Việc gặp phải sai sót thủ công trong quá trình lập, xuất hóa đơn là điều khó có thể tránh. Khi có hóa đơn được lập và xuất gặp sai sót thì kế toán doanh nghiệp sẽ phải xuất hóa đơn điều chỉnh. Ngoài ra, cũng có 1 số tình huống cụ thể khác mà kế toán doanh nghiệp sẽ phải lập, xuất hoá đơn điều chỉnh giảm. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS hướng dẫn độc giả viết và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
1. Quy định về hóa đơn điều chỉnh giảm
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì:
“3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua lập biên bản có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.”
Tức là trong trường hợp phát hiện hóa đơn GTGT có sai sót mà một trong hai bên (bên bán hoặc bên mua) đã kê khai thì thực hiện các bước sau đây:
- Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu.
Tuy nhiên, theo Điểm e Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì:
“e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.”
Tức là căn cứ theo quy định mới và cũ:
- Hóa đơn điều chỉnh giảm được ghi số âm (-).
- Đối với hóa đơn bị sai tên công ty, địa chỉ nhưng mã số thuế đúng thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, không cần lập hóa đơn điều chỉnh
2. Lưu ý về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Nếu điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP thì không xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ (Theo khoản 6, điều 12 thông tư 78/2021/NĐ-CP)
>>> Có thể bạn quan tâm: Thông tư 78 về hóa đơn điện tử và những quy định cần chú ý
3. Các trường hợp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là việc mà kế toán thực hiện để ghi nhận giảm giá trị của một hóa đơn khác (đã được lập trước đó). Một số trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, bao gồm:
- Trường hợp 1: Viết sai hóa đơn
Căn cứ theo điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP và điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC thì trường hợp hóa đơn có sai sót về các thông tin làm giá trị hóa đơn (sai về thành tiền, thuế suất, tiền thuế,…) cao hơn so với thực tế thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế. Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như trường hợp này là một trong các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mà kế toán doanh nghiệp áp dụng thực hiện.
>>> Tìm hiểu ngay: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123
- Trường hợp 2: Doanh nghiệp giảm giá hàng bán
Trường hợp sau khi lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi, chất lượng thấp và quyết định giảm giá cho khách hàng thì sẽ phát hành một hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho hóa đơn ban đầu.
- Trường hợp 3: Doanh nghiệp thực hiện chương trình chiết khấu thương mại
Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho KH thì kế toán được lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
>>> Đọc thêm: Hoá đơn chiết khấu thương mại – cách viết và kê khai mới nhất
- Trường hợp 4: Doanh nghiệp thực hiện quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng lắp đặt phát hiện giá trị quyết toán thấp hơn giá trị tạm tính.
4. Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm
Mẫu hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm phải được ghi rõ tiêu đề là “hóa đơn điều chỉnh” và có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Như đã nhắc đến ở phần 1 thì giá trị trên hóa đơn có sai sót thì sẽ ghi dấu âm ( ). Đây là điểm khác biệt mà kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý.
5. Cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78
Các bước thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78 như sau:
Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm
- Chọn mục Lập hóa đơn điều chỉnh.
- Chọn hóa đơn sai sót gốc => trên màn hình xuất hiện hóa đơn điều chỉnh đã kế thừa các dữ liệu từ hóa đơn gốc.
- Kế toán doanh nghiệp ghi lý do điều chỉnh hóa đơn gốc.
Bước 2: Viết nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm
Nguyên tắc điều chỉnh nội dung: Sai ở đâu sửa ở đó. Lưu ý: Không ghi các nội dung đúng lên hóa đơn điều chỉnh mà chỉ ghi nhận các thông tin cần điều chỉnh.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
- Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn => Ký số hóa đơn => Gửi cho người mua
- Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn => Ký số hóa đơn => Gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã => Gửi cho người mua.
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng combo phần mềm kế toán và phần mềm hoá đơn điện tử để trải nghiệm tiện ích trong quá trình làm việc cũng như đảm bảo đáp ứng lộ trình sử dụng hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Đặc biệt, nếu sử dụng 2 phần mềm đến từ cùng một nhà cung cấp sẽ thu được nhiều lợi ích hơn cả, phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng:
- Kết nối trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được Tổng cục Thuế tin tưởng nằm trong danh sách các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
- Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
- Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
- Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…
Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:
| >> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS |
Kiều Phương Thanh là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tài chính& kế toán, tác giả của rất nhiều bài viết được đón nhận và chia sẻ trên các diễn đàn kế toán và tài chính Việt Nam.
Về tác giả | Bài đã đăng
