Ứng dụng trình ký Online: Giải pháp tất yếu cho các doanh nghiệp hiện đại 

15/05/2023
846

Ứng dụng trình ký Online được xem là giải pháp ưu việt giúp doanh nghiệp ký, duyệt tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ đâu, loại bỏ tình trạng lãng phí thời gian và chi phí in ấn. 

Vậy ứng dụng này sở hữu những tính năng nổi bật nào? Tại sao các doanh nghiệp cần triển khai trình ký Online để tối ưu vận hành hiệu quả, bứt phá nhanh chóng? Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây. 

ứng dụng trình ký online tốt nhất cho doanh nghiệp

I. Ứng dụng trình ký Online – Giải pháp ký duyệt tài liệu từ xa mọi lúc, mọi nơi

Ứng dụng trình ký Online cung cấp nền tảng tự động hóa toàn bộ quy trình đề xuất, xem xét, ký duyệt hợp đồng, tài liệu trong doanh nghiệp. 

Người dùng chỉ cần có thiết bị kết nối Internet như điện thoại, laptop, máy tính bảng để xử lý công việc từ xa dù đang ở bất kỳ đâu. Giải pháp này giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn việc in ấn, lưu trữ giấy tờ thủ công. 

giải pháp phần mềm ký tài liệu online

Đồng thời, thủ tục trình ký cũng trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. Nếu trước đây doanh nghiệp phải tốn 5-7 ngày để hoàn thành một bộ hồ sơ, thì phần mềm ký kết tài Online sẽ rút ngắn thời gian này xuống chỉ còn vài phút. 

>> Tham khảo thêm: Tất cả những điều cần biết về hợp đồng điện tử

II. 7 tính năng nổi bật của ứng dụng trình ký Online MISA AMIS WeSign 

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm trình ký Online. Tuy nhiên, MISA AMIS WeSign là một trong số những ứng dụng hàng đầu được Bộ Công Thương cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Điều này đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho khách hàng khi sử dụng, trình ký kết trên phần mềm. 

Với những tính năng vượt trội dưới đây, phần mềm còn xuất sắc đạt giải thưởng Sao Khuê năm 2022 ở hạng mục “Các phần mềm, giải pháp mới”: 

1. Ký kết thông minh

Ứng dụng trình ký Online MISA AMIS WeSign cho phép doanh nghiệp thực hiện tất cả các bước trình ký tự động từ xa. 

ký kết thông minh trên MISA AMIS WeSign

Người lãnh đạo, quản lý không cần có mặt trực tiếp tại văn phòng để phê duyệt hàng loạt tài liệu. Nhân viên khi đệ trình văn bản, giấy tờ cũng không còn tốn nhiều thời gian chờ đợi hay tìm kiếm đầu mối. 

2. Tự động hóa quy trình

Người dùng tạo luồng ký, phê duyệt, chuyển phát tài liệu một cách tự động trên phần mềm. Tùy thuộc vào đặc thù công việc mà các luồng quy trình được thiết lập theo thứ tự cố định, không thứ tự hoặc đan xen cả hai. 

Các luồng ký trên cũng hỗ trợ nhân bản cho nhiều phòng ban khác nhau và tái sử dụng lại được nhiều lần.

3. Ký hàng loạt

Việc ký tài liệu hàng loạt giúp người dùng tiết kiệm thời gian ký tá những văn bản có nội dung tương tự. Nó đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc, tránh ách tắc ảnh hưởng đến tiến độ phục vụ khách hàng. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý tính năng này không áp dụng với các hồ sơ có yêu cầu đính kèm tệp hoặc có trường bắt buộc ghi nhận trên tài liệu. Người ký nên kiểm tra kỹ nội dung trước khi tiến hành ký hàng loạt.

4. Quản lý tài liệu tập trung

Ứng dụng trình ký Online MISA AMIS WeSign lưu trữ tài liệu khoa học cho phép người dùng dễ dàng tra cứu theo từng nhóm phân loại bao gồm: 

  • Tài liệu đến: Các tài liệu được gửi đến người dùng tùy theo vai trò: người ký, người điều phối, người nhận bản sao hay người phê duyệt
  • Đã gửi: Danh sách các tài liệu người dùng gửi đi trong trạng thái “Chờ người khác ký”, “Đã hoàn thành”
  • Bản nháp: Các tài liệu đã được người dùng tải lên chương trình nhưng chưa hoàn thiện và lưu dưới dạng nháp
  • Thùng rác: Danh sách các tài liệu đã xóa nhưng có thể khôi phục lại nếu muốn

Bên cạnh đó, ứng dụng trang bị thêm bộ lọc nhanh để người dùng dễ theo dõi tài liệu theo trạng thái:

quản lý tài liệu tập trung với ứng dụng trình ký online MISA AMIS WeSign

  • Cần xử lý: Các tài liệu yêu cầu người dùng xử lý dựa trên vai trò.
  • Chờ người ký: Các tài liệu người dùng mời cấp trên hoặc người đại diện có thẩm quyền ký duyệt
  • Sắp hết hạn: Các tài liệu mời ký được thiết lập thời hạn cần ký nhưng chưa hoàn thành
  • Hoàn thành: Các tài liệu đã ký duyệt thành công

5. Phân quyền linh hoạt

Doanh nghiệp không chỉ phân chia vai trò trình ký linh hoạt mà còn dễ dàng quản lý quyền truy cập, điều phối, tải tài liệu trên phần mềm. Tính năng này hạn chế tối đa nguy cơ rò rỉ dữ liệu, cam kết an toàn cho dữ liệu kinh doanh. 

6. Kết nối với các ứng dụng khác

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều quy trình cần ký kết tài liệu online. Chính vì vậy, MISA AMIS WeSign tích hợp chương trình kết nối liên thông với nhiều ứng dụng trong nền tảng quản trị của MISA như MISA AMIS Quy trình, MISA AMIS Công việc,… 

MISA AMIS WeSign kết nối với các ứng dụng khác

Nhờ đó, doanh nghiệp xây dựng được hệ sinh thái khép kín giúp vận hành tối ưu, tăng nhanh tốc độ phối hợp liên phòng ban và gia tăng hiệu quả công việc. 

7. An toàn bảo mật

Ứng dụng trình ký Online MISA AMIS WeSign cài đặt cơ chế xác thực người ký nghiêm ngặt thông qua mật khẩu, mã OTP… Thêm vào đó, tính năng truy vết lịch sử ký kết, địa chỉ IP hay theo dõi người ký cũng góp phần mang lại khả năng bảo mật cao nhất. 

MISA AMIS WESIGN – GIẢI PHÁP KÝ TÀI LIỆU SỐ TIỆN LỢI, NHANH CHÓNG Ở BẤT KỲ ĐÂU

III. Lợi ích vượt trội của phần mềm MISA AMIS WeSign 

Có thể thấy, những tính năng ưu việt của MISA AMIS WeSign giúp doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn cách thức trình ký truyền thống. Từ đó mang lại các lợi ích tiêu biểu như: 

  • Tiết kiệm 100% chi phí in ấn giấy tờ, chuyển phát đến đối tác cùng chi phí bảo quản, lưu trữ về sau
  • Tự động hóa toàn bộ quy trình trình ký tài liệu online, tiết kiệm sức lao động và nâng cao sự hài lòng của nhân viên 
  • Quản lý tài liệu thông minh, tránh thất thoát, hư hỏng tài liệu quan trọng
  • Ứng dụng dễ dàng mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp 
  • Phá bỏ mọi giới hạn làm việc vật lý, hoàn tất ký kết với khách hàng, đối tác mọi lúc mọi nơi với một chiếc điện thoại

IV. Đánh giá của khách hàng về MISA AMIS WeSign 

“Mình cực kỳ ấn tượng với ứng dụng MISA AMIS WeSign. Trước đây, mình luôn phải đi làm việc trực tiếp với khách và vất vả nhất trong khâu xử lý giấy tờ. Nhưng bây giờ chỉ bằng 30 giây với 3 click là đã có thể ký được với khách hàng ở bất kể đâu. Đây là một trải nghiệm cực kỳ “wow” với mình!” 

Đây là những chia sẻ vô cùng chân thực của chị Phạm Ngọc Trâm – Chủ tịch HĐQT và Tổng Giám đốc Công ty Smart Loyalty Quốc tế khi được giới thiệu về ứng dụng trình ký Online MISA AMIS WeSign. 

đánh giá của khách hàng về phần mềm MISA AMIS WeSign
Đánh giá của khách hàng về phần mềm MISA AMIS WeSign

Có cùng cảm nhận, chị Phan Võ Quỳnh Như, Ủy viên Hội đồng Quản trị kiêm Phó hiệu trưởng trường Đại học Công Nghệ Đồng Nai (DNTU) cũng dành nhiều lời khen cho ứng dụng này sau một thời gian sử dụng: 

“Nhà trường đang triển khai cả bộ giải pháp của MISA nhưng cá nhân mình thích nhất phần mềm MISA AMIS WeSign vì giúp trình ký tự động, không cần thông qua nhiều bước. Cho dù ban lãnh đạo nhà trường đang ở xa thì vẫn đảm bảo ký duyệt kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi và chi phí in ấn.”

Hay anh Nguyễn Ngọc Tuấn – Blogger eight.vn nổi tiếng lại đánh giá cao về dịch vụ của phần mềm. Theo đó, 2 lý do khiến anh Tuấn phải nhận định “thật xịn” khi mua MISA AMIS WeSign là: 

  • Trải nghiệm mua phần mềm Online dễ dàng và thú vị. Thay vì có nhân viên tư vấn, anh tự tìm hiểu và mua sản phẩm trực tuyến nhanh chóng
  • MISA AMIS Wesign có những tính năng tốt hơn cả sản phẩm của nước ngoài nhưng chi phí sử dụng phải chăng, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp

Có thể nói, ứng dụng trình ký Online MISA AMIS WeSign chính là giải pháp tiết kiệm và hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn chuyển sang hợp đồng điện tử. Doanh nghiệp ký, duyệt tài liệu tiện lợi, nhanh chóng ở bất kỳ đâu, loại bỏ tình trạng lãng phí nguồn lực.

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả