Môi trường làm việc số và môi trường truyền thống: Những điểm khác biệt cốt lõi

Tại sao các doanh nghiệp có xu hướng dịch chuyển từ môi trường làm việc truyền thống sang môi trường làm việc số? Bài viết sau đây của MISA AMIS sẽ so sánh chi tiết bản chất, ưu nhược điểm của từng loại hình giúp bạn có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết nhất, từ đó triển khai loại hình văn phòng phù hợp với doanh nghiệp mình.

Ebook miễn phí: 5 bước lập văn phòng số tinh gọn – Xu thế làm việc của tương lai. Tải ngay!

I. Môi trường làm việc truyền thống là gì?

Môi trường làm việc truyền thống là không gian vật lý cố định, thường là văn phòng làm việc tập trung gồm nhiều người thuộc cùng một tổ chức/doanh nghiệp. Văn phòng được thuê/thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có diện tích chứa đủ số nhân viên, có đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị, phòng họp… phục vụ công việc được thực hiện hiệu quả.

Đặc điểm:

• Văn phòng làm việc truyền thống tiêu tốn nhiều chi phí đầu tư của doanh nghiệp: thiết kế không gian, bàn làm việc, trang trí văn phòng, thiết bị dụng cụ văn phòng, chi phí thuê mặt bằng, phí phát sinh hàng tháng (điện, nước,…).
• Cách thức tương tác của mọi người khi làm việc trong môi trường văn phòng truyền thống: gặp gỡ trao đổi trực tiếp, hội họp, chat thông qua các ứng dụng Skype, Zalo, Messenger,…
• Là không gian làm việc tập trung nhiều người
• Cách thức lưu trữ dữ liệu: Bằng giấy, máy tính cá nhân hoặc mạng nội bộ

Ưu điểm:

• Có thể kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên
• Dễ dàng trao đổi trực tiếp khi giải quyết vấn đề
• Dễ dàng truyền tải văn hóa doanh nghiệp qua hình thức giao tiếp, sự kiện offline,…
• Một số vị trí hay lĩnh vực doanh nghiệp hoạt động buộc phải làm việc hoặc làm việc hiệu quả hơn trong môi trường văn phòng truyền thống

II. Môi trường làm việc số là gì?

Môi trường làm việc số có tên gọi tiếng anh là Digital Workplace, là không gian trực tuyến, nơi mọi thành viên trong doanh nghiệp/tổ chức có thể tương tác, làm việc với nhau mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý.

Khác với môi trường làm việc truyền thống, không gian làm việc số tập hợp những công cụ làm việc giúp các thành viên có thể kết nối với nhau, hợp tác, chia sẻ tri thức và thiết lập các quy trình để làm việc hiệu quả.

Đặc điểm:

• Là một mạng nội bộ mà những thành viên trong doanh nghiệp được phân quyền có thể truy cập ở bất cứ đâu khi có mạng internet mà không cần ngồi tập trung tại một không gian địa lý
• Trao đổi thông qua việc chat trên một nền tảng duy nhất hoặc họp trực tuyến
• Số hóa các quy trình nội bộ hoặc quy trình liên phòng ban, mọi công việc sẽ có quy trình thống nhất để việc hợp tác đạt hiệu quả cao nhất
• Mỗi cá nhân có thể được doanh nghiệp trang bị công cụ làm việc như máy tính, điện thoại hoặc từng thành viên tự trang bị công cụ làm việc cho mình. Mọi người có thể làm việc tại nhà chỉ cần có tài khoản để truy cập vào môi trường làm việc số
• Doanh nghiệp thường truyền tải văn hóa doanh nghiệp thông qua một mạng truyền thông nội bộ – ứng dụng nhỏ trong môi trường làm việc số

Ưu điểm:

• Linh hoạt: các thành viên có thể làm việc, tương tác trên một nền tảng duy nhất, có thể ngồi chung văn phòng hoặc làm việc từ xa vẫn đảm bảo công việc diễn ra bình thường
• Tiết kiệm thời gian: năng suất làm việc được cải thiện khi ứng dụng công nghệ số vào các hoạt động công việc thường ngày, từ giao việc đến review công việc, hợp tác liên phòng ban
• Thúc đẩy trao đổi tri thức: doanh nghiệp có thể xây dựng kho tri thức và chia sẻ giữa các thành viên dễ dàng
• Là môi trường làm việc đáp ứng xu hướng của thị trường và thời đại: thập kỷ của dữ liệu và công nghệ số

III. So sánh môi trường làm việc số và môi trường làm việc truyền thống

Tiêu chí	Môi trường làm việc số	Môi trường làm việc truyền thống
Làm việc từ xa	Đáp ứng khả năng làm việc từ xa có khả năng kết nối dữ liệu tập trung	Hạn chế hơn khi làm việc từ xa do thiếu tính kết nối và công cụ tương tác
Hợp tác liên phòng ban	Nhanh chóng, có quy trình chuyên nghiệp, dễ dàng tương tác	Nếu chưa được số hóa các quy trình thì việc kết hợp giữa các phòng ban còn rời rạc, thủ công
Chi phí đầu tư, vận hành	Chi phí đầu tư và vận hành phù hợp với quy mô. Nếu doanh nghiệp làm việc từ xa có thể giảm thiểu nhiều chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo hiệu quả	Chi phí đầu tư, vận hành ở mức cao. Không tốn chi phí đầu tư mua công cụ làm việc số
Các công cụ sử dụng trong công việc	Phần mềm kế toán Phần mềm quản lý công việc Phần mềm quản lý quy trình Phần mềm ký tài liệu số Phần mềm ghi chép, lưu trữ tài liệu, tri thức Mạng truyền thông nội bộ Phần mềm quản lý phòng họp. Phần mềm quản lý tài sản, vật tư Các công cụ kết nối với nhau và cùng nằm trên 1 nền tảng.	Các ứng dụng Microsoft Office… Các công cụ, dụng cụ thủ công: Giấy tờ, sổ sách,… Các phần mềm on-premise Phần mềm quản lý công việc Các công cụ rời rạc, không nằm trên cùng nền tảng
Năng suất làm việc	Năng suất làm việc được cải thiện bởi hệ thống quy trình khoa học, sự tương tác, lưu chuyển thông tin tức thời.	Năng suất thấp hơn do việc luân chuyển, nhập liệu thông tin mất nhiều thao tác hơn.

Khi so sánh hai môi trường trên, hầu hết mọi người đều nhận ra những khiếm khuyết mà môi trường truyền thống đều được không gian làm việc số đáp ứng tốt. Chính bởi vậy, nhiều doanh nghiệp triển khai Digital Workplace kết hợp cùng văn phòng truyền thống hay còn gọi là mô hình văn phòng số để nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động.

1, Đáp ứng sự linh hoạt, khả năng thích nghi cao: Nhân viên có thể làm việc từ xa, tại nhà hay tại văn phòng bằng việc sử dụng Digital Workplace. Dù dịch bệnh, thiên tai hay những diễn biến khó lường khác doanh nghiệp vẫn có thể vận hành ổn định.

2, Thúc đẩy sự phối hợp, tăng hiệu suất công việc: Doanh nghiệp có thể thúc đẩy năng suất & hiệu quả hoạt động nhờ phương pháp áp dụng các phần mềm quản trị công việc, quy trình liên kết tại các phòng ban, bộ phận. Từ đó giảm thiểu thời gian nhập liệu, phê duyệt giấy tờ cũng như tăng cường chia sẻ sáng kiến, đổi mới trong công việc

3, Cải tiến văn hóa doanh nghiệp: Doanh nghiệp kết hợp giữa mạng truyền thông nội bộ & môi trường truyền thống giúp mọi nhân viên thấm nhuần các giá trị cốt lõi, thông điệp mà nhà lãnh đạo muốn truyền tải. Đồng thời tạo ra không gian kết nối, sẻ chia giúp gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp, xây dựng sức mạnh tập thể.

4, Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Chuyển đổi số kịp thời sẽ mang tới cho doanh nghiệp một quy trình xử lý công việc khoa học, chăm sóc khách hàng chính xác, nhanh chóng và góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Nếu không có môi trường làm việc số, doanh nghiệp rất dễ bị tụt sau bởi đổi thủ, bởi thị trường trong thời đại 4.0. Môi trường làm việc truyền thống tuy có nhiều ưu điểm, nhưng sự kết hợp với môi trường làm việc số chắc chắn sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều bước tiến đột phá hơn.

MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi môi trường làm việc thủ công lên môi trường số. Với 8 ứng dụng liên kết chặt chẽ với nhau trong một nền tảng (AMIS Công việc, AMIS Quy trình, AMIS WeSign,…), chỉ một bộ giải pháp duy nhất, doanh nghiệp có thể loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công để nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí và gia tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây: