Mẫu 04/SS-HĐĐT là biểu mẫu được sử dụng để thông báo với cơ quan thuế khi hóa đơn điện tử đã lập phát sinh sai sót trong các trường hợp pháp luật quy định. Việc hiểu rõ khi nào phải lập Mẫu 04/SS-HĐĐT, thời hạn gửi, cách tra cứu tình trạng tiếp nhận và mức xử phạt khi chậm gửi sẽ giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn đúng quy định, hạn chế rủi ro về thuế và hóa đơn. Đọc ngay bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS để cập nhật đầy đủ quy định mới nhất về Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn thực hiện chi tiết.
1. Mẫu số 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Mẫu số 04/SS-HĐĐT là Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai, được ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định. Người bán sử dụng mẫu này để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập có sai sót trong các trường hợp pháp luật quy định.
Mẫu số 04/SS-HĐĐT có cấu trúc theo biểu mẫu ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Lưu ý: Khi lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT, đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người nộp thuế phải ghi đầy đủ mã của cơ quan thuế cấp tại chỉ tiêu “Mã CQT cấp”. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì để trống chỉ tiêu này theo đúng hướng dẫn trên biểu mẫu.
2. Khi nào phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế?
Căn cứ Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán phải xử lý theo từng trường hợp cụ thể.
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác trên hóa đơn đều chính xác, người bán không phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế. Thay vào đó, người bán phải:
- Thông báo cho người mua về sai sót của hóa đơn
- Gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai đến cơ quan thuế theo quy định.
Như vậy, Mẫu số 04/SS-HĐĐT chỉ được sử dụng để thông báo với cơ quan thuế trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua, trong khi mã số thuế của người mua và các nội dung khác trên hóa đơn đều đúng. Đối với các trường hợp sai sót khác như sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa, dịch vụ hoặc các nội dung ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, người bán phải xử lý bằng hình thức lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các quy định mới về quản lý và phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình kế toán.
3. Cách kiểm tra mẫu 04/SS-HĐĐ đã lập và gửi cho CQT hay chưa?
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách kiểm tra tình trạng hóa đơn đã nộp thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, giúp bạn xác định liệu hóa đơn có bị hủy, thay thế, hoặc điều chỉnh thành công hay chưa.
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, kỳ hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thanh toán và mã captcha => Nhấn [Tìm kiếm].
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn đã tra cứu.
- Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, màn hình sẽ hiển thị thông tin về trạng thái xử lý hóa đơn hiện hành là “Đã cấp mã hóa đơn”.
- Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tờ chức, cá nhân tìm kiếm”, tức là hóa đơn không tồn tại.
- Trường hợp thông báo hiển thị là “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày … Tình trạng … Cơ quan thuế tiếp nhận”.
4. Mức phạt chậm nộp Thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT
Việc xử phạt đối với hành vi chậm gửi hoặc không gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) được thực hiện theo quy định của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, đã được sửa đổi, bổ sung bởi các văn bản pháp luật có hiệu lực hiện hành, trong đó có Nghị định số 291/2026/NĐ-CP.
Các mức xử phạt như sau:
| STT | Thời gian chậm gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT | Hình thức xử phạt | Mức phạt |
| 1 | Từ 01 – 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo | Không phạt tiền |
| 2 | Từ 01 – 10 ngày (không thuộc trường hợp cảnh cáo) | Phạt tiền | 1.000.000 – 3.000.000 đồng |
| 3 | Từ 11 – 20 ngày | Phạt tiền | 2.000.000 – 4.000.000 đồng |
| 4 | Từ 21 – 90 ngày | Phạt tiền | 4.000.000 – 8.000.000 đồng |
| 5 | Từ 91 ngày trở lên hoặc không gửi Thông báo theo quy định | Phạt tiền | 5.000.000 – 15.000.000 đồng |
Lưu ý:
- Mức xử phạt được áp dụng đối với hành vi chậm lập, chậm gửi hoặc không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
- Ngoài việc bị xử phạt vi phạm hành chính, tổ chức, cá nhân vi phạm còn phải lập và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế theo đúng quy định nếu chưa thực hiện.
5. Thời gian gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời hạn gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT được xác định theo từng trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót
Đối với các trường hợp phải thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT, người bán phải gửi thông báo chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử được xử lý sai sót.
Trường hợp 2: Thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thông qua công tác kiểm tra, đối chiếu dữ liệu và gửi Thông báo rà soát hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-RSĐT, người bán có trách nhiệm kiểm tra hóa đơn, lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT (nếu thuộc trường hợp phải thông báo) và gửi cho cơ quan thuế trong thời hạn ghi trên Thông báo số 01/TB-RSĐT.
6. Quy trình nhận phản hồi của CQT về thông báo hóa đơn điện tử có sai sót
Quy trình nhận phản hồi của cơ quan thuế (CQT) về thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập và gửi Thông báo sai sót (TBSS) tới cơ quan thuế
Người bán lập TBSS và gửi tới cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót.
Bước 2: Cơ quan thuế phản hồi
- Cơ quan thuế sẽ xử lý và phản hồi lại trong thời hạn 01 ngày làm việc về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS. Doanh nghiệp có thể nhận phản hồi qua các phương thức sau:
- Email: Doanh nghiệp nhận thông báo qua email từ cơ quan thuế.
- Tra cứu trên trang web: Truy cập vào trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn để tra cứu thông tin.
- Phần mềm Hóa đơn điện tử (HĐĐT): Doanh nghiệp có thể tra cứu và nhận kết quả trên phần mềm HĐĐT có tích hợp dữ liệu đồng bộ từ cơ quan thuế.
Bước 3: Hoàn tất
Nếu cơ quan thuế tiếp nhận thành công và không có phản hồi nào khác, quy trình sẽ được hoàn tất, và hóa đơn điện tử có sai sót sẽ được điều chỉnh hoặc thay thế tùy theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Kết luận
Việc sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Để hỗ trợ việc quản lý và xử lý hóa đơn, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp tự động hóa các quy trình và giảm thiểu sai sót. Các tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:
- Tự động hóa kê khai thuế: Tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.
- Trợ lý AVA: Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc và hướng dẫn sử dụng phần mềm một cách dễ dàng.
- Quản lý tài chính kế toán toàn diện: Giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết các khoản thu chi, báo cáo thuế, và tình hình tài chính.
- Tính năng báo cáo thuế tự động: Giúp doanh nghiệp tạo các báo cáo thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế một cách nhanh chóng và chính xác.
- Hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử: Tích hợp các công cụ giúp kiểm tra, điều chỉnh và quản lý hóa đơn điện tử thuận tiện và hiệu quả.
Hãy thử ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm những lợi ích vượt trội trong việc quản lý thuế và tài chính cho doanh nghiệp!
