Hướng dẫn cách sử dụng excel trong quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự bằng Excel là một hình thức quản lý được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hình thức này đã trở nên quá thân thuộc và phổ biến tại nhiều công ty, doanh nghiệp từ lớn tới nhỏ. Vậy để tạo lập và sử dụng được file quản lý nhân sự bằng Excel phải làm như thế nào? Hãy cùng với MISA AMIS tìm hiểu những cách sử dụng excel quản lý nhân sự nhanh nhất nhé.

Tải miễn phí – Trọn bộ biểu mẫu quy trình quản lý nhân sự

1. Quản lý nhân sự miễn phí bằng excel là gì?

Quản lý nhân sự miễn phí là quản lý tất tần tật các thông tin bao gồm: mã nhân viên, bộ phận, vị trí công việc của từng nhân viên, các loại hình nhân sự,… của công ty trên Excel. 

Excel miễn phí được rất nhiều người làm nhân sự sử dụng. Đây là công cụ được thiết kế khá trực quan và vô cùng thân thiện với người dùng. Chúng thể hiện rõ các yêu cầu quản lý từ cao tới thấp của doanh nghiệp, cho phép nhân viên và quản lý quan sát được tiến độ làm việc của nhân viên và giúp nhân viên tính được lương và quan sát được số ngày, giờ đi làm của mình. 

2. Ưu nhược điểm của excel khi quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel giúp hỗ trợ tối đa người quản lý nhân sự bằng các tính năng bổ trợ. Song đi cùng với những ưu điểm thì vẫn còn một số hạn chế khiến người dùng khi sử dụng gặp một số rắc rối nhỏ.

2.1 Ưu điểm

• Khi sử dụng excel, bạn sẽ được sử dụng hoàn toàn miễn phí mà không cần phải trả bất cứ một chi phí nào
• Khi sử dụng trên File Excel, bạn sẽ được lưu trữ hồ sơ nhân viên của mình đầy đủ, chính xác và chi tiết nhất. Ngoài ra việc lưu trên file còn hạn chế khả năng bị mất so với cách sử dụng của phương thức truyền thống như trên giấy tờ bình thường. 
• Quản trị nhân sự trên Excel, bạn sẽ được dùng rất nhiều kiểu biểu mẫu khác nhau, thoải mái cho bạn lựa chọn để sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình
• Qua các file quản lý, nhân viên còn có thể thường xuyên cập nhật, so sánh đối chiếu để xem thử kết quả của mình đã chuẩn và chính xác chưa?
• Các thao tác sử dụng đơn giản, không quá rườm rà.
• Tiết kiệm được nhiều chi phí, nhân lực và thời gian cho công ty. 

2.2 Nhược điểm

• Khi sử dụng dữ liệu rất khó phân tán và khó rà soát tổng thể lớn: Khi sử dụng dữ liệu trên Excel, hầu hết các dữ liệu sẽ được phân tán thành rất nhiều file khác nhau chứ không tập trung vào một file nhất định. Việc này sẽ gây ra bất tiện cho việc tổng hợp cũng như làm ra dữ liệu để báo cáo toàn diện và ảnh hưởng rất lớn tới công việc chung của cả công ty
• Dữ liệu không bảo mật: Excel là một ứng dụng mà bất cứ người dùng nào cũng có thể click vào được, vì thế nó hoàn toàn không bảo mật và tiềm ẩn rất nhiều mối nguy hại. Điểm hạn chế ở mục này là nó không hề được phân quyền riêng dành cho người quản lý. Mặc dù bạn có thể đặt mật khẩu truy cập nhưng chắc chắn một điều rằng là dữ liệu không thể được bảo mật một cách tuyệt đối, thậm chí trong nhiều trường hợp khi bạn đã đặt mật khẩu thì chắc chắn sẽ khó lấy lại. 
• Khả năng tích hợp hạn chế: Excel có tên tuổi và rất lâu đời, vì thế nên các khả năng tích hợp các công cụ khác như: Chấm công, tính lương, quản lý KPI hay quản lý tài sản,.. đều khá khó khăn, trong khi các ứng dụng quản lý nhân sự hiện nay đều có thể làm được điều này một cách rất dễ dàng. 
• Khó mở rộng khi quy mô tăng: Khi doanh nghiệp của bạn ngày càng lớn mạnh, số lượng nhân viên ngày càng lớn, nguồn dữ liệu cần lưu trữ lại càng lớn hơn thì excel rất khó để đáp ứng được nhu cầu này vì thế nên quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel gần như là rất khó. 

Quản trị doanh nghiệp miễn phí vừa có mặt lợi mặt hại. Đối với doanh nghiệp vừa và lớn, chúng tôi khuyên các bạn nên sử dung các phần mềm quản lý nhân sự trả phí để đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn sử dụng tính năng của excel

Các dữ liệu về nhân sự có rất nhiều, do đó việc lập báo cáo sao cho đủ hết các nội dung mà vẫn mang tính thẩm mỹ là điều rất cần thiết. Một báo cáo tốt sẽ đáp ứng cả 2 yêu cầu trên. MISA AMIS sẽ hướng dẫn cho bạn cách sử dụng tính năng của excel ở dưới đây.

Phần 1: Tạo danh sách chọn “Họ và tên” của nhân sự trong bảng báo cáo chi tiết

Sau khi đã xác định được các mục cần có trong bảng báo cáo thì cần phải nhập đầy đủ dữ liệu vào trong bảng. Sau đó,để tạo danh sách chọn thì ta làm như sau:

• Giả sử ô cần tạo là B3, chọn Data Validation trong thẻ Data
• Tiếp theo, trong Data Validation chọn như sau: Allow (chọn List), Source (chọn tới danh sách tên nhân sự trong bảng Danh sách nhân viên).

Tại đây, ta chọn nút Dropdown để chọn 1 nhân sự bất kỳ trong danh sách nhân sự.

Phần 2: Lấy thông tin về nhân sự thông qua tên nhân sự được chọn bằng hàm VLOOKUP

Để tra cứu thông tin của nhân sự được chọn, ta làm như sau: Giả sử ô tra cứu HĐLĐ của nhân viên được chọn là D5, ta viết hàm: =VLOOKUP($B$3,Bang_DSNV,DSNV!$H$5,0)

Trong đó:

• lookup_value: đây là đối tượng tham chiếu, chính là tên nhân sự đã được chọn trước đó tại ô B3.
• table_array: đây là bảng dữ liệu cần tra cứu, hay còn là bảng danh sách nhân viên. Trong đó, cột đầu tiên là cột Họ và Tên.
• col_index_num: kết quả sẽ cho ra ở một trong số các cột ở bảng table_array. Dựa theo số cột được ghi trong tiêu đề của bảng danh sách nhân viên, ta có thể sử dụng kết quả ở ô H5 – chính là số cột cần tìm (cột số HĐLĐ).
• range_lookup: đây là phương thức tìm kiếm nhân sự, do là chúng ta tìm chính xác tên nhân viên nên sẽ sử dụng số 0.

Ngoài ra, để tránh lỗi ô B3 là ô trống (tức là không có nhân viên được chọn), ta sử dụng hàm IF để biện luận cho trường hợp này trước khi sử dụng hàm VLOOKUP. Kết quả hàm cuối sẽ là: =IF($B$3=””,””,VLOOKUP($B$3,Bang_DSNV,DSNV!$H$5,0))

Phần 3: Lấy thông tin về lịch sử làm việc của nhân viên theo thời gian báo cáo

Để lấy thông tin về lịch sử của nhân viên ta cần kết hợp điều kiện thời gian lọc dữ liệu ở trong bảng theo dõi làm việc của nhân sự. Kỹ thuật lọc thường hay dùng là Advanced Filter trong Excel. Ta có thể thực hiện như sau:

Đầu tiên tiến hành xây dựng vùng điều kiện, bao gồm tên nhân viên và thời gian báo cáo. Mỗi một điều kiện sẽ gắn liền với một tiêu đề cột có liên quan trong bảng dữ liệu.

Tiếp theo, xác định sẵn những kết quả cần lọc. Như ở trong ví dụ này là toàn bộ các cột ở bảng theo dõi quá trình làm việc.

Cuối cùng ta áp dụng Advanced Filter lọc các kết quả để ra báo cáo. Kết hợp với VBA, ta hoàn toàn có thể khiến báo cáo tự động áp dụng Advanced Filter để cho ra kết quả tương ứng mỗi khi thay đổi một tên nhân viên khác.

4. So sánh quản lý nhân sự bằng Excel và quản lý thông minh

• Điểm giống: 

Thứ nhất, cả hai loại đều được sử dụng khá đơn giản với người dùng, bất cứ ai chỉ cần biết thao tác trên máy tính thì đều có thể sử dụng được. 

Thứ hai là cả hai loại đều có thể tùy chỉnh và dễ dàng sử dụng. 

Thứ ba, mặc dù hiệu quả đem lại cao nhưng chi phí để sử dụng lại hợp lý, hơn thế nữa khi sử dụng bằng Excel bạn còn có thể được sử dụng một cách hoàn toàn miễn phí. 

• Điểm khác: 

	Ưu điểm	Hạn chế
Quản lý nhân sự bằng Excel	Miễn phí và có thể cài đặt được	Rủi ro bảo mật cao Thiếu đi tính tự động hóa: Khi bạn sử dụng Excel, bạn không thể tự động nhắc việc được mà phải chủ động truy cập vào Excel thì mới có thể quan sát được tình hình công việc Hạn chế quản trị công việc cao với khối lượng lớn.
Quản lý nhân sự bằng phần mềm	Có thể quản lý thông tin một cách cách tập trung Ưu điểm tuyệt vời của việc kiểm soát qua phần mềm đó là bạn có thể dễ dàng quản lý rất nhiều công việc lớn nhỏ chi trên một hệ thống duy nhất.  Có tính năng tự động hóa: Đây là một tính năng vượt trội mà bạn không thể bỏ qua, vì khi sử dụng các phần mềm để quản lý công việc, những thay đổi trong quá trình làm việc sẽ được thông báo và nhắc nhở tới người dùng. Vì thế sẽ hạn chế được việc bạn quên đi công việc hoặc sót công việc  Có thể tạo được quy trình công việc trực tuyến thông minh và nhanh chóng.	Nhiều phần mềm buộc bạn phải trả phí cao và duy trì theo từng năm

5. Quản lý nhân sự bằng MISA AMIS HRM

Quản lý nhân sự thủ công bằng excel có thể gây ra nhiều sai sót, tốn kém. Lúc này doanh nghiệp có thể tham khảo AMIS nhân sự với hàng loạt tính năng hữu ích như:

• AMIS Tuyển dụng: Hỗ trợ nâng cao tuyển dụng, thu hút ứng viên, làm bài test online, tự động gửi email kết quả phỏng vấn, tạo thương hiệu tuyển dụng với website miễn phí.

• AMIS Thông tin nhân sự: Lưu trữ số lượng lớn hồ sơ nhân viên, theo dõi kết quả khen thưởng, kỷ luật… báo cáo chi tiết về tình hình hợp đồng nhân viên, luân chuyển lao động,….

• AMIS Chấm công: Chấm công đa hình thức, dữ liệu đồng bộ, nhân viên tự theo dõi công, tự động yêu cầu cập nhật công nếu có.

• AMIS Tiền lương:  phần mềm cũng tự động trích các khoản phải khấu trừ theo quy định của pháp luật.

AMIS HRM phù hợ với mọi quy mô doanh nghiệp và được nhiều công ty tại Việt Nam tin dùng như: IVY moda, Xuân Cương, Trống Đồng Palace…..

6. Kết luận

Trên đây là những nội dung mà MISA AMIS đem đến cho bạn về công cụ Excel khi quản lý nhân sự, hi vọng thông qua bài viết này, bạn sẽ có cho mình cái nhìn cụ thể cũng như hiểu rõ hơn để đưa ra những lựa chọn hợp lý nhất nhé.