Bảng mô tả công việc là yếu tố không thể thiếu trong công tác tuyển dụng. Một bảng mô tả công việc rõ ràng, chi tiết, hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tuyển dụng được những ứng viên chất lượng. Vậy làm thế nào để xây dựng được mô tả công việc hiệu quả? Mời bạn đọc cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu ngay trong nội dung dưới đây.

TẢI TRỌN BỘ MẪU BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TẠI MỤC 5

1. Bảng mô tả công việc là gì?

Bảng mô tả công việc (Job Description) là một tài liệu dùng để mô tả chi tiết nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm cho một vị trí công việc cần phải thực hiện. Trong doanh nghiệp, mô tả công việc được sử dụng như một công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp chiêu mộ được đúng người trong công tác tuyển dụng, phân công nguồn lực hợp lý và thậm chí là đánh giá hiệu suất công việc.

Đối với nhà tuyển dụng, quản lý nhân sự, bảng mô tả công việc sẽ giúp họ nắm được yêu cầu công việc. Đối với ứng viên, bảng này giúp họ hiểu rõ hơn về vị trí đang ứng tuyển, từ đó chuẩn bị cho việc phỏng vấn hiệu quả hơn và dễ dàng triển khai công việc nếu được nhận.

2. Vì sao sử dụng bảng mô tả công việc lại cần thiết?

Bảng mô tả công việc đóng vai trò quan trọng trong công tác tuyển dụng cũng như quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, tổ chức.

• Trong tuyển dụng: Giúp nhà tuyển dụng vẽ được chân dung ứng viên một cách chính xác, giúp quá trình tuyển dụng tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời tránh những sai lầm trong khâu chọn kênh tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên  không sát thực tế hay tránh được tình trạng định hướng sai ứng viên trong quá trình phỏng vấn.
• Trong định hướng nhân viên: Khi được tuyển dụng, qua bảng mô tả công việc, nhân viên sẽ biết rõ công việc của mình là gì, doanh nghiệp kỳ vọng điều gì ở mình để có định hướng sự nghiệp rõ ràng hơn.
• Nâng cao tính minh bạch: Giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn, mục tiêu công việc cá nhân. Sự thống nhất công việc trong bảng mô tả và công việc thực tế sẽ hạn chế những mâu thuẫn không đáng có giữa người lao động với quản lý hoặc doanh nghiệp.
• Căn cứ đánh giá hiệu quả công việc:  Với mục tiêu đánh giá toàn diện dựa trên mục tiêu công việc và trách nhiệm vị trí thì bản mô tả công việc đang được xem là căn cứ ưu tiên số một cho việc đánh giá nhân viên.
• Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp có các mâu thuẫn liên quan đến trách nhiệm công việc, bảng mô tả công việc sẽ là một trong những căn cứ để quản lý và nhân viên cùng xem xét, đánh giá tình hình, giải quyết các tranh chấp.
• Là thước đo cho hệ thống lương, thưởng và phúc lợi: Hiện nay vấn đề xây dựng cơ chế lương thưởng được các doanh nghiệp áp dụng nhiều phương án như lương 3P, lương HAY, trả lương theo Khung năng lực, KPI. Song để có thước đo chính xác nhất cho hệ thống lương thưởng và phúc lợi thì mô tả công việc được xem là thước đo chính xác, công bằng và không thể tách rời.
• Giúp xây dựng thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp: Cuối cùng, nếu doanh nghiệp bạn có một bản mô tả công việc được xây dựng chuyên nghiệp, cụ thể nó cũng sẽ là một điểm cộng  trong quá trình chiêu mộ nhân tài, xây dựng thương hiệu tuyển dụng. 

3. Nội dung của bảng mô tả công việc

Căn cứ vào quy mô, mục tiêu xây dựng, ngành nghề cũng như tư duy quản trị của từng doanh nghiệp mà hiện nay không khó để chúng ta bắt gặp vô số những mẫu mô tả công việc khác nhau, song để tối ưu được vai trò của mình trong hệ thống quản trị nhân sự thì bắt buộc văn bản này cần có những hạng mục nhất định.

3.1 Thông tin chung về công việc

Tại mục này cần có các thông tin cơ bản về công việc như:

• Chức danh: Tên gọi chính thức của vị trí công việc
• Bộ phận trực thuộc: ghi rõ phòng ban, bộ phận mà vị trí trực thuộc
• Địa điểm làm việc: văn phòng hoặc chi nhánh cụ thể của doanh nghiệp
• Mối quan hệ cấp trên và cấp dưới: vị trí này trực thuộc quyền quản lý hoặc được quản lý các vị trí nào khác trong doanh nghiệp.

3.2 Mục đích công việc

Bảng mô tả công việc cần nêu rõ mục đích công việc. Cụ thể là các yêu cầu về nhiệm vụ, kết quả cần đạt được của vị trí và trả lời cho các câu hỏi: Bạn cần làm gì? Kết quả đạt được là gì?

Ví dụ đối với vị trí Quản lý nhân sự, mục đích công việc là quản lý và giám sát các hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, đảm bảo sự ổn định về nguồn lực cho doanh nghiệp, đảm bảo các chính sách phúc lợi cho nhân viên…

3.3 Nhiệm vụ chính

Nhiệm vụ chính hoặc trách nhiệm chính là phần mô tả chi tiết trách nhiệm công việc, kèm theo những đầu mục công việc cụ thể cần làm để hoàn thành mục tiêu.

Ví dụ với vị trí Kế toán chi phí, các nhiệm vụ chính là:

• Lập kế hoạch chi phí và kiểm soát chi phí của các mặt hoạt động, được thực hiện qua các báo cáo về các khoản thu, chỉ, tài sản .
• Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp; kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của từng khoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí.
• Mở số theo dõi chi tiết chi phí theo từng yếu tố, từng khoản mục và địa điểm phát sinh chi phí.
• Xác định tiêu thức phân bố và phân bố chi phi kinh doanh cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại chưa tiêu thụ trong trường hợp doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài và lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ lớn.
• Cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện , kế hoạch chi phí của doanh nghiệp..
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
• Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó phòng kế toán (trong quyền hạn quy định)

3.4 Quyền hạn công việc

Phần này trong bảng mô tả công việc sẽ nói đến các quyền lợi mà người lao động được hưởng trong quá trình làm việc tại công ty. Đó có thể là quyền sử dụng các thiết bị và trang thiết bị cần thiết, hưởng các chế độ bảo hiểm, phúc lợi, được đào tạo, phát triển nghề nghiệp, tham gia các hoạt động giải trí và thể thao trong công ty,…

Mục này bao gồm các quyền hạn như quyền đề xuất, quyền quyết định, quyền phê duyệt… Ngoài ra quyền hạn còn có các quyền sử dụng trang thiết bị cần thiết, quyền tham gia các chế độ phúc lợi, đào tạo, phát triển, tham gia hoạt động khác trong doanh nghiệp.

Ví dụ quyền hạn của Kế toán chi phí là:

• Thông qua Kế toán trưởng, có quyền yêu cầu kế toán các phần hành và các bộ phận (khi cần) cung cấp những chứng liệu liên quan đến việc theo dõi việc ghi, nhận chi phí phục vụ cho công tác – đối chiếu, hạch toán kế toán.
• Được từ chối các yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin sai quy định.

3.5 Điều kiện làm việc

Điều kiện làm việc bao gồm thời gian, địa điểm làm việc, các trang thiết bị, phương tiện làm việc cung cấp cho vị trí cụ thể. Một số doanh nghiệp không thể hiện hạng mục này trong bảng mô tả công việc, song một thực tế cho thấy hơn 80% ứng viên quan tâm đến vấn đề này. Vì vậy các nhà tuyển dụng nên nêu rõ điều kiện làm việc để thông tin tuyển dụng đầy đủ và có sức hút hơn. 

3.6 Tiêu chuẩn công việc

Tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc bao gồm tiêu chuẩn chính về Kiến thức – Kinh nghiệm – Kỹ năng và các tiêu chuẩn bỏ trợ khác. Đây là nội dung giúp doanh nghiệp xác định rõ chân dung ứng viên cũng như đánh giá tiềm lực nhân sự nội bộ. 

4. Nguyên tắc xây dựng bảng mô tả công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

4.1 Chuẩn hóa vị trí, chức danh

Chuẩn hóa vị trí, chức danh cũng chính là nền móng giúp chúng ta xây dựng mô tả công việc phù hợp và có tính ứng dụng trong thực tế. Vậy để làm được điều đó chúng ta cần: 

• Thứ nhất hoàn thiện, chuẩn hóa sơ đồ tổ chức phù hợp với ngành nghề, loại hình doanh nghiệp, mục tiêu phát triển 
• Thứ hai xác định chức năng nhiệm vụ của bộ phận và các chức danh cần có để thực công việc 
• Cuối cùng là các vị trí công việc cần phải có trong bộ phận đó, ví dụ như: Nhân viên tuyển dụng, chuyên viên C&B, trưởng nhóm,…

Sơ đồ tổ chức công ty là không thể thiếu

4.2 Xác định mục tiêu công việc rõ ràng

“Vai trò của vị trí này trong công ty là gì? Vị trí này cần có để làm công việc gì?” là hai câu hỏi được sử dụng nhiều nhất trong giai đoạn đầu của việc xây bản mô tả công việc. Cụ thể chúng ta cần phải căn cứ vào chức năng và quyền hạn của vị trí đó trong bộ phận, tổ chức để đưa ra những tiêu chí phù hợp có thể thực thi.

Ví dụ, đối với vị trí nhân viên Telesale chức năng của họ là tìm kiếm thông tin khách hàng sau đó chủ động liên hệ với khách hàng để giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ của công ty, kích thích nhu cầu mua hàng. Vậy mục tiêu công việc của họ sẽ là “trực tiếp gọi điện cho khách hàng tiềm năng để giới thiệu sản phẩm dịch vụ, thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp để đảm bảo tiêu chí về doanh thu”.

Xác định được mục tiêu công việc vị trí được xem như nguyên tắc định hình, giúp cho việc xây dựng các hạng mục, tiêu chuẩn khác trong bản mô tả công việc đi đúng yêu cầu và phù hợp.

4.3 Mô tả công việc đầy đủ, đúng trọng tâm

Chức năng, nhiệm vụ của các vị trí được liệt kê để trả lời cho câu hỏi “nhân sự cần thực hiện những công việc gì để đạt được mục tiêu công việc?” và việc đưa ra những định hướng công việc rõ ràng có thể hiểu như việc hướng dẫn đường đi cho một vận động viên leo núi để giúp họ đi đến đúng vạch đích.

Ví dụ: Nhiệm vụ của Nhân viên tuyển dụng cần thực hiện để đạt được mục tiêu “đảm bảo đúng số lượng, chất lượng nhân sự theo kế hoạch tuyển dụng sẽ là  Đăng tin tuyển dụng  Lọc CV – Liên hệ phỏng vấn – Follow ứng viên – Thông báo kết quả – Đón tiếp nhân sự mới  

Để đạt được hiệu quả cao nhất, đúng mục đích thì nhiệm vụ công việc trong mô tả công việc nên trình bày theo thứ tự ưu tiên và có trình tự thực hiện, đồng thời được diễn đạt liền mạch, súc tích và ngắn gọn. Nếu mô tả công việc chung chung, không thể hiện hết phạm vi, trách nhiệm công việc có thể gây khó khăn trong tuyển dụng, khiến ứng viên không nắm bắt được thông tin và không đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng.

4.4 Khẳng định vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của vị trí công việc

Vị trí công việc muốn đạt được mục tiêu bắt buộc phải phải xác định rõ vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của vị trí đó trong quá trình đảm nhận công việc. Việc này giúp cho ứng viên hiểu rõ mình là mắt xích nào trong doanh nghiệp, mối quan hệ tương tác công việc với đồng nghiệp, giúp doanh nghiệp kiểm soát được công tác vận hành, xác định trách nhiệm về tài sản, con người, tài chính cho từng vị trí công việc. 

Hơn nữa, việc xác định quyền hạn đứng dưới góc độ quản trị nguồn nhân lực nó còn là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá năng lực nhân sự định kỳ, việc sử dụng quyền hạn vận hành trong công việc luôn gắn với hiệu quả của công việc. Nên nếu một vị trí thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ công việc của mình mà không rõ ràng về quyền hạn, giới hạn thực hiện công việc thì sẽ gây ra sự chồng chéo trong phối hợp công việc. 

4.5 Tiêu chuẩn về năng lực cho từng vị trí làm việc

Đây chính là hạng mục giúp doanh nghiệp xác định rõ tiêu chuẩn tối thiểu cần phải có để thực hiện được nhiệm vụ của vị trí nhằm đạt được mục tiêu công việc. 

Chân dung vị trí cũng được mô tả đầy đủ nhất tại hạng mục này như  cầu năng lực cơ bản về học vấn, chuyên môn, kiến thức… đến yêu cầu cao hơn về kinh nghiệm, các kỹ năng cứng, kỹ năng mềm, chứng chỉ nâng cao…cần có để đáp ứng được công việc… (thường áp dụng theo mô hình ASK). Ngoài ra hạng mục này cũng sẽ là căn cứ giúp doanh nghiệp tạo tiền đề xây dựng khung năng lực cho từng vị trí trong tổ chức. 

Tiêu chuẩn năng lực rõ ràng không chỉ giúp ích trong công tác tuyển dụng, mà còn là cơ sở quan trọng để đánh giá nhân sự và hoạch định nguồn nhân lực cũng như xây dựng chương trình đào tạo phát triển nhân sự và xây dựng cơ chế lương thưởng trong doanh nghiệp. Ví dụ tiêu chuẩn cho vị trí sẽ gồm:

• Yêu cầu cơ bản: Trình độ, kinh nghiệm, ngoại ngữ..
• Yêu cầu về năng lực chuyên môn: Kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, thái độ 
• Yêu cầu về năng lực quản lý

4.6 Giới thiệu quyền lợi cho ứng viên và môi trường làm việc

Để thu hút ứng viên và tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng, doanh nghiệp nên giới thiệu đầy đủ những quyền lợi cho ứng viên:

• Chế độ đãi ngộ tốt, mức lương hấp dẫn: cho thấy đây là một vị trí có triển vọng, được trọng dụng, xứng đáng để ứng tuyển.
• Môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp lành mạnh: cho thấy doanh nghiệp quan tâm đến cơ sở vật chất, tạo điều kiện tốt cho nhân viên và quan tâm đến các giá trị tinh thần, giúp nhân viên hòa nhập nhanh chóng.
• Lộ trình thăng tiến rõ ràng: cho thấy ứng viên sẽ có khả năng phát triển bản thân, thu nhập, chức danh nếu trúng tuyển vào vị trí này, cho thấy doanh nghiệp quan tâm đến việc đào tạo và phát triển cho nhân viên.

Lưu ý những thông tin về quyền lợi và môi trường làm việc cần sát với thực tế tại doanh nghiệp để tránh những hiểu lầm đối với ứng viên.

5. Tải miễn phí các mẫu bảng mô tả công việc 

NHẬN TRỌN BỘ CÁC MẪU BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NGAY

5.1 Bảng mô tả công việc mẫu chung

5.2 Bảng mô tả công việc trưởng phòng kinh doanh

5.3 Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh

5.4 Bảng mô tả công việc kế toán trưởng

5.5 Bảng mô tả công việc kế toán tổng hợp

5.6 Bảng mô tả công việc nhân viên bán hàng

5.7 Bảng mô tả công việc nhân sự – hành chính tổng hợp

6. Những sai lầm trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc

Cơ cấu tổ chức chồng chéo, chức danh không chuẩn hóa, chưa cụ thể

Việc này tạo ra sự bất lợi và không hiệu quả trong công tác tuyển dụng của doanh nghiệp, ứng viên không thể hiểu cũng như hình dung về mục tiêu công việc của vị trí mà mình đang ứng tuyển, thậm chí bộ phận tuyển dụng cũng không thể xác định được chuẩn xác chân dung ứng viên và vai trò của ứng viên trong mắt xích của tổ chức khi trao đổi công việc. 

Bên cạnh đó, các chức danh không rõ ràng sẽ tạo ra sự chồng chéo trong quá trình thực hiện công việc, không có sự thống nhất trong công tác hoạch định nhân sự, gây khó khăn trong công tác đào tạo hay xây dựng chính sách lương, thưởng và phúc lợi trong doanh nghiệp. 

Mô tả công việc xa rời thực tế, không có logic, chi tiết, thừa thông tin

Hầu như các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập thường mắc sai lầm này bởi mục tiêu xây dựng mô tả công việc của họ chủ yếu phục vụ công tác tuyển dụng, thậm chí có thực trạng sao chép trên mạng, lắp ráp từ nhiều nguồn với nhau để ra một bảng nhiệm vụ công việc. 

Một thực tế khác cũng hay gặp là bản MTCV còn được một số doanh nghiệp xem như một sổ tay cho nhân sự. Mọi quy trình, cam kết, nội quy doanh nghiệp đều được trình bày ngay trong bản MTCV trong khi đó những điều trọng tâm cần phải có thì vô cùng hời hợt,

Kỳ vọng cho vị trí xa rời thực tế

Ví dụ doanh nghiệp bạn đang cần tuyển một vị trí “Nhân viên trực số hotline”, song vì muốn tuyển được ứng viên chất lượng từ đầu vào theo chỉ đạo từ quản lý, bạn xây dựng mô tả công việc cho vị trí đó giống như một “Chuyên viên quan hệ khách hàng” với một loạt tiêu chí không liên quan. Điều này khiến cho doanh nghiệp đánh mất ứng viên phù hợp ngay giai đoạn “tìm hiểu”,.

Không đề cập đến mức lương và phúc lợi

Với câu hỏi “Bạn sẽ tập trung vào phần nào của bản mô tả công việc trong 5 giây đầu tiên khi đọc nó” thì có tới trên 80% ứng viên đưa ra câu trả lời là mức lương và phúc lợi. Đây cũng có thể được xem như một phễu lọc ứng viên cho doanh nghiệp, để tránh mất thời gian cho công tác tuyển dụng. Bởi ngoài phù hợp về công việc thì yếu tố mức lương, chế độ cũng sẽ chiếm phần lớn trong quyết định việc ứng viên và nhà tuyển dụng có “là của nhau” hay không. 

Xây dựng mô tả công việc hiệu quả với AMIS Tuyển Dụng

Để nâng cao sự chuyên nghiệp trong xây dựng mô tả công việc, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng phần mềm AMIS Tuyển Dụng, bộ giải pháp được phát triển bởi Công ty cổ phần MISA.

• Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng lên nhiều kênh như Vietnamwork, Ybox, TopCV,…. và hồ sơ được tổng hợp trên phần mềm, tự động lọc những CV phù hợp của vị trí đang tuyển dụng.
• Tính năng tự động gửi email mời phỏng vấn, thông báo kết quả phỏng vấn giúp tăng trải nghiệm của ứng viên.
• Hỗ trợ tổ chức thi tuyển online chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng của ứng viên.
• Làm thương hiệu tuyển dụng tốt hơn với website miễn phí, dễ dàng tùy chỉnh trên mọi giao diện.

6. Kết luận

Một bảng mô tả công việc chuyên nghiệp, chỉn chu, hấp dẫn sẽ giúp nhà tuyển dụng nhận được nhiều đơn ứng tuyển. Với những chia sẻ về các nội dung cơ bản cũng như các nguyên tắc trong mô tả công việc, hy vọng bạn đọc và doanh nghiệp có thể áp dụng ngay để xây dựng bảng mô tả công việc phù hợp, nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho tổ chức.