9 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả ai cũng nên biết

Nguyên tắc làm việc nhóm không chỉ là những quy tắc cơ bản, mà là bí kíp để biến một nhóm đơn lẻ thành một sức mạnh vượt trội. Câu nói “một cây làm chẳng nên non” sẽ không còn đúng khi bạn áp dụng đúng các nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả.

Những nguyên tắc này giúp các thành viên hợp tác, chia sẻ trách nhiệm và phát huy tối đa khả năng của nhau, biến “ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Hãy cùng khám phá 9 nguyên tắc quan trọng giúp nhóm của bạn đạt được thành công lớn hơn bao giờ hết.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

1. 9 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả

Nguyên tắc làm việc nhóm giữ vai trò rất quan trọng trong môi trường công sở. Nếu không có các yêu cầu chung cho các thành viên nghe theo, nhóm rất dễ rơi vào tình trạng mất đoàn kết, xảy ra xung đột.

Từ đó, hiệu quả công việc đi xuống và cả nhóm không hoàn thành được mục tiêu ban đầu. Chính vì thế, bất kỳ ai cũng cần  hiểu rõ các quy tắc này để công việc diễn ra thuận lợi hơn.

1.1. Nguyên tắc 1: Thống nhất các mục tiêu chung

Thống nhất các mục tiêu chung trong một nhóm là việc đảm bảo rằng mọi thành viên đều hiểu và đồng lòng với mục tiêu, hướng đi, và những gì nhóm muốn đạt được. Điều này bao gồm việc thiết lập những mục tiêu rõ ràng, cụ thể và đảm bảo rằng tất cả thành viên đều biết mục tiêu chung của nhóm để cùng nhau tiến tới. Khi mục tiêu chung được thống nhất, nhóm sẽ dễ dàng phối hợp và làm việc hiệu quả hơn.

Để thống nhất các mục tiêu chung khi làm việc nhóm, bạn có thể tham khảo 7 phương pháp sau:

• Thiết lập mục tiêu SMART: Đảm bảo rằng mục tiêu chung phải rõ ràng và có thể đo lường được. SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Có thể đạt được, Relevant – Phù hợp, Time-bound – Có thời gian hoàn thành) là một công cụ tuyệt vời để xây dựng mục tiêu nhóm.

• Thảo luận và đồng thuận: Trước khi đưa ra bất kỳ mục tiêu nào, hãy tổ chức các cuộc thảo luận giữa các thành viên để thu thập ý kiến và đề xuất. Điều này giúp tạo ra sự đồng thuận và giảm thiểu sự bất đồng.

• Xác định rõ vai trò của mỗi thành viên: Khi mục tiêu đã được thống nhất, mỗi thành viên nên biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc đạt được mục tiêu chung. Điều này giúp tránh sự mơ hồ và tăng cường tính cam kết.

• Kiểm tra và theo dõi tiến độ: Để đảm bảo mục tiêu vẫn còn khả thi và có thể đạt được, cần thường xuyên theo dõi tiến độ của nhóm. Điều này giúp phát hiện sớm vấn đề và điều chỉnh kịp thời nếu cần.

• Khuyến khích sự đóng góp ý tưởng: Các thành viên trong nhóm nên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng và đề xuất của họ để làm rõ và phát triển mục tiêu chung, đồng thời giúp nhóm linh hoạt trong việc điều chỉnh khi cần thiết.

• Tạo sự linh hoạt: Mặc dù thống nhất mục tiêu là rất quan trọng, nhưng đôi khi có thể có những thay đổi cần thiết trong quá trình làm việc. Đảm bảo rằng nhóm có thể thích ứng và điều chỉnh mục tiêu một cách hiệu quả khi cần.

• Khuyến khích sự cam kết và trách nhiệm: Mỗi thành viên trong nhóm cần phải cam kết và chịu trách nhiệm với mục tiêu chung, tạo ra một tinh thần hợp tác mạnh mẽ và sẵn sàng làm việc để đạt được kết quả.

Tìm hiểu ngay: 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

1.2. Nguyên tắc 2: Giao tiếp rõ ràng

Giao tiếp rõ ràng là một trong những nguyên tắc quan trọng và cơ bản nhất trong việc làm việc nhóm hiệu quả. Khi các thành viên trong nhóm giao tiếp rõ ràng, điều này giúp giảm thiểu sự hiểu nhầm, tăng cường sự phối hợp và làm việc đồng bộ, từ đó giúp nhóm đạt được mục tiêu một cách suôn sẻ. Giao tiếp rõ ràng không chỉ là truyền đạt thông tin mà còn là một quá trình lắng nghe, hiểu, và phản hồi lại một cách chính xác và minh bạch.

Trong giao tiếp nhóm, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Giao tiếp một cách hòa đồng và tôn trọng lẫn nhau.
• Không nên tị nạnh hay xem thường các thành viên khác.
• Mọi người đều có quyền đưa ra ý kiến hoặc bày tỏ suy nghĩ cá nhân. Nếu không đồng ý với ý kiến đó, bạn nên đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề chứ không nên công kích, phủ nhận một cách tiêu cực.
• Khi có vấn đề xảy ra, cần tránh đổ lỗi và tập trung tìm phương hướng giải quyết.
• Trao đổi cởi mở, lắng nghe chú tâm để các thành viên cảm thấy ý kiến của mình luôn được tôn trọng.

1.3. Nguyên tắc 3: Lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực là quá trình chủ động và toàn tâm chú ý đến người nói, không chỉ nghe lời nói mà còn hiểu được cảm xúc, ý định và thông điệp ẩn chứa đằng sau. Đây là yếu tố quan trọng giúp xây dựng sự tin tưởng và hợp tác trong nhóm.

Đội nhóm muốn áp dụng nguyên tắc này cần thực hiện:

• Tạo không gian cho giao tiếp: Khuyến khích các cuộc trò chuyện mở và lắng nghe không gián đoạn.
• Đặt câu hỏi phản hồi: Để chắc chắn hiểu được thông điệp, hãy phản hồi lại bằng cách đặt câu hỏi hoặc nhắc lại ý chính.
• Tránh bị phân tâm: Khi lắng nghe, cần tập trung hoàn toàn vào người nói, tránh các yếu tố làm phân tâm như điện thoại hay máy tính.

1.4. Nguyên tắc 4: Phân chia nhiệm vụ rõ ràng

Giữa các cá nhân khi làm việc nhóm cần xác định rõ ràng nhiệm vụ của từng người. Từ đó mỗi cá nhân sẽ có những kế hoạch làm việc riêng để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất của mình và mục tiêu chung của từng nhóm.

Đồng thời đây cũng cách để nhóm làm việc không gặp phải trường hợp đùn đẩy công việc, không ai làm, ảnh hưởng đến kết quả chung của cả nhóm.

Để áp dụng nguyên tắc này trong làm việc đội nhóm, tham khảo những tip sau:

• Xác định nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng: Mỗi nhiệm vụ cần được mô tả chi tiết, bao gồm mục tiêu, yêu cầu, và các tiêu chí đánh giá rõ ràng. Điều này giúp các thành viên hiểu rõ công việc cần làm.

• Phân chia công việc phù hợp với kỹ năng: Đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm nhận được nhiệm vụ phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của mình. Điều này giúp công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng hạn.

• Cung cấp nguồn lực và hỗ trợ: Đảm bảo rằng mỗi thành viên có đủ tài nguyên và sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình, bao gồm cả công cụ, thông tin và sự hướng dẫn nếu cần.

• Giám sát và phản hồi thường xuyên: Theo dõi tiến độ công việc và cung cấp phản hồi thường xuyên để điều chỉnh hoặc hỗ trợ kịp thời. Điều này giúp các thành viên duy trì động lực và hiệu quả trong quá trình làm việc.

• Khuyến khích sự linh hoạt trong phân công: Mặc dù phân chia nhiệm vụ rõ ràng là cần thiết, nhưng cũng cần tạo ra sự linh hoạt khi cần thiết để điều chỉnh công việc hoặc hỗ trợ đồng nghiệp khi gặp khó khăn.

Xem thêm: Phân công công việc cho nhân viên 7 hướng dẫn xuất sắc từ nhà quản lý kinh nghiệm

1.5. Nguyên tắc 5: Sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau

Làm việc nhóm rất cần tinh thần đồng đội, chính vì thế mà sự phối hợp và sẵn sàng hỗ trợ nhau cùng tìm ra giải pháp để đạt được kết quả tốt nhất là điều rất cần thiết.

Mỗi cá nhân sau khi hoàn thành công việc của mình thì hãy chỉ động hỗ trợ phần công việc của những người khác để đẩy nhanh tiến độ và có được thành quả tốt nhất.

Đối với nguyên tắc làm việc nhóm này, bạn có thể thực hiện các phương pháp như:

• Khuyến khích văn hóa hỗ trợ: Tạo ra môi trường làm việc khuyến khích việc chia sẻ và hỗ trợ, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi yêu cầu giúp đỡ.
• Chia sẻ kiến thức và kỹ năng: Các thành viên nên chia sẻ những kiến thức và kỹ năng của mình để cả nhóm cùng học hỏi và phát triển.
• Xác định rõ nhiệm vụ và quyền lợi: Đảm bảo rằng việc hỗ trợ không làm gián đoạn tiến độ công việc chung và không làm cho một cá nhân gánh vác quá nhiều trách nhiệm.

1.6. Nguyên tắc 6: Kiểm tra tiến độ làm việc thường xuyên

Bất kỳ công việc nào cũng có những thời hạn nhất định. Đặc là trong một nhóm càng cần chú trọng thời hạn này để mọi người có ý thức hoàn thành nhanh chóng, không ảnh hưởng tiến độ chung.

Vì thế, người lãnh đạo cần phải kiểm tra kịp thời. Việc này cũng giúp cho các thành viên tránh được các sai sót khi thực hiện.

Nếu phát hiện ra ai chưa hoàn thành phải chủ động nhắc nhở. Sau nhiều lần nếu vẫn chậm trễ, cần đưa ra hình phạt cho cá nhân đó.

Trong trường hợp công việc không có thời hạn, bạn vẫn cần kiểm tra để theo kịp tiến độ và đảm bảo kết quả về lâu dài. Đây là một nguyên tắc làm việc nhóm quan trọng bởi nó tác động đến tiến trình hoàn thành công việc và mục tiêu chung của nhóm.

Ở nguyên tắc làm việc nhóm kiểm tra tiến độ làm việc thường xuyên thì người quản lý nên lưu ý:

• Xác định mốc kiểm tra rõ ràng: Lên kế hoạch kiểm tra tiến độ vào những thời điểm hợp lý, chẳng hạn hàng tuần hoặc sau mỗi giai đoạn quan trọng của dự án.
• Sử dụng công cụ quản lý dự án: Áp dụng phần mềm quản lý công việc (như MISA AMIS Công việc) để theo dõi tiến độ một cách trực quan và minh bạch.
• Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng: Đảm bảo rằng các cuộc kiểm tra tiến độ không chỉ đánh giá mà còn giúp cải thiện công việc thông qua phản hồi hữu ích.

1.7. Nguyên tắc 7: Giải quyết xung đột một cách xây dựng 

Xung đột là một phần không thể tránh khỏi trong bất kỳ nhóm làm việc nào, bởi vì mỗi cá nhân có những quan điểm, phong cách làm việc và mục tiêu riêng.

Tuy nhiên, thay vì để xung đột trở thành nguyên nhân gây mất đoàn kết và giảm hiệu quả công việc, việc giải quyết xung đột một cách xây dựng sẽ giúp cải thiện mối quan hệ trong nhóm, tăng cường sự hiểu biết và thúc đẩy sự hợp tác. Mục tiêu của việc giải quyết xung đột xây dựng là biến vấn đề thành cơ hội để nhóm học hỏi, cải thiện và phát triển.

Dưới đây là một số gợi ý giúp nhà quản lý triển khai giải quyết xung đột một cách xây dựng khi làm việc trong nhóm:

• Khuyến khích giao tiếp cởi mở và trung thực: Tạo ra một môi trường nơi các thành viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ quan điểm và cảm xúc của mình. Giao tiếp cởi mở giúp giảm bớt sự hiểu lầm và tìm ra giải pháp hợp lý.

• Lắng nghe tích cực: Khi xung đột xảy ra, mỗi bên cần lắng nghe quan điểm của đối phương mà không gián đoạn hoặc phán xét. Điều này giúp hiểu rõ vấn đề và cảm xúc của người khác, từ đó dễ dàng đưa ra giải pháp hợp lý.

• Tìm kiếm giải pháp chung: Mục tiêu không phải là thắng thua, mà là tìm ra giải pháp mà tất cả các bên có thể chấp nhận. Các thành viên cần cùng nhau thảo luận và đưa ra các phương án để giải quyết xung đột một cách công bằng và hợp lý.

• Tôn trọng và đồng cảm: Cần thể hiện sự tôn trọng đối với ý kiến và cảm xúc của nhau. Đồng cảm với quan điểm của người khác giúp giảm bớt sự căng thẳng và tạo ra một không gian đối thoại tích cực.

• Giải quyết xung đột sớm: Đừng để xung đột kéo dài quá lâu. Càng để lâu, xung đột càng trở nên nghiêm trọng và khó giải quyết. Hãy can thiệp sớm để xử lý vấn đề trước khi nó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

• Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng: Trong quá trình giải quyết xung đột, việc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng giúp các thành viên cải thiện bản thân và hiểu rõ hơn về những vấn đề cần phải điều chỉnh.

Xem thêm: Cách làm việc nhóm hiệu quả trong công việc – Các kỹ năng bạn cần biết

1.8. Nguyên tắc 8: Tôn trọng ý kiến cá nhân

Tôn trọng ý kiến cá nhân là nguyên tắc quan trọng trong làm việc nhóm, giúp tạo ra môi trường làm việc cởi mở, sáng tạo và bình đẳng. Mỗi thành viên đều có những quan điểm, ý tưởng và kinh nghiệm riêng, việc tôn trọng ý kiến cá nhân giúp nhóm khai thác tối đa tiềm năng của từng thành viên, từ đó đưa ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả.

Ví dụ như trong một nhóm marketing, các thành viên đang thảo luận về chiến lược quảng cáo cho sản phẩm mới. Một thành viên trong nhóm đề xuất ý tưởng chạy quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội, trong khi một thành viên khác lại cho rằng quảng cáo trên truyền hình sẽ hiệu quả hơn. Thay vì bác bỏ ngay lập tức ý kiến của nhau, các thành viên trong nhóm dành thời gian lắng nghe và thảo luận một cách tôn trọng.

Sau khi nghe và hiểu rõ lý do phía sau mỗi ý tưởng, nhóm quyết định kết hợp cả hai phương pháp: sử dụng quảng cáo trên mạng xã hội để tiếp cận đối tượng trẻ tuổi và quảng cáo trên truyền hình để tiếp cận đối tượng lớn tuổi hơn. Kết quả là chiến lược quảng cáo tổng thể được tối ưu hóa, đạt được hiệu quả tốt hơn và giúp sản phẩm tiếp cận được nhiều nhóm khách hàng hơn.

1.9. Nguyên tắc 9: Dám nhận trách nhiệm

“Dám nhận trách nhiệm” là nguyên tắc quan trọng trong làm việc nhóm và lãnh đạo, thể hiện sự cam kết và sự trung thực trong việc thực hiện nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm không chỉ thực hiện công việc của mình mà còn sẵn sàng chấp nhận kết quả, dù là thành công hay thất bại. Việc dám nhận trách nhiệm giúp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và có trách nhiệm, nơi mọi người đều có ý thức và đóng góp vào thành công chung.

Để rèn luyện những thành viên trong đội nhóm của bạn dám nhận trách nhiệm, bạn nên tham khảo những cách dưới đây:

• Đặt ra mục tiêu rõ ràng và phân công công việc hợp lý: Khi các nhiệm vụ được phân chia rõ ràng, mỗi thành viên sẽ hiểu rõ trách nhiệm của mình và dễ dàng nhận trách nhiệm đối với công việc được giao.

• Khuyến khích sự minh bạch và cởi mở: Đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều cảm thấy thoải mái khi thừa nhận sai sót và đưa ra giải pháp. Điều này giúp tạo ra một môi trường nơi mà trách nhiệm được chia sẻ một cách công bằng và đầy đủ.

• Xây dựng tinh thần làm việc nhóm: Các thành viên nên hỗ trợ lẫn nhau khi gặp khó khăn và cùng nhau giải quyết vấn đề thay vì đổ lỗi. Điều này giúp duy trì động lực và sự gắn kết trong nhóm.

• Chấp nhận sai sót và học hỏi: Thay vì tránh né trách nhiệm khi gặp sai lầm, các thành viên cần nhận lỗi và học hỏi từ những sai sót. Việc này không chỉ giúp cải thiện kết quả công việc mà còn xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển cá nhân và nhóm.

• Phân chia trách nhiệm hợp lý: Đảm bảo rằng trách nhiệm được phân chia công bằng, tránh việc một thành viên phải gánh vác quá nhiều công việc. Điều này giúp mọi người cảm thấy công bằng và có động lực hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.

Dù bạn làm ở cấp bậc quản lý nào, việc theo dõi, đánh giá chính xác nhân viên vẫn là yêu cầu thiết yếu. Nó giúp bạn thúc đẩy năng suất của đội nhóm, hoàn thành mục tiêu đề ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thấu hiểu những vai trò trên, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn bộ tài liệu chuyên sâu: MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

2. Làm việc nhóm hiệu quả với phần mềm MISA AMIS Công việc

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

Những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm MISA AMIS Công việc mang lại:

• Phân chia nhiệm vụ rõ ràng: Tạo sự rõ ràng trong công việc và trách nhiệm của từng thành viên.
• Theo dõi tiến độ công việc: Giám sát tiến độ công việc và dự án dễ dàng.
• Tăng cường giao tiếp và hợp tác: Thảo luận, bình luận và giao tiếp nhanh chóng giữa các thành viên.
• Báo cáo và thống kê hiệu quả: Cung cấp báo cáo và thống kê giúp đánh giá năng suất và tiến độ.
• Quản lý tài liệu dễ dàng: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu liên quan đến công việc một cách tiện lợi.
• Quản lý thời gian hiệu quả: Thiết lập thời gian hoàn thành và nhắc nhở công việc, giảm trễ hạn.
• Cập nhật tình hình công việc liên tục: Báo cáo tình hình công việc theo thời gian thực để xử lý kịp thời.

Phần mềm MISA Công việc là công cụ mạnh mẽ giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn thông qua việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng, theo dõi tiến độ công việc, giao tiếp dễ dàng và quản lý tài liệu thuận tiện. Các tính năng của phần mềm không chỉ giúp nhóm làm việc đồng bộ mà còn tạo ra môi trường làm việc năng suất, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

3. Kết luận

Từ các thông tin cơ bản về nguyên tắc làm việc nhóm theo các hình thức làm việc nhóm phổ biến, hy vọng bạn đã có thêm cái nhìn tổng quan về vấn đề này.

Trên thực tế, làm việc theo thường bị phân chia không đồng đều khi có những thành viên tích cực, có những thành viên kém hơn. Khi nắm được những nguyên tắc chung, bạn sẽ có một quá trình làm việc hiệu quả hơn.

Dù bạn là một thành viên hay là nhóm trưởng, người lãnh đạo cao nhất trong nhóm, các nguyên tắc làm việc nhóm này đều có ý nghĩa thiết yếu. Nó thúc đẩy đội ngũ tiến bộ, hoàn thành công việc đúng tiến độ. Tất cả tạo nên sức mạnh cho doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh, đáp ứng các nhu cầu mới của thị trường và người tiêu dùng.

.