Mỗi công ty đều có nhiều cách sắp xếp khác nhau tùy theo quy mô, đặc thù hoạt động. Tuy nhiên, nhìn chung các phòng ban trong công ty đều có những những chức năng, vai trò cơ bản. Hãy cùng tìm hiểu những thông tin về bộ máy, phòng ban của doanh nghiệp ngay dưới đây!
I. Phòng ban công ty là gì?
Các phòng ban trong công ty là một mô hình cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Cán bộ nhân viên sẽ làm việc theo vị trí được phân chia và đảm nhận những trách nhiệm riêng.
Các phòng ban này là những ”mảnh ghép” không thể thiếu để giúp công ty thực hiện công việc hiệu quả hơn. Số lượng các phòng ban trong công ty tùy thuộc vào quy mô, mục đích của ban lãnh đạo.
Vì vậy, nhiều doanh nghiệp sẽ có số lượng phòng ban chuyên môn hóa sâu, số lượng nhiều. Nhưng cũng có các công ty chỉ có một số phòng ban chức năng đơn giản.
II. Các phòng ban thường thấy trong công ty
Mặc dù có sự khác biệt giữa các công ty với nhau, song dưới đây là các phòng ban trong công ty cơ bản, thường thấy nhất:
1. Ban quản lý
Ban quản lý là nơi ban hành những quyết định chiến lược, dài hạn và ngắn hạn ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Do đó ban quản lý cần phải có kiến thức sâu rộng, tác phong chuyên nghiệp và nhạy bén với các thời cơ kinh doanh.
Đây cũng là phòng ban có quyền triệu tập các cuộc họp thường niên hoặc cấp bách để cập nhật tình hình của các phòng ban khác dưới quyền. Điều này giúp họ nắm được tiến độ hay những bất cập mà doanh nghiệp đang gặp phải. Từ đó, ban quản lý sẽ đưa ra các giải quyết phù hợp và kịp thời nhất.
2. Ban giám đốc
Ban giám đốc cũng là một phòng có chức năng, quyền hạn lãnh đạo các phòng ban trong công ty. Phòng này thường chỉ bao gồm tổng giám đốc, giám đốc.
Nhiệm vụ chính của họ là chịu trách nhiệm về các hoạt động tại doanh nghiệp. Đồng thời, họ sẽ dẫn dắt, giám sát các phòng ban thực hiện các kế hoạch đã đề ra, khắc phục khó khăn và thúc đẩy đội ngũ.
3. Ban sản xuất
Chức năng của bộ phận sản xuất là tạo ra các sản phẩm cho công ty. Nó bao gồm nhiều bộ phận nhỏ khác nhau như đúc, gia công, kho, vận chuyển, quản lý chất lượng…
Ở phòng ban này, doanh nghiệp cần đảm bảo yếu tố kỹ thuật cao và các dây chuyền sản xuất diễn ra đúng hạn. Ngoài ra, khối sản xuất cũng có những vai trò như đánh giá chất lượng thành phẩm, quản lý tồn kho, xuất hàng…
4. Phòng nhân sự
Khi nói đến các phòng ban trong công ty, chắc chắn doanh nghiệp nào cũng có phòng nhân sự. Họ là những người thực hiện các công viên liên quan đến tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, giải quyết thủ tục nghỉ việc, sa thải cho nhân viên cũ…
Thêm vào đó, họ hỗ trợ ban lãnh đạo về việc xây dựng, cung cấp các chính sách, phúc lợi cho nhân viên. Tại một số công ty có quy mô nhỏ, phòng nhân sự đảm nhận cả việc xây dựng văn hóa nội bộ.
Như vậy, nhân sự là bộ phận vô cùng quan trọng vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Bởi lẽ, một đội ngũ vững mạnh, đoàn kết mới giúp công ty phát triển và bứt phá trong một thị trường cạnh tranh gay gắt.
5. Phòng tài chính kế toán
Tài chính kế toán là bộ phận quản lý về sổ sách và tiền bạc của công ty. Họ có nhiệm vụ căn bằng thu và chi sao cho hợp lý, đảm bảo các nhu cầu phát triển cần thiết thất.
Các thành viên của phòng kế toán cũng chia ra nhiều mảng khác nhau như bán hàng, công nợ, thuế… Vị trí này đòi hỏi nhân viên phải có sự cẩn thận, tỉ mỉ và nhanh nhạy với các con số. Đồng thời, họ cần phải trung thực, rõ ràng minh bạch mọi số liệu.
6. Phòng marketing
Trong thời đại công nghệ 4.0, vai trò của bộ phận Marketing càng được nâng cao. Bằng cách ứng dụng các công cụ truyền thông đại chúng trên nền tảng Internet, Marketing giúp công ty hiểu rõ về thị trường, thị yếu và nhu cầu của người tiêu dùng.
Marketing trong kinh doanh bao gồm việc giao tiếp trực tiếp hoặc qua các kênh online như Facebook, Website, Zalo… Nó cho phép doanh nghiệp kết nối nhanh và đem đến trải nghiệm người dùng tốt hơn.
Đặc biệt, các phòng ban trong công ty không thể lan tỏa hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ. Thế nhưng Marketing có thể làm được điều này qua nhiều nền tảng khác nhau. Nó tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp cũng như giúp khách hàng ghi nhớ thương hiệu một cách sâu sắc.
III. Một số các phòng ban khác trong công ty
Ngoài các phòng ban trong công ty thiết yếu và phổ biến nhất như trên, những công ty lớn hoặc có bộ máy chuyên nghiệp hơn cũng cần phải có một số bộ phận sau đây:
1. Phòng nghiên cứu và phát triển
Theo đúng như tên gọi, nhưng người làm việc tại đây sẽ tập trung nghiên cứu các dòng sản phẩm của công ty sao cho phù hợp với thị trường. Các nhiệm vụ cần là điều tra về thẩm mỹ đóng gói, bao bì, ưu nhược điểm và đặc trưng của sản phẩm.
Ngoài sản phẩm, phòng nghiên cứu còn cần tìm cách phát triển công nghệ mới. Đó có thể là việc cải tiến các hệ thống vốn có hoặc đổi mới hoàn toàn theo thị trường.
Bằng cách này, các sản phẩm sẽ luôn thu hút công chúng, tránh tình trạng vì lỗi mốt mà bị người tiêu dùng lãng quên. Hiện nay, khả năng đổi mới, sáng tạo cũng góp phần quyết định sự sống còn cho doanh nghiệp.
2. Phòng kỹ thuật – Công nghệ
Phòng kỹ thuật công nghệ vừa có chức năng quản lý, vừa có chức năng hỗ trợ ở nhiều lĩnh vực. Bên kỹ thuật là nhóm phụ trách các vấn đề về hệ thống điện nước, an toàn phòng cháy chữa cháy,…
Phòng công nghệ thông tin sẽ quản trị toàn bộ hệ thống, đảm bảo tình trạng Internet ổn định và nắm được các trang thiết bị máy tính, máy in… của công ty. Thêm vào đó, họ cũng có vai trò cải tiến về công nghệ thông tin cho các phòng ban trong công tin.
Ngày nay, công nghệ đang thay đổi một cách nhanh chóng nhưng nó cũng hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu nhiều thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí. Vì thế các công ty cần phải nghiên cứu, nắm bắt kỹ về công nghệ thông tin mỗi ngày.
Nhờ có các phòng ban trong công ty này, các quy trình sản xuất kinh doanh hàng ngày sẽ được diễn ra thuận lợi. Nó đảm bảo điều kiện tốt nhất cho các hoạt động của tất cả các bộ phận khác.
3. Phòng quan hệ quốc tế
Đối với các doanh nghiệp có nguồn vốn nước ngoài hoặc hướng tới thị trường nước ngoài, phòng quan hệ quốc tế sẽ phụ trách việc ngoại giao. Các mối quan hệ cũng như phong cách làm việc của nước ngoài có những điểm khác biệt, vì vậy doanh nghiệp sẽ cần những nhân sự hiểu biết về lĩnh vực này.
Nếu phòng quan hệ quốc tế có năng lực vượt trội, họ sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội phát triển mạnh và xa ra tầm quốc tế. Cơ hội này thực sự quan trọng với các công ty Việt Nam khi vươn ra ngoài các thị trường rộng lớn hơn. Vì vậy, ban lãnh đạo cần phải chú trọng và quan tâm nhiều đến bộ phận mũi nhọn này.
Như vậy, ngoài các phòng ban chính, cơ bản cần có thì doanh nghiệp có thể phân chia thêm nhiều bộ phận khác để phối hợp hoạt động nhịp nhàng hơn.
>> Để các phòng ban phối hợp nhịp nhàng doanh nghiệp hãy tham khảo ngay: phần mềm quản lý quy trình
IV. Kết luận
Trên đây là những nội dung tổng quan về các phòng ban trong công ty mà bạn cần biết. Việc xây dựng từng phòng ban và gắn kết hợp tác giữa các đội nhóm là vô cùng quan trọng. Với chức năng, vai trò riêng, họ sẽ cùng nhau tạo thành một tập thể vững mạnh, quyết tâm theo đuổi và hoàn thành mục tiêu đề ra. Đặc biệt, đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất của MISA AMIS để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích khác về quản lý điều hành doanh nghiệp!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
