Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động CHUẨN quy định

Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản pháp lý không thể thiếu khi doanh nghiệp muốn kết thúc quan hệ lao động một cách hợp pháp và minh bạch. Việc sử dụng đúng mẫu không chỉ giúp bảo đảm quyền lợi cho cả hai bên mà còn hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp về sau. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu các mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động CHUẨN quy định dưới đây.

1. Khi nào ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động?

Căn cứ theo Điều 34, Bộ luật lao động 2019 quy định về các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

• Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 177 của Bộ luật lao động 2019
• Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
• Người lao động bị kết án phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do theo quy định tại khoản 5 Điều 328 của Bộ luật Tố tụng hình sự, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
• Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Người lao động chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
• Người sử dụng lao động là cá nhân chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết. Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo không có người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
• Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 35 của Bộ luật lao động 2019
• Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 36 của Bộ luật lao động 2019
• Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc theo quy định tại Điều 42 và Điều 43 của Bộ luật lao động 2019
• Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo quy định tại Điều 156 của Bộ luật lao động 2019
• Trường hợp thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc.

Xem thêm các bài viết liên quan:

---

• Quy định về mức bồi thường hợp đồng lao động khi chấm dứt trước thời hạn
• Mẫu thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định
• Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động và các quy định liên quan

2. Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động 2026

2.1. Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động thông dụng

Tải mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động thông dụng tại đây

CÔNG TY …. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——–o0o——–

Số:_/20…/QĐ-…
…………., ngày ___ tháng __ năm

QUYẾT ĐỊNH

V/V: Chấm dứt hợp đồng lao động

——————–

GIÁM ĐỐC/TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY…………………………..

Căn cứ Bộ Luật Lao động nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được sửa đổi, bổ sung năm 20….;

Căn cứ Hợp đồng lao động số …………………………………….;

Căn cứ Quyết định ……………………………………………………..;

Căn cứ Quyết định xử lý vi phạm/bản án số của ………, đối với Ông Nguyễn Văn A;

Theo đề nghị của Phòng Tổ chức & Nhân sự.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay chấm dứt hợp đồng lao động với Ông Nguyễn Văn A, là cán bộ/công nhân viên thuộc phòng:
………………………………………………………………….…………………………………………….……………………. ………………………………………………………………………………………..;

Lý do: (Bị xử lý vi phạm hoặc bị kết án theo quyết định của tòa án, hết thời gian theo Hợp đồng lao động đã ký mà không gia hạn…) ……………………………………………………………………
…………………………………………………………………..……………………………………………

Kể từ ngày ___/___/___

Điều 2: Lương và các khoản phụ cấp (nếu có) của Ông Nguyễn Văn A được chi trả tính đến ngày chấm dứt hợp đồng lao động.

Điều 3: Các Ông (bà) Trưởng phòng Tổ chức & Nhân sự, trưởng các Phòng Ban liên quan và Ông Nguyễn Văn A căn cứ quyết định thi hành.

Nơi nhận: – Cá nhân………………………………… – Công đoàn Công ty; – Phòng TC & NS; – P21 (Đăng tin); – Lưu VP, HS……………………………

GIÁM ĐỐC/TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký tên và đóng dấu)

2.2. Mẫu quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Tải mẫu quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động tại đây

CÔNG TY … Số: …/202…./TB-…

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc    …….., ngày … tháng … năm 20…

QUYẾT ĐỊNH

V/V: Chấm dứt hợp đồng lao động

Kính gửi: Ông/Bà ……………………

• • Căn cứ Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành có liên quan;
  • Căn cứ Hợp đồng lao động số……….và phụ lục Hợp đồng lao động số…………được ký giữa Công ty… và …….…;
  • Nội quy lao động của Công ty đã được đăng ký với Sở Lao động, Thương binh và Xã hội ….

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Chấm dứt Hợp đồng lao động với Người lao động có tên và thông tin dưới đây kể từ………………………………..

Họ và tên:

CMND/CCCD số:

Hộ chiếu: … do Công an … cấp ngày

Ngày tháng năm sinh:

Vị trí công việc:

Bộ phận:

Phòng, ban:

Lý do chấm dứt:

Điều 2: Ông/Bà … sẽ được nhận các khoản lương theo thỏa thuận trong Hợp đồng lao động, thưởng (nếu có) và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật Việt Nam tính đến Ngày chấm dứt.

Điều 3: Ông/Bà …, Phòng Nhân sự và các bộ phận có liên quan của Công ty có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Điều 4: Quyết định này được lập thành 02 (hai) bản gốc, và có hiệu lực kể từ ngày ký, trong đó 01 (một) bản gốc sẽ được lưu tại Công ty và 01 (một) bản gốc được giao cho Ông/Bà …

THAY MẶT VÀ ĐẠI DIỆN CÔNG TY (ký và ghi rõ họ, tên; đóng dấu (nếu có))

2.3. Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động Tiếng anh

Tải mẫu quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động tại đây

THE NAME OF THE COMPANY	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness
No: …. / QD	…, month…date… year

 DECISION

About the termination of the labor contract

DIRECTOR

– Pursuant to the Labor Code 2019,

– Pursuant to the labor contract no: …  Between Mr/Mrs… and the company;

– Based on the ability to perform the job of Mr/Mrs…;

DECIDE :

Article 1:  Terminate the labor contract with Mr/Mrs… (Full name)

Date of birth:…

ID number:… issued on …At …

Address:…

Position :…

Reason for termination:…

Date of labor contract termination:…

Article 2: The Human Resources Department is responsible for submitting to the Director to handle the benefits for employees (if any) and to ensure relevant procedures complied with the law.

Article 3: This decision takes effect from the date of its signing. Head of human resources department, related units,  individuals and Mr./Ms …are responsible for implementing this decision.

Recipients:– As Article 3; – Save VT.

DIRECTOR (Sign, stamp and write full name)

3. Hướng dẫn soạn thảo và ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Việc soạn thảo và ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng lao động phải được tiến hành chặt chẽ nhằm bảo đảm tính hợp pháp và hạn chế rủi ro tranh chấp. Doanh nghiệp cần tuân thủ trình tự sau:

• Bước 1: Xác định căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động

Trước khi soạn thảo quyết định, doanh nghiệp phải xác định rõ căn cứ pháp lý làm phát sinh việc chấm dứt, chẳng hạn: hết hạn hợp đồng, hai bên thỏa thuận chấm dứt hoặc sa thải do vi phạm kỷ luật lao động. Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 quy định các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động; doanh nghiệp phải bảo đảm lý do viện dẫn phù hợp với quy định này. Trường hợp chấm dứt do hết hạn hợp đồng, doanh nghiệp cần đối chiếu thời hạn ghi trong hợp đồng và thực hiện nghĩa vụ thông báo theo luật định.

• Bước 2: Chuẩn bị mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Trên cơ sở căn cứ đã xác định, doanh nghiệp tiến hành soạn thảo quyết định phù hợp với quy định pháp luật và tình tiết cụ thể của từng trường hợp. Nội dung quyết định phải thể hiện đầy đủ: thông tin người lao động, lý do chấm dứt, thời điểm có hiệu lực và các nghĩa vụ tài chính (tham khảo các mẫu ở mục 2). Theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, quyết định cần được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu về sau.

• Bước 3: Thông báo cho người lao động

Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo trước cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019. Thời hạn báo trước phụ thuộc vào loại hợp đồng và căn cứ chấm dứt, thông thường từ 3 đến 45 ngày. Việc thông báo phải được lập thành văn bản và có xác nhận của người lao động nhằm phòng ngừa tranh chấp phát sinh.

• Bước 4: Ban hành quyết định và thực hiện các nghĩa vụ liên quan

Sau khi hoàn tất thủ tục thông báo, doanh nghiệp ban hành quyết định chính thức và gửi đến người lao động. Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ: thanh toán tiền lương, chi trả trợ cấp thôi việc theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019 và hoàn trả sổ bảo hiểm xã hội. Các nghĩa vụ này phải được hoàn thành trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Như vậy, một quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp không chỉ đòi hỏi nội dung chính xác về căn cứ, thời điểm hiệu lực và nghĩa vụ của các bên mà còn phải bảo đảm yếu tố hình thức: được ký kết, lưu trữ và chuyển giao đúng quy định. Trên thực tế, quá trình ban hành và gửi quyết định theo phương thức thủ công thường phát sinh nhiều bất cập như chậm trễ trong khâu ký duyệt, khó kiểm soát thời điểm người lao động tiếp nhận văn bản cũng như rủi ro thất lạc, làm ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của quyết định.

Để khắc phục những hạn chế nêu trên, việc ứng dụng giải pháp ký kết và quản lý văn bản điện tử là xu hướng tất yếu. Phần mềm hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign cho phép doanh nghiệp khởi tạo, trình ký và gửi quyết định chấm dứt hợp đồng lao động trên môi trường số, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và giá trị pháp lý của văn bản theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa rút ngắn thời gian xử lý, vừa kiểm soát chặt chẽ quy trình ký kết, đồng thời lưu trữ chứng cứ điện tử phục vụ công tác đối chiếu, giải quyết tranh chấp khi cần thiết.