Work from home là hình thức làm việc phủ sóng tại hầu hết các doanh nghiệp cả trong nước và quốc tế trong những năm gần đây. Hình thức làm việc này có điểm gì hữu ích? Liệu nó có tồn tại bất cập gì không và làm sao doanh nghiệp có thể xử lý các bất cập này? Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc trên, gợi mở 5 quy tắc để doanh nghiệp có thể tận dụng và tối ưu quy trình work from home của mình!
TẢI NGAY MIỄN PHÍ – MINDMAP BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z
1. Work from home là gì?
Work from home (viết tắt là WFH/wfh) là thuật ngữ dùng để chỉ hình thức làm việc tại nhà hoặc các địa điểm khác ngoài văn phòng công ty.
Trên thực tế, hình thức làm việc này đã xuất hiện từ rất lâu về trước và thường được áp dụng cho một số công việc hoặc ngành nghề nhất định. Các doanh nghiệp triển khai WFH cũng thường chỉ hạn chế ở một số vị trí nhất định.
Tuy nhiên, kể từ cuối năm 2020, do tác động của đại dịch COVID-19 nên hình thức làm việc này trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Đến khoảng giữa năm 2020 khi đại dịch ở giai đoạn bùng phát đỉnh điểm, phần lớn các công ty, tập đoàn trên thế giới đều buộc phải cân nhắc và thực thi các chính sách work from home.
2. Lợi ích và hạn chế của mô hình Work from home
2.1. Lợi ích của mô hình Work from home
2.1.1. Về phía nhân viên
Ưu điểm đầu tiên của WFH phải kể đến sự đảm bảo về mặt sức khỏe, nhất là trong bối cảnh thiên tai, dịch bệnh.
Bên cạnh đó, làm việc tại nhà có khả năng giảm căng thẳng và cải thiện năng suất làm việc. Một vài nghiên cứu đánh giá năng suất làm việc cho thấy nhân viên work from home có điểm năng suất cao hơn so với những người làm việc tại văn phòng. Điều này có thể lý giải bởi sự tự do về trang phục, giờ giấc, không gian làm việc,… dẫn đến giải tỏa tâm lý. Đồng thời cũng có thể đến từ việc giảm thiểu các tiếng ồn không cần thiết ở môi trường công sở như tiếng đồng nghiệp xung quanh, tiếng chuông điện thoại,… giúp nhân viên tập trung hơn.
Ngoài ra, hình thức work from home cũng có lợi thế khi giúp nhân viên cắt giảm được các chi phí như xăng xe, thời gian di chuyển, ăn uống,…
2.1.2. Về phía doanh nghiệp
Không chỉ có nhân viên tiết kiệm thời gian và chi phí, doanh nghiệp cũng cắt giảm được một khoản đáng kể khi áp dụng hình thức WFH. Một số chi phí được cắt giảm có thể kể đến như: điện nước, phụ cấp, thuê văn phòng,…
Bên cạnh đó, như đã đề cập, work from home có khả năng cải thiện năng suất làm việc. Khi đó, chắc hẳn doanh thu và thành tựu của các doanh nghiệp cũng được cải thiện.
Đồng thời, một số doanh nghiệp cũng tận dụng cơ hội này để mở rộng mạng lưới nhân viên. Họ có thể kết nối và tuyển dụng thêm nhiều nhân tài ở các khu vực khác hoặc thậm chí ở nước ngoài.
2.2. Hạn chế của mô hình Work from home
2.2.1. Về phía nhân viên
Nếu như work from home có thể thúc đẩy hiệu suất làm việc thì hình thức này hoàn toàn có thể tác động theo chiều ngược lại. Thời gian đầu khi thay đổi hình thức làm việc, những tác động tích cực kể trên hoàn toàn có thể xảy ra. Tuy nhiên, trong dài hạn, nếu nhân sự không có kỷ luật và cách bố trí công việc hợp lý, họ rất dễ trở nên ù lì, cô độc dẫn tới giảm hiệu quả làm việc.
Làm việc tại nhà hay làm việc từ xa đòi hỏi nhân viên phải tích cực ứng dụng và thích nghi với công nghệ. Với nhân sự trẻ tuổi thì việc này tương đối dễ dàng nhưng với những người ở độ tuổi trung niên hoặc phụ nữ có con, việc thích nghi không đơn giản như vậy. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm ra những phần mềm, nền tảng quản trị hiệu quả nhưng phải đảm bảo dễ thao tác, sử dụng.
2.2.2. Về phía doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, bài toán đau đầu nhất khi work from home là làm sao để quản lý nhân viên hiệu quả. Các thủ tục như chấm công, giám sát,… giờ đây buộc phải thay đổi.
Trong trường hợp làm việc từ xa nhưng không cố định khung giờ cho nhân viên, các doanh nghiệp cũng sẽ phải đối mặt với sự thay đổi lịch trình công việc. Các cuộc hội họp nội bộ hay gặp gỡ khách hàng đều sẽ phải cần thời gian để chuẩn bị và sắp xếp lịch họp rất phức tạp, đảm bảo thống nhất lịch trình của mỗi người.
Ngoài ra, việc chuyển đổi từ thủ tục giấy sang dữ liệu số đôi khi sẽ đe dọa đến độ bảo mật của công ty. Doanh nghiệp sẽ cần phải nghiên cứu và tìm hiểu các hệ thống uy tín để bảo mật thông tin và đồng bộ dễ dàng.
Nắm bắt được những khó khăn này, AMIS HRM ra đời với vai trò là một nền tảng quản trị hợp nhất giúp doanh nghiệp tháo gỡ mọi khó khăn.
Nền tảng này có bộ công cụ quản trị đồng bộ, hợp nhất mọi nghiệp vụ nhân sự trong doanh nghiệp, từ quản lý thông tin nhân sự tới chấm công, tính lương, BHXH,… Và mặc dù ứng dụng và số hóa mọi thủ tục nhưng các thao tác trên hệ thống lại vô cùng đơn giản. Nhiều tác vụ chỉ cần 1-2 click là có thể tự động trích xuất báo cáo, thống kê dữ liệu cho lãnh đạo.
Đặc biệt, nền tảng sử dụng hệ thống dữ liệu đám mây nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể an tâm về độ bảo mật và đồng bộ dữ liệu.
Đăng ký trải nghiệm MISA AMIS HRM hoàn toàn miễn phí
3. 05 quy tắc doanh nghiệp cần lưu tâm để áp dụng Work from home hiệu quả
3.1. Thiết lập không gian làm việc
Mỗi nhân viên nên chuẩn bị sẵn cho mình một không gian làm việc đảm bảo yên tĩnh, thoáng đãng. Nên tránh làm việc tại những đồ vật có thể khiến bạn sao nhãng như sofa, giường ngủ, tivi,…
Các doanh nghiệp cũng có thể tham khảo các nền tảng chia sẻ không gian làm việc để vừa tạo cơ hội tương tác giữa nhân viên, vừa có thể gián tiếp giám sát nhân viên.
3.2. Thiết lập giờ làm việc
Nhiều doanh nghiệp khi áp dụng hình thức work from home thường không quy định khung giờ làm việc. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo cũng có thể cân nhắc phương án cố định lịch làm việc, ngay cả khi làm việc online, để tạo nên nề nếp và tính kỷ luật cho công ty.
Các doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm AMIS Chấm công trong bộ AMIS HRM với chức năng chủ động thiết lập các ca làm việc và tự động chấm công chính xác. Đồng thời, phần mềm cũng được trang bị hệ thống cảnh báo thông minh nên doanh nghiệp có thể đảm bảo loại bỏ mọi trường hợp chấm công hộ hay gian lận trong các ca làm việc.
Còn nếu doanh nghiệp không muốn gò bó nhân viên trong một khung giờ cố định như vậy thì các nhân viên cũng nên chủ động đề ra các quy tắc về giờ giấc làm việc để tạo sự chủ động. Nhân sự có thể tham khảo phương pháp Pomodoro để tăng tính tập trung.
3.3. Đưa ra cam kết hoặc các chính sách thưởng phạt
Để đảm bảo work from home hiệu quả, không những nhân sự mà cả doanh nghiệp cũng nên đề ra những cam kết hành động. Bộ phận nhân sự có thể cân nhắc trong việc điều chỉnh các chính sách để kịp thời thích ứng với hình thức làm việc mới.
Tuy nhiên, chỉ cam kết thôi chưa đủ. Doanh nghiệp có thể tận dụng các hình thức khen thưởng để khích lệ tinh thần và tạo sự chủ động cho nhân viên. Đồng thời cũng cần các hình phạt để nhân viên có được sự tự giác và trung thực khi làm việc.
3.4. Tích cực ứng dụng các phần mềm quản trị
Như đã đề cập, việc quản lý các nhân viên khi làm việc từ xa trở thành một bài toán khó cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thời đại số, rất nhiều phần mềm ra đời để hỗ trợ các doanh nghiệp quản trị hệ thống của mình.
Điển hình như AMIS Tuyển dụng có khả năng tăng hơn 52% năng suất nhờ việc tự động hóa nghiệp vụ tuyển dụng; AMIS Thông tin nhân sự giúp số hóa thủ tục và thông tin nhân sự toàn diện, quản lý vòng đời nhân sự và tự động trích xuất các báo cáo liên quan tới biến động nhân sự;…
3.5. Thống nhất các bộ công cụ khi work from home
Tích cực ứng dụng công nghệ khi làm việc từ xa là một điều tốt, tuy nhiên các nhà lãnh đạo cũng cần cân nhắc sử dụng các phần mềm có sự liên kết với nhau. Tránh tình trạng ứng dụng quá nhiều phần mềm khác nhau, mỗi phần mềm lại có cách sử dụng, tính năng và hệ thống dữ liệu khác nhau dẫn tới khó khăn và cồng kềnh trong quá trình quản trị.
Một báo cáo khảo sát do tập đoàn FPT thực hiện tại 300 doanh nghiệp đã chỉ ra rằng khoảng hơn 90% các doanh nghiệp đã triển khai hoặc có kế hoạch triển khai và ứng dụng công nghệ để đảm bảo kinh doanh liên tục. Tuy nhiên sự lúng túng trong quy trình này tại nhiều doanh nghiệp vẫn còn tương đối rõ ràng.
Một số công cụ hữu ích khi làm việc từ xa doanh nghiệp có thể tham khảo như:
- Ứng dụng liên lạc, trao đổi thông tin: Zalo, Skype,…
- Ứng dụng họp: Zoom, Google Meet, Teams,…
- Ứng dụng quản lý thời gian và công việc: Asana, AMIS Chấm công, AMIS Thông tin nhân sự,…
- Ứng dụng hỗ trợ từ xa: Teamview, Ultraview,…
Hoặc một cách đơn giản hơn là doanh nghiệp có thể tham khảo các bộ công cụ quản trị đồng bộ và tích hợp nhiều tác vụ như Office365 hoặc AMIS HRM kể trên.
Đăng ký trải nghiệm hệ sinh thái quản trị nguồn nhân lực toàn diện AMIS HRM hoàn toàn miễn phí
0904 885 833
https://www.misa.vn/
