Thông thường, khách hàng cá nhân thường sẽ ít lấy hoá đơn (bao gồm cả hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy). Vì vậy, kế toán doanh nghiệp thường không chú ý đến việc xuất hóa đơn cho cá nhân (khách hàng cá nhân, khách lẻ). Tuy vậy, liệu có quy định như thế nào về việc xuất hóa đơn cho khách lẻ và kế toán doanh nghiệp cần nắm được gì về vấn đề này? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
1. Quy định về nội dung trên hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nội dung của hoá đơn điện tử gồm:
1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3. Số hóa đơn
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
Tuy nhiên, cũng tại Điều 10, nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể tại khoản 14 có quy định 1 số trường hợp hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng cá nhân không bắt buộc phải bao gồm đầy đủ nội dung:
Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
- HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
Riêng HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.
HĐĐT là tem, vé, thẻ: không nhất thiết phải có các nội dung:
- Chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là HĐĐT do cơ quan thuế cấp mã);
- Tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế);
- Tiền thuế, thuế suất thuế GTGT.
Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HĐĐT thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có:
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn;
- Số thứ tự hóa đơn
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng
- Mã số thuế, địa chỉ người mua
- Chữ ký số của người bán.
…
2. Lập và xuất hoá đơn điện tử khi khách hàng lẻ không lấy hoá đơn
Căn cứ vào Khoản 1 Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
| “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.” |
Ngoài ra, tại Khoản 5, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định như sau:
| “Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.” |
Như vậy, trong trường hợp khách lẻ không lấy hoá đơn thì doanh nghiệp vẫn phải xuất hoá đơn điện tử theo đúng quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123 để tuân thủ quy định nhà nước và tránh bị phạt hành chính đối với hành vi không lập hoá đơn.
Nhiệm vụ của doanh nghiệp là đáp ứng đầy đủ quy định để tránh việc bị xử phạt hoặc những vấn đề nghiêm trọng hơn như sai sót thông tin kế toán. Vì vậy, việc xuất hóa đơn cho cá nhân là một trong những vấn đề mà kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý. Giờ đây, các doanh nghiệp không cần quá lo lắng cho vấn đề này bởi lẽ đã có những phần mềm nhiều tính năng tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME…
- Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán kế toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàn có nội dung tương tự từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
- Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác.
Kính mời Quý doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
