9 gợi ý giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả

Với một quốc gia được đánh giá là tỉ lệ thâm dụng lao động cao như Việt Nam thì chi phí nhân sự đang chiếm một tỷ trọng khá lớn trong doanh nghiệp, điều này làm giảm đi một phần lợi nhuận của doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp phải làm gì để vừa không phải cắt giảm nhân sự, cắt giảm lương mà vẫn tối ưu được chi phí nhân sự cho doanh nghiệp. Đây là câu hỏi mà mọi doanh nghiệp đều đang rất quan tâm đến đặc biệt là các doanh nghiệp start-up.

 1. Chi phí nhân sự là gì?

Chi phí nhân sự là tổng của tất cả tiền lương trả cho người lao động, cũng như chi phí phúc lợi của người lao động và thuế trả lương do người sử dụng lao động trả. Chi phí nhân sự được chia thành chi phí trực tiếp và gián tiếp (chi phí chung). 

Chi phí trực tiếp bao gồm tiền lương cho nhân viên sản xuất một sản phẩm, bao gồm cả công nhân trên dây chuyền lắp ráp…

Chi phí gián tiếp liên quan đến lao động hỗ trợ, chẳng hạn như nhân viên bảo trì thiết bị của nhà máy.

Chi phí nhân sự bao gồm:

• Tiền lương
• Phúc lợi: là các chế độ trợ cấp cho đời sống nhân viên: sinh nhật, ma chay, hiếu hỷ…
• Bảo hiểm: các khoản BHYT, BHXH, BHTN
• Phụ cấp
• Chi phí liên quan đến cung cấp phương tiện cho nhân viên làm việc: máy tính, văn phòng phẩm, đồng phục…
• Chi phí khám sức khỏe định kỳ
• Chi phí tuyển dụng
• Chi phí đào tạo và tái đào tạo
• Thưởng cho nhân viên: Thưởng trong các chương trình thi đua, thưởng cuối năm, du lịch…

Ngoài ra, còn chi phí nhân sự ẩn, đó là những chi phí phát sinh nhưng không được ghi nhận như một khoản chi nhưng luôn tồn tại trong các doanh nghiệp, chiếm một tỷ lệ cao.

• Chi phí họp hành: là những chi phí cần để chuẩn bị cho một cuộc họp: chi phí điện, nước, máy lạnh, thuê phòng họp… ngoài những cuộc họp hiệu quả để có thể tháo gỡ những vấn đề đang tồn đọng trong doanh nghiệp thì vẫn có những cuộc họp vô nghĩa, lãng phí thời gian nhưng không đạt được những kỳ vọng của doanh nghiệp mong muốn, những cuộc họp này còn làm mất đi tinh thần làm việc của nhân viên.
• Chi phí làm thêm giờ: một số bộ phận làm thêm giờ tạo được lợi ích cho doanh nghiệp nhưng một số nhân viên lợi dụng việc làm thêm giờ để làm việc riêng đồng thời làm tăng chi phí phục vụ cho việc làm thêm giờ như tiền văn phòng, tiền trả lương tăng ca cho nhân viên, tiền khấu hao công cụ dụng cụ… mà hiệu suất công việc thấp.
• Chi phí nhàn rỗi: thay vì tự động hóa trong quy trình làm việc sẽ giảm được chi phí nhân sự đáng kể nhưng chỉ 25 – 40% quy trình được tự động hóa, còn lại nhân viên phải làm việc tay chân, công việc được lặp đi lặp lại gây lãng phí nguồn nhân lực.
• Chi phí tài sản cơ sở vật chất: là những chi phí doanh nghiệp phải chịu trong việc khấu hao và bảo trì máy móc thiết bị, máy lạnh… tại doanh nghiệp hàng năm.

2. Giải pháp tối ưu chi phí nhân sự cho doanh nghiệp

Để kiểm soát và cắt giảm chi phí nhân sự nhằm gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, vậy doanh nghiệp cần phải hoạch định chính sách chiến lược để tối ưu chi phí nhân sự.

2.1 Hoạch định ngân sách nhân sự

Hoạch định ngân sách giúp tránh việc chi quá nhiều thậm chí có thể không đủ vốn để xoay vòng. Khi có kế hoạch ngân sách cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ hiệu quả nguồn lực khi có các thay đổi diễn ra. Ngoài ra, giúp nhân sự chủ động trong các kế hoạch công việc và tiết kiệm, tối ưu chi phí nhân sự, sử dụng chi phí hiệu quả.

• Định hướng mục tiêu kinh doanh: kế hoạch ngân sách nhân sự phù hợp với các chỉ tiêu trong kinh doanh từ đó có thể điều chỉnh, phân bổ hay thực hiện các hoạt động nhân sự hiệu quả.
• Phân tích nhu cầu sử dụng ngân sách: phân tích nhu cầu liên quan nhân sự như chi phí tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng và các khoản phúc lợi…
• Lên kế hoạch dự phòng rủi ro: xây dựng khoản ngân sách để có thể đứng vững khi doanh nghiệp gặp khó khăn…, ví dụ như khó khăn vào giai đoạn dịch Covid bùng phát.
• Xem xét các khoản đầu tư dài hạn: đầu tư phần mềm QTNS…
• Kiểm tra lại tính thực tế: đảm bảo ngân sách phù hợp, không lãng phí, hoặc cắt giảm các hạng mục quan trọng.

 Tải mẫu kế hoạch và chi phí nhân sự

2.2 Tối ưu chi phí tuyển dụng

• Định biên nhân sự

Giúp không lãng phí tài nguyên, cung cấp đủ số lượng nhân sự cho các phòng ban để thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh, đồng thời định biên nhân sự là căn cứ để thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân sự đi theo mục tiêu doanh nghiệp đề ra.

• Tuyển dụng chọn lọc:

Xác định rõ mục tiêu chiến lược tăng trưởng của công ty, từ đó xác định ưu tiên cho những vị trí tuyển dụng. Hiểu rõ chân dung ứng viên cần tuyển và yêu cầu công việc cho từng vị trí. Chuẩn bị một bảng mô tả công việc rõ ràng, chi tiết để ứng viên hiểu đúng về công việc.

• Chọn kênh tuyển dụng phù hợp

Các diễn đàn, cộng đồng HR, các báo cáo về Linkedin và các trang tuyển dụng là nguồn thông tin hữu ích để tham khảo về đối tượng cũng như đặc thù của mỗi kênh tuyển dụng. Việc chọn kênh tuyển dụng phù hợp sẽ giúp ngân sách tuyển dụng được tập trung vào những nguồn ứng viên phù hợp nhất, giúp doanh nghiệp tìm được ứng viên với chi phí thấp và tăng được ứng viên phù hợp.

Ngoài ra, có những ứng dụng được cung cấp miễn phí với những tính năng tối ưu quy trình tuyển dụng nhân sự, đánh giá nhân sự và các bài test online… Như vậy doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nguồn nhân lực và cắt giảm chi phí tuyển dụng khi phải mua các phần mềm hay các kênh đăng tin thu phí.

• Tạo trải nghiệm tuyển dụng tốt cho ứng viên:

Tạo trải nghiệm tốt cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng giúp thúc đẩy tỷ lệ đồng ý của ứng viên. Giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng, giảm chi phí và xây dựng được thương hiệu tuyển dụng trong tương lai.

Tạo trải nghiệm tốt bằng cách rút ngắn thời gian liên lạc với ứng viên, tránh phỏng vấn quá nhiều lần. Đảm bảo họ luôn được hồi đáp sau khi gửi CV. Luôn thông báo sớm cho họ về kết quả phỏng vấn. Luôn tạo thêm giá trị gia tăng từ những góp ý, giúp họ hiểu hơn về định hướng sự nghiệp cũng như bản thân họ.

• Ứng dụng phần mềm tuyển dụng:

Việc dùng phần mềm tuyển dụng nhân sự sẽ giúp tối ưu quy trình tuyển dụng: bao gồm tìm kiếm ứng viên, liên hệ phỏng vấn, quản lý dữ liệu ứng viên, đánh giá thử việc… trong suốt quá trình tuyển dụng

2.3 Tối ưu chi phí đào tạo

• Đào tạo trực tuyến: Giảm được một số chi phí đi lại, ăn uống và địa điểm tổ chức. Lựa chọn hệ thống đào tạo trực tuyến phù hợp với các mô-đun, bài học khóa học có tổ chức đáp ứng đúng nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Đào tạo qua các video bài giảng, các buổi workshop, talkshow trực tiếp hoặc gián tiếp.
• Tận dụng nguồn lực nội bộ: Đào tạo một số nhân viên chủ chốt, hoặc những nhân viên có kinh nghiệm để đào tạo lại cho các nhân viên khác và có những mức hỗ trợ cho họ, khi đó chi phí sẽ thấp hơn việc thuê các chuyên gia và trả tiền để họ đến giảng cho nhân viên.
• Trao đổi tài nguyên đào tạo với các công ty khác: kết hợp, trao đổi với các công ty khác bằng các khóa học, bài kiểm tra và bài giảng mà doanh nghiệp đang đào tạo cho nhân viên.

2.4  Cải thiện quy trình làm việc

• Đánh giá quy trình làm việc hiện tại: khảo sát và phân tích các phản hồi từ nhân viên, phòng ban và các bộ phận về lý do khiến quy trình không hiệu quả. Đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu của quy trình từ đó có những phương pháp để cải tiến, điều chỉnh cho hoàn thiện.
• Cải tiến quy trình: Đối với những công việc, dự án được đánh giá là quan trọng cần tập trung nhân lực, thời gian và ngân sách để hoàn thành sớm nhất.

• Đào tạo nhân viên thực hiện quy trình chuẩn hóa: Xác định nhu cầu đào tạo để tìm đơn vị và đưa ra thời gian đào tạo cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp. Thông qua đào tạo, doanh nghiệp nắm bắt được tình hình nhân viên áp dụng những kiến thức đã được đào tạo vào thực tế trong quy trình làm việc một cách cụ thể và khoa học. Khi tất cả nhân viên đều biết áp dụng kiến thức vào việc cải thiện và thay đổi quy trình làm việc để đạt hiệu suất cao trong công việc thì quá trình đào tạo mới hiệu quả.
• Tổ chức quy trình làm việc hiệu quả: Tổ chức và vận hành công việc theo lịch trình đã được đề ra từ trước, nhân viên phải tuyệt đối tuân thủ quy trình. Ngoài ra trong quá trình vận hành cần phải giám sát hoạt động nhân viên khi thực hiện các nhiệm vụ được giao có theo đúng quy trình hay không.
• Giao nhiệm vụ, thời gian thực hiện cụ thể, rõ ràng: giao nhiệm vụ và công việc cho từng nhân viên, bộ phận, phòng ban cụ thể, rõ ràng. Hiểu rõ năng lực của từng nhân viên để phân công công việc hợp lý và khoa học.
• Cắt giảm các hoạt động gián đoạn không cần thiết: cắt giảm một số các cuộc họp không cần thiết, không mang lại hiệu quả cho công ty. Sử dụng các phần mềm, các kỹ thuật công nghệ mới để giảm chi phí nhàn rỗi.
• Tự động hóa quy trình: Sử dụng các phần mềm để quản lý toàn bộ quy trình làm việc của tổ chức chuyên nghiệp, tối ưu.

2.5  Tối ưu thời gian làm việc

• Bố trí nhân viên làm việc với thời gian hợp lý: Tùy vào mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh, sắp xếp thời gian làm việc của nhân viên hợp lý. Ví dụ: Kinh doanh quán cà phê, thông thường thứ 7, chủ nhật và các ngày trong tuần thì buổi tối lượng khách đông, thời gian còn lại lượng khách sẽ ít hơn. Vậy công ty có thể mở cửa trễ hơn và đóng cửa sớm hơn vào các ngày trong tuần, và thay vì nghỉ ngày thứ 7 và chủ nhật quán có thể cho nhân viên nghỉ vào 1 ngày khác trong tuần.
• Theo dõi giờ làm việc của nhân viên: Sử dụng các phần mềm chấm công, kế hoạch làm việc, phát hiện những nhân viên làm thêm giờ không cần thiết.
• Cắt ca nếu cần thiết: cắt giảm thời gian làm việc của nhân viên nếu không hỗ trợ trong công việc sản xuất, kinh doanh hàng ngày. Tuy nhiên cần lưu ý đảm bảo rằng việc cắt ca không vi phạm luật và không gây bất tiện cho nhân viên.

2.6 Tối ưu chính sách lương thưởng

Xây dựng chính sách lương thưởng đảm bảo công bằng cho cả nhân viên và doanh nghiệp. 

• Trả lương theo thời gian làm việc: Tính lương theo thời gian làm việc của nhân viên, trả theo tháng, theo ngày hoặc theo giờ, nhân viên sẽ bị trừ lại tiền theo số ngày, giờ mà họ nghỉ, nếu làm đủ ngày, giờ theo quy định thì được hưởng đủ lương.
• Trả lương theo sản phẩm: dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm, số lượng công việc mà nhân viên hoàn thành. Hình thức này dựa trên năng suất lao động mà trả lương, giúp khuyến khích người lao động tăng năng suất khi thực hiện công việc.

• Trả lương theo hình thức lương khoán: Công ty sẽ giao khoán khối lượng công việc, khi người lao động hoàn thành sẽ được trả lương tương ứng. Doanh nghiệp thường sử dụng hợp đồng giao khoán để ký kết với người lao động.

• Trả lương theo doanh thu: thu nhập của người lao động dựa vào doanh số đạt được. Doanh số này sẽ theo mục tiêu và chính sách của từng công ty. Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng…

• Hình thức trả lương 3P: hệ thống lương 3P đang được phát triển hoàn thiện và áp dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Bao gồm lương theo vị trí, chức danh (lương cứng), lương theo năng lực và lương theo kết quả làm việc.

2.7  Thuê ngoài các hoạt động không chủ chốt

Thuê ngoài giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các chi phí tuyển dụng, đào tạo, bảo hiểm…

Ví dụ: Trong thời gian cận tết, nhu cầu lao động cao để kịp thực hiện các đơn hàng, doanh nghiệp có thể chỉ cần thuê nhân sự Parttime để tiết kiệm chi phí, không cần phải ký hợp đồng dài hạn với nhân viên.

Thay vì tự mình xây dựng phần mềm cho doanh nghiệp, doanh nghiệp thuê công ty công nghệ có uy tín trên thị trường để viết phần mềm hoặc mua phần mềm đã được viết sẵn, từ đó giảm được các chi phí không cần thiết.

2.8  Sử dụng công nghệ phù hợp

• Ứng dụng công nghệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh:

Ứng dụng công nghệ phù hợp để tự động hóa quy trình sản xuất, kinh doanh, thúc đẩy chuyển đổi số doanh nghiệp. Ví dụ: Dần tự động hóa các quy trình xử lý tác vụ thay vì để nhân viên thực hiện, thay vào đó họ có thể tập trung vào công việc quan trọng hơn. Sử dụng máy học thiết bị hiện đại, tự động hóa, giảm chi phí tuyển thêm nhân công trong các nhà máy.

• Áp dụng các cuộc họp trực tuyến:

Tiết kiệm chi phí đi lại, in ấn tài liệu, thuê phòng họp…. Mặc dù không thể thay thế hoàn toàn với các cuộc họp trực tiếp, nhưng trong nhiều trường hợp lại có thể tiết kiệm chi phí. Tận dụng các công nghệ miễn phí như Google Docs, Google Sheets, Drive…, các phần mềm quản trị ứng dụng nền tảng lưu trữ đám mây để số hóa tài liệu của công ty thay vì các tài liệu trên giấy như trước đây.

• Áp dụng các phần mềm quản lý: để tiết kiệm và tối ưu thời gian làm việc cho nhân sự.

Ví dụ: Trong mô hình nhà máy sản xuất với số lượng nhân viên đông lên đến cả trăm thậm chí ngàn công nhân, việc chấm công, tính lương thủ công, quản lý nhân sự theo kiểu truyền thống phải cần đến 5-6 người, khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp của MISA AMIS HRM chỉ cần 2 người là có thể thực hiện việc quản lý nhân sự, tiết kiệm chi phí đáng kể cho nhân sự.

Hệ thống phần mềm MISA AMIS HRM giúp chấm công, tính lương chuyên nghiệp, tự động, đảm bảo tính chính xác cao, giảm thiểu thao tác thủ công, tăng năng suất lao động. Ngoài ra, phần mềm còn liên thông dữ liệu với AMIS kế toán, AMIS bán hàng, AMIS công việc… trở thành một hệ sinh thái giúp quản lý doanh nghiệp đồng bộ và hiệu quả cao.

2.9  Cắt giảm chi phí khác

• Tiết kiệm chi phí văn phòng: Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, giảm việc mua sắm các loại văn phòng phẩm, trang thiết bị không cần thiết, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đàm phán giá cả để có chiết khấu và ưu đãi tốt hơn. Cắt giảm các cuộc họp không cần thiết, đặc biệt đối với các cuộc họp ngoài giờ hành chính, điều này giúp giảm nhẹ gánh nặng về chi phí thuê văn phòng ngoài giờ.

• Cắt giảm chi phí nguyên liệu đầu vào: đối với các nguyên vật liệu còn thừa sau khi sản xuất thanh lý để thu hồi vốn, tạo ra sản phẩm khác bằng những phế phẩm.
• Chia sẻ mặt bằng: Tính toán để tận dụng được tối đa diện tích mặt bằng để sản xuất, kinh doanh. Phần diện tích không sử dụng để làm văn phòng, kho hàng hoặc chia sẻ mặt bằng với những tổ chức khác. Điều chỉnh và tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên có sẵn bằng cách đánh giá và đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Giảm các chi phí tài chính: đối với các hợp đồng bảo hiểm, tài chính cần xem xét kỹ càng để loại bỏ những điều khoản phát sinh chi phí không cần thiết.

Kiểm tra, đánh giá các chính sách bảo hiểm để đảm bảo doanh nghiệp tránh trùng lặp trong chính sách hoặc những khoản bảo hiểm không cần thiết để tránh gây lãng phí.

Khi muốn mở rộng kinh doanh cần phân tích chi phí sử dụng vốn rõ ràng, quá trình xoay dòng tiền, các khoản nợ sẽ ảnh hưởng đến lãi suất và khả năng vay vốn trong tương lai.

3. Kết luận

Để doanh nghiệp phát triển lâu dài, vấn đề cắt giảm chi phí nhân sự và tối ưu chi phí là điều quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm. Cần hoạch định ngân sách nhân sự ngay từ đầu năm, và có những giải pháp cứng rắn, nghiêm túc, phá bỏ lối làm việc cũ kém hiệu quả để đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.