7 Mẫu biên bản bàn giao công việc đơn giản và chi tiết nhất

Biên bản bàn giao công việc là tài liệu quan trọng sử dụng khi nghỉ việc, nghỉ ốm đau dài ngày, nghỉ thai sản, thuyên chuyển công tác… Sau đây MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn bạn cách làm biên bản này một cách chi tiết. Bên cạnh đó bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản bàn giao theo từng trường hợp cụ thể.

1. Biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc là tài liệu ghi lại quá trình chuyển giao nhiệm vụ, trách nhiệm, thông tin giữa người bàn giao và người tiếp nhận. Biên bản này là một phần quan trọng trong quản lý dự án và công việc, được sử dụng trong các trường hợp như chuyển công tác, nghỉ thai sản, nghỉ việc… nhằm giúp công việc diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng, không gặp phải các vướng mắc trong bàn giao.

Trong quá trình chuyển giao công việc giữa các cá nhân trong tổ chức, biên bản bàn giao công việc có vai trò quan trọng để đảm bảo sự chính xác, minh bạch, hạn chế tranh chấp. Cụ thể biên bản này có những vai trò sau:

• Cung cấp thông tin chi tiết về công việc, nhiệm vụ, tài sản, dữ liệu, quy trình, văn bản liên quan đến công việc. Điều này giúp người tiếp nhận hiểu rõ công việc yêu cầu những gì và trách nhiệm của bản thân khi tiếp nhận.
• Hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển giao, đánh giá xem quá trình này đã được thực hiện đầy đủ, chính xác chưa, hạn chế thiệt hại cho doanh nghiệp.
• Biên bản bàn giao là tài liệu không thể thiếu trong trường hợp giữa các nhân viên hoặc phòng ban xảy ra tranh chấp, mâu thuẫn về công việc được bàn giao. Quá trình chuyển giao công việc đã được ghi lại đầy đủ có thể được sử dụng như bằng chứng cho các bên liên quan, trong trường hợp cần thiết.

2. 7 Mẫu biên bản bàn giao công việc – Tải miễn phí

Bạn hãy lựa chọn mẫu biên bản bàn giao công việc sao cho phù hợp với công ty của mình ngay sau đây:

2.1 Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc

Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc ghi chép chi tiết về nhiệm vụ và công việc mà nhân viên đó đang phụ trách tại thời điểm nghỉ việc. Tài liệu này thường được trình bày dưới dạng file Word, nhằm đảm bảo công việc được duy trì liên tục và chuyển giao thông tin một cách hiệu quả đến người tiếp nhận công việc. Biên bản bàn giao giúp người kế nhiệm hiểu rõ về các nhiệm vụ cần hoàn thành, tiến độ và trạng thái của dự án, các công việc còn lại, cũng như những lưu ý khác.

2.2 Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản

Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản ghi nhận thông tin chi tiết về công việc mà người lao động đang phụ trách trước khi nghỉ thai sản. Mục đích của biểu mẫu này là đảm bảo quá trình tiếp nhận và chuyển giao công việc diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả. Việc bàn giao được thực hiện giữa nhân viên đảm nhiệm vị trí hiện tại và nhân viên tiếp nhận công việc tương đương, nhằm đảm bảo rằng trách nhiệm liên quan được truyền đạt đầy đủ và rõ ràng.

2.3 Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán

Biểu mẫu bàn giao công việc vị trí kế toán là văn bản sử dụng trong quá trình chuyển giao công việc kế toán. Công việc kế toán thường liên quan đến số liệu phức tạp và các khoản tài chính của công ty. Vì tính chất đặc thù như vậy nên thủ tục bàn giao phải được thực hiện kỹ lưỡng, rõ ràng, tránh những sai sót gây ảnh hưởng đến nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp.

2.4 Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác

Mẫu biên bản bàn giao khi chuyển công tác liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm, tài sản, dữ liệu, thông tin liên quan đến công việc, ghi nhận quá trình bàn giao giữa người chuyển công tác và người tiếp nhận. Biên bản này được lập trong trường hợp một nhân viên được thuyên chuyển sang vị trí, bộ phận, phòng ban, đơn vị, chi nhánh khác…

2.5 Mẫu biên bản bàn giao tài sản, hồ sơ, tài liệu

Tại các doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất, kinh doanh, nhân sự thường được cấp phát một số công cụ, tài sản để hỗ trợ quá trình làm việc. Khi nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động, họ cần bảo quản các tài sản và bàn giao lại nguyên trạng cho công ty. Trong trường hợp ngày biên bản bàn giao cần ghi rõ tên tài sản, số lượng được bàn giao, tình trạng của tài sản.

2.6 Mẫu biên bản bàn giao công việc cho ban lãnh đạo

Mẫu biên bản bàn giao công việc này dành cho người thuộc ban lãnh đạo và cần có thêm chữ ký của quản lý liên quan trong công ty. Đặc biệt cần thêm lý do bàn giao công việc này là gì, thực hiện bàn giao như thế nào để biên bản đầy đủ hơn.

2.7 Mẫu biên bản bàn giao công việc cho giám đốc

Trong trường hợp giám đốc miễn nhiệm hoặc chuyển công tác, cần có biên bản bàn giao công việc cho vị trí này. Bởi giám đốc là người giữ nhiều trọng trách nền văn bản cần nêu rõ những người tiếp nhận và cung cấp đầy đủ thông tin về dự án, công việc được chuyển giao.

3. Những nội dung trong biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc 

Hình thức và nội dung của biên bản bàn giao công việc cần tuân theo quy định của văn bản hành chính theo Nghị định số30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nội dung của biên bản bàn giao công việc bao gồm những hạng mục sau:

• Thông tin cá nhân: Tên, chức vụ, phòng ban, số điện thoại, địa chỉ của người bàn giao.
• Thống kê các tài liệu, tài sản cần bàn giao: máy tính, email công ty, thẻ, các tài liệu, tài khoản, hợp đồng, mật khẩu… cần được bàn giao cho người tiếp nhận.
• Thông tin công việc cần chuyển giao: cần mô tả chi tiết trạng thái của các dự án đang tham gia, nhiệm vụ cụ thể, tiến độ công việc đã hoàn thành, liệt kê chi tiết các công việc đang chờ hoàn thành.
• Thời gian và địa điểm bàn giao công việc: Bao gồm thời gian và địa điểm cụ thể để bàn giao công việc.
• Ký xác nhận của người bàn giao và người được bàn giao công việc: Người bàn giao và người tiếp nhận công việc ký ghi rõ họ tên trong mẫu biên bản bàn giao công việc. Điều này thể hiện sự đồng thuận và cam kết với các nội dung đã ghi rõ trong biên bản. (Nếu cần thiết có thể có cả chữ ký của người làm chứng)

4. Biên bản bàn giao công việc được lập khi nào?

Mẫu biên bản bàn giao công việc thường được sử dụng khi có biến động về nhân sự, cần chuyển giao trách nhiệm.Tùy vào từng trường hợp cụ thể, nội dung bàn giao công việc có thể có một số điểm khác biệt tuy nhiên các ý chính vẫn được giữ nguyên.

• Nhân viên chuyển công tác sang vị trí khác, đơn vị khác:

Biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác gồm chi tiết nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc, dự án tham gia, tình trạng dự án, cùng với các công việc đang chờ hoàn thành. Biên bản có thể đính kèm danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao, quy trình và chính sách liên quan. Biên bản này cần ghi rõ thời gian và địa điểm bàn giao công việc, kết thúc bằng chữ ký và xác nhận từ cả người bàn giao và người tiếp nhận.

• Nhân viên nghỉ việc:

Biên bản bàn giao công việc trong trường hợp này chứa thông tin về lý do nghỉ, thời gian nghỉ, và chi tiết về lương, phúc lợi, cũng như các quyền lợi của nhân viên. Văn bản cũng đề cập đến sự đồng ý và cam kết trong quá trình chuyển giao, có tính pháp lý cao và thường được sử dụng khi có tranh chấp giữa nhân viên và công ty.

• Nhân viên nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau dài ngày:

Khi nghỉ thai sản, người lao động cần lập biên bản bàn giao công việc cung cấp thông tin về các công việc đang được thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. Trong đó bao gồm cả các công việc được ủy quyền và những công việc đang chờ giải quyết. Biên bản cũng cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ, cùng với thông tin liên lạc của người bàn giao.

Khi nghỉ ốm đau, điều trị bệnh dài ngày, biên bản bàn giao công việc cũng tập trung vào công việc đang được thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. Biên bản ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ, lý do nghỉ và thông tin liên lạc của người bàn giao. Nếu có dự án hoặc công việc cần phải duy trì liên tục, biên bản cần phải nếu rõ quy trình, hướng dẫn, để người tiếp nhận có thể hoàn thành công việc một cách suôn sẻ.

5. Các bước bàn giao công việc hiệu quả

Quy trình bàn giao công việc do nhân viên cũ sắp nghỉ và nhân viên tiếp nhận cùng thực hiện. Quy trình này gồm bàn giao các nhiệm vụ, công việc, hồ sơ, tài liệu, tài sản liên quan. Nhằm đảm bảo duy trì chất lượng công việc và quyền lợi các bên, quy trình này nên được thực hiện chặt chẽ theo các bước như sau:

Bước 1. Xác định các hạng mục chính cần bàn giao:

• Cung cấp mô tả công việc: cung cấp cho người tiếp nhận mô tả về công việc một cách chính xác, dễ hiểu. Các thông tin này gồm yêu cầu công việc, nhiệm vụ chính, KPI, các công cụ làm việc…
• Thông tin công việc: người ban giao cần liệt kê danh sách thời hạn cần hoàn thành, chi tiết công việc hàng ngày, chi tiết về các dự án hiện tại, danh sách khách hàng, thông tin liên hệ và các yêu cầu khác.
• Lên kế hoạch cho người tiếp nhận làm quen: người bàn giao cần lên một kế hoạch để hướng dẫn người tiếp nhận làm quen dần. Người bàn giao nên dành thời gian hỗ trợ và trả lời các câu hỏi từ người tiếp nhận.
• Hướng dẫn người tiếp nhận: người bàn giao cần thông báo rõ với các thành viên khác trong đội nhóm, khách hàng, đối tác về việc sẽ có người tiếp nhận mới. Nên hướng dẫn người tiếp nhận sử dụng hệ thống, công cụ, phần mềm thành thạo để không ảnh hưởng đến công việc.
• Chia sẻ thông tin đội nhóm: người bàn giao có thể chia sẻ với người tiếp nhận các mối quan hệ và lưu ý khi làm việc trong nhóm. Ví dụ như điểm mạnh của các thành viên, khi gặp khó khăn nên tìm đến ai, khi làm việc với khách hàng cần lưu ý điều gì.
• Thời hạn và yêu cầu cụ thể: cần bàn giao về thời hạn công việc, các yêu cầu then chốt khi nghiệm thu. Như vậy người tiếp nhận sẽ biết cách sắp xếp để hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Bước 2. Bàn giao tài liệu và tài sản liên quan:

Người bàn giao cần chuẩn bị sẵn sàng tất cả tài liệu, dữ liệu, tài sản để chuyển cho người tiếp nhận hoặc cho công ty.

Bước 3. Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc:

Nên sắp xếp một cuộc họp để thống nhất nội dung bàn giao. Các nội dung chính và thắc mắc nên được ghi chép lại và giải đáp triệt để.

6. Những lưu ý khi lập biên bản bàn giao công việc

• Kiểm tra cẩn thận biên bản: Nên dành ra ít nhất 1 đến 2 ngày để kiểm tra nội dung biên bản. Đây vẫn là một tài liệu mà người bàn giao có trách nhiệm phải hoàn thành đầy đủ, tránh tình trạng bàn giao qua loa, thiếu sót.
• Sử dụng định dạng file Word hoặc Excel: Đây là hai định dạng file phổ biến nhất mà bạn nên dùng để làm biên bản bàn giao. Nếu chỉ gửi mail hoặc bản viết tay, biên bản sẽ dễ thất lạc. Nếu không thể diễn đạt dưới dạng hình ảnh hoặc video hướng dẫn công việc, file Word và Excel vẫn là lựa chọn tốt nhất.
• Nêu rõ nhiệm vụ, người thực hiện, các bên liên quan: Trong biên bản bạn nêntạo một bảng với đầy đủ các thông tin về nhiệm vụ, mô tả chi tiết, thời hạn cần hoàn thành, người phụ trách tiếp theo và các bên liên quan.
• Cung cấp chi tiết công việc: Sẽ rất khó khăn cho người tiếp nhận nếu biên bản bàn giao quá sơ sài. Vì vậy người bàn giao cần cung cấp càng nhiều thông tin về công việc càng tốt. Ví dụ để bàn giao một dự án, cần thông tin cơ bản, tóm tắt tình hình hiện tại, phản hồi từ khách hàng…
• Sử dụng hình ảnh minh họa: Trong một số trường hợp, các hình ảnh minh họa và video hướng dẫn sẽ giúp ích cho người tiếp nhận công việc tốt hơn so với mô tả bằng văn bản.
• Thiết lập các buổi hướng dẫn, đào tạo: Đối với các công việc phức tạp, dự án quan trọng, người bàn giao nên tổ chức buổi đào tạo trong vòng một tuần trước khi nghỉ việc hoặc chuyển việc.
• Gửi biên bản đến tất cả những người liên quan: Hãy đảm bảo rằng bạn đã gửi biên bản bàn giao cho những người liên quan để họ hiểu rõ trách nhiệm của mình và hỗ trợ tốt nhất cho người thay thế. Bạn có thể gửi lời cảm ơn đến người tiếp nhận công việc. Ngoài ra, hãy thể hiện sự sẵn lòng hỗ trợ bằng cách cung cấp số điện thoại hoặc địa chỉ email để người tiếp nhận liên hệ khi cần.
• Lựa chọn không gian phù hợp: Hai bên thống nhất thời gian, địa điểm họp sao cho thuận tiện. Điều này giúp tạo môi trường thoải mái để thảo luận, giải đáp các vướng mắc khi bàn giao.
• Trình bày đầy đủ quy trình, nội dung: người bàn giao phải trình bày đầy đủ về mọi khía cạnh của công việc. Người tiếp nhận cần chủ động đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn.

7. Kết luận

Việc bàn giao công việc giúp người lao động và người sử dụng lao động thống kê lại được những công việc, tài sản, để hai bên đảm bảo quyền lợi và tránh những tình huống không mong muốn sau này. Hy vọng với mẫu biên bản bàn giao công việc trên do nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS HRM cung cấp sẽ giúp bạn có được biên bản bàn giao chuẩn xác và nhanh chóng nhất.