Bản thể hiện của hoá đơn điện tử và những điều cần biết

Trong quá trình tiếp cận với hoá đơn điện tử, bản thể hiện của hoá đơn điện tử là gì chắc có lẽ là điều mà kế toán doanh nghiệp nói riêng và các doanh nghiệp nói chung đều thắc mắc. Để làm việc hiệu quả với hoá đơn điện tử, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quy định của pháp luật về hoá đơn điện tử thì kế toán doanh nghiệp cũng như các doanh nghiệp phải nắm rõ những vấn đề liên quan. Hãy cùng tìm hiểu về bản thể hiện của hoá đơn điện tử trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn điện tử gốc là gì?

Hóa đơn điện tử gốc là hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ trên hệ thống điện tử theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử. Đây là bản hóa đơn có giá trị pháp lý, chứa đầy đủ thông tin giao dịch giữa bên bán và bên mua, được ký số hoặc ký điện tử để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu.

Đặc điểm của hóa đơn điện tử gốc:

• Được tạo, phát hành và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Có chữ ký số của người bán (và có thể của người mua tùy trường hợp).
• Không thể chỉnh sửa sau khi đã phát hành, chỉ có thể điều chỉnh hoặc hủy bỏ theo quy định.
• Có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định định dạng hóa đơn điện tử như sau:  “Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”

Căn cứ theo khoản 2, 3 Điều 5 Thông tư 68/2019/TT-BTC, thành phần định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử.
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
• Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Theo đó, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản sao hiển thị hoặc in ra từ hóa đơn điện tử gốc, thường có định dạng PDF, XML hoặc giấy để phục vụ việc tra cứu, đối chiếu.

>>> Đọc thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp toàn bộ quy định về hóa đơn điện tử

Trong các đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp hoá đơn điện tử, MISA được đánh giá vượt trội nhờ nhiều tính năng thông minh và hệ thống liên thông dữ liệu giữa hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán. Phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp kế toán có thể trực tiếp xuất hoá đơn ngay trên từ phần mềm, tra cứu nhanh chóng thông tin hóa đơn và đồng bộ thông tin từ hóa đơn điện tử lên phần mềm kế toán để hạch toán tự động, chính xác và đầy đủ. 

3. Phân biệt bản thể hiện của hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử gốc

4. Quy định về bản thể hiện của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

4.1. Về hình thức và nội dung trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Theo khái niệm thì bản thể hiện của hoá đơn điện tử sẽ thể hiện/phản ánh đầy đủ nội dung của hoá đơn điện tử. Như vậy, trên bản thể hiện của hoá đơn điện tử sẽ có các nội dung sau đây:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT hay tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
• Tổng số tiền phải thanh toán.
• Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu có).
• Thời điểm cần lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước hay nội dung khác liên quan (nếu có).
• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Chữ viết, chữ số hay đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn điện tử.

>>> Các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78

4.2. Về lưu trữ bản thể hiện hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 78, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử và bản thể hiện theo các quy định sau:

• Hóa đơn điện tử gốc phải được lưu trữ trên hệ thống điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.
• Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không bắt buộc phải lưu trữ, nhưng có thể in ra để phục vụ đối chiếu nội bộ hoặc làm hồ sơ chứng từ.
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo an toàn dữ liệu, có thể truy cập, tra cứu khi cần thiết và cung cấp cho cơ quan thuế theo yêu cầu.

4.3. Về tính toàn vẹn của bản thể hiện hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, tức là:

• Không được chỉnh sửa, thay đổi nội dung so với hóa đơn điện tử gốc.
• Mọi thao tác hiển thị hoặc in bản thể hiện không làm ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hóa đơn gốc.
• Doanh nghiệp phải có biện pháp bảo mật và đảm bảo tính nguyên vẹn của hóa đơn trong suốt thời gian lưu trữ.
• Trong trường hợp cơ quan thuế hoặc đối tác cần đối chiếu, doanh nghiệp phải cung cấp được cả hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện để đảm bảo tính minh bạch.

5. Lưu ý khi lập và sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Có hóa đơn điện tử gốc

Bản thể hiện của hoá đơn điện tử phải có hoá đơn điện tử gốc. Đồng thời, hoá đơn điện tử gốc phải đáp ứng đầy đủ các quy định tại Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Phản ánh toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc

Khoản 5, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định như sau: “Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử”.

Vì vậy bản thể hiện của hoá đơn điện tử phải có đầy đủ các thông tin, nội dung phản ánh trên hoá đơn điện tử gốc như đã trình bày tại phần 2.

>>> Có thể bạn quan tâm: [Giải đáp] Hoá đơn trực tiếp trên 20 triệu có phải chuyển khoản không?

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có giá trị giao dịch

Bản thể hiện của hoá đơn điện tử không có giá trị giao dịch mà chỉ được sử dụng để lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật.

6. Giải đáp một số thắc mắc về bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Câu hỏi 1: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, bản thể hiện của hóa đơn điện tử không bắt buộc phải đóng dấu của người bán. Hóa đơn điện tử gốc đã có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của bên bán, do đó, khi in bản thể hiện ra giấy hoặc hiển thị trên thiết bị điện tử, doanh nghiệp không cần đóng dấu mộc tròn lên hóa đơn.

Câu hỏi 2: Bản thể hiện hóa đơn điện tử đóng dấu có giá trị pháp lý không?

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý độc lập, ngay cả khi có đóng dấu. Chỉ hóa đơn điện tử gốc (file dữ liệu XML chứa chữ ký số) mới có giá trị pháp lý trong giao dịch. Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử trong các thủ tục nội bộ hoặc cung cấp cho khách hàng, có thể in kèm dấu mộc và chữ ký để tiện đối chiếu, nhưng không thay thế được hóa đơn điện tử gốc khi kê khai thuế hoặc làm bằng chứng pháp lý.

Trên đây là các thông tin cơ bản về bản thể hiện của hoá đơn điện tử và những lưu ý khi sử dụng. Để đáp ứng lộ trình chuyển đổi đã ban hành, các doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử sớm. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên cân nhắc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp để giúp ích cho quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán về hoá đơn. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: