Sơ đồ tổ chức công ty có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong giai đoạn các công ty, doanh nghiệp mới thành lập. Thế nhưng bạn đã biết cách xây dựng sơ đồ tổ chức hiệu quả? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây ngay!
| MISA AMIS dành tặng bạn Ebook miễn phí: Xây dựng đội ngũ hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc |
I. Khái niệm và vai trò của sơ đồ tổ chức công ty
1. Khái niệm
Sơ đồ tổ chức công ty là một sơ đồ thể hiện trực quan cơ cấu bên trong của một một tổ chức, đơn vị kinh doanh. Nó được thể hiện bằng việc nêu rõ công việc, trách nhiệm, mối quan hệ giữa các thành viên.
Một sơ đồ tổ chức hoàn chỉnh sẽ giúp người đứng đầu nắm được tình hình nguồn lực nội bộ của công ty hiện tại có phù hợp với chiến lược và mục tiêu tổng thể hay không. Đồng thời, nó cũng làm rõ các kết nối, quy trình giao tiếp và tương tác trong công việc. Từ đó, các nhà quản lý hiểu rõ hơn về vai trò, sự đóng góp của từng phòng ban, bộ phận đối với hoạt động chung của công ty.
2. Vai trò
Sơ đồ tổ chức công ty đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Bởi lẽ, đây là nơi thể hiện rõ nét cơ cấu bên trong và hệ thống cấp bậc của công ty.
Sơ đồ này được ví như một bản giới thiệu ngắn gọn về các thành viên trong tổ chức, giúp mỗi thành viên có cái nhìn tổng thể về người quản lý, người chịu trách nhiệm cho từng công việc chuyên môn.
Bên cạnh đó, sơ đồ tổ chức công ty cho phép nhân viên mới, đối tác hay cả khách hàng tìm hiểu công ty một cách nhanh chóng hơn. Đồng thời, cả những nhân viên lâu năm cũng được hưởng lợi từ sơ đồ tổ chức nhờ việc cập nhật liên tục số lượng nhân viên, theo dõi cách phân bổ nguồn lực khác.
Sơ đồ tổ chức cũng được sử dụng khi tái cấu trúc doanh nghiệp trong quá trình phân chia, sáp nhập, chuyển đổi,… Như vậy, công ty luôn giữ được tính nhất quán với các mục tiêu và đảm bảo mọi hoạt động ổn định.
Xem Thêm: Văn phòng số – Giải pháp vận hành tối ưu cho doanh nghiệp
II. Cách tạo sơ đồ tổ chức công ty
Trước khi tạo sơ đồ tổ chức công ty, doanh nghiệp cần xác định mô hình phù hợp thông qua hai bước cơ bản sau:
1. Lựa chọn loại cơ cấu tổ chức
Khi quyết định loại cơ cấu tổ chức cho công ty, nhà quản lý cần xác định hai yếu tố:
- Đâu là chức năng chính xuyên suốt quy trình làm việc của công ty?
- Công ty cần có những phòng ban, đội nhóm nào?
Quá trình nghiên cứu và tìm hiểu sẽ giúp công ty thấu hiểu nhu cầu, xây dựng các mối quan hệ trong sơ đồ tổ chức chặt chẽ hơn.
2. Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đơn giản, dễ hiểu
Để vẽ sơ đồ tổ chức công ty, bạn cần liệt kê các công việc, trách nhiệm của từng phòng ban, cá nhân. Trong quá trình này, bạn cần lưu ý đảm bảo sự kết nối và giao tiếp hiệu quả trong tổ chức.
Đọc thêm: Cơ cấu tổ chức tập đoàn Vingroup – Thông tin mới nhất năm 2023
III. Các mô hình tổ chức công ty phổ biến nhất
1. Mô hình tổ chức ma trận
Mô hình tổ chức ma trận được xây dựng dựa trên hệ thống hỗ trợ và ủy quyền đa chiều, thông tin trong mô hình được vận hành theo cả chiều dọc và chiều ngang.
Tổ chức công ty theo ma trận cũng được coi là hệ thống khó nhất vì nó thu hút các nguồn lực theo nhiều hướng khác nhau. Bù lại, sơ đồ ma trận mang lại năng suất cao hơn cho doanh nghiệp.
1.1. Ưu điểm
- Tổ chức ma trận cải thiện giao tiếp nội bộ, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban.
- Các cá nhân có cơ hội sử dụng kiến thức chuyên môn của mình trong nhiều tình huống khác nhau.
- Người lãnh đạo có cơ sở để đưa ra quyết định nhanh hơn, khai thác tối đa nguồn lực của công ty.
1.2. Hạn chế
- Sơ đồ ma trận có xuất hiện tình huống nhân viên làm việc thiếu trách nhiệm, đổ lỗi cho người khác.
- Nhân viên phải làm việc dưới sự hướng dẫn của nhiều quản lý khiến họ hoang mang và gián đoạn công việc.
- Đội ngũ nhân sự mất nhiều thời gian để làm quen với mô hình.
- Xung đột thường xuyên xảy ra giữa quản lý dự án và quản lý tính năng.
2. Cơ cấu tổ chức theo chức năng doanh nghiệp
Sơ đồ tổ chức công ty theo chức năng là một mô hình cơ cấu trong đó mỗi chức năng quản lý được thực hiện bởi một bộ phận. Vì vậy, đội ngũ nhân viên bắt buộc phải có kỹ năng chuyên môn và nắm vững nghiệp vụ mà mình thực hiện.
1. Ưu điểm
- Các thành viên trong công ty nhận được những hướng dẫn rõ ràng, chi tiết về nhiệm vụ cần làm.
- Doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm của nhân viên và bộ phận.
- Các thành viên có thêm động lực học hỏi, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ để hoàn thành tốt công việc được giao.
- Mô hình hoạt động theo chức năng cho phép công ty nâng cao sản lượng và chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
- Người quản lý dễ dàng lập kế hoạch và giám sát kịp thời hơn.
2. Nhược điểm
- Công ty có thể tạo gặp tình huống các phòng ban chức năng phối hợp chưa chặt chẽ làm giảm hiệu quả chung.
- Nhân viên có xu hướng tập trung vào mục tiêu cá nhân mà bỏ qua mục tiêu của tổ chức.
3. Mô hình tổ chức phẳng
Trong mô hình cơ cấu tổ chức phẳng, các vị trí nhân sự thường không có chức danh cụ thể. Do đó, tất cả nhân viên đều bình đẳng và làm việc theo hình thức tự quản.
Tuy nhiên, mô hình tổ chức phẳng chỉ có thể áp dụng cho các công ty có số lượng nhân viên ít, các nhân viên có sự gắn bó, thấu hiểu lẫn nhau.
3.1. Ưu điểm
- Mỗi nhân viên phải chịu trách nhiệm cao nhất với nhiệm vụ được giao nên mọi người có sự tự giác, tích cực làm việc.
- Mô hình phẳng giúp nâng cao khả năng tương tác giữa các thành viên
- Việc cắt giảm các cấp bậc, phòng ban giúp quyết định cuối cùng được thảo luận tập trung, quyết định nhanh chóng.
3.2. Hạn chế
- Công ty có thể đứng trước nguy cơ khủng hoảng khi sự tự do của nhân viên trở nên mất kiểm soát.
- Trong cơ cấu tổ chức phẳng, nhân viên phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc khiến họ bị căng thẳng, quá tải và không thể duy trì chất lượng công việc tốt nhất.
- Do không có sự phân định về quyền hạn nên giữa các thành viên thường xảy ra tranh luận, thậm chí là xung đột gay gắt để bảo vệ quan điểm cá nhân.
4. Mô hình tổ chức theo địa lý
Loại sơ đồ này phù hợp với các công ty kinh doanh ở các địa điểm khác nhau. Hầu hết các công ty lớn đều sử dụng mô hình tổ chức này. Nhìn chung, sơ đồ tổ chức công ty theo địa lý giúp quá trình vận hành và làm việc diễn ra thuận lợi ở bất kỳ đâu. Tuy nhiên, nó cũng gặp một số khó khăn là khó quản lý giám sát và cập nhật thông tin kịp thời.
5. Mô hình tổ chức phân quyền
Đây là một mô hình tổ chức truyền thống với sự chỉ đạo được truyền đạt từ cấp quản lý cấp cao nhất đến cấp trung gian và cuối cùng là nhân viên.
5.1. Ưu điểm
- Trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân được quy định rõ ràng.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp của từng bộ phận.
- Nhân viên được chú trọng phát triển kỹ năng nghề nghiệp.
- Doanh nghiệp phân bổ nguồn lực một cách khoa học và hiệu quả.
5.2. Hạn chế
- Mỗi quyết định phải trải qua nhiều quy trình trình ký, xét duyệt gây mất thời gian, công sức.
- Nhà quản lý trở nên quan liêu, độc tài khiến mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới ngày càng xa cách.
- Giữa các bộ phận luôn tồn tại xu hướng cạnh tranh. Nếu nhà quản lý không biết cách điều phối sẽ khiến mâu thuẫn trong nội bộ tăng cao.
| Mỗi vị trí tổ chức trong công ty đều có chức vụ, quyền hạn khác nhau để giúp tập thể hoạt động hiệu quả và phát triển. Để làm tốt nhiệm vụ đó, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn Ebook chuyên sâu:
MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ XUẤT SẮC
|
IV. Các mô hình cơ cấu tổ chức công ty theo loại hình doanh nghiệp
1. Sơ đồ cấu tạo tổ chức công ty cổ phần
Sơ đồ tổ chức công ty của công ty cổ phần bao gồm các thành phần chính như đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc/ tổng giám đốc công ty và ban kiểm toán công ty. Mỗi chức danh tương ứng với nhiệm vụ và vai trò khác nhau trong công ty.
2. Sơ đồ tổ chức công ty TNHH
Công ty trách nhiệm hữu hạn là công ty thuộc sở hữu tư nhân. Cơ cấu của công ty sẽ bao gồm Chủ tịch, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty. Với công ty TNHH 2 thành viên trở lên thì số lượng thành viên sẽ từ 02 đến 50 thành viên và việc điều hành quản lý cũng dễ dàng hơn hơn so với một công ty TNHH một thành viên.
Xem thêm: Các phòng ban trong công ty có chức năng như thế nào?
V. Sơ đồ tổ chức công ty theo ngành nghề, lĩnh vực
1. Công ty xây dựng
Các công ty xây dựng bao gồm nhiều bộ phận khác nhau. Song, về cơ bản họ được phân thành 2 loại hình chính là công ty có hoạt động thi công và công ty không thi công trực tiếp.
2. Công ty sản xuất
Sơ đồ tổ chức của công ty sản xuất gồm có công ty sản xuất – gia công và sản xuất – thương mại. Tương ứng với từng loại hình thì các công ty sẽ có cơ cấu nhân sự, bộ phận khác nhau.
3. Công ty thương mại
Công ty thương mại là loại hình kinh doanh mua bán hàng hóa và sản phẩm thông qua các cửa hàng và kênh phân phối. Do đó, sơ đồ tổ chức công ty của họ tập trung vào lĩnh vực chiến lược và mở rộng thị trường.
4. Công ty Logistics
Đối với các công ty Logistics thì chuỗi cung ứng, đầu tư và phân phối sản phẩm là hoạt động trọng tâm nhất. Do đó, các hệ thống quản lý sau đây được chú ý đặc biệt trong công ty logistics: quản lý, nhân sự, kho hàng, bán hàng,…
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
VI. Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp theo bộ phận
1. Tổng công ty
Tổng công ty là trung tâm quản lý cao nhất của tất cả các bộ phận. Do đó, các công ty cần xây dựng bộ máy lãnh đạo tối ưu nhất để giám sát, điều hành hoạt động hiệu quả.
2. Phòng nhân sự
Cách tốt nhất để bộ phận nhân sự hoạt động hiệu quả là tập trung vào các chức năng chính của mình.
Qua sơ đồ có thể thấy cấp cao nhất là Giám đốc nhân sự (CHRO). Cấp quản lý hỗ trợ đắc lực cho CHRO là trưởng phòng nhân sự. Bên dưới thường chia làm 5 vị trí tương ứng với 5 nghiệp vụ chuyên môn: HR Admin, Tuyển dụng, Truyền thông nội bộ, C&B, Đào tạo và phát triển.
Mỗi bộ phận phụ trách một mảng quan trọng trong tổ chức. Vì vậy, Để tối ưu quá trình quản lý nhân sự bạn có thể tham khảo thêm phần mềm AMIS nhân sự và AMIS chấm công – giái pháp quản lý nhân sự toàn diện.
3. Phòng kế toán
Phân bố vị trí trong phòng kế toán phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động nhưng các vai trò như kế toán trưởng, nhân viên kế toán tổng hợp là yếu tố bắt buộc.
4. Phòng kinh doanh
Ba mô hình thường được áp dụng cho phòng kinh doanh là mô hình đảo, mô hình chuỗi và mô hình nhóm. Trong đó, cơ cấu phân nhóm là hình thức phổ biến nhất được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng.
5. Phòng maketing
Cơ cấu của bộ phận marketing tập trung vào chiến lược và kế hoạch phát triển thương hiệu và bán hàng. Vì thế, các vị trí trong phòng cũng được chuyên môn hóa sâu sắc hơn như nghiên cứu thị trường, content marketing, trade marketing, tổ chức sự kiện…
MISA AMIS Công việc – phần mềm quản lý điều hành doanh nghiệp tốt nhất
Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên nền tảng hợp nhất. Với AMIS, doanh nghiệp JSC không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.
VII. Kết luận
Bài viết trên MISA AMIS đã gửi đến bạn những thông tin liên quan sơ đồ tổ chức công ty. Hy vọng rằng qua những gợi ý về sơ đồ tổ chức theo loại hình, ngành nghề… bạn đã lựa chọn được cơ cấu phù hợp nhất. Đặc biệt, đừng quên theo dõi các bài viết mới của MISA AMIS để cập nhật thêm nhiều kiến thức quản lý điều hành chuyên nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
