Tiết lộ mức lương – lợi bất cập hại – HR phải làm gì để tiền lương không bị tiết lộ?

Trong các cuộc hội họp, gặp mặt, nói chuyện, tán gẫu… có rất nhiều chủ đề được đề cập, trong đó tiền lương cũng là chủ đề được nhiều người quan tâm. Tuy là một chủ đề khá nhạy cảm nhưng mức thu nhập luôn đem đến sự tò mò cho những người đồng nghiệp, bạn bè hay những người thân trong gia đình. Tiền lương trở thành thước đo cho sự thành đạt của một người trong xã hội. Nhưng có nên để mọi người biết mức lương của bản thân hay không và nên ứng xử như thế nào khi có ai đó hỏi về mức lương?

1. Quan niệm về tiền lương

Có rất nhiều khái niệm về tiền lương ở các quốc gia khác nhau.

2. Tiết lộ mức lương – lợi bất cập hại

2.1. Tại sao công ty không muốn nhân viên bàn luận về tiền lương?

Trong các hợp đồng lao động hiện nay, các công ty thường có các quy định về bảo mật kinh doanh, tài liệu, thông tin nội bộ, lương thưởng…

Ở Phương Tây, rất nhiều công ty bảo mật mức lương, nhân viên không được phép tiết lộ mức lương với người khác, thậm chí ngay cả những thành viên trong gia đình như cha mẹ, vợ chồng cũng không biết chính xác thu nhập của họ. Một nhân viên có thể bị sa thải nếu biết người này nói chuyện tiền lương của bản thân với người khác.

Bảo mật tiền lương tuy không quy định trong Luật lao động nhưng có thể là một trong những quy định mà nhiều công ty đã áp dụng trong quy chế lương thưởng hoặc nội quy lao động công ty. Vậy tại sao công ty cần bảo mật mức lương và không muốn nhân viên bàn luận về tiền lương?

Khi thông tin về lương bảo mật, quá trình thỏa thuận về lương thưởng, điều kiện làm việc, chính sách đãi ngộ… với các ứng viên khi tuyển dụng sẽ thuận lợi hơn. Đồng thời, nhân sự cũng như lãnh đạo sẽ đưa ra mức lương phù hợp đối với từng nhân viên ở các vị trí dựa vào chuyên môn, bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng và khả năng của họ trong công việc.

Việc thông tin về tiền lương bị rò rỉ sẽ gây ra tình trạng nhân viên so sánh lương với nhau dẫn đến tranh chấp, đố kỵ gây ra mâu thuẫn trong nội bộ. Nhân viên sẽ bị xao nhãng, mất tập trung làm giảm hiệu suất trong công việc và thậm chí nghỉ việc. 

Ngoài ra, việc bàn tán thông tin về tiền lương sẽ ảnh hưởng đến các bộ phận trong công ty vì mức lương chênh lệch lớn giữa các bộ phận sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên chán nản, không muốn hỗ trợ nhau trong công việc, từ đó làm ảnh hưởng đến sự vận hành của tổ chức, doanh nghiệp khó có thể ổn định và phát triển bền vững được.

Công ty gặp khó khăn trong quản lý lương và bảo mật thông tin lương?Thử ngay phần mềm AMIS Tiền Lương bảo mật cao

2.2. Có nên tiết lộ mức lương cho đồng nghiệp

Việc tiết lộ mức lương của bản thân hay lương của đồng nghiệp là điều vô cùng tế nhị. Điều này có thể gây ra những tổn thương, sự đố kỵ lẫn nhau.

Trường hợp 1: 

Trường hợp 2: 

 Trường hợp 3:

2.3. Ứng xử như thế nào khi đồng nghiệp hỏi mức lương?

Trong nhiều tình huống đồng nghiệp sẽ hỏi về mức lương, cho dù chúng ta nhận ít hơn hay nhiều hơn họ thì chúng ta cũng sẽ cảm thấy không thoải mái khi trả lời câu hỏi này. Nhưng để giữ mối quan hệ, không gây mâu thuẫn với đồng nghiệp, có một số phương pháp ứng xử khi được hỏi về lương.

Chúng ta có thể dùng phương pháp đặt câu hỏi ngược với đối phương, nếu ở cùng vị trí có thể trả lời rằng chúng ta ở vị trí như nhau nên lương chúng ta chắc cũng như nhau, vậy lương của bạn là bao nhiêu để tôi xem đúng không. Nếu đồng nghiệp ở vị trí cao hơn thì có thể trả lời rằng lương của tôi cũng không cao lắm chắc chỉ được một phần lương anh thôi, anh làm nhiều việc thế chắc lương anh phải hơn 30 triệu nhỉ (vị trí thấp hơn mức lương trong khoảng 15 – 20 triệu).

Hoặc chúng ta có thể “đánh trống lảng”, chuyển sang một chủ đề khác vừa không liên quan lại vừa liên quan đến lương. Ví dụ như tiền lương của tôi cũng chỉ đủ chi trả các chi phí sinh hoạt chứ cũng không dư dả gì mấy.

Mặt khác, chúng ta hoàn toàn có thể từ chối trả lời vì đây là vấn đề riêng tư và dừng câu chuyện tại đây.

3. HR phải làm gì để tiền lương không bị tiết lộ

Như đã đề cập ở trên về những điều bất cập khi thông tin về mức lương bị tiết lộ. Vậy HR cần có những biện pháp nhằm bảo mật lương của nhân viên trong công ty.

• Quy định về cam kết bảo mật tiền lương: Công ty nên áp dụng cam kết bảo mật tiền lương trong nội quy công ty, điều khoản quy định ngay trong hợp đồng lao động hoặc một biên bản cam kết bảo mật riêng để hướng dẫn, ràng buộc, ngăn chặn việc sử dụng sai thông tin bảo mật bằng pháp luật, và cho từng nhân viên ký vào văn bản.
• Tuyên truyền về bảo mật lương: Có buổi tuyên truyền về lý do vì sao cần bảo mật lương cho nhân viên trong buổi đào tạo hội nhập khi vừa tuyển dụng.
• Áp dụng quy trình bảo mật lương: HR áp dụng quy trình về việc hạn chế tiếp cận thông tin, sử dụng password bắt buộc cho các file hồ sơ, tài liệu liên quan đến lương, password này phải có tính bảo mật cao, không dễ dàng suy đoán ra được.

Ví dụ: Ở công ty X sử dụng lưu trữ trên hệ thống chung, mỗi phòng ban, mỗi vị trí có password riêng, nhưng password để mở các file của các phòng ban rất dễ suy đoán, như ketoan123, nhansu123, kinhdoanh123…, do đó một số nhân viên tò mò đã suy đoán password và vào hệ thống của các phòng ban khác, trong đó có file về lương của phòng nhân sự. Điều đó dẫn đến việc rò rỉ thông tin lương cũng như một số thông tin bảo mật khác của các phòng ban.

• Bảo mật trong quá trình luân chuyển bảng lương: Bảng lương hạn chế luân chuyển, kiểm tra qua quá nhiều bộ phận. Có những công ty còn sử dụng excel để tính lương và in ra bảng giấy để trình ký, trước khi bảng lương được thông qua ban giám đốc phải qua 4 – 5 bộ phận: nhân viên C&B – trưởng phòng nhân sự – kế toán trưởng – kiểm soát viên rồi cuối cùng là Ban giám đốc. Chính điều này rất dễ dẫn đến tình trạng rò rỉ thông tin lương thưởng trong nội bộ công ty.
• Bảo mật trong quá trình thanh toán lương: Công ty áp dụng hình thức thanh toán qua thẻ ngân hàng, đối với các trường hợp thanh toán tiền mặt, tiền lương phải để trong phong bì niêm phong, chỉ ghi tên bên ngoài phong bì và giao trực tiếp cho người nhận lương.
• Bảo mật trong quá trình gửi bảng lương cho nhân viên: Đối với bảng lương gửi qua email của từng nhân viên hoặc sử dụng phần mềm, mỗi nhân viên có password riêng, và tự vào để kiểm tra lương hàng tháng của bản thân.
• Sử dụng phần mềm: Sử dụng phần mềm tính lương hoặc phần mềm quản lý nhân sự nhằm tự động hóa quá trình tính lương và giúp bảo mật thông tin lương.

Quản lý tiền lương TOÀN DIỆN, BẢO MẬT CAO với phần mềm AMIS Tiền Lương

Dùng thử miễn phí

AMIS Tiền Lương – phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin tưởng sử dụng trong việc quản lý lương cũng như tính lương cho nhân viên. Sản phẩm thuộc bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể AMIS HRM của MISA – Công ty Công nghệ trên 30 năm kinh nghiệm tại Việt Nam. Phần mềm nổi bật với những tính năng tiện ích như:

• Giao diện trực quan, dễ thao tác trong quá trình sử dụng
• Tính lương tự động, thông minh, có thể tùy chỉnh
• Xây dựng chính sách thu nhập, đãi ngộ tương ứng cho từng vị trí
• Hệ thống báo cáo lương toàn diện, chi tiết.
• Người lao động có thể theo dõi và quản lý thông tin lương của mình một cách dễ dàng trên web hoặc app. Yêu cầu đăng nhập đúng tài khoản nhân viên để xem phiếu lương.
• Cam kết bảo mật dữ liệu với trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn Tier 3. Đạt chứng chỉ CMMi DEV 2.0 Level 3, ISO 27001, ISO 27017, ISO 9001.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm quản lý lương tự động, an toàn, hãy để lại thông tin dưới đây. Chuyên viên từ MISA sẽ liên hệ tư vấn và hướng dẫn dùng thử đầy đủ tính năng 14 ngày miễn phí!

4. Kết luận

Việc bàn luận về lương, tiết lộ mức lương không phải là hành vi phạm pháp, thế nhưng điều này có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến môi trường làm việc, gây ra mâu thuẫn nội bộ, giảm tính hiệu quả trong công việc, ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Khi gặp phải tình huống đồng nghiệp hỏi về mức lương cần có thái độ đúng đắn để không làm mất lòng người khác, mà còn có thể giấu kín bí mật về mức lương của bản thân mình.