Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là nhiệm vụ kế toán viên cần thực hiện khi phát hiện thiếu hụt trong quá trình lập và xuất hóa đơn. Ngoài ra, còn nhiều trường hợp khác cũng yêu cầu doanh nghiệp phải lập và xuất hóa đơn điều chỉnh như điều chỉnh giảm giá bán, giảm doanh thu… Trong phần dưới đây, MISA sẽ hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm và các bước để xuất hóa đơn này trên phần mềm kế toán online MISA AMIS.

1. Quy định về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

2. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trong trường hợp nào?

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là việc mà kế toán thực hiện để ghi nhận giảm giá trị của một hóa đơn khác (đã được lập trước đó). Một số trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Viết sai hóa đơn

Căn cứ theo điều Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung Điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP) thì trường hợp hóa đơn có sai sót về các thông tin làm giá trị hóa đơn (sai về thành tiền, thuế suất, tiền thuế,…) cao hơn so với thực tế thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế.

Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như trường hợp này là một trong các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mà kế toán doanh nghiệp áp dụng thực hiện.

Trường hợp 2: Khi thanh toán thực tế hoặc quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng

Khi thanh toán thực tế hoặc quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng so với hóa đơn đã lập ban đầu, trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người bán lập hóa đơn điện tử mới cho số chênh lệch giảm (ghi dấu âm “-“)

Trường hợp 3: Doanh nghiệp thực hiện chương trình chiết khấu thương mại

Trường hợp việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán có thể được điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau, hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh.

Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 4: Trả lại hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua), người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 5: Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác

Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền.

Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm.

Có thể bạn quan tâm: Cách kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

3. Cách viết và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Để thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Xác định nội dung sai sót

• Nội dung sai sót: Xác định rõ thông tin sai sót trên hóa đơn (tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ…).
• Mức độ sai sót: Đánh giá mức độ sai sót (nghiêm trọng hay không) và xác định ảnh hưởng của sai sót đến giá trị thanh toán, thuế nếu có.
• Nguyên nhân sai sót: Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến sai sót (nhầm lẫn, sai sót trong thông tin, hoặc các yếu tố khác).

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh và ghi rõ lý do điều chỉnh giảm

• Chọn hóa đơn gốc sau đó chọn lập hóa đơn điều chỉnh giảm và ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

Xuất hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Bước 4: Kê khai hóa đơn điều chỉnh

• Cả người bán và người mua phải thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, thuế đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, theo quy định pháp luật về thuế.
• Đảm bảo rằng dữ liệu hóa đơn điện tử được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy định để tránh vi phạm chuyển dữ liệu.

4. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trên MISA AMIS Kế toán theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Các bước thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như sau:

Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm

Chọn mục Lập hóa đơn điều chỉnh theo các bước 1,2,3,4 được đánh dấu trong ảnh:

• Vào phân hệ bán hàng ở mục 1 trong phần mềm kế toán MISA.
• Chọn tab bán hàng ở ô được đánh số 2.
• Chọn hóa đơn ở mục 3, rồi nhận chọn hóa đơn điều chỉnh ở mục 4.

Chọn hóa đơn sai sót gốc ⇒ trên màn hình xuất hiện hóa đơn điều chỉnh đã kế thừa các dữ liệu từ hóa đơn gốc.

Bước 2: Viết nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm

Nguyên tắc điều chỉnh nội dung: Sai ở đâu sửa ở đó. Lưu ý: Không ghi các nội dung đúng lên hóa đơn điều chỉnh mà chỉ ghi nhận các thông tin cần điều chỉnh.

Dùng thử miễn phí

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

• Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn ⇒ Ký số hóa đơn ⇒ Gửi cho người mua
• Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn ⇒ Ký số hóa đơn ⇒ Gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã ⇒ Gửi cho người mua.

5. Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm trên phần mềm kế toán online MISA AMIS

Mẫu hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm phải được ghi rõ tiêu đề là “Hóa đơn điều chỉnh” và có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn, cho phép lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế. Giúp doanh nghiệp tránh sai sót và rủi ro về pháp lý liên quan đến hóa đơn.

 Kết luận

Tóm lại, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm làm một việc quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh và xử lý các sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật có liên quan để việc xuất hóa đơn điều chỉnh được chính xác và có giá trịnh pháp lý.