Biên bản thay thế hóa đơn là tài liệu được lập khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp thay thế hóa đơn đều bắt buộc phải lập biên bản và nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn về quy định này. Cùng tìm hiểu quy định mới nhất theo quy định để biết khi nào phải lập biên bản thay thế hóa đơn, nội dung cần có và mẫu tham khảo trong bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS.
1. Biên bản thay thế hóa đơn là gì?
Biên bản thay thế hóa đơn điện tử (hay còn được gọi là “biên bản thỏa thuận”) là văn bản do bên bán và bên mua cùng lập khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót cần xử lý bằng hình thức lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh.
Biên bản này ghi nhận sự thống nhất giữa hai bên về nội dung sai sót (ví dụ: sai số tiền, sai thuế suất, sai mã số thuế, sai tên hàng hóa…), đồng thời làm căn cứ pháp lý để người bán phát hành hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.
2. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót
Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu xử lý hóa đơn điện tử sai sót dưới đây:
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót
Biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót
3. Những trường hợp phải lập biên bản thay thế hóa đơn điển tử
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi lập hóa đơn điện tử thay thế để xử lý hóa đơn có sai sót, việc lập biên bản (văn bản thỏa thuận) được thực hiện như sau:
- Người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi lập hóa đơn thay thế
- Người mua là cá nhân (không kinh doanh): Không phải lập văn bản thỏa thuận. Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót hoặc thông báo trên website của mình (nếu có) và lưu hồ sơ theo quy định
Lưu ý: Trong các trường hợp không được quy định cụ thể thì doanh nghiệp có thể tự xây dựng mẫu cho phù hợp.
Có thể bạn quan tâm: Các trường hợp phải lập hóa đơn thay thế
4. Một số lưu ý cần đảm bảo khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Dưới đây là một số lưu ý quan trọng cần đảm bảo khi lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử, để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ đúng quy định pháp luật:
- Xác định rõ sai sót trên hóa đơn điện tử: Biên bản thỏa thuận cần chỉ rõ loại sai sót cụ thể trên hóa đơn điện tử (ví dụ: sai mã số thuế, sai tên hàng hóa, sai số tiền, sai thuế suất…). Việc ghi nhận sai sót chính xác giúp hai bên dễ dàng thống nhất phương án thay thế và bảo vệ quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp.
- Cung cấp đầy đủ thông tin về hai bên: Biên bản thỏa thuận phải ghi đầy đủ thông tin của người bán và người mua, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin giao dịch, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn bị sai. Đây là cơ sở quan trọng khi làm việc với cơ quan thuế.
- Thỏa thuận nội dung sai và phương án thay thế: Trong biên bản, cả hai bên phải thống nhất về nội dung sai sót và phương án thay thế hóa đơn sao cho đúng. Biên bản cần ghi rõ việc sẽ phát hành hóa đơn thay thế nào (ví dụ: lập hóa đơn mới với đúng thông tin hoặc điều chỉnh hóa đơn gốc).
- Ký kết và lưu trữ biên bản: Biên bản thỏa thuận cần có chữ ký của đại diện người bán và người mua, đóng dấu (nếu có) và được lưu trữ tại đơn vị. Đây là chứng từ quan trọng trong việc chứng minh quá trình thay thế hóa đơn và sẽ được xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Thông báo đối với người mua là cá nhân: Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, thay vì lập biên bản thỏa thuận, người bán chỉ cần thông báo về sai sót qua email hoặc thông báo trên website (nếu có). Việc thông báo này cũng phải được lưu trữ.
- Không được thay đổi nội dung giao dịch: Biên bản thỏa thuận chỉ ghi nhận sai sót trên hóa đơn, không được thay đổi các điều khoản giao dịch khác giữa người bán và người mua.
Kết luận
Để xử lý sai sót hóa đơn điện tử nhanh chóng và đúng quy định, doanh nghiệp có thể sử dụng MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS cung cấp đầy đủ các giải pháp cho doanh nghiệp từ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế đến nhân sự, giúp dữ liệu được đồng bộ trên một nền tảng thống nhất, giảm nhập liệu thủ công và nâng cao hiệu quả quản trị.
MISA AMIS Kế toán giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn và kế toán hiệu quả với các tính năng nổi bật:
- Trợ lý AI AVA hỗ trợ tra cứu quy định, gợi ý hạch toán và cảnh báo sai sót trên hóa đơn.
- Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử và tự động hạch toán.
- Tự động kê khai thuế, lập báo cáo thuế đúng hạn, giảm rủi ro khi kê khai.
- Phát hiện sai sót trên hóa đơn, giúp xử lý kịp thời trước khi ảnh hưởng đến kê khai và quyết toán thuế.
- Quản lý tập trung hóa đơn, chứng từ và tự động lập báo cáo tài chính, giúp tra cứu nhanh và theo dõi dữ liệu dễ dàng.
Với phần mềm kế toán online MISA AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và kế toán.
