Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là nghiệp vụ doanh nghiệp thường gặp khi phát hiện sai sót trên hóa đơn đã lập hoặc phát sinh các trường hợp như giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, trả lại  hàng hóa hay điều chỉnh giảm giá trị thanh toán sau quyết toán. Tuy nhiên, không ít kế toán vẫn băn khoăn về điều kiện áp dụng, cách lập hóa đơn và quy trình xử lý theo quy định mới. Trong bài viết này, phần mềm kế toán MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, cách ghi các chỉ tiêu trên hóa đơn, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng theo quy định hiện hành để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và hạn chế rủi ro về thuế.

1. Quy định về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

Tên, số hiệu văn bản	Nội dung
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14	Quy định về quản lý thuế, trong đó có các nguyên tắc quản lý hóa đơn, chứng từ và trách nhiệm của người nộp thuế.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP	Quy định về hóa đơn, chứng từ; hướng dẫn việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và quy định về xử lý hóa đơn có sai sót, bao gồm trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập.
Thông tư 91/2026/TT-BTC	Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ; quy định chi tiết việc lập, điều chỉnh, thay thế và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

2. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trong trường hợp nào?

Căn cứ vào Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán có trách nhiệm xử lý theo quy định của pháp luật khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Đối với các trưởng hợp làm giảm doanh thu, giá trị thanh toán hoặc tiền thuế GTGT, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp 1: Điều chỉnh giảm do ghi sai số lượng hàng hóa

Nếu hóa đơn đã xuất ghi số lượng nhiều hơn thực tế giao thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần số lượng chênh lệch.

Trường hợp 2: Điều chỉnh giảm do ghi sai đơn giá hoặc thành tiền 

Đối với trường hợp này, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chênh lệch. Ví dụ, hóa đơn bán giá đúng là 4,800,000 đồng nhưng trên hóa đơn ghi 5,000,000 đồng thì cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm 200,000 đồng và số thuế GTGT tương ứng.

Trường hợp 3: Điều chỉnh giảm do áp dụng sai thuế suất GTGT 

Nếu doanh nghiệp áp dụng thuế suất cao hơn quy định, sau khi xác định sai ssot sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần thuế GTGT đã tính thừa.

Trường hợp 4: Điều chỉnh giảm khi phát sinh chiết khấu thương mại sau bán hàng 

Sau khi kết thúc chương trình bán hàng và đạt doanh số theo hợp đồng, nếu khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm số tiền chiết khấu và thuế GTGT tương ứng theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp 5: Điều chỉnh giảm khi giảm giá hàng bán 

Sau khi giao hàng, doanh nghiệp chấp nhận giảm giá do hàng hóa không đúng chất lượng, giao chậm hoặc theo thỏa thuận với khách hàng.

Trường hợp 6: Điều chỉnh giảm khi người mua trả lại hàng hóa

Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa đã mua, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần giá trị hàng hóa được trả lại theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp 7: Điều chỉnh giảm khi quyết toán hoặc nghiệm thu làm giảm giá trị thanh toán 

Đối với các hợp đồng xây dựng, tư vấn, dịch vụ hoặc dự án, sau quyết toán hoặc nghiệm thu nếu giá trị thanh toán thực tế thấp hơn giá trị đã xuất hóa đơn, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chênh lệch.

Có thể bạn quan tâm: Cách kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót theo

3. Cách viết và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót hoặc phát sinh nghiệp vụ làm giảm giá trị thanh toán, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định của Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán phải thực hiện đúng trách nhiệm quy định tại Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm việc tạo lập hóa đơn, gửi cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn đã lập.

Bước 1: Xác định nội dung sai sót

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, doanh nghiệp cần rà soát hóa đơn đã phát hành để xác định chính xác nội dung cần điều chỉnh, bao gồm:

• Sai số lượng hàng hóa, dịch vụ.
• Sai đơn giá hoặc thành tiền.
• Sai thuế suất hoặc tiền thuế GTGT.
• Phát sinh giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại hoặc trả lại hàng hóa.
• Các trường hợp khác làm giảm giá trị thanh toán theo thực tế phát sinh.

Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định chính xác số tiền, tiền thuế và giá trị cần điều chỉnh để đảm bảo việc lập hóa đơn đúng quy định.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh và ghi rõ lý do điều chỉnh giảm

Doanh nghiệp căn cứ hóa đơn điện tử đã lập để lập hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện đầy đủ thông tin theo quy định và có nội dung tham chiếu đến hóa đơn đã lập trước đó để xác định rõ hóa đơn được điều chỉnh.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán thực hiện ký số và gửi hóa đơn theo hình thức sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp:

• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi hóa đơn đã được cấp mã cho người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số và gửi trực tiếp hóa đơn điều chỉnh cho người mua, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo phương thức và thời điểm quy định.

Việc tạo lập, gửi hóa đơn và chuyển dữ liệu phải thực hiện đúng trách nhiệm của người bán theo Điều 15 và Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Bước 4: Kê khai hóa đơn điều chỉnh

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh (nếu phát sinh) theo quy định của pháp luật về thuế.

Doanh nghiệp đồng thời phải lưu trữ hóa đơn điện tử và bảo đảm dữ liệu hóa đơn được chuyển đến cơ quan thuế đúng quy định nhằm phục vụ công tác quản lý, đối chiếu và thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.

4. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trên MISA AMIS Kế toán theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Các bước thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như sau:

Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm

Chọn mục Lập hóa đơn điều chỉnh theo các bước 1,2,3,4 được đánh dấu trong ảnh:

• Vào phân hệ bán hàng ở mục 1 trong phần mềm kế toán MISA.
• Chọn tab bán hàng ở ô được đánh số 2.
• Chọn hóa đơn ở mục 3, rồi nhận chọn hóa đơn điều chỉnh ở mục 4.

Chọn hóa đơn sai sót gốc ⇒ trên màn hình xuất hiện hóa đơn điều chỉnh đã kế thừa các dữ liệu từ hóa đơn gốc.

Bước 2: Viết nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm

Nguyên tắc điều chỉnh nội dung: Sai ở đâu sửa ở đó. Lưu ý: Không ghi các nội dung đúng lên hóa đơn điều chỉnh mà chỉ ghi nhận các thông tin cần điều chỉnh.

Dùng thử miễn phí

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

• Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn ⇒ Ký số hóa đơn ⇒ Gửi cho người mua
• Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn ⇒ Ký số hóa đơn ⇒ Gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã ⇒ Gửi cho người mua.

5. Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm trên phần mềm kế toán online MISA AMIS

Mẫu hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm phải được ghi rõ tiêu đề là “Hóa đơn điều chỉnh” và có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Việc xử lý hóa đơn điều chỉnh giảm thường khiến kế toán mất nhiều thời gian kiểm tra chứng từ, đối chiếu số liệu và lo ngại sai quy định dẫn đến bị xử phạt. Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS Kế toán giúp tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn, hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh đúng quy định, hạn chế sai sót khi kê khai và giảm đáng kể rủi ro pháp lý. Nhờ đó, doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ nhanh hơn, chính xác hơn và luôn sẵn sàng khi cơ quan thuế kiểm tra.

 Kết luận

Tóm lại, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm làm một việc quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh và xử lý các sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật có liên quan để việc xuất hóa đơn điều chỉnh được chính xác và có giá trịnh pháp lý.