Nghiệp vụ Hóa đơn Các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78

Các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78

Sau khi chính thức áp dụng chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78 tại 6 tỉnh thành, gần đây Bộ Tài chính ban hành quyết định 206/QĐ-BTC về việc sẽ tiến hành áp dụng hoá đơn điện tử theo thông tư 78 tại 57 tỉnh thành từ tháng 4 tới đây. Các doanh nghiệp lúc này cần tìm hiểu và bắt đầu thực hiện chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78 để đáp ứng lộ trình đã ban hành. 

chuyen-doi-hoa-don-dien-tu-theo-thong-tu-78

1. Quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì các tổ chức kinh tế bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022. 

Tuy nhiên, một số nhóm cơ sở kinh doanh thuộc trường hợp đặc biệt thì vẫn được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức như hóa đơn giấy tự in, hóa đơn giấy đặt in, hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, quy định cụ thể tại Khoản 1, Điều 60, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các tổ chức này phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT ban hành kèm nghị định 123.

2. Thời hạn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78

chuyen-doi-hoa-don-dien-tu-theo-thong-tu-78

Lộ trình triển khai hóa đơn điện tử được chia làm 2 giai đoạn:

  • Giai đoạn 1: Triển khai áp dụng hóa đơn điện tử giai đoạn 1 tại địa bàn 6 tỉnh, thành phố (gồm Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ) từ trung tuần tháng 11/2021 đến 3/2022.
  • Giai đoạn 2: Triển khai tại địa bàn 57 tỉnh, thành phố còn lại từ tháng 4/2022 -7/2022.

Lộ trình hai giai đoạn triển khai được thực hiện để  chuẩn bị cho việc cả nước chính thức thực hiện hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022. Đối với các doanh nghiệp ở 6 tỉnh, thành triển khai hóa đơn điện tử đợt 1, thời hạn chuyển đổi hóa đơn điện tử là thời điểm mà cục Thuế gửi email thông báo chuyển đổi, doanh nghiệp nào nhận được yêu cầu trước thì sẽ chuyển đổi trước, nhận sau thì chuyển đổi sau.

Ngày 24/02/2022, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 206/QĐ-BTC về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương còn lại.

3. Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Bước 1: Xác định xem DN áp dụng loại hoá đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế

Căn cứ vào điều 91 Luật Quản lý Thuế và điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế lần lượt như sau: 

  • Có mã: 
    • Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan Thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền;
    • Doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử không mã có nhu cầu chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế;
    • Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế (nhận được thông báo trực tiếp hoặc thông báo qua email của cơ quan Thuế);
    • Hộ, cá nhân kinh doanh.
  • Không có mã:
    • Doanh nghiệp kinh doanh thuộc các lĩnh vực sau: Điện lực, Xăng dầu, Bưu chính viễn thông, Nước sạch, Tài chính tín dụng, Bảo hiểm, Y tế, Kinh doanh thương mại điện tử, Kinh doanh siêu thị, Thương mại, Vận tải hàng không, Vận tải đường bộ, Vận tải đường sắt, Vận tải đường biển, Vận tải đường thủy.
    • Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Sau khi xác định rõ mình thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử loại nào và cân nhắc lựa chọn loại hoá đơn phù hợp, các doanh nghiệp chuyển đến bước đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử.

chuyen-doi-hoa-don-dien-tu-theo-thong-tu-78

Bước 2: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Căn cứ theo quy định tại Điều 15 – Đăng ký, thay đổi nội dung sử dụng hóa đơn điện tử Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì: 

“Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.”

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – NĐ 123/2020).

>>> Tải ngay Mẫu số 01 – Đăng ký sử dụng HĐĐT

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB – NĐ 123/2020) qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 

Hiện nay, trong các đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp hoá đơn điện tử, MISA được đánh giá vượt trội nhờ nhiều tính năng thông minh và hệ thống liên thông dữ liệu giữa hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán. Phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp kế toán có thể trực tiếp xuất hoá đơn ngay trên từ phần mềm, đồng bộ thông tin từ hóa đơn điện tử lên phần mềm kế toán để hạch toán tự động, chính xác và đầy đủ. 

Bước 3: Hủy hóa đơn giấy còn tồn và hóa đơn điện tử theo mẫu cũ

Trong vòng chậm nhất 30 ngày kể từ ngày được cơ quan thuế chấp nhận mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa sử dụng (nếu có) đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây. Căn cứ theo Điều 27 Nghị định 123/NĐ-CP các doanh nghiệp thực hiện tiêu huỷ hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử chưa sử dụng theo trình tự sau:

  • Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
  • Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Riêng đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn. Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

>> Xem thêm: Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 27 Nghị định 123/NĐ-CP hồ sơ tiêu hủy hóa đơn bao gồm các giấy tờ sau:

  1. Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh. 
  2. Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
  • Biên bản tiêu hủy hóa đơn.
  • Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA – NĐ 123/2020.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

>>> Tải ngay Mẫu số 02:HUY-HĐG – thông báo kết quả huỷ hoá đơn

Sau khi đã thực hiện các thủ tục này, kế toán phải lập thông báo hủy hóa đơn (TB03/AC) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

chuyen-doi-hoa-don-dien-tu-theo-thong-tu-78

Bước 4: Phát hành hoá đơn điện tử

Ngay sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp có thể sử dụng hoá đơn điện tử mà không phải gửi hoá đơn mẫu và thông báo phát hành hoá đơn điện tử đến cơ quan thuế như trước đây. 

Doanh nghiệp liên hệ đến các nhà cung cấp Hoá đơn điện tử được Tổng cục Thuế công bố đạt chuẩn theo thông tư 78/2021/TT-BTC như MISA, BKAV, FPT để mua mới hoá đơn hoặc cấp bù miễn phí số hoá đơn điện tử còn tồn.

Chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78 là nhiệm vụ của các doanh nghiệp để đáp ứng lộ trình sử dụng hoá đơn điện tử như đã ban hành của Tổng cục Thuế. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

  • Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
  • Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
  • Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
  • Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

Tác giả tổng hợp: Phương Thanh

 1,523 

Kiều Phương Thanh là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tài chính& kế toán, tác giả của rất nhiều bài viết được đón nhận và chia sẻ trên các diễn đàn kế toán và tài chính Việt Nam.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này