Trong thời đại dữ liệu số, việc xây dựng các HR Reports một cách bài bản, trực quan sẽ giúp phòng nhân sự ra quyết định nhanh chóng. Các báo cáo này cũng hỗ trợ Ban lãnh đạo nắm bắt hiệu suất làm việc và quản lý nhân lực hiệu quả. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nguồn lực để triển khai phần mềm chuyên sâu, đặc biệt với các đội ngũ HR vừa và nhỏ.
Ebook này sẽ hướng dẫn bạn cách lập các báo cáo nhân sự phổ biến như: báo cáo biến động nhân sự, chấm công, nghỉ phép, hiệu suất… hoàn toàn bằng Google Sheet – công cụ miễn phí, dễ dùng và linh hoạt. Tất cả được trình bày theo từng bước, kèm mẫu file minh họa giúp bạn có thể áp dụng ngay vào công việc. Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây của MISA AMIS
1. HR Reports là gì?
HR Reports (Báo cáo nhân sự) là các loại báo cáo được xây dựng nhằm thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu liên quan đến nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Đây là công cụ quan trọng giúp HR và ban lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác, kịp thời trong công tác quản trị con người.
HR Reports dùng để:
-
Theo dõi số lượng nhân sự, biến động nhân sự theo thời gian
-
Quản lý tình trạng chấm công, nghỉ phép, đi muộn, về sớm
-
Phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên theo KPI, OKRs
-
Báo cáo chi phí lương, thưởng, bảo hiểm
-
Xác định nhu cầu tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân tài
Một số loại HR Reports phổ biến:
| Tên báo cáo | Mục đích sử dụng |
|---|---|
| Báo cáo biến động nhân sự | Theo dõi nhân sự vào/ra hàng tháng |
| Báo cáo chấm công | Tổng hợp số ngày công, nghỉ phép |
| Báo cáo hiệu suất | Đánh giá năng suất làm việc theo KPIs |
| Báo cáo chi phí nhân sự | Theo dõi tổng chi phí trả cho nhân viên |
| Báo cáo tình hình tuyển dụng | Quản lý tiến độ tuyển dụng và tỷ lệ thành công |
2. Nội dung Ebook hướng dẫn lập HR Reports trên Google Sheet
Là người làm công tác nhân sự chuyên nghiệp, nhà quản trị cần phải nắm chắc những chỉ số nhân sự quan trọng như tỉ lệ nghỉ việc, tỉ lệ tuyển dụng thành công, tổng quỹ lương so với tổng doanh thu…
Những số liệu này là cơ sở để nhân sự tự tin trả lời những câu hỏi luôn thường trực của Ban lãnh đạo như: Chất lượng nguồn nhân sự đang tăng trưởng hay suy yếu? Chi phí nhân sự hiệu quả hay lãng phí? Hiệu suất lao động có phù hợp với tốc độ tăng trưởng doanh thu hay không?
Tuy nhiên, do một số yêu cầu phức tạp về kỹ thuật, nhiều nhà quản trị nhân sự còn cảm thấy lúng túng trong việc thiết kế một bản báo cáo hoàn chỉnh, chuyên nghiệp để theo dõi số liệu khi cần. Cuốn Ebook HƯỚNG DẪN LẬP HR REPORTS – HỆ THỐNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ NHÂN SỰ sẽ giúp bạn giải quyết nhanh gọn nghiệp vụ khó nhằn này.
Sở hữu cuốn Ebook HR Reports này, HR sẽ có thể:
- Nắm chắc các phương pháp thu thập số liệu và ra quyết định “không cảm tính”, dựa trên cơ sở vững chắc là số liệu thực tế.
- Có khả năng phân tích, thống kê và dự báo sự tăng / giảm nguồn lực, dự báo rủi ro và các phương án kiểm soát rủi ro.
- Rèn luyện kỹ năng kiểm soát và cải thiện chất lượng nguồn lực dựa trên các số liệu thống kê.
Trọn bộ tài liệu gồm hướng dẫn và bộ file 4 báo cáo HR tự động, giúp HR nắm được thông số về biến động nhân sự, chấm công, quỹ lương, tuyển dụng…
2. Ưu – Nhược điểm của hệ thống HR Reports trên Google Sheet
Google Sheets cung cấp các bảng tính tương tự như Excel nhưng có thể sử dụng online và liên kết với nhiều công cụ khác của Google. Google Sheet được nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm công cụ chính trong việc quản lý, trình bày và báo cáo dữ liệu, không chỉ trong lĩnh vực nhân sự mà bao gồm cả kế toán, tài chính, quản trị doanh nghiệp nói chung. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của tiện ích này.
| Ưu điểm HR Reports | Nhược điểm HR Reports |
| Công cụ hoàn toàn miễn phí | Bảng dữ liệu cập nhật thủ công, HR phải mất thời gian tổng hợp và cập nhật số liệu |
| Hệ thống Dashboard thông minh. Biểu đồ trực quan, có cài sẵn công thức để nhảy số tự động | Khó tích hợp và liên kết giữa nhiều file, dễ gây nhầm lẫn khi nhập số liệu |
| Hỗ trợ nhân sự tổng hợp nhanh số liệu, tạo báo cáo nhân sự “thần tốc” | Quản lý trên Google Sheet nên tính bảo mật kém, dễ mất dữ liệu do thao tác nhầm |
| Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhân sự nhỏ, khoảng 10 – 50 nhân viên, tiết kiệm chi phí mua phần mềm | Chưa phù hợp với doanh nghiệp có dữ liệu nhân sự lớn, nhu cầu quản lý cao (> 100 nhân sự) |
3. Nắm bắt mọi HR Reports nhanh chóng với phần mềm MISA AMIS HRM
Khi doanh nghiệp phát triển từ quy mô nhỏ lên trung bình và lớn, bảng tính Google Sheet bắt đầu bộc lộ những giới hạn về tính bảo mật, sự cồng kềnh của công thức và quan trọng nhất là độ trễ của dữ liệu. Thực tế, khi nhân sự vượt ngưỡng 100 người, các nhà quản lý thường dành quá nhiều thời gian cho việc “làm sạch” số liệu thay vì phân tích chúng để đưa ra các quyết định nhân sự giá trị.
Để giải quyết bài toán này, nhiều đơn vị đã chuyển dịch sang các hệ thống quản trị nguồn nhân lực tự động như MISA AMIS HRM. Đây cũng là giải pháp đang đồng hành cùng hơn 17.000 doanh nghiệp tại Việt Nam (như IVY moda, Trống Đồng Palace, Hệ thống giáo dục Hoa Sen…) trong việc hiện đại hóa quy trình báo cáo:
Phần mềm sở hữu nhiều tính năng ưu việt giúp HR xử lý những nghiệp vụ báo cáo phức tạp:
-
Tự động hóa dòng chảy dữ liệu: Các chỉ số về biến động nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc hay năng suất lao động được hệ thống tự động tổng hợp từ dữ liệu chấm công, tính lương và tuyển dụng, giúp loại bỏ các sai sót do nhập liệu tay.
-
Hệ thống báo cáo đa chiều (Dashboard): Thay vì những bảng biểu khô khan, nhà quản trị có thể theo dõi “sức khỏe” tổ chức thông qua 100+ mẫu báo cáo bằng biểu đồ trực quan, giúp phát hiện sớm các vấn đề nhân sự để can thiệp kịp thời.
-
Khả năng tra cứu mọi lúc mọi nơi: CEO và quản lý cấp cao có thể nắm bắt nhanh các báo cáo quan trọng ngay trên thiết bị di động, đảm bảo sự thông suốt trong việc ra quyết định.
Trong hành trình chuyên nghiệp hóa bộ phận HR, việc sở hữu một bộ Ebook hướng dẫn là bước đầu để chuẩn hóa tư duy, nhưng một công cụ công nghệ phù hợp sẽ là yếu tố then chốt để giải phóng sức lao động và nâng tầm giá trị chiến lược của người làm nhân sự.
Đăng ký nhận tư vấn triển khai và dùng thử miễn phí MISA AMIS HRM chỉ trong 1 phút TẠI ĐÂY
4. Tải miễn phí Ebook hướng dẫn lập HR Reports trên Google Sheet
Sau khi đăng ký, tài liệu sẽ được gửi về email. Bạn đọc vui lòng kiểm tra hòm thư chính và hòm thư quảng cáo, spam.
