thu thập bao gồm các dữ liệu từ bộ phận bán hàng và marketing như nhu cầu dự kiến, doanh số bán hàng thực tế, sự thay đổi thị trường, giá cả, các sự kiện tác động đến nhu cầu, hàng tồn kho,…
Ngoài ra, các dữ liệu từ bộ phận sản xuất, cung ứng, logistic và tài chính cũng cần được xem xét như khả năng sản xuất, chi phí sản xuất, tỷ suất lợi nhuận, chi phí vận chuyển,…
Thu thập và quản lý dữ liệu không chỉ nhằm bổ sung các thông tin đầu vào cho quy trình S&OP hiện tại, mà giai đoạn này còn giúp so sánh thông tin thực tế so với dự báo trước đó để đánh giá hiệu quả của kế hoạch đưa ra trước đó. Nhân viên kế hoạch nhu cầu thường chịu trách nhiệm cho giai đoạn này trong quy trình triển khai S&OP.
Một số hoạt động cần triển khai khi doanh nghiệp thu thập và quản lý dữ liệu có thể kể đến như:
- Quản lý dữ liệu về các mặt hàng mới hoặc các thay đổi về mặt hàng hiện có và các mặt hàng đã ngừng sản xuất.
- Chạy phân tích các dữ liệu đã thu thập được để có cái nhìn trực quan và toàn diện, cũng như phát hiện những thông tin cần thiết cho việc triển khai S&OP.
- Đánh giá hiệu suất các biện pháp có thể triển khai để thực hiện kế hoạch
- Thiết lập các chính sách cung ứng phù hợp như yêu cầu dự trữ, thời gian giao hàng,…
- Xác định kế hoạch cung ứng sẽ áp dụng là nguồn cung sẽ tăng, giảm theo nhu cầu từng thời kỳ hay theo bình quân lượng hàng tồn kho mục tiêu.
Khi đã thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết, doanh nghiệp sẽ chuyển sang bước tiếp theo là hoạch định nhu cầu.
5.2 Hoạch định nhu cầu
Hoạch định nhu cầu trong S&OP là xác định các dự báo về nhu cầu, tìm hiểu các nguồn nhu cầu và sự thay đổi của các chính sách dịch vụ ảnh hưởng đến nhu cầu của khách hàng.
Ngoài ra, giai đoạn này doanh nghiệp cũng cần rà soát các chương trình khuyến mãi, vòng đời sản phẩm, các sự kiện ra mắt sản phẩm,… vì những chương trình kích thích tiêu thụ này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến xu hướng mua hàng và nhu cầu của khách hàng.
Nhân viên phân tích sẽ chịu trách nhiệm hoạch định nhu cầu. Tuy nhiên, bộ phận bán hàng, marketing, tài chính, chuỗi cung ứng, chăm sóc khách hàng cần tư vấn và cung cấp thông tin đầu vào để nhân viên lập kế hoạch có cái nhìn đa chiều hơn về nhu cầu.
Một số nhiệm vụ cần triển khai khi hoạch định nhu cầu như:
- Tạo báo cáo đánh giá S&OP bằng cách sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm.
- Chia sẻ báo cáo cho các bộ phận liên quan như bộ phận bán hàng, marketing, tài chính để nhận sự tư vấn.
- Kết hợp với các phòng ban liên quan đánh giá mọi thông tin liên quan đến bán hàng và chỉnh sửa kế hoạch nhu cầu cho phù hợp.
- Hoàn thiện kế hoạch nhu cầu được chấp thuận bởi tất cả các bộ phận liên quan. Việc xem xét này diễn ra trong cuộc họp xem xét kế hoạch nhu cầu hàng tháng với bộ phận bán hàng. Nó bao gồm các đánh giá về dữ liệu bán hàng và hiệu suất của tháng trước, cùng với các giả định dựa trên định lượng đằng sau các con số.
>> Có thể bạn quan tâm: Cách phân tích, đánh giá và đáp ứng nhu cầu khách hàng
5.3 Xây dựng kế hoạch cung ứng
Sau khi đã hoạch định nhu cầu rõ ràng, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch cung ứng phù hợp nhằm đánh giá khả năng đáp ứng mức nhu cầu đó. Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là xem xét năng lực sản xuất, lượng hàng tồn kho, phương pháp sản xuất, khả năng tài chính, năng lực của nhà cung ứng,…
Trưởng phòng cung ứng sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng dưới sự hỗ trợ của bộ phận sản xuất, bán hàng, logistic và tài chính. Cung ứng là một mắt xích quan trọng trong quá trình triển khai S&OP của doanh nghiệp.
Vì vậy, giai đoạn lập kế hoạch cung ứng cần được triển khai cẩn thận dưới sự phối hợp của các bộ phận để tránh tình trạng đứt gãy hàng hóa trong hoạt động kinh doanh.
5.4 Thống nhất kế hoạch S&OP
Việc thống nhất kế hoạch S&OP sẽ diễn ra trong cuộc họp hàng tháng gọi là Pre – S&OP dưới sự điều hành của người quản lý triển khai S&OP. Đây là giai đoạn mà các yếu tố được xem xét trước đó như kế hoạch nhu cầu, kế hoạch cung ứng, kế hoạch tài chính được thống nhất thành một kế hoạch S&OP hoàn chỉnh trước khi triển khai.
Trong giai đoạn này, hiệu suất tài chính của tháng trước được hợp nhất để cung cấp thông tin đầu vào cho việc phân tích hoạt động S&OP của tháng hiện tại. Chi phí thực tế được so sánh với ngân sách và dự báo để phân tích độ chính xác của dự báo trong mỗi giai đoạn.
Đây cũng là lúc doanh nghiệp xác định các vấn đề khó khăn khi triển khai S&OP để đưa ra các giải pháp cụ thể như bổ sung nhân viên, hợp tác thêm nhà cung cấp, triển khai phương thức vận chuyển mới,… từ đó, thống nhất kế hoạch hoạt động chung của tổ chức.
5.5 Ban hành và triển khai S&OP
Khi các kế hoạch cung và cầu được trao đổi và chỉnh sửa thành một kế hoạch S&OP hoàn chỉnh sẽ được trình bày cho ban lãnh đạo công ty trong cuộc họp S&OP hàng tháng. Mục tiêu của cuộc họp này là là một kế hoạch S&OP đã được phê duyệt và có thể đưa vào triển khai trong doanh nghiệp.
Nội dung cuộc họp cần tổng hợp S&OP, đánh giá hiệu suất thực tế của tháng trước so với kế hoạch và rà soát lại kế hoạch cung cầu. Cũng tại cuộc họp, các bộ phận sẽ xem xét tất cả các trường hợp có thể xảy ra dựa theo dự báo cung cầu đã đề ra để đảm bảo nguồn lực cho việc triển khai hiệu quả theo kế hoạch.
>> Có thể bạn quan tâm: Các chỉ số đo lường hiệu quả marketing theo hành trình khách hàng
6. Các chỉ số đánh giá hiệu quả S&OP
Để theo dõi và đo lường hiệu quả triển khai S&OP, doanh nghiệp cần xác định các KPI rõ ràng, phù hợp với tổ chức và lĩnh vực kinh doanh. Các chỉ số này có thể thay đổi linh hoạt theo từng giai đoạn trong năm hoặc theo từng dòng sản phẩm riêng lẻ. Đồng thời, các chỉ số đo lường này cũng là dữ liệu đầu vào cho quy trình S&OP tiếp theo của doanh nghiệp.
Chỉ số S&OP đánh giá cung và cầu: các số liệu này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ dự báo chính xác trong hoạch định cung và cầu:
- Tỷ lệ chính xác của dự báo
- Tỷ lệ đơn hàng tồn đọng
- Lượng hàng tồn kho thành phẩm
- Lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu
- Công suất sử dụng kho bãi
- Tỷ lệ giao hàng đạt tiêu chuẩn
- Thời gian chu kỳ
Chỉ số S&OP tài chính: các số liệu này giúp đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp dưới góc nhìn tài chính.
- Tổng doanh thu theo kỳ (tháng, quý hay năm)
- Tổng doanh thu so với dự báo
- Tỷ suất lợi nhuận gộp
- Doanh thu hàng tồn kho
- Chi phí vận chuyển
- Vốn lưu động so với kế hoạch
7. Sự khác biệt giữa hoạt động bán hàng và S&OP
Hoạt động S&OP và hoạt động bán hàng có nhiều điểm giống nhau, khiến nhiều người lầm tưởng. Tuy nhiên, bán hàng chỉ là một phần của hoạch định S&OP.
Theo đó, hoạt động bán hàng chỉ được triển khai trong bộ phận bán hàng nhằm tối đa hóa doanh số cho doanh nghiệp. Việc thu thập dữ liệu và cải tiến quy trình trong hoạt động bán hàng cũng chỉ được triển khai trong bộ phận sale của doanh nghiệp.
Trong khi đó, S&OP lại được triển khai trong toàn bộ doanh nghiệp nhằm đưa ra những dự báo và đề xuất cải thiện các vấn đề tồn động cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Quy trình này phải được hoạch định từ toàn bộ dữ liệu của hoạt động bán hàng và các phòng ban khác trong doanh nghiệp.
8. Quy trình S&OP tại Nestle – Công ty thực phẩm và giải khát hàng đầu thế giới
Nestle là công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực thực phẩm và giải khát với hơn 2.000 nhãn hiệu sản phẩm trên thị trường. Số lượng sản phẩm lớn và quy mô công ty toàn cầu buộc Nestle phải chú trọng đầu tư triển khai S&OP để cân bằng giữa nhu cầu của khách hàng và khả năng sản xuất, tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu chi phí.
Nestle tập trung thỏa mãn nhu cầu của khách hàng bởi các sản phẩm tiêu dùng hằng ngày như đồ uống, thực phẩm, bánh, kẹo, gia vị… nhằm bao phủ thị trường và chiếm lĩnh thị phần. Bộ phận bán hàng và marketing là đầu mối liên hệ quan trọng giữa Nestle và thị trường, mang đến những thông tin quan trọng trong thay đổi nhu cầu khách hàng.
Đơn cử như năm 2021, nhận thấy nhu cầu sử dụng cà phê của người dân toàn cầu nói chung và Việt Nam nói riêng, Nestle đã xem xét tình hình tài chính và quyết định đầu tư tổng cộng 402 triệu USD cho dự án chế biến cà phê tại khu công nghiệp Đồng Nai. Từ đó, mở rộng dây chuyền sản xuất các sản phẩm cà phê chất lượng như viên nén cà phê Nescafé Dolce Gusto, cà phê sấy lạnh,…
Dự án này đã góp phần tăng cường năng lực xuất khẩu của Nestlé Việt Nam Lên 7% về lượng và 30% về giá trị. Nhờ phối hợp nhịp nhàng hoạt động sản xuất và logistic, sản phẩm của Nestle Việt Nam hiện đã được xuất khẩu sang hơn 30 thị trường trên thế giới.
Nestle cũng chủ động phát triển sản phẩm theo dữ liệu thu thập được của từng thị trường để tăng giá trị xuất khẩu. Chẳng hạn, để xuất khẩu sản thị trường Hồi Giáo và Do Thái, cần phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn khắt khe về chất lượng, an toàn thực phẩm và thiết kế bao bì theo hướng tái chế. Việc đầu tư nâng cao giá trị sản phẩm dựa trên xu hướng và nhu cầu thị trường đã góp phần phát triển mạnh mẽ thị phần của Nestle.
Kết luận
S&OP là một giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả, không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất, tăng năng lực quản lý, tính linh hoạt mà còn giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Hy vọng những thông tin trong bài viết có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về S&OP và cách áp dụng quy trình này cho doanh nghiệp của mình để mang đến những thay đổi tích cực trong hoạt động kinh doanh.
Tác giả: Nguyễn Thị Phương Thanh
0904 885 833
https://www.misa.vn/
