Ứng viên bùng phỏng vấn – Nhà tuyển dụng nên làm gì?

Buổi phỏng vấn bị hủy vì lý do ứng viên vắng mặt là điều mà các nhà tuyển dụng không mong sẽ xảy đến nhất. Để sắp xếp được một buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần hoàn tất rất nhiều công đoạn như đăng tải vị trí ứng tuyển, lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn qua điện thoại, báo cáo với cấp trên về kế hoạch phỏng vấn sắp tới. 

Do đó, việc ứng viên bùng phỏng vấn sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian cũng như làm giảm hiệu quả kế hoạch tuyển dụng. Vậy, trước hiện trạng trên, nhà tuyển dụng nên có những động thái nào cho phù hợp? Hãy cùng MISA tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Ứng viên bùng phỏng vấn – Nguyên nhân do đâu?

“Vì lý do cá nhân nên em xin phép không tham gia phỏng vấn”, “Em bận việc gia đình nên không đến công ty được”, “Em nhớ nhầm thời gian phỏng vấn”,… 

Đây là những lý do mà các nhà tuyển dụng thường nhận được khi có ứng viên bùng phỏng vấn. Các ứng viên sẽ có xu hướng “từ chối khéo” thay vì trình bày đúng lý do không tham gia phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Vậy, nguyên nhân thực tế của hiện trạng này là gì?

1.1 Ứng viên bận việc đột xuất

Đôi khi, ứng viên không tham gia phỏng vấn được vì họ thật sự đang có việc đột xuất. Đó có thể là do ứng viên bị cảm thấy không khỏe, ốm đau, phương tiện đi lại gặp trục trặc hoặc gia đình có việc riêng quan trọng cần xử lý. Đặc biệt là trong thời điểm hậu COVID 19 chưa lâu, tuy dịch bệnh đã được kiểm soát phần nào nhưng sức đề kháng của những người đã từng bị nhiễm bệnh yếu hơn mức bình thường, nên khả năng họ đột nhiên cảm thấy không khỏe trong người là điều dễ dàng xảy ra. 

Thông thường, những ứng viên không tham gia phỏng vấn vì lý do này sẽ chủ động liên hệ với nhà tuyển dụng để thông báo hoãn và xin phép được dời buổi phỏng vấn vào một khoảng thời gian khác, hoặc phỏng vấn dưới hình thức khác (phỏng vấn online). Họ rất có thiện chí đối với vị trí ứng tuyển, nhưng do bận việc đột xuất nên họ không thể tham gia phỏng vấn đúng lịch hẹn.

1.2 Ứng viên đã nhận việc ở nơi khác

Xuất phát từ mong muốn tìm kiếm công việc phù hợp nhất cũng như có cái nhìn khách quan hơn về lĩnh vực bản thân đang theo đuổi và đứng trước thị trường việc làm đa dạng, ứng viên sẽ nộp hồ sơ ứng tuyển đến nhiều nhà tuyển dụng cùng một lúc. Trong khi đó, thời gian giữa khâu trao đổi với ứng viên qua điện thoại (hoặc khâu gửi thư mời phỏng vấn qua email) và khâu tổ chức phỏng vấn thường kéo dài từ 2 đến 3 ngày. 

Đây không phải khoảng thời gian quá dài, nhưng trong trường hợp ứng viên ứng tuyển tại nhiều công ty khác nhau thì khoảng thời gian này đủ để các nhà tuyển dụng khác chiêu mộ ứng viên tiềm năng nhận việc tại công ty họ. 

Ứng viên bùng phỏng vấn vì lý do đã nhận việc ở nơi khác thường không chủ động thông báo lại với nhà tuyển dụng. Bởi họ đang háo hức với công việc mới mình vừa trúng tuyển nên nhất thời quên mất lịch hẹn phỏng vấn với những công ty còn lại. Mặt khác, các ứng viên thường có tâm lý “ngại” khi để nhà tuyển dụng khác biết mình đã đi phỏng vấn tại nhiều chỗ khác nhau. Họ sẽ để nhà tuyển dụng gọi điện hoặc gửi mail nhắc nhở về buổi hẹn phỏng vấn rồi mới đưa ra phản hồi từ chối.

1.3 Ứng viên chưa chuẩn bị tâm lý sẵn sàng

Do “rải” hồ sơ ứng tuyển quá nhiều nơi nên ứng viên thường chủ quan không đọc rõ phần mô tả công việc trong bài đăng tuyển dụng, dẫn đến việc trước buổi hẹn phỏng vấn thì mới đọc kỹ lại và nhận ra đây chưa phải là công việc mình muốn ứng tuyển. 

Đó có thể là vì yêu cầu công việc như sẵn sàng đi công tác khi có điều động từ cấp trên, tự trang bị laptop, công ty cách nhà riêng quá xa hoặc phải đi làm tất cả ngày thứ 7 trong tuần. Hoặc có thể vì bản thân ứng viên tự cảm thấy chưa đủ năng lực để ứng tuyển vào vị trí đó, chẳng hạn như tiếng anh giao tiếp chưa tốt, kỹ năng excel còn hạn chế,… 

Dù vì lý do nào, ứng viên khi chưa chuẩn bị tâm lý sẵn sàng sẽ có xu hướng phớt lờ nhà tuyển dụng khi họ nhận được cuộc gọi hoặc email nhắc nhở về buổi phỏng vấn. Họ sẽ không đưa ra lý do xác đáng như hai lý do trên, hoặc họ im lặng tuyệt đối cho đến khi kết thúc thời gian hẹn phỏng vấn. Đây cũng chính là trường hợp gây tổn thất về thời gian và công sức của nhà tuyển dụng nhiều nhất.

2. Nhà tuyển dụng cần làm gì khi ứng viên bùng phỏng vấn?

2.1 Kiềm chế phản hồi tiêu cực

Thời gian gần đây, khi những hội nhóm về việc làm phát triển, không khó để đọc được tin tức một vài nhà tuyển dụng có những từ ngữ không hay khi phản hồi ứng viên bùng phỏng vấn. Đứng trước những thông tin này, phần đông người dùng mạng xã hội sẽ chỉ trích nhà tuyển dụng thay vì dành thời gian tìm hiểu rõ câu chuyện. Việc này không những làm ảnh hưởng đến danh dự của cá nhân người làm tuyển dụng mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Phỏng vấn là khâu gần chót của quy trình tuyển dụng. Bị ứng viên từ chối phỏng vấn là điều không dễ để chấp nhận, nhất là khi kế hoạch tuyển dụng đang bước vào giai đoạn cuối.  Tuy vậy, đừng để điều này làm mất đi tính chuyên nghiệp trong công tác tuyển dụng. Cho dù ứng viên bùng phỏng vấn vì bất cứ lý do nào, nhà tuyển dụng cũng cần kiềm chế một cách tối đa các phản hồi tiêu cực. Nếu có thể, hãy xem đây là nguồn động lực để chuẩn bị cho công tác tuyển dụng mới tốt hơn.

2.2 Cho ứng viên thêm một cơ hội phỏng vấn

Trong trường hợp ứng viên không tham gia phỏng vấn vì lý do bận việc đột xuất, nhà tuyển dụng có thể cân nhắc cho ứng viên một cơ hội mới. Việc này giúp tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng vì không phải lập kế hoạch phỏng vấn ứng viên mới, cũng là để tránh vụt mất nguồn ứng viên tiềm năng sẵn có.

Bên cạnh đó, ứng viên sẽ cảm thấy mình nhận được sự đồng cảm từ nhà tuyển dụng và được phía công ty xem trọng, nếu được nhận vào làm việc thì họ sẽ có tinh thần cống hiến cho công ty hơn. 

2.3 Viết email phản hồi sau khi ứng viên bùng phỏng vấn

Viết email phản hồi sau khi ứng viên bùng phỏng vấn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp. Đây cũng là cách xây dựng mối quan hệ tốt với những ứng viên tiềm năng. Sau đây là mẫu email phản hồi mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo:

3. Nhà tuyển dụng cần làm gì để hạn chế ứng viên bùng phỏng vấn?

Nhằm hạn chế việc ứng viên bùng phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể thực hiện một hoặc nhiều phương pháp sau đây:

3.1 Ghi mô tả công việc rõ ràng

Viết một bản JD (“job description” = mô tả công việc) sao cho thu hút ứng viên không phải là điều không dễ dàng. Nhà tuyển dụng cần kết hợp giữa thông tin về vị trí cần tuyển và sự khéo léo trong văn viết để cho ra bản JD có nội dung vừa thú vị, vừa gãy gọn, dễ hiểu. Tính trung thực cũng là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu.  

Một bản JD hoàn chỉnh cần đáp ứng những nội dung sau: 

• Tên gọi vị trí tuyển dụng;
• Tóm tắt ngắn gọn về công việc cần làm. Trong đó, công việc chiếm phần lớn thời gian làm việc làm việc nên được ghi đầu tiên;
• Yêu cầu đối với ứng viên ứng tuyển. Lưu ý, nhà tuyển dụng cần tránh thể hiện những yêu cầu về giới tính, tôn giáo, vùng miền lên JD để tránh gây kích động, hiểu nhầm cho ứng viên;
• Quyền lợi khi là nhân viên công ty (như mức lương, các khoản phụ cấp, phúc lợi,…);
• Một vài thông tin cơ bản về công ty.

3.2 Thắt chặt khâu sàng lọc ứng viên

Thắt chặt khâu sàng lọc ứng viên cũng là một cách hiệu quả để loại trừ các ứng viên có khả năng bùng phỏng vấn. Việc này có thể được thực hiện bằng một bài kiểm tra nhỏ. 

Nhà tuyển dụng có thể gửi cho ứng viên một bài kiểm tra trắc nghiệm tâm lý qua mail trước khi lên kế hoạch phỏng vấn. Vì khi ứng viên nhận được bài kiểm tra này, họ cũng sẽ có thêm thời gian tìm hiểu về công ty thay vì vội vàng xác nhận tham gia phỏng vấn thông qua điện thoại. 

Việc thực hiện và nộp bài kiểm tra đúng hạn cũng cho thấy sự nghiêm túc của ứng viên đối với vị trí họ đang ứng tuyển. Thêm đó, nhà tuyển dụng có thể tham khảo kết quả của bài kiểm tra này để tìm hiểu và đánh giá thêm về ứng viên trước khi bước vào vòng phỏng vấn cuối cùng. 

Đối với những ứng viên không thật sự quá quan tâm đến công việc, họ sẽ bỏ qua bài kiểm tra ngay từ đầu, hoặc thực hiện một cách hời hợt, qua loa. Đây cũng là căn cứ giúp nhà tuyển dụng phân loại ứng viên, tránh trường hợp ứng viên bùng phỏng vấn. 

Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp cần tuyển gấp nhân viên, nhà tuyển dụng nhà tuyển dụng có thể tranh thủ thăm dò ứng viên tại khâu phỏng vấn qua điện thoại. 

3.3 Nhắc nhở ứng viên về lịch hẹn phỏng vấn

Nhắc nhở ứng viên về lịch hẹn phỏng vấn cũng là một phương pháp đơn giản giúp hạn chế tình trạng ứng viên bùng phỏng vấn. Việc nhắc nhở này có thể thực hiện qua mail – hiện nay gmail đã có chức năng thông báo lịch hẹn cho người nhận được thư điện tử. 

Khi gần đến thời gian hẹn, gmail sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở ứng viên tham gia phỏng vấn đúng hẹn. Nhà tuyển dụng có thể tự gửi mail nhắc nhở, điều này khiến ứng viên cảm thấy mình được nhà tuyển dụng coi trọng hơn. 

Ngoài ra, để thể hiện sự chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng nên đính kèm bản đồ chỉ đường trong thông báo lịch phỏng vấn nhằm giúp ứng viên dễ dàng nhận biết địa chỉ công ty.

Trong trường hợp ứng viên có việc bận hoặc đã tìm được một công việc mới, ứng viên sẽ phản hồi lại mail này thay vì đợi đến khi gần đến thời gian phỏng vấn rồi mới thông báo. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể kịp thời lên kế hoạch phỏng vấn với ứng viên mới.

3.4 Linh hoạt trong tuyển dụng

Đôi khi, nhà tuyển dụng cũng cần bước ra khỏi vai trò thường ngày rồi đặt mình vào vị trí của một ứng viên để cảm nhận về điều mà ứng viên tìm kiếm điều ở một công việc. Từ đó, thiết kế lại từng công đoạn tuyển dụng sao cho phù hợp với doanh nghiệp và thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng. Khi đọc thông tin tuyển dụng, một ứng viên sẽ đặt ra những câu hỏi như sau: 

• Mức lương của công việc này có phù hợp với mong muốn của bản thân không?
• Ở công việc này có cơ hội phát triển bản thân không? Có mang tính ổn định không?
• Nhân viên phải “tự bơi” hay có người hỗ trợ trong việc giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu?
• Những gì nhà tuyển dụng hứa hẹn trong buổi phỏng vấn có được triển khai đúng trên thực tế? (Chẳng hạn, công ty đặt ra slogan tuyển dụng cho vị trí nhân viên kinh doanh là “chăm sóc nhân viên để chăm sóc khách hàng”, nhưng thực tế các chính sách về lương thưởng, KPI và đãi ngộ đều cho thấy sự bất công đối với nhân viên).
• Thông tin về vị trí ứng tuyển cũng như về doanh nghiệp mà nhà tuyển dụng cung cấp đã trung thực và minh bạch chưa? 

Hiểu được tâm lý của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể cân chỉnh lại cách thức thực hiện việc tuyển dụng sao cho hiệu quả. Cần xây dựng hình ảnh công ty uy tín, chuyên nghiệp để các ứng viên tìm được hứng thú và cảm thấy tin tưởng để bước vào vòng phỏng vấn một cách thoải mái nhất.

4. Kết luận

Trên đây là một số phân tích về việc bùng phỏng vấn của ứng viên và những việc nhà tuyển dụng cần làm trước hiện trạng này. Hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp ích các nhà tuyển dụng trong công tác tìm kiếm nhân sự, giảm thiểu tình trạng ứng viên hủy phỏng vấn một cách tối ưu nhất.

Phỏng vấn, tuyển dụng đơn giản với phần mềm AMIS Tuyển dụng của MISA

Vào thời đại 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự là điều tất yếu. Công việc quản lý nhân sự trở nên linh hoạt, hiệu quả và nhanh chóng hơn khi sử dụng phần mềm trong các công tác tuyển dụng, chấm công, tính lương, hồ sơ nhân sự,…. 

Thấu hiểu điều đó, MISA đã phát triển phần mềm AMIS Tuyển dụng. Phần mềm hỗ trợ đăng tin tuyển dụng, tạo thương hiệu tuyển dụng để thu hút thêm nhiều nhân tài và tổng hợp kho ứng viên tiềm năng. Với phần mềm, công ty có thể dễ dàng tìm kiếm ứng viên phù hợp với doanh nghiệp, giảm nhiều thời gian, công sức của nhân sự mà vẫn đạt hiệu quả.

Cụ thể, phần mềm có các tính năng như:

• Đăng tin tuyển dụng hàng loạt lên các website.
• Lưu trữ hồ sơ, CV của ứng viên trên hệ thống.
• Tự động gửi email đến ứng viên đến phỏng vấn.
• Nâng cao thương hiệu tuyển dụng bằng website miễn phí.
• Báo cáo hiệu quả tuyển dụng trực quan, dễ dàng.

Để được tư vấn cụ thể hơn về các tính năng cũng như trải nghiệm miễn phí phần mềm trong 15 ngày, mời bạn đọc để lại thông tin tại đây.