Mỗi năm vào tháng 6 hoặc tháng 10, các tổ chức/doanh nghiệp Việt Nam sẽ phải nộp báo cáo sử dụng lao động lên cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Nắm rõ được cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bạn sẽ rút ngắn thời gian chuẩn bị và giảm thiểu tối đa những sai sót không đáng có. Dưới đây là hướng dẫn 02 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định mới nhất hiện hành.
1. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động qua Cổng dịch vụ công Quốc gia
Để thực hiện báo cáo tình hình sử dụng trên cổng dịch vụ công Quốc gia, Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia theo địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/
Bước 2: “Đăng nhập” tài khoản dịch vụ công của Doanh nghiệp với cách sử dụng thiết bị chữ ký số USB Token. USB Token là một thiết bị được mà hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trong các văn bản điện tử. Nếu doanh nghiệp chưa có số tài khoản, thì có thể đăng ký tài khoản mới qua trang chủ của Cổng dịch vụ công Quốc gia.
Lưu ý: Bạn phải tải và cài đặt trình chữ ký điện tử nhằm bảo mật dữ liệu chứng thư số quốc gia nghiệp
Bước 3: Sau khi Đăng nhập thành công cổng Dịch vụ công quốc gia (1) để sử dụng tài khoản của doanh nghiệp, Bạn có thể truy cập vào mục “Thông tin và dịch vụ” trong mục “Dịch vụ công trực tuyến”.
Bạn hoàn thành các thủ tục theo cách tìm kiếm theo tên trong phần thủ tục trên hệ thống của Dịch vụ công quốc gia. Chi tiết như sau:
Vào mục tìm kiếm để gõ từ khóa “Liên thông”, tiếp theo vào mục chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” và cuối cùng chọn vào ô “Tìm kiếm”. Sau đó hệ thống sẽ gửi kết quả về nghiệp vụ tương ứng là “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
Bước 4: Chọn thủ tục, click nút “Nộp trực tuyến”.
Bước 5: Thực hiện khai thông tin
Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động, lúc này Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ chọn địa điểm nơi đặt trụ sở, chi nhánh và văn phòng đại diện.
Bước 6: Ngay khi hoàn tất, click chọn “Đăng ký” để hệ thống xác nhận thông tin.
Bước 7: Kết thúc từng bước khi hệ thống hiển thị thông báo “Chào mừng doanh nghiệp đã cung cấp thông tin cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động thành công”. Bấm “Thoát” để hoàn tất thủ tục.
Bước 8: Tải biểu mẫu kê khai rồi gửi hồ sơ đến hệ thống BHXH.
Bước 9: Khi hoàn thành, cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận hồ sơ gửi về BHXH.
Bước 10: Cổng dịch vụ công Quốc gia nhận hồ sơ lao động tại hệ thống máy chủ của ngành BHXH.
Bước 11: Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ thực hiện gửi báo cáo đến hệ thống một cửa của tỉnh theo mẫu báo cáo mà Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành.
Lưu ý: Có một số cơ quan yêu cầu doanh nghiệp phải gửi hồ sơ hoặc gửi bằng email cho Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Do đó, cần liên lạc thẳng với đơn vị tiếp nhận để tìm hiểu về nội dung trên trước khi gửi hồ sơ.
2. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động thứ hai mà bạn có thể tham khảo là hình thức nộp trực tiếp. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Tải mẫu báo cáo chuẩn
Theo Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Mẫu số 01/PL 1 báo cáo tình hình sử dụng lao động gửi các doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị như sau:
Bước 2: Nhập thêm số liệu vào báo cáo tình hình sử dụng lao động
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội; cơ quan BHXH cấp huyện, quận nơi có trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng giao dịch.
Vị trí làm việc phân loại theo:
- Cột số (8) Cán bộ: Bao gồm lãnh đạo, nhân viên công tác tại các phòng, các cấp, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đảm nhiệm chức danh có thẩm quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ TW xuống đến địa phương.
- Cột số (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Bao gồm những ngành nghề yêu cầu có chuyên môn sâu hoặc kỹ năng từ trình độ đại học trở lên thuộc các lĩnh vực về KHKT, y tế, nông nghiệp, kinh doanh quản lý và Công nghệ TTTT.
- Cột số (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Bao gồm nghề nghiệp yêu cầu kỹ năng, kinh nghiệm từ mức bậc trung trong những lĩnh vực KHKT, y tế, giáo dục, VHXH, TTTT, GĐ, CNTT.. .
Bước 3: Nộp hồ sơ về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, các đó gửi cho Cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi doanh nghiệp có trụ sở hoặc chi nhánh, văn phòng giao dịch.
3. Câu hỏi thường gặp khi nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Hạn cuối nộp báo cáo lao động vào tháng mấy?
Tổ chức/ doanh nghiệp khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP hướng dẫn cơ chế phối hợp, thực hiện TTHC đăng ký mở chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp khai trình về sử dụng lao động, cấp sổ đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng con dấu của doanh nghiệp:
- Định kỳ là 6 tháng phải và phải trước ngày 5 tháng 6
- Cuối năm phải trước ngày 5 tháng 12. Do vậy, trung bình một năm doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động 2 lần định kỳ: Định kỳ 6 tháng từ ngày 5 tháng 6 và hằng năm phải vào ngày 5 tháng 12
Mức phạt nếu không nộp báo cáo thay đổi lao động?
Trường hợp doanh nghiệp không nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động thì sẽ bị phạt theo quy định nêu sau: Theo Điểm c, Khoản 2, Điều 8, Nghị định 12/2022/NĐ-CP, phạt tiền từ 5-10 triệu đồng với hành vi sử dụng lao động không báo cáo tình hình thay đổi người lao động theo quy định.
Ngoài ra, Điểm 1, Khoản 6 của Điều này cũng quy định, nếu chủ sử dụng là cá nhân không thực hiện báo cáo lao động theo thời hạn sẽ bị phạt 05-10 triệu đồng, nếu là doanh nghiệp thì sẽ bị phạt gấp đôi: 10-20 triệu đồng.
Thời hạn nộp báo cáo cụ thể như nào?
Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là thủ tục bắt buộc của các doanh nghiệp, theo định kỳ 02 lần/năm. Cụ thể: Thời hạn nộp báo cáo Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 Nghị định 122/2020/NĐ-CP quy định khai trình việc sử dụng lao động, về phối hợp, liên thông trong đăng ký mở doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng giao dịch, cấp mã số đơn vị đóng bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng con dấu của doanh nghiệp thì các doanh nghiệp đã đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định về đăng ký doanh nghiệp sẽ không phải khai trình việc sử dụng lao động vì trên tờ giấy đăng ký này đã có nội dung khai trình sử dụng lao động.
Doanh nghiệp cần thực hiện khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày tính từ lần đầu tiên hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi người lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động của UBND cấp tỉnh và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội.
4. Theo dõi tính hình sử dụng lao động với MISA AMIS HRM
Theo dõi báo cáo tình hình sử dụng lao động, biến động nhân sự sẽ giúp lãnh đạo có cái nhìn chính xác nhất về nguồn lực, từ đó đưa những chính sách hợp lý nhất. Hiện tại rất nhiều công ty vẫn theo dõi tình hình nhân sự bằng Excel. Cách này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý, đáp ứng được những nhu cầu cơ bản. Tuy nhiên file Excel thông thường có thể khiến HR, Giám đốc gặp những khó khăn như:
- Số lượng nhân sự lớn, lưu trữ dễ sai sót, nhầm lẫn.
- Không theo dõi được báo cáo theo thời gian thực, phải đợi tổng hợp.
- Tốn rất nhiều thời gian, công sức để tra dữ liệu làm báo cáo, không nhớ về hạn hợp đồng, hạn nộp báo cáo.
- Lãnh đạo không có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân viên (nhân viên nào làm tốt, nhân viên nào làm lâu năm, biến động qua từng kỳ…)
MISA AMIS HRM sẽ thay đổi hoàn toàn những vấn đề trên. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tình hình lao động một cách tổng quan, chính xác và cập nhật tức thời. Phần mềm còn tích hợp nhiều tính năng vượt trội, giúp quản lý nhân sự hiệu quả, tối ưu quy trình.
- Lưu trữ số lượng hồ sơ nhân sự lớn, đáp ứng tốt với công ty hàng trăm, hàng nghìn nhân viên.
- Có hệ thống bộ lọc nâng cao giúp HR dễ dàng tra cứu và làm việc.
- Cung cấp báo tổng quan về tình hình nhân sự, theo dõi biến động theo từng thời kỳ. Khi làm báo cáo tình hình sử dụng lao động, người dùng chỉ cần kiểm tra màn hình chính để lấy thông tin.
- Số hóa toàn bộ thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển lao động, nghỉ việc.
- Quản lý trọn vẹn công lương, phúc lợi, thuế TNCN, BHXH.
Để nhận bản dùng thử miễn phí và tư vấn phần mềm theo tình hình doanh nghiệp, bạn đọc có thể đăng ký tại đây:
5. Kết luận
Bài viết trên MISA AMIS HRM đã hướng dẫn 2 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho các doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp những người làm công tác nhân sự hiểu rõ hơn về các bước thao tác, chủ động cập nhật báo cáo đúng hạn theo quy định.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
