Văn phòng không giấy: Xu hướng làm việc của tương lai

Hiện trạng về cách thức và vận hành không gian làm việc đã đang và tiếp tục thay đổi rất nhiều trong tương lai, sẽ không còn nhân viên làm việc cực nhọc trong nhà máy hay quản lý hồ sơ giấy tờ, văn thư trong tủ một cách rời rạc, mà thay vào đó là sự gia tăng của công nghệ và Internet vào quản lý một văn phòng không giấy. Điều này cũng gây ra những thách thức nhất định trong việc vận hành không gian làm việc truyền thống hiện nay. 

I. Nhìn lại cách thức vận hành không gian làm việc truyền thống

Không gian làm việc truyền thống là mô hình quen thuộc, có tính đặc thù với chức năng sở hữu và quản lý chỉ thuộc duy nhất về một doanh nghiệp. Với cách thức vận hành loại hình làm việc này chỉ có một công cụ duy nhất gắn liền là sổ bút, giấy tờ bằng giấy, lưu trữ nhiều tài liệu trong tủ. Việc này sẽ là một bài toán đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn khi phải quản lý và giám sát mất thời gian, hiệu suất nhân viên không cao. 

Quản lý vận hành văn phòng truyền thống cũng có những ưu điểm như có sẵn một cơ cấu quản lý rõ ràng, giúp cho việc quản lý và điều khiển dễ dàng hơn, và có thể tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và chặt chẽ. Tuy nhiên, môi trường làm việc truyền thống sẽ hạn chế sự sự linh hoạt và tự do của nhân viên.

Không gian làm việc truyền thống đã có sự thay đổi trong cách vận hành trong những năm gần đây. Với sự phát triển của công nghệ và thay đổi trong phong cách làm việc của con người, nhiều doanh nghiệp và tổ chức đã bắt đầu chuyển đổi đến mô hình làm việc mới: Văn phòng không giấy.

Các doanh nghiệp dần chuyển sang tập trung vào việc cải thiện hiệu quả sản xuất bằng cách tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và tùy biến hơn cho nhân viên của họ. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các công cụ và phần mềm công nghệ mới để tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả công việc, hoặc việc tạo ra môi trường làm việc tự do và phù hợp hơn cho nhân viên.

II. Những bất cập khi vận hành không gian làm việc truyền thống

1. Quá tải thông tin, hồ sơ tài liệu giấy, việc lưu trữ khó khăn

Công tác vận hành quản lý tài liệu văn bản, hồ sơ, giấy tờ theo cách quản lý truyền thống đã có nhiều hạn chế:

•  Thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thủ công, mất nhiều thời gian trong quản lý giấy tờ. 
• Các công văn đến và đi chủ yếu được lưu trữ trên các hồ sơ giấy theo một biểu mẫu chung.
• Các loại giấy tờ sau khi được xử lý thường được phân loại sắp xếp theo các tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho phục vụ cho việc tìm kiếm. Quá trình tìm kiếm tài liệu chậm, không tối ưu trong việc quản lý. 

Những vấn đề này khiến việc tìm kiếm giấy tờ thường mất thời gian và công sức, khối lượng giấy tờ tăng, diện tích lưu kho bị quá tải và mất mát thất lạc công văn dễ xảy ra. 

Quá trình phê duyệt hồ sơ, công văn cũng phải thông qua nhiều khâu, lặp đi lặp lại và được thực hiện thủ công nên mất nhiều thời gian, ảnh hưởng tới hiệu suất và thời gian xử lý hồ sơ. Vấn đề này gây ra tình trạng chậm trễ hoặc hoặc chồng chéo ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. 

2. Mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí

Các công việc đều được lưu trữ bằng giấy từ các thông tin ghi chép đến công văn, văn bản và tài liệu… nên doanh nghiệp sẽ phải chịu một khoản chi phí lớn. Bên cạnh đó, thời gian nhân viên bàn giấy có thể lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu lưu trữ trong tủ và giành một giờ để thực hiện lặp lại các công việc mà đồng nghiệp đang thực hiện. 

3. Hiệu quả công việc thấp, ảnh hưởng đến môi trường

Công tác quản lý văn phòng truyền thống nhiều giấy tờ không chỉ ảnh hưởng đến sự thay đổi và phát triển của doanh nghiệp mà còn gián tiếp ảnh hưởng đến môi trường khi phải sử dụng số lượng giấy lớn dẫn đến việc chặt phá nhiều cây cối để làm giấy. 

III. Doanh nghiệp đang và sẽ gặp phải những khó khăn gì khi vận hành không gian làm việc truyền thống

Việc quản lý vận hành không gian làm việc truyền thống có thể gặp một số khó khăn như:

• Giới hạn sự linh hoạt: Môi trường làm việc truyền thống có thể giới hạn sự linh hoạt và tự do của nhân viên, loại bỏ khả năng cho họ làm việc từ xa hoặc trong môi trường làm việc linh hoạt.
• Không phù hợp với những yêu cầu làm việc hiện đại: Môi trường làm việc truyền thống có thể không phù hợp với những yêu cầu làm việc hiện đại, như làm việc từ xa hoặc cần sự linh hoạt trong quản lý thời gian.
• Không thể tận dụng công nghệ hiện đại: Trong môi trường làm việc truyền thống, không có sự tận dụng đầy đủ của công nghệ Văn phòng số hiện đại như: phần mềm quản lý quy trình, quản lý dự án,…gây ra giới hạn hiệu suất và năng suất của nhân viên.
• Khó khăn trong việc thay đổi: Vì môi trường làm việc truyền thống có tính chất chặt chẽ và cố định, việc thay đổi trong môi trường này có thể gặp một số khó khăn như: Khó khăn trong việc thay đổi văn hóa công ty, khó khăn trong việc thay đổi quy trình làm việc, khó khăn trong việc cập nhật công nghệ mới, khó khăn trong việc đào tạo và chuyển đổi nhân viên…

=> Tặng bạn Ebook chuyên sâu: Chuyển đổi số tinh gọn: Cẩm nang dành cho CEO tồn tại và bứt phá năm 2023

IV. Kiến tạo “văn phòng không giấy” để hạn chế tài liệu giấy, nâng cao hiệu suất làm việc

“Cuộc cách mạng văn phòng” bùng nổ trước sự phát triển của công nghệ thông tin và sự đi lên của kinh tế – xã hội. Mô hình văn phòng không giấy đã chứng minh được những ưu điểm nổi bật khi khắc phục nhiều hạn chế và bất cập của văn phòng truyền thống. 

Chìa khóa để các doanh nghiệp chuyển đổi trước hết nằm ở công tác xây dựng văn phòng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp. Khâu thiết kế, phân bổ vị trí phải được sắp xếp hợp lý để các bộ phận vừa dễ dàng tương tác, phối hợp công việc, vừa đảm bảo được mức độ bảo mật thông tin an toàn.

Trong đó, quá trình giao việc, tuyên truyền chủ trương chính sách một cách rời rạc trước đây sẽ được thay thế bằng một nền tảng quản trị công nghệ đồng bộ nhằm giải quyết triệt để giới hạn thời gian, địa lý, chi phí di chuyển… Điều này nghĩa là tất cả thao tác trao đổi thông tin, chuyển tiếp quy trình làm việc, lưu trữ dữ liệu, tổng hợp báo cáo… đều diễn ra trên mô hình điện toán đám mây. Từ đó, doanh nghiệp cắt giảm được chi phí duy trì văn phòng truyền thông, giảm thời gian chờ đợi ký duyệt để nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động toàn diện.

Hiện nay, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, ngành nghề đều có thể bắt đầu thiết lập văn phòng không giấy với bộ giải pháp Văn phòng số của Công ty Cổ phần MISA. Đây là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số tinh gọn, đa dạng chức năng cho nhà lãnh đạo, quản lý và nhân viên tối ưu hiệu suất, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi nhờ 7 phần mềm liên kết chặt chẽ:

• MISA AMIS Công việc: Phần mềm quản lý công việc, dự án giúp giao-nhận việc tập traung, cảnh báo quá hạn, cập nhật tiến độ tức thời, xuất bản báo cáo đa chiều,…
• MISA AMIS Quy trình: Phần mềm quản lý quy trình liên kết giữa các phòng ban, bộ phận một cách liền mạch, rõ ràng và tự động.
• MISA AMIS WeSign: Phần mềm hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hàng hoạt từ xa, mọi lúc mọi nơi với đối tác và nội bộ.
• MISA AMIS Tài sản: Phần mềm theo dõi, quản lý tài sản thông minh, kiểm kê tình trạng sử dụng tài sản.
• MISA AMIS Mạng xã hội: Nền tảng mạng xã hội nội bộ cho phép doanh nghiệp truyền thông chủ trương, chính sách thống nhất, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp gắn kết.
• MISA AMIS Ghi chép: Phần mềm lưu trữ tài liệu khao học, an toàn, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ bảo mật thông tin.
• MISA AMIS Phòng họp: Phần mềm tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp, tự động gửi thông báo tham dự đến người tham gia.

Đặc biệt, MISA AMIS Công việc, MISA AMIS Quy trình và MISA AMIS WeSign là những sản phẩm cốt lõi của gói giải pháp Văn phòng số MISA AMIS. Sự kết hợp của các phần mềm này sẽ thay đổi hoàn toàn cách thức giao việc truyền thống, hệ thống lại các quy trình phối hợp liên phòng ban, ký duyệt giấy tờ từ xa để doanh nghiệp hoàn thiện và triển khai mô hình văn phòng không giấy hoàn thiện, nhanh chóng nhất.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ TRẢI NGHIỆM SỨC MẠNH VẬN HÀNH TỐI ƯU CỦA GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ: 

• Miễn phí dùng thử trọn bộ 8 phần mềm: AMIS Công việc, AMIS Quy trình, AMIS WeSign, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội, AMIS Ghi chép, AMIS Văn thư.
• Miễn phí áp dụng thư viện mẫu 500+ mẫu quy trình liên phòng ban.
• Miễn phí 30 tài liệu ký trên mọi thiết bị kết nối Internet.
• Miễn phí Demo, hướng dẫn sử dụng và tư vấn 1-1.