Trước khi đi vào nội dung chi tiết, doanh nghiệp cần hiểu rõ hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT không để lựa chọn đúng phương án xử lý khi hóa đơn điện tử phát sinh sai sót, tránh thực hiện sai quy trình theo quy định mới. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS để cập nhật quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, đồng thời nắm rõ từng trường hợp phải lập hóa đơn thay thế hoặc gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
1. Hóa đơn thay thế là gì? Khi nào phải lập hóa đơn thay thế?
Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử được lập để thay thế toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn thay thế có giá trị sử dụng thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó.
Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, người bán thực hiện xử lý theo đúng quy định bằng hình thức lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy theo trường hợp. Trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…. ngày… tháng… năm”.
Những sai sót thường được xử lý bằng cách lập hóa đơn thay thế gồm:
- Sai mã số thuế của người mua
- Sai tên hàng hóa, dịch vụ,
- Sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất
- Hoặc các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn
2. Mẫu số 04/SS-HĐĐT là gì? Cách điền mẫu số 04/SS-HĐĐT
Mẫu số 04/SS-HĐĐT là Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Mẫu này được người bán sử dụng để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót trong các trường hợp phải thông báo theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Về cách điền biểu mẫu số 04/SS-HĐĐT, bạn có thể tham khảo nội dung dưới đây:
- Tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh theo đăng ký thuế.
- Mã số thuế: Ghi chính xác mã số thuế của người nộp thuế.
- Mục (1) – STT: Ghi số thứ tự của từng hóa đơn có sai sót được kê khai trên thông báo (1, 2, 3,…).
- Mục (2) – Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ghi đúng mã do cơ quan thuế cấp. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì để trống.
- Mục (3) – Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Ghi đúng ký hiệu mẫu số của hóa đơn điện tử có sai sót.
- Mục (4) – Ký hiệu hóa đơn: Ghi đúng ký hiệu hóa đơn đã được cấp.
- Mục (5) – Số hóa đơn: Ghi số của hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý.
- Mục (6) – Ngày lập hóa đơn: Ghi ngày lập hóa đơn theo định dạng ngày/tháng/năm (dd/mm/yyyy).
- Mục (7) – Loại hóa đơn điện tử: Ghi đúng loại hóa đơn tương ứng, ví dụ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Hoặc các loại hóa đơn điện tử khác theo quy định.
- Mục (8) – Nội dung thông báo: Ghi rõ nội dung sai sót của hóa đơn điện tử, chẳng hạn như sai mã số thuế người mua, sai tên hàng hóa, sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung khác cần xử lý theo quy định.
- Mục (9) – Thông báo của cơ quan thuế (nếu có): Chỉ ghi khi người nộp thuế thực hiện theo thông báo hoặc yêu cầu của cơ quan thuế; trường hợp chủ động thông báo thì thực hiện theo hướng dẫn trên mẫu.
- Người nộp thuế: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký điện tử theo quy định về giao dịch điện tử và quản lý thuế.
3. Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Không phải trường hợp lập hóa đơn thay thế nào cũng phải gửi biểu mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Căn cứ vào khoản 1 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập chỉ sai tên người mua, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai các thông tin sau:
- Mã số thuế của người mua
- Số tiền ghi trên hóa đơn
- Thuế suất
- Tiền thuế
- Tên hàng hóa, dịch vụ hoặc các nội dung ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế
Trong trường hợp này, nguofi bán không lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế. Thay vào đó, người bán cần:
- Thông báo cho người mua về sai sót của hóa đơn
- Gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT – Thông báo của hóa đơn điện tử đã lập sai đến cơ quan thuế theo Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026TT-BTC
Ngược lại, trong các trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về:
- Mã số thuế của người mua
- Tên hàng hóa, dịch vụ
- Quy cách, chất lượng hàng hóa
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Thuế suất
- Tiền thuế
- Hoặc các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn
Thì dựa vào điều 21 nghị định 254/NĐ-CP, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế để xử lý sai sót theo quy định. Đối với trường hợp này, không cần phải gửi biểu mẫu số 04/SS-HĐĐT vì việc xử lý được thực hiện thông qua hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
4. Lưu ý khi nộp hóa đơn thay thế và mẫu thông báo sai sót hóa đơn 04/SS-HĐĐTT
Để xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Không phải mọi sai sót đều phải lập hóa đơn thay thế. Theo Điều 21 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với nhiều trường hợp hóa đơn có sai sót, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy theo phương án xử lý phù hợp.
- Trên hóa đơn thay thế phải ghi đầy đủ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”. Hóa đơn thay thế có giá trị thay thế toàn bộ nội dung của hóa đơn đã lập có sai sót.
- Trường hợp hóa đơn chỉ sai tên người mua, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và nội dung hàng hóa, dịch vụ, người bán không lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế mà thực hiện thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót theo quy định tại Điều 21 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán phải thực hiện đầy đủ quy trình cấp mã theo quy định trước khi gửi hóa đơn thay thế cho người mua.
- Mẫu số 04/SS-HĐĐT chỉ sử dụng trong các trường hợp pháp luật quy định phải thông báo với cơ quan thuế. Doanh nghiệp không phải gửi mẫu này đối với các trường hợp xử lý sai sót bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ xử lý sai sót, bao gồm văn bản thỏa thuận (nếu có), hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, Mẫu số 04/SS-HĐĐT (nếu thuộc trường hợp phải gửi) và các thông báo phản hồi của cơ quan thuế để phục vụ công tác đối chiếu, thanh tra và kiểm tra sau này.
Kết luận
Hy vọng bài viết đã giúp bạn giải đáp rõ hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT không, đồng thời hiểu đúng các trường hợp phải lập hóa đơn thay thế, khi nào chỉ cần gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT và những lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Việc áp dụng đúng quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, thực hiện đúng quy trình kê khai và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
Để xử lý hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác và giảm sai sót, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối đồng bộ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhân sự trên một nền tảng thống nhất, giúp dữ liệu được liên thông, giảm nhập liệu thủ công và nâng cao hiệu quả quản trị.
Với AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể:
- Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, tự động đồng bộ hóa đơn điện tử và hạch toán.
- Trợ lý AI AVA hỗ trợ nhắc hạn kê khai, gợi ý hạch toán và cảnh báo sai sót chứng từ.
- AI kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, phát hiện sai lệch ngay khi nhập liệu.
- Tự động liên kết hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán, giúp đối chiếu dữ liệu nhanh chóng, chính xác.
Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS Kế toán để tự động hóa quy trình quản lý hóa đơn điện tử, giảm rủi ro sai sót, tuân thủ quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính cho doanh nghiệp.
