Quản lý - điều hành Kiến thức quản trị Multitasking là gì? Multitask có thực sự hiệu quả trong công việc

Multitasking là gì? Multitask có thực sự hiệu quả trong công việc

Multitasking là một thuật ngữ được sử dụng thường xuyên trong công việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu multitasking là gì. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu các cách thực hiện multitasking hiệu quả qua bài viết sau!

multitasking là gì định nghĩa
Khái niệm multitasking là gì không còn xa lạ

I. Multitasking là gì?

Theo bản dịch tiếng Việt thì multitasking là gì chỉ sự đa nhiệm. Khái niệm này bắt đầu từ môi trường làm việc số khi máy tính ra đời và có thể chạy nhiều ứng dụng cùng một lúc.

Do đó, đối với con người, multitasking đề cập đến việc thực hiện nhiều tác vụ đồng thời. Nó có nghĩa là một người có thể làm nhiều công việc cùng lúc trong khoảng thời gian nhất định. Giả sử, bạn vừa có một công việc hành chính ở công ty, vừa nhận một số việc Freelance bên ngoài.

Multitasking – đa tác vụ có thể không hiệu quả bằng việc bạn tập trung vào một tác vụ duy nhất. Tuy nhiên, thực tế chứng minh chúng ta luôn phải đa nhiệm trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống và công việc. Đặc biệt, nếu bạn là người quản lý thì chắc chắn phải đối mặt với việc thực hiện multitasking để hoàn thành trách nhiệm cá nhân cũng như bao quát toàn bộ nhân viên, đảm bảo đội ngũ hoạt động tối ưu.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ XUẤT SẮC

II. Bộ não của chúng ta hoạt động như thế nào khi multitasking?

1. Vì sao con người thường thực hiện multitasking?

Trong quá khứ, các nghiên cứu từ những năm 1980 nhiều lần cho thấy hiệu suất bị ảnh hưởng bởi multitasking. Thế nhưng, mỗi chúng ta đều đang có thói quen multitasking khi làm việc và sinh hoạt.

Gần đây, nhà nghiên cứu Zhen Wang đã đề cập vấn đề multitasking. Ông phân tích rằng multitasking không giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn mà chỉ tạo ra cảm thấy hài lòng với bản thân.

Cụ thể, nếu một nhà phân tích dữ liệu đang chạy một thuật toán mà cùng lúc làm báo cáo hay trao đổi thông tin với đồng nghiệp, anh ta sẽ có cảm giác vượt trội. Anh ấy đã làm tất cả cùng một lúc và trở nên tự hào hơn về bản thân. Nhưng công việc của anh ấy vẫn có thể kém hiệu quả hơn nhiều đồng nghiệp khác vì các nhiệm vụ bị chồng chéo lên nhau.

2. Điều gì xảy ra với bộ não của chúng ta khi chúng ta multitasking?

Kết luận cho câu hỏi não bộ con người hiểu multitasking là gì sẽ khiến bạn kinh ngạc. Bởi não bộ của chúng ta không thể đáp ứng việc multitasking hiệu quả. Nói cách khác, khi chúng ta cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc, thực chất ta không tập trung 100%.

multitasking hoạt động như thế nào
Não bộ xử lý multitasking như nào?

Thay vào đó, multitasking chia bộ não thành nhiều phần. Nó tạo nên một sự tập trung ngắn hạn khi chúng ta liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.

Ngoài ra, bộ não của bạn phải khởi động lại mỗi lúc chuyển đổi hành vi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Nó đồng nghĩa với việc tiêu hao nhiều năng lượng và thời gian hơn.

GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN SẮP XẾP CÔNG VIỆC TỐI ƯU CHO DOANH NGHIỆP

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ TRẢI NGHIỆM CÁC TÍNH NĂNG HÀNG ĐẦU CỦA PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 02

III. Nhược điểm của multitasking 

1. Multitasking khiến bộ não của bạn kém hiệu quả hơn

Multitasking diễn ra do bạn yêu cầu bộ não của mình không được phân tâm nhằm theo dõi nhiều việc một lúc. Thế nhưng, nó không chỉ không đáp ứng được mệnh lệnh mà còn bị tổn hại nếu bạn ép mọi thứ hoạt động hết công suất.

Sự gián đoạn liên tục khi Multitasking mang lại mức độ căng thẳng cao hơn. Đây là tình trạng quá tải về nhận thức, dẫn đến các phản ứng tiêu cực cho não bộ.

multitasking nhược điểm
Multitask có thể gây ra tình trạng làm việc không hiệu quả

Theo một nghiên cứu của Đại học Sussex, làm việc multitasking liên tục có thể để lại các tác hại lâu dài. Họ phát hiện ra những người thường xuyên multitasking có mật độ não thấp hơn ở các vùng chịu trách nhiệm kiểm soát nhận thức và cảm xúc.

Vì vậy, đừng thực hiện multitasking một cách tiêu cực. Nó thực sự ảnh hưởng đến sức khỏe và cách bạn xử lý công việc.

2. Multitasking làm giảm hiệu suất công việc

Nhiều người tin rằng multitasking có thể cải thiện năng suất của họ. Nhưng đây là một quan điểm không chính xác hoàn toàn.

Ví dụ, nếu bạn đang trong một cuộc họp quan trọng nhưng vẫn viết email, bạn sẽ không nhận được thông tin chính xác trong cuộc họp đó.

Đồng thời làm hai việc cùng một lúc vô hình tạo ra các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Với sự chú ý bị hạn chế, bạn rất dễ dàng mắc sai lầm và bị đánh giá kém trong tập thể.

Ngoài ra, não của bạn cũng phải khởi động lại và tiếp tục hoạt động. Thường xuyên tư duy như vậy có thể khiến não hoạt động kém hiệu quả và giảm năng suất hơn nhiều lần.

3. Làm giảm khả năng sáng tạo

Sự sáng tạo đòi hỏi chúng ta tập trung cao độ để khơi gợi các ý tưởng và cảm hứng mới. Thế nhưng điều này dường như là không thể nếu bạn áp dụng multitasking trong công việc.

Đa nhiệm có thể tạo ra phản hồi tốt về sự nhanh nhẹn, tháo vát trong công việc cho bạn. Song nó cũng dễ khiến bạn đánh mất khả năng sáng tạo.

Bởi lẽ, mục tiêu của bạn chỉ đơn giản là hoàn thành công việc càng nhanh càng tốt. Như vậy, khả năng sáng tạo, tìm tòi và phát triển cái mới không thể phát huy trọn vẹn.

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP, HIỆU QUẢ VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

IV. Cải thiện khả năng multitasking

1. Lập danh sách việc cần làm

Khi phải thực hiện nhiều công việc cùng lúc, bạn nên tạo danh sách việc cần làm. Lập danh sách sẽ giúp bạn sắp xếp mọi thứ logic và rõ ràng.

multitasking cải thiện hiệu quả
Các cách thức cải thiện multitasking

Đây là một trong những kỹ năng multitasking quan trọng nhất. Cách lập bảng kế hoạch công việc cũng ngăn bạn quên các yếu tố quan trọng trong phạm vi trách nhiệm của mình.

2. Đưa ra ưu tiên

Như đã đề cập ở trên, một trong những điểm yếu của multitasking là thiếu trình tự công việc. Vì vậy, để thay đổi hoàn toàn tình trạng này, chúng ta nên học cách phân biệt giữa việc cần làm, nên làm và không cần thiết.

Tìm ra nhiệm vụ nào thực sự quan trọng cho phép bạn dành ra thời gian và nguồn lực lớn hơn. Nhờ đó, các công việc quan trọng sẽ đạt kết quả cao nhất. Đồng thời, nó cũng đem đến cân bằng và duy trì tiến độ trong thời gian làm việc multitasking.

3. Làm chủ thời gian 

Để ứng dụng multitasking, bạn nên biết cách sắp xếp và phân bổ thời gian hợp lý. Đầu tiên, hãy lựa chọn những thời điểm bạn làm việc năng suất nhất trong ngày và đề ra giới hạn. Sau đó, bạn chỉ cần bám sát theo kế hoạch nhiệm vụ ưu tiên ban đầu nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra.

>> Tìm hiểu ngay: Top 7 app quản lý thời gian cho IOS hiệu quả nhất

4. Nhóm các nhiệm vụ tương tự với nhau

Bạn đang thấy các nhận định không tích cực về multitasking nhưng trong nhiều trường hợp, công việc cũng sẽ yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng xử lý đa tác vụ. Do đó, bạn cần có sự sắp xếp thông minh để tự động chuyển đổi các nhiệm vụ.

multitasking nhóm các nhiệm vụ tương đồng
Nhóm các nhiệm vụ cùng cấp hỗ trợ thực hiện multitasking tốt hơn

Lời khuyên ở đây là hãy phân bổ các công việc cần làm có đặc điểm hoặc kỹ năng giống nhau thành một tập hợp. Nhóm các công việc có tính chất tương đồng sẽ giúp não bộ của bạn nhanh chóng làm quen và xử lý thông tin chính xác. Sự ngang hàng của một nhóm nhiệm vụ cũng giúp bạn chuyển trọng tâm làm việc liên tục mà không tốn quá nhiều thời gian.

5. Học cách tập trung

Tập trung cao độ là nền tảng của multitasking. Những người làm chủ hiệu suất tốt nhất thường tập trung hoàn toàn vào những gì họ đang làm tại một thời điểm nhất định. Sau đó, họ mới chuyển giao sang nhiệm vụ mới.

Nếu bạn còn băn khoăn cách ứng dụng tốt nhất cho multitasking là gì, hãy tham khảo các mẹo sau:

5.1. Làm việc theo cách bạn muốn

Mỗi người có một cách khác nhau để duy trì sự tập trung. Có những người phải làm việc trong không gian thật tĩnh lặng nhưng số khác lại muốn nghe nhạc nhẹ để thư giãn.

Đó cũng có thể là việc bạn dành thời gian trên văn phòng hoặc lựa chọn một địa điểm khác biệt hơn nhằm tìm kiếm cảm hứng. Tất cả cách thức làm việc trên đều được khuyến khích, chỉ cần bạn đảm bảo tiến độ cũng như sự phối hợp nhịp ngàng với đồng nghiệp.

5.2. Ghi chú

Ghi chú sẽ giúp bạn lưu lại công việc nào là cấp thiết, cần được ưu tiên và việc nào có thể làm sau. Ngoài ra, kiến ​​thức và kỹ năng ghi chú có thể giúp bạn vượt qua thời hạn và khối lượng công việc trong một ngày.

multitasking ghi chú công việc
Ghi chú công việc giúp tổng hợp và tránh quên lãng nhiệm vụ được giao

5.3. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Sự phân tâm ảnh hưởng đến đa nhiệm bằng cách giảm khả năng tập trung của bạn. Các cách để loại bỏ yếu tố phiền nhiễu bao gồm:

  • Giữ cửa văn phòng của bạn đóng trong khi làm việc với các nhiệm vụ quan trọng.
  • Đi vào một phòng họp yên tĩnh nếu không gian làm việc chính quá ồn ào.
  • Tắt điện thoại di động và đặt nó ra khỏi tầm nhìn.
  • Nghe nhạc nếu nó làm tăng sự tập trung của bạn.
  • Nghỉ giải lao ngắn mỗi giờ để nạp lại năng lượng.

Đây cũng là biện pháp bạn nên áp dụng trong mọi nghiệp vụ bên cạnh multitasking. Nó giúp bạn trở nên chuyên nghiệp, đáng tin cậy và có khả năng hoàn thành công việc tối ưu hơn.

6. Giám sát sự tiến bộ 

Bạn cần thường xuyên theo dõi những nội dung đã hoàn thành để đảm bảo tiến độ công việc. Nếu bạn đang chậm tiến độ, bạn cần phải chuyển hướng tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ duy nhất thay vì cố gắng xem xét nhiều việc khác.

>> Xem thêm: Phần mềm dành cho lãnh đạo điều hành doanh nghiệp

7. Chuyển giao nhiệm vụ kịp thời 

Khi bạn ưu tiên các nhiệm vụ chính với khối lượng và thời lượng lớn, những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn nên được chuyển giao.

Ví dụ, bạn đã phụ trách lên kế hoạch, chuẩn bị nội dung cho chiến dịch truyền thông mạng xã hội. Lúc này, bạn có thể ủy quyền việc chỉnh sửa và tải lên cho trợ lý. Nếu bạn chỉ là nhân viên phụ trách, bạn vẫn có quyền yêu cầu người quản lý cử các thành viên trong nhóm hỗ trợ.

V. Kết luận 

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn kiến thức về multitasking là gì. Kỹ năng multitasking thường không được đánh giá cao bởi những giới hạn về sự tập trung khiến nhân viên không đạt hiệu suất cao.

Tuy nhiên, chúng ta vẫn phải đối mặt với những tình huống yêu cầu sự đa nhiệm trong công việc và cuộc sống. Vì vậy, việc trang bị những thông tin và phương pháp thực hiện multitasking là vô cùng cần thiết. Nó sẽ giúp bạn cải thiện khả năng tập trung, tăng nhanh năng suất và hoàn thành công việc tốt hơn.

MISA AMIS – giải pháp hỗ trợ Multitasking hiệu quả

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý – vị trí luôn phải thực hiện đa tác vụ để đảm bảo một bộ máy lớn hoạt động ổn định. Với AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn theo dõi quy trình làm việc của tất cả các cá nhân, phòng ban trên một nền tảng hợp nhất. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 01

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này