Cách viết hoá đơn hàng cho biếu tặng, tiêu dùng nội bộ mới nhất

Hằng năm, doanh nghiệp phát sinh các khoản cho biếu tặng khách hàng và nhân viên lao động, cũng như phát sinh các khoản tiêu dùng nội bộ, đều là những khoản có xuất hàng hóa nhưng “không thu tiền” của doanh nghiệp. Viết hóa đơn hàng cho, biếu, tặng và tiêu dùng nội bộ theo quy định của pháp luật là như thế nào? Qua bài viết MISA AMIS trình bày cách viết hóa đơn đối với hàng cho biếu tặng và tiêu dùng nội bộ.

1. Xuất Hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ cho biếu tặng

1.1 Quy định viết hóa đơn hàng hóa, dịch vụ dùng để cho biếu tặng

Khi xuất hàng hóa, dịch vụ dùng để cho biếu tặng cho khách hàng hay người lao động thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng) và kê khai thuế GTGT như bán hàng hóa cho khách hàng. Trên hóa đơn cần phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng:

• Nếu giá trị quà tặng từ 200.000 đồng trở lên: thì phải lập riêng hóa đơn cho cho từng người nhận quà tặng (khách hàng, người lao động), trừ khi người đó không lấy hóa đơn thì cuối mỗi ngày có thể lập chung một hóa đơn cho các quà cho biếu tặng;
• Nếu giá trị quà tặng dưới 200.000 đồng: thì cuối ngày doanh nghiệp có thể lập chung một hóa đơn kèm theo bảng kê danh sách người được nhận quà tặng (khách hàng, người lao động).

 Chi tiết theo khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất). …Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”

Theo khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 sửa đổi, bổ sung điểm 2.4 Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014: “Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: …Đối với hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.”

Theo Điều 18 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014: Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Và người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

  Ví dụ: Khi cho, biếu, tặng vàng bạc cho khách hàng thì doanh nghiệp phải xuất hóa đơn và kê khai tính thuế GTGT. Trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

Chi tiết, theo công văn 78927/CT-TTHT ngày 06/12/2017 của Cục thuế TP. Hà Nội gửi Cổng thông tin điện tử – Bộ Tài chính về trả lời chính sách thuế đối với biếu tặng vàng bạc: “trường hợp Công ty của Độc giả nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, không có hoạt động kinh doanh vàng, có mua các sản phẩm vàng đã qua chế tác từ các tổ chức có hoạt động mua, bán, chế tác vàng, bạc, đá quý để trao giải thưởng cho khách hàng thì Công ty phải lập hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo quy định.”

>>> Đọc thêm: [Giải đáp] Hoá đơn trực tiếp trên 20 triệu có phải chuyển khoản không?

1.2 Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ cho biếu tặng

Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ cho biếu tặng là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động cho, biếu, tặng.

Chi tiết theo Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 về giá tính thuế: “Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.”

Khi lập tờ khai thuế GTGT cho hàng biếu tặng, DN vẫn phải kê khai, nộp thuế như bình thường. Hiện nay, một số phần mềm kế toán thế hệ mới như MISA AMIS, MISA SME đã tự động hóa hoàn toàn việc lập tờ khai thuế; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch và đưa ra cảnh báo, giúp công tác kế toán chính xác, nhanh chóng, hiệu quả hơn.

1.3 Cách viết hóa đơn hàng hóa, dịch vụ cho biếu tặng

Cách viết hóa đơn hàng hóa, dịch vụ cho biếu tặng được quy định theo khoản 9 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC. Khi xuất hóa đơn đối với hàng cho biếu tặng, cần phải lập đầy đủ các tiêu thức, cách ghi các tiêu thức cụ thể như sau:

STT	Các tiêu thức	Cách ghi
1	Họ và tên người mua hàng	Ghi tên người người được cho, biếu, tặng
2	Tên đơn vị	Ghi tên đơn vị được nhận quà tặng. Nếu khách không lấy hoá đơn thì ghi là “Người mua không lấy hoá đơn”; hoặc ghi “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”;
3	Mã số thuế và Địa chỉ người mua hàng	Ghi thông tin của bên nhận hàng hóa, dịch vụ
4	Hình thức thanh toán	Gạch chéo hoặc để trống, vì cho biếu tặng không thu tiền nên không thể hiện là TM/CK
5	Tên hàng hóa, dịch vụ	Ghi tên hàng hóa, dịch vụ dùng làm quà tặng và ghi kèm theo “Hàng cho biếu tặng không thu tiền” để làm căn cứ hạch toán
6	Đơn vị tính và Số lượng	Ghi như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng bình thường
7	Đơn giá	Ghi giá bán của hàng hóa, dịch vụ dùng làm quà tặng tại thời điểm phát sinh cho biếu tặng
8	Thành tiền, Cộng tiền hàng, Thuế suất và Tổng cộng tiền thanh toán	Ghi như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng bình thường

Ví dụ: Công ty A mua 02 máy tính xách tay để tặng cho khách hàng, loại máy tính là Dell Latitude E5250 với giá 10.000.000 đồng/chiếc (giá chưa bao gồm thuế). Hóa đơn sẽ được ghi cụ thể như sau:

Lưu ý nếu công ty trước đây đã phát sinh tặng quà cho khách hàng hay người lao động nhưng chưa lập hóa đơn thì tiến hành lập hóa đơn bổ sung theo quy định.

2. Xuất hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ

2.1 Hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ

Đối với hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ:

Nếu xuất hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ với mục đích để tiếp tục quá trình sản xuất như hàng hóa được xuất để luân chuyển nội bộ, để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục sản xuất trong một cơ sở sản xuất thì không phải lập hóa đơn, đồng thời không phải kê khai tính thuế, nộp thuế GTGT mà sử dụng phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Nếu xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ không nhằm mục đích phục vụ tiếp tục cho quá trình sản xuất thì phải lập hóa đơn, nhưng không phải kê khai tính thuế, nộp thuế GTGT (như mua hàng hóa về để bán nhưng xuất dùng nội bộ, hoặc xuất thành phẩm, sản phẩm để dùng). Trên hóa đơn chỉ ghi dòng giá bán là giá chưa thuế GTGT.

Lưu ý: 

• Dòng thuế suất và tiền thuế không ghi, gạch chéo

• Nếu xuất hàng hóa với mục đích không phục vụ sản xuất kinh doanh thì phải kê khai, tính thuế GTGT như hàng hóa bán ra hóa trên thị trường.

Chi tiết theo khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).”

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa)”.

Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014: “Hàng hóa luân chuyển nội bộ như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm, để tiếp tục quá trình sản xuất trong một cơ sở sản xuất, kinh doanh hoặc hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung ứng sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh thì không phải tính, nộp thuế GTGT.” 

Theo điểm 2.1 Phụ lục 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014: “ Tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, đối tượng được miễn thuế GTGT thì sử dụng hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ.”

>>> Đọc thêm: Hạch toán hàng biếu tặng như thế nào mới đúng?

2.2 Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ

Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 có hiệu lực từ 01/09/2014 sửa đổi, bổ sung khoản 4 Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 về giá tính thuế đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ.

• Hàng hóa luân chuyển nội bộ thì không phải tính, nộp thuế GTGT, như:

• Hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ;
• Xuất vật tư, bán thành phẩm, để tiếp tục quá trình sản xuất trong một cơ sở sản xuất, kinh doanh;
• Hoặc hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung ứng sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh.

Ví dụ: Đơn vị A là doanh nghiệp sản xuất quạt điện, dùng 50 sản phẩm quạt lắp vào các phân xưởng sản xuất để phục vụ hoạt động kinh doanh của đơn vị => Đơn vị A không phải tính nộp thuế GTGT đối với hoạt động xuất 50 sản phẩm quạt điện này, nhưng phải lập hóa đơn GTGT theo quy định, trên hóa đơn ghi dòng giá bán là giá không có thuế GTGT, dòng thuế suất, thuế GTGT không ghi, gạch chéo.

Ví dụ: Cơ sở sản xuất hàng may mặc B có phân xưởng sợi và phân xưởng may, cơ sở B xuất sợi thành phẩm từ phân xưởng sợi cho phân xưởng may để tiếp tục quá trình sản xuất => Cơ sở B không phải tính và nộp thuế GTGT đối với sợi xuất cho phân xưởng may.

Ví dụ: Công ty Y là doanh nghiệp sản xuất nước uống đóng chai, giá chưa có thuế GTGT 1 chai nước đóng chai trên thị trường là 4.000 đồng, công ty Y xuất ra 300 chai nước đóng chai để phục vụ trong các cuộc họp công ty => Công ty Y không phải kê khai, tính thuế GTGT.

• Trường hợp cơ sở kinh doanh tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định không phải lập hóa đơn khi hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao tài sản cố định tự làm để phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Thuế GTGT đầu vào hình thành nên tài sản cố định tự làm được kê khai, khấu trừ theo quy định.

Ví dụ: Công ty cổ phần P tự xây dựng nhà nghỉ giữa ca cho công nhân ở trong khu vực sản xuất kinh doanh, công ty cổ phần P không có đơn vị, tổ, đội trực thuộc thực hiện hoạt động xây dựng này => Khi hoàn thành, nghiệm thu nhà nghỉ giữa ca, công ty cổ phần P không phải lập hóa đơn, thuế GTGT đầu vào hình thành nhà nghỉ giữa ca được kê khai, khấu trừ theo quy định.

• Trường hợp xuất máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả, nếu có hợp đồng và các chứng từ liên quan đến giao dịch phù hợp, cơ sở kinh doanh không phải lập hóa đơn, tính, nộp thuế GTGT.
• Riêng đối với cơ sở kinh doanh có sử dụng hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ, luân chuyển nội bộ phục vụ cho sản xuất kinh doanh như vận tải, hàng không, đường sắt, bưu chính viễn thông không phải tính thuế GTGT đầu ra, cơ sở kinh doanh phải có văn bản quy định rõ đối tượng và mức khống chế hàng hóa dịch vụ sử dụng nội bộ theo thẩm quyền quy định.

 Như vậy, không còn quy định “giá tính thuế” đối với hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ:

• Hàng hóa luân chuyển nội bộ thì không phải tính, nộp thuế GTGT;
• Không phải lập hóa đơn đối với tài sản cố đinh tự làm để phục vụ sản xuất kinh doanh;
• Không phải lập hóa đơn đối với cho vay mượn hoặc hoàn trả máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hóa nếu có giấy tờ phù hợp;
• Phải có văn bản quy định rõ đối tượng và mức khống chế hàng hóa dịch vụ sử dụng nội bộ đối với cơ sở kinh doanh vận tải, hàng không, đường sắt, bưu chính viễn thông nếu có sử dụng nội bộ.

Lưu ý: trường hợp xuất hàng với mục đích không phục vụ sản xuất kinh doanh thì phải kê khai, tính thuế GTGT trên giá tính thuế của hàng hóa trên thị trường.

Ví dụ: Công ty Y là doanh nghiệp sản xuất nước uống đóng chai, giá chưa có thuế GTGT 1 chai nước đóng chai trên thị trường là 4.000 đồng. Công ty Y xuất ra 300 chai nước đóng chai với mục đích không phục vụ sản xuất kinh doanh thì Công ty Y phải kê khai, tính thuế GTGT đối với 300 chai nước xuất dùng không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh nêu trên với giá tính thuế là 4.000 x 300 = 1.200.000 đồng.

>>> Đọc thêm: Hoá đơn chiết khấu thương mại – cách viết và kê khai mới nhất

2.3 Cách viết hơn hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ

Khi xuất hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ cần lập đầy đủ các chi tiêu. Các tiêu thức về tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán ghi như bình thường, cụ thể như sau: 

STT	Các tiêu thức	Cách ghi
1	Họ và tên người mua hàng	Ghi tên người mua hàng
2	Tên đơn vị, Mã số thuế và Địa chỉ người mua hàng	Ghi thông tin công ty
3	Hình thức thanh toán	Gạch chéo hoặc để trống, vì tiêu dùng nội bộ không thu tiền nên không thể hiện là TM/CK
4	Tên hàng hóa, dịch vụ	Ghi tên hàng hóa, dịch vụ
5	Đơn vị tính” và “Số lượng	Ghi thông tin của hàng hóa, dịch vụ
6	Đơn giá	Ghi giá bán của hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ
7	Thành tiền, Cộng tiền hàng và Tổng cộng tiền thanh toán	Ghi như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng bình thường
8	Thuế suất và Tiền thuế GTGT	Không ghi, gạch chéo

Ví dụ: Công ty A kinh doanh máy tính, mua máy tính về bán cho khách, nhưng xuất 02 máy tính laptop loại Dell Latitude E5250 với giá 10.000.000 đồng/chiếc (giá chưa bao gồm thuế) cho bộ phận marketing sử dụng để phục vụ hoạt động kinh doanh. Thì công ty A không phải tính nộp thuế GTGT nhưng phải lập hóa đơn GTGT. Cụ thể hóa đơn được ghi như sau:

Trên đây là những thông tin cơ bản về cách viết hóa đơn đối với hàng cho biếu tặng, tiêu dùng nội bộ. MISA AMIS hy vọng bài viết sẽ giúp các bạn nắm được các quy định về hóa đơn hàng hóa, dịch vụ cho biếu tặng và tiêu dùng nội bộ, mong rằng sẽ giúp ích cho các kế toán tránh được rủi ro không đáng có trong quá trình lập hóa đơn và kê khai tính thuế. 

Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS

Người viết: NLTH