Quy trình xây dựng kế hoạch nhân sự kế nhiệm –  Bí quyết phát hiện lãnh đạo tiềm năng

Nhắc đến Kế hoạch nhân sự kế nhiệm, không ít người nghĩ ngay đến các chương trình TalentPool ở các tập đoàn đa quốc gia, hay ít nhất cũng là các chính sách quy hoạch, bổ nhiệm mà các công ty thường chỉ dành nguồn lực xây dựng sau khi đã đạt được sự ổn định nhất định trong khâu tuyển dụng. 

Nhưng thực tế là bạn không thể điều hành và duy trì sự phát triển của một doanh nghiệp – ở bất kể ở quy mô nào – mà không có những người tài năng sẵn sàng nắm giữ các vị trí chủ chốt khi những người hiện tại rời đi, nhất là trong giai đoạn nền kinh tế nói chung và thị trường lao động nói riêng có nhiều biến động như thời điểm hiện tại. 

Vậy kế hoạch nhân sự kế nhiệm là gì và làm thế nào để xây dựng một kế hoạch nhân sự kế nhiệm vững chắc? Bài viết này của MISA AMIS HRM sẽ đưa ra lời giải đáp cho câu hỏi này.

1. Kế hoạch nhân sự kế nhiệm là gì? 

Hãy thử tưởng tượng một doanh nghiệp vận hành như một chuỗi nhiều mắt xích tương ứng với nhiều chức năng khác nhau (chuỗi giá trị), mà chỉ cần một mắt xích bị hỏng sẽ kéo theo sự ngưng trệ của cả hệ thống.

Do vậy, để đảm bảo sự vận hành liên tục và hiệu quả, chủ doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra để kịp thời phát hiện sự yếu kém của mỗi mắt xích, đồng thời thay thế mắt xích yếu đó bằng một mắt xích khác đảm bảo chất lượng và đáp ứng được nhịp vận hành vốn có của hệ thống. Việc chuẩn bị một mắt xích khác có chất lượng để thay thế kịp thời chính là kế hoạch nhân sự kế nhiệm.

Kế hoạch nhân sự kế nhiệm là một chiến lược phát triển doanh nghiệp mà các công ty sử dụng để chuyển giao các vai trò chủ chốt cho một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên khác.

Lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm đảm bảo cho các doanh nghiệp tiếp tục hoạt động trơn tru và không bị gián đoạn trong mọi tình huống bất ngờ hay có kế hoạch – khi những người quan trọng chuyển sang các cơ hội mới, nghỉ hưu hoặc rời bỏ tổ chức. Lập kế hoạch kế nhiệm là một giải pháp hiệu quả, đem lại cơ hội thăng tiến cho tất cả nhân viên – chứ không chỉ những người ở cấp quản lý hoặc điều hành. 

Cần phải hiểu rằng, kế hoạch nhân sự kế nhiệm là một kế hoạch dự phòng mang tính dài hạn và liên tục chứ không phải là một sự kiện chỉ xảy ra một lần. Đồng thời, kế hoạch này nên được đánh giá lại và cập nhật mỗi năm hoặc khi có những thay đổi trong công ty. 

Một kế hoạch nhân sự kế nhiệm toàn diện bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến xây dựng định biên nhân sự, xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp và kế hoạch đào tạo, phát triển nhân viên. 

Mô tả một cách đơn giản, kế hoạch nhân sự kế nhiệm cho một vị trí bắt đầu bằng việc đánh giá kỹ năng và khả năng gắn bó của nhân viên hiện tại đang đảm nhiệm vị trí đó, xác định những người thay thế tiềm năng trong và ngoài công ty, và trong trường hợp cần thay thế nội bộ, công ty cần đào tạo những nhân sự kế nhiệm để họ sẵn sàng đảm đương trách nhiệm ngay khi được bổ nhiệm. 

Quy trình này được thực hiện cho tất cả các vị trí trong tổ chức, và được lặp đi lặp hàng năm. Các doanh nghiệp có thể cùng lúc có nhiều kế hoạch nhân sự kế nhiệm, bao gồm các kế hoạch dài hạn, nhằm tính đến những thay đổi trong tương lai (ví dụ: Doanh nghiệp có định hướng mở rộng lĩnh vực kinh doanh mới và chuẩn bị nhân sự chủ chốt để điều hành và triển khai lĩnh vực này); hoặc các kế hoạch ngắn hạn để đáp ứng các nhu cầu nhân sự cấp bách trong những trường hợp khẩn cấp, bất ngờ xảy ra (ví dụ để thay thế cho một lãnh đạo chủ chốt nghỉ việc).

Đối với các vị trí cấp cao, ở các tập đoàn lớn, ban giám đốc hoặc hội đồng quản trị thường giám sát kế hoạch nhân sự kế nhiệm cho vị trí giám đốc điều hành (CEO) vì kế hoạch này ảnh hưởng đến chủ sở hữu, toàn thể nhân viên cũng như các cổ đông.

Ở các doanh nghiệp nhỏ và công ty do gia đình sở hữu, lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm cho vị trí cấp cao thường có nghĩa là đào tạo thế hệ tiếp theo để tiếp quản doanh nghiệp. 

Việc chuẩn bị nguồn lực thay thế có thể mất nhiều thời gian, công sức và liên quan đến 02 hoạt động chính: 

• Tuyển dụng: Mục tiêu là chọn những ứng viên có khả năng phát triển và dẫn dắt tổ chức trong tương lai. Ví dụ, thu hút và tuyển dụng một người có kinh nghiệm từ một công ty khác để chuẩn bị cho một vị trí cao hơn trong doanh nghiệp.
• Đào tạo: Mục đích là phát triển các kỹ năng, kiến thức về công ty và các chứng chỉ nghề nghiệp cần thiết cho các nhân sự có tiềm năng. Hoạt động đào tạo có thể bao gồm việc luân chuyển, điều động nhân viên làm việc và phát triển chuyên môn tại các  vị trí khác nhau trong tổ chức. Quá trình này có thể giúp người đó trở nên toàn diện và hiểu doanh nghiệp một cách chi tiết. Ngoài ra, quy trình luân chuyển và đào tạo qua công việc thực tế có thể giúp xác định những nhân viên không đáp ứng được các yêu cầu đa nhiệm (phụ trách cùng lúc nhiều nhiệm vụ) để điều hành công ty.

Theo các chuyên gia nhân sự, toàn bộ quá trình chuẩn bị nhân sự kế nhiệm cho mỗi vị trí trong công ty có thể mất từ 12 đến 36 tháng.

2. Lợi ích của lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm

Việc lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm đem đến nhiều lợi ích cho cả người sử dụng lao động (các doanh nghiệp) và người lao động, đặc biệt là tại những doanh nghiệp đã xây dựng cho mình một kế hoạch toàn diện để đa dạng hóa lực lượng lao động. Có thể kể đến một số lợi ích như:

• Nhân viên nhận biết được cơ hội thăng tiến, thậm chí là cơ hội làm chủ doanh nghiệp, điều này khiến họ cảm thấy được trao quyền nhiều hơn và đem lại sự hài lòng trong công việc cao hơn.
• Một kế hoạch rõ ràng cho các cơ hội trong tương lai sẽ tạo động lực giúp nhân viên nỗ lực phát triển nghiệp. 
• Sự cam kết của cấp quản lý, lãnh đạo đối với kế hoạch nhân sự kế nhiệm yêu cầu những người quản lý trực tiếp phải có trách nhiệm hướng dẫn, chuyển giao kiến thức và chuyên môn để phát triển nhân viên. 

• Cấp quản lý, lãnh đạo của doanh nghiệp có sự theo dõi sát sao và liên tục về giá trị của mỗi nhân viên, từ đó trao cơ hội thăng tiến ngay khi có vị trí cần bổ nhiệm. 
• Lãnh đạo và nhân viên có thể chia sẻ các giá trị và tầm nhìn của công ty tốt hơn.
• Một thế hệ lãnh đạo mới được bồi dưỡng và phát triển kỹ càng để thay thế cho thế hệ lao động đến tuổi về hưu. 
• Lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm phù hợp sẽ mang lại lợi ích cho cổ đông của các doanh nghiệp, đặc biệt khi ứng cử viên tiếp theo cho vị trí CEO đã có kinh nghiệm tham gia vào hoạt động kinh doanh và được ghi nhận về năng lực. Ngoài ra, nếu các nhà đầu tư biết được rằng kế hoạch nhân sự kế nhiệm đã được xây dựng và phát triển tốt sẽ hạn chế được tình trạng bán tháo cổ phiếu của công ty khi có sự thay đổi ở vị trí CEO. Bên cạnh đó, một kế hoạch nhân sự kế nhiệm dài hạn sẽ giúp các nhà đầu tư, hoặc các chủ doanh nghiệp có chiến lược chuyển nhượng cổ phiếu hợp lý hơn khi cần. 

3. Cách thức xây dựng kế hoạch nhân sự kế nhiệm

Để xây dựng được một kế hoạch nhân sự kế nhiệm, các công ty có thể thực hiện theo thứ tự các bước sau đây:

3.1. Xác định các vị trí cần xây dựng kế hoạch nhân sự kế nhiệm

Đôi khi, nhu cầu chuẩn bị nhân sự kế nhiệm sẽ dễ dàng được xác định trước đó – một ví dụ điển hình là thay thế cho nhân viên nghỉ hưu theo kế hoạch. Nhưng cũng sẽ có những trường hợp, nhu cầu thay thế nhân sự phát sinh một cách đột ngột và khó lường, ví dụ như khi nhân viên thông báo nghỉ việc đột xuất hoặc gặp lý do sức khỏe không thể tiếp tục đảm nhiệm vai trò tại công ty. 

Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp luôn cần một kế hoạch – ngay bây giờ – cho mọi tình huống có thể xảy ra trong tương lai.

Trước tiên, hãy xem xét tất cả các vị trí công việc trong nhóm, hay rộng hơn là trong toàn doanh nghiệp và trả lời hai câu hỏi sau với mỗi vị trí (ví dụ cụ thể vị trí X):

• Tác động hàng ngày của vị trí X đối với công ty hoặc một phòng/bộ phận là gì?
• Nếu người hiện đang ở vị trí X rời đi, điều đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của công ty như thế nào?

Câu trả lời cho 2 câu hỏi này sẽ giúp công ty xác định được mức độ quan trọng và cấp bách trong việc xây dựng kế hoạch nhân sự kế nhiệm cho mỗi vị trí chức danh, từ đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trong tổng thể kế hoạch nhân sự kế nhiệm của toàn doanh nghiệp.

3.2. Xác định ứng cử viên kế nhiệm

Sau khi xác định được các vị trí cần xây dựng kế hoạch kế nhiệm, đồng thời sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, bước tiếp theo cần thực hiện chính là đánh giá, lựa chọn những nhân viên khác có khả năng đảm nhận những vị trí đó.

Những câu hỏi sau sẽ hữu ích cho việc lựa chọn nhân viên kế nhiệm:

• Công ty sẽ tuyển dụng ứng viên bên ngoài hay phát triển nhân sự nội bộ trong công ty để kế nhiệm cho vị trí X?
• Nếu sử dụng nhân sự nội bộ kế nhiệm cho vị trí X, nhân viên nào sẽ là ứng cử viên sáng giá nhất cho vị trí này?
• Kết quả đánh giá năng lực hiện tại của những ứng cử viên nội bộ của vị trí X, so với yêu cầu của vị trí X thì họ có cần được đào tạo thêm không? Nếu có thì sẽ đào tạo như thế nào? 

Hãy sắp xếp những ứng viên kế nhiệm cho mỗi vị trí theo thứ tự ưu tiên, tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng, mặc dù nhân sự nổi trội nhất trong danh sách kế nhiệm có thể sẵn sàng đảm nhận ngay vị trí X, nhưng đừng đánh giá thấp những nhân viên có triển vọng khác. Hãy chuẩn bị cho mình những phương án khác nhau để dự phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra.

Một lưu ý khác khi lựa chọn các ứng viên tiềm năng cho kế hoạch nhân sự kế nhiệm chính là quan tâm đến nhu cầu và mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên. Quan điểm, đánh giá và kỳ vọng của lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên không phải lúc nào cũng tương đồng. Cấp lãnh đạo có thể định hướng cho một nhân viên cho vai trò quản lý cấp cao, nhưng nhân viên có thể lại mong muốn phát triển trở thành chuyên gia chiến lược. Bởi vậy, những người lãnh đạo doanh nghiệp nên nói chuyện với nhân viên về mong muốn phát triển nghề nghiệp trong tương lai của họ trước khi đưa ra lựa chọn người kế nhiệm.

3.3. Hãy trao đổi với nhân viên

Cuộc trao đổi riêng 1:1 với mỗi nhân viên được lựa chọn trong kế hoạch kế nhiệm luôn là việc làm cần thiết. Trong các cuộc gặp này, hãy giải thích cho nhân viên hiểu rằng họ được lựa chọn để phát triển, thăng tiến lên những vị trí ngày càng quan trọng, đồng thời, những kế hoạch đào tạo và nâng cao kỹ năng mà họ kỳ vọng sẽ phải đạt được. Việc trao đổi này sẽ giúp nhân viên và các nhà lãnh đạo công ty có cùng góc nhìn và mục tiêu phát triển, từ đó tạo sự gắn kết lâu dài của nhân viên.

3.4. Đẩy mạnh các hoạt động phát triển nghề nghiệp

Như đã đặt vấn đề ở trên, quá trình xây dựng kế hoạch nhân sự kế nhiệm và xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên luôn là hai quá trình song song và đồng hành cùng nhau. Hiệu quả sẽ là lớn nhất khi kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên gắn liền với mục tiêu phát triển nghề nghiệp của họ, nhưng đồng thời gắn kết với kế hoạch đào tạo người kế nhiệm cho các vị trí chủ chốt trong tương lai.

Ngoài các chương trình đào tạo, các hoạt động luân chuyển công việc là một giải pháp hữu ích để giúp các ứng viên có thêm kiến thức và kinh nghiệm thông qua công việc thực tế. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng nên thúc đẩy vai trò người hướng dẫn của các nhà quản lý, lãnh đạo cấp cao trong công ty, để định hướng, đồng hành, cố vấn cho mỗi nhân viên nâng cao năng lực, phát triển các kỹ năng mềm (kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phát triển các mối quan hệ v.v…) dựa trên kinh nghiệm thực tế và tư duy chiến lược của các nhà lãnh đạo công ty. 

3.5. Tận dụng các cơ hội để thử nghiệm các kế hoạch kế nhiệm

Dù được đào tạo tốt đến mấy thì không phải nhân viên nào cũng có thể đảm nhận ngay và gặt hái thành công ở vị trí cần kế nhiệm; và các doanh nghiệp cũng không nên liều lĩnh đợi đến khi xảy ra khủng hoảng mới kiểm tra xem nhân viên có phù hợp để đảm nhận vai trò cấp cao hơn hay không. 

Chính bởi vậy, các doanh nghiệp nên tận dụng mọi cơ hội để thử nghiệm và thử thách ứng viên. Ví dụ như yêu cầu một nhân viên tiềm năng đã được chọn trong kế hoạch kế nhiệm đảm nhận một số trách nhiệm của người quản lý trong thời gian quản lý nghỉ phép, hoặc đi công tác, hoặc được điều động đến các đơn vị khác. Những dịp như vậy sẽ giúp nhân viên có được kinh nghiệm quý báu cũng như cơ hội để thể hiện bản thân và tỏa sáng. Đây cũng là lúc lãnh đạo doanh nghiệp có thể đánh giá xem người đó nên được đào tạo và phát triển thêm ở điểm nào để hoàn thiện kỹ năng.

Đôi khi, việc thử nghiệm này quan trọng đến mức các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần chủ động bố trí và tạo ra cho mình các cơ hội thử nghiệm. 

3.6. Tích hợp kế hoạch kế nhiệm vào chiến lược tuyển dụng của công ty

Sau khi đã xác định những nhân viên là người kế nhiệm cho các vai trò, vị trí quan trọng trong tổ chức, các nhà lãnh đạo cần lưu ý đến những khoảng trống tiềm năng mà những nhân viên này sẽ để lại nếu được bổ nhiệm lên các vị trí kế nhiệm. Việc đánh giá và cân nhắc những khoảng trống này sẽ giúp các cấp quản lý hay bộ phận nhân sự xác định được nơi cần tập trung nỗ lực tuyển dụng trong tương lai.

4. Đảm bảo hiệu quả của các kế hoạch nhân sự kế nhiệm

Một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công cho bất kỳ công ty nào (dù là doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn lớn) chính là mức độ đa dạng nguồn nhân lực (đa dạng về độ tuổi, giới tính, lý lịch…). Sự đa dạng của lực lượng lao động sẽ tạo ra sự đa dạng về môi trường làm việc, từ đó góp phần nâng cao tính cạnh tranh, khả năng thích ứng và cơ hội thành công của các công ty. Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp tạo ra được tính đa dạng nguồn nhân lực? 

Câu trả lời chính là một kế hoạch nhân sự kế nhiệm có cấu trúc tốt và toàn diện, bao gồm việc tuyển dụng các cá nhân có xuất thân khác nhau, những người có khả năng lãnh đạo khác nhau và những người mang đến những trải nghiệm khác nhau. Bên cạnh đó, việc loại bỏ mọi rào cản nào có thể tồn tại trong nội bộ đối với nhân viên ở mọi cấp độ và đảm bảo môi trường làm việc thoải mái cho tất cả nhân viên cũng là những nội dung cần chú trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch nhân sự kế nhiệm.

Lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm đòi hỏi phải được tổ chức cẩn thận và có kế hoạch (như chính tên gọi của nghiệp vụ này). Các doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội hoặc mắc sai lầm nếu không thể truyền đạt tầm nhìn, định hướng phát triển của công ty với nhân viên, hoặc xây dựng lộ trình kế nhiệm mà không thông qua thỏa thuận với những ứng viên được lựa chọn; hoặc mặt khác, chỉ xây dựng những kế hoạch mơ hồ, không cụ thể hay không mang tính chính thức (bao gồm danh sách ứng viên rút gọn và tiến hành đánh giá thường xuyên các vị trí và nhân viên). Một vài doanh nghiệp cũng gặp phải thất bại trong việc xây dựng kế hoạch nhân sự kế nhiệm khi không gắn liền với chiến lược tuyển dụng và đào tạo, mà cho rằng tài năng của nhân viên, bao gồm kỹ năng và kiến thức, là sẵn có để thăng tiến và thành công. 

6 nguyên tắc trong quá trình lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm cũng đã được MISA AMIS phân tích kỹ lưỡng, giúp các doanh nghiệp hạn chế được những sai lầm không đáng có và nâng cao hiệu quả của các kế hoạch nhân sự kế nhiệm.

5. Kết luận

Lực lượng lao động không phải là một tài sản cố định của mỗi doanh nghiệp — và những thay đổi, biến động nhân sự trong mỗi tổ chức là điều không thể tránh khỏi. Nhưng không phải lúc nào các doanh nghiệp cũng có thể dự đoán được, hay lên kế hoạch được cho việc một nhân viên giỏi sẽ rời bỏ công ty. 

Chính bởi vậy, việc xây dựng những kế hoạch nhân sự kế nhiệm hiệu quả sẽ mở đường cho sự ổn định về nguồn lực, là tiền đề cho sự phát triển thông suốt và liên tục rất trong tương lai của mỗi doanh nghiệp.