Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ là nội dung doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán cần nắm vững để bảo đảm chứng từ đủ điều kiện kê khai thuế, hạch toán và hạn chế rủi ro khi sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, không phải hóa đơn có file PDF hay mã tra cứu đều hợp lệ. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS sẽ hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đồng thời chia sẻ cách tra cứu hóa đơn, nhận biết hóa đơn giả và giải đáp các vướng mắc thường gặp.
1. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?
Hóa đơn điện tử được xem là có giá trị sử dụng khi được lập, quản lý và sử dụng đúng quy định của pháp luật. Người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử theo đúng nguyên tắc, ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc, đúng thời điểm lập hóa đơn, đúng định dạng dữ liệu và thực hiện việc đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Đồng thời, người bán phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
Cụ thể về những yêu cầu mà hóa đơn điện tử phải đáp ứng như sau:
| Tiêu chí | Nội dung |
| Lập đúng theo nguyên tắc |
|
| Có đầy đủ nội dung bắt buộc | Hóa đơn phải có đầy đủ nội dung theo Điều 10 Nghị định 254/2026:
|
| Lập đúng thời điểm | Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đối với từng loại hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các trường hợp đặc thù khác |
| Đúng định dạng dữ liệu | Hóa đơn điện tử phải được lập theo định dạng chuẩn dữ liệu hóa đơn điện tử và bảo đảm khả năng truyền, nhận dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định. |
| Đăng ký và sử dụng đúng quy định | Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các đối tượng liên quan phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính. Việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quản lý thuế. |
| Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Đối với hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua. |
Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý và phát hành hóa đơn. Trong đó, MISA meInvoice là giải pháp được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhờ khả năng kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán online MISA AMIS Kế toán. Khi sử dụng đồng bộ hai giải pháp này, dữ liệu hóa đơn được tự động liên thông sang phần mềm kế toán, giúp giảm thao tác nhập liệu, tự động hạch toán ngay khi phát hành hóa đơn, hạn chế sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý cho kế toán.
2. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Căn cứ vào các quy định về nguyên tắc lập hóa đơn (Điều 3), thời điểm lập hóa đơn (Điều 9), nội dung hóa đơn (Điều 10) và các quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn theo các bước như sau:
Bước 1: Kiểm tra thông tin người bán
Đối chiếu thông tin của người bán trên hóa đơn với thông tin đăng ký kinh doanh hoặc thông tin tra cứu của cơ quan thuế, bao gồm có:
- Tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh
- Địa chỉ
- Mã số thuế
Bước 2: Kiểm tra các nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Đối chiếu hóa đơn với Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP để bảo đảm hóa đơn có đầy đủ các nội dung bắt buộc gồm có:
- Tên hóa đơn
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Thông tin người mua theo quy định
- Tên hàng hóa, dịch vụ
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá
- Thành tiền
- Thuế suất, tiền thuế GTGT (Nếu có)
- Tổng tiền thanh toán
- Thời điểm lập hóa đơn
- Thời điểm ký số
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã)
- Các nội dung khác theo quy định (nếu có)
Bước 3: Kiểm tra thời điểm lập hóa đơn
Đối chiếu thời điểm lập hóa đơn với quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP để xác định hóa đơn được lập đúng thời điểm đối với từng loại giao dịch như:
- Bán hàng hóa
- Cung cấp dịch vụ
- Xây dựng, lắp đặt
- Xuất khẩu
- Kinh doanh bất động sản
- Điện, nước, viễn thông
Bước 4: Kiểm tra chữ ký điện tử và mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn phải có chữ ký điện tử của người bán, trừ trường hợp pháp luật quy định không bắt buộc
- Đối với hóa đơn điện tử có mã, phải có mã xác thực của cơ quan thuế trước khi gửi cho người mua
Bước 5: Tra cứu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế
Đối với hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn đã được truyền dữ liệu đến cơ quan thuế, người mua nên tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để xác minh:
- Hóa đơn có tồn tại
- Mã số thuế người bán
- Trạng thái hóa đơn
- Thông tin người bán
3. Cách kiểm tra hóa đơn mua vào, bán ra của doanh nghiệp
-
Các bước tra cứu hóa đơn bán ra và mua vào trên hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc
Chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử bán ra và mua vào trên hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc như sau:
Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ , chọn “ Đăng nhập” và nhập đầy đủ thông tin để truy cập hệ thống
-
Điền thông tin dữ liệu để đăng nhập
Bước 2: Click menu “ Tra cứu” chọn “ Tra cứu hóa đơn”
Khi đã truy cập được vào phân hệ tra cứu hóa đơn các bạn có thể sẵn sàng tra cứu hóa đơn bán ra, mua vào theo Thông tư 78/2021/TT-BTC mà doanh nghiệp đã xuất bán hoặc đã mua hàng.
Cụ thể các kiểm tra các hóa đơn bán ra, mua vào như sau:
Tại phân hệ tra cứu hóa đơn sẽ có 2 phần là:
- Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra.
- Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào.
-
Truy cập phân hệ tra cứu hóa đơn
a. Tra cứu kiểm tra hóa đơn bán ra của doanh nghiệp
Khi chọn phân hệ “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”, thực hiện nhập các trường thông tin như :
- Ngày tạo lập hóa đơn từ ngày… đến ngày…: Phân hệ này(thường giới hạn kết quả tìm kiểm tối đa 1 tháng.
- Trạng thái hóa đơn.
- Kết quả kiểm tra.
Các tùy chọn trạng thái hóa đơn và kết quả kiểm tra sẽ hiển thị như hình minh họa bên dưới.
Xem thêm bài viết về cách xử lý sai sót hóa đơn theo quy định mới nhất tại đây
b. Tra cứu kiểm tra hóa đơn mua vào của doanh nghiệp
Khi chọn phân hệ “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”, thực hiện nhập các trường thông tin như :
- Ngày tạo lập hóa đơn từ ngày… đến ngày…: Phân hệ này(thường giới hạn kết quả tìm kiểm tối đa 1 tháng.
- Trạng thái hóa đơn.
- Kết quả kiểm tra.
Các tùy chọn trạng thái hóa đơn và kết quả kiểm tra sẽ hiển thị như hình minh họa bên dưới.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu dữ liệu hóa đơn mua vào với chứng từ kế toán và hồ sơ kê khai thuế nhằm kịp thời phát hiện hóa đơn có sai sót, hóa đơn chưa được truyền dữ liệu hoặc các trường hợp cần xử lý theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn
4. Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế
Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc như sau:
-
Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc
- Tra cứu được tất cả hóa đơn bán ra (tất cả các hóa đã cấp mã, chưa cấp do không đủ điều kiện, hóa đơn mới, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hóa đơn hủy….). Doanh nghiệp không phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn với những hóa đơn xuất theo quy định.
- Tra cứu được tất cả các hóa đơn mua vào của doanh nghiệp nếu đơn vị bán ghi đúng thông tin của doanh nghiệp mua và hệ thống tự động cập nhật hóa đơn mua vào ngay sau khi bên xuất được cơ quan cấp mã hợp lệ. Giúp tránh bỏ sót hóa đơn do bên bán quên không gửi cho người mưa
- Dễ dàng kết xuất dữ liệu hóa đơn bán ra, mua vào để nhập khẩu vào phần mềm kế toán MISA.
Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử là gì? 16 điều doanh nghiệp cần phải biết
5. Phân loại và xác định hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp
Để hạn chế rủi ro về thuế và kế toán, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa hóa đơn, chứng từ giả, sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ. Các khái niệm này được quy định tại Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Hóa đơn, chứng từ giả
Khoản 6 điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn, chứng từ là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc được in, khởi tạo trùng số của cùng 1 ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, chứng từ, hoặc làm giả hóa đơn, chứng từ điện tử.
Các trường hợp sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp
Khoản 7 điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc:
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả, sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng hóa đơn hoặc đã hết giá trị sử dụng
- Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế
- Sử dụng hóa đơn điện tử khi chưa đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo quy định
- Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập từ thời điểm cơ quan thuế xác định bên bán không còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trước thời điểm xác định bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký hoặc trước khi có thông báo của cơ quan thuế, nhưng sau đó cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan có thẩm quyền kết luận hóa đơn, chứng từ đó là không hợp pháp
Các trường hợp sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ
Căn cứ khoản 8 điều 3 nghị định 254/2026/NĐ-CP, sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc:
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, hóa đơn bị tẩy xóa hoặc sửa chữa không đúng quy định
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống, tức là hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kin tế nhưng việc mua bán hàng hóa, cung cấ dịch vụ không phát sinh trên thực tế toàn bộ hoặc 1 phần
- Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh, lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả, sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn
- Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc sử dụng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn do cơ quan thuế phát hành và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo quy định) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc bán ra, sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan có thẩm quyền đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ
6. Giải đáp các câu hỏi về tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Câu hỏi: Hóa đơn điện tử không có mã tra cứu có hợp lệ không?
Trả lời: Hóa đơn điện tử không có mã tra cứu vẫn có thể hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tính hợp lệ của hóa đơn không được xác định dựa trên việc có hay không có mã tra cứu mà căn cứ vào việc hóa đơn được lập đúng quy định về hình thức, nội dung, thời điểm lập, đối tượng sử dụng và đáp ứng các yêu cầu khác theo quy định của pháp luật.
Do đó, mã tra cứu chỉ là công cụ hỗ trợ người mua và cơ quan, tổ chức tra cứu, xác minh thông tin hóa đơn, không phải là điều kiện bắt buộc để xác định hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không.
Câu hỏi: Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ không?
Trả lời: Có. Căn cứ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ngày lập hóa đơn và ngày ký số có thể khác nhau. Trường hợp ngày ký khác ngày lập hóa đơn thì người bán phải ký số chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn và thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo đúng thời hạn quy định.
Câu hỏi: Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không?
Trả lời: Có. Ngày ký số không phải là nội dung bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn điện tử theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Vì vậy, trường hợp hóa đơn điện tử không hiển thị ngày ký số nhưng đã được ký số hợp lệ và có đầy đủ các nội dung bắt buộc khác thì hóa đơn vẫn có giá trị pháp lý.
Kết luận
Trên đây là hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc kiểm tra đầy đủ thông tin trên hóa đơn, đối chiếu dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế và sử dụng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử có khả năng kết nối dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả, hạn chế sai sót và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Để tối ưu quy trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng MISA AMIS Kế toán – sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối các nghiệp vụ như kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng và nhiều ứng dụng quản trị khác trên cùng một nền tảng, giúp dữ liệu được đồng bộ xuyên suốt, giảm nhập liệu thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý.
Với MISA AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng hơn nhờ các tính năng nổi bật như:
- Kết nối trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
- Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
- Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…
Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS Kế toán:
