Tổng hợp nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử chuẩn theo quy định mới nhất

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử có khác với nguyên tắc xuất hóa đơn giấy? Kế toán cần lưu ý những gì khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng. Cùng theo dõi bài viết dưới đây của MISA AMIS để biết thêm về các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử chuẩn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

1. Tổng hợp những văn bản quy định về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử được căn cứ dựa trên những văn bản luật sau:

• Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về việc quản lý các loại thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ; nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý sai sót hóa đơn
• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 1 tháng 4 năm 2025 của Chính phủ: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP; bổ sung quy định về hóa đơn từ máy tính tiền, văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót.

• Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 1 tháng 5 năm 2025 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thi hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP; thay thế Thông tư số 78/2021/TT-BTC từ ngày 01/06/2025, áp dụng quy định mới với hộ kinh doanh và máy tính tiền.

2. Nguyên tắc xuất hóa đơn mới nhất

Căn cứ Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định:

2.1. Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là hóa đơn có tính thuế làm tăng thêm giá trị hàng hóa, dịch vụ trong quá trình sản xuất – phân phối – tiêu dùng và được đóng vào ngân sách Nhà nước.

Theo quy định tại Điểm a, Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các trường hợp cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh (hóa đơn giá trị gia tăng) bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc các trường hợp sau:
  • Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản, hàng hóa cần có hóa đơn để giao cho người mua;
  • Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông báo tạm ngừng kinh doanh;
  • Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn;
  • Doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản nhưng vẫn có hoạt động kinh doanh dưới sự giám sát của Tòa án;
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác trong thời gian giải trình hoặc bổ sung tài liệu quy định.
• Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản (trừ trường hợp bán tài sản công), trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua.

Khi xuất hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần lưu ý để tuân thủ các nội dung sau:

• Nội dung ghi trên hóa đơn phải đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong doanh nghiệp
• Hóa đơn không được tẩy xóa, viết chồng đè lên nhau hay sửa chữa
• Khi lập hóa đơn không được sử dụng hai màu mực để viết và không dùng mực màu đỏ hay loại mực dễ phai
• Nội dung trên hóa đơn như chữ viết, chữ số phải viết liền mạch với nhau, không được ngắt quãng và không được viết đè lên chữ in trên hóa đơn
• Các liên hóa đơn GTGT phải giống nhau và phải lập theo thứ tự của hóa đơn

Đọc thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn giảm thuế GTGT còn 8%

2.2. Nguyên tắc xuất hóa đơn bán hàng

Căn cứ Điểm a Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:

2.3. Nguyên tắc xuất hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Căn cứ theo quy định tại Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP), các trường hợp sau phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế:

• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.
• Doanh nghiệp hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, như:
  • Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ (trừ ô tô, xe máy, xe có động cơ).
  • Nhà hàng, quán ăn, khách sạn.
  • Dịch vụ vận tải hành khách, hỗ trợ vận tải đường bộ.
  • Dịch vụ giải trí, chiếu phim, nghệ thuật, làm đẹp, chăm sóc cá nhân.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
• Không bắt buộc ký số trên hóa đơn này.
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu)
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Nếu người bán thuộc diện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì phải ghi rõ: giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng thanh toán sau thuế.
• Thời điểm lập hóa đơn
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Trường hợp số lượng đơn hàng trong ngày lớn thì việc xuất hóa đơn thủ công sẽ khiến kế toán doanh nghiệp rất vất vả. Khi này, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ sẽ giúp ích rất nhiều, nhất là sử dụng các phần mềm có tính năng kết nối giữa phần mềm bán hàng, phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán online. Với phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp kế toán phổ biến nhất hiện nay, hóa đơn được xuất tự động theo từng đơn hàng, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo xuất hóa đơn đúng thời hạn. Doanh thu cũng được hạch toán ngay, đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.

Xem thêm tính năng

3. Các yêu cầu khi xuất hoá đơn điện tử 

3.1. Về thời điểm lập hoá đơn

Căn cứ theo quy định tại Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định:

====> Đọc thêm: Tổng hợp thời điểm xuất hóa đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Phần mềm MISA AMIS Kế toán kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp phát hành hóa đơn ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử. Dễ dàng kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn, tránh việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực.

Dùng ngay miễn phí

3.2 Về nội dung hoá đơn

Căn cứ Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về những thông tin cần có trên hóa đơn điện tử để có đáp ứng đủ điều kiện của đơn điện tử như sau:

4. Thủ tục xuất hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

4.1. Xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

4.2. Xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Căn cứ Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như sau:

4.3 Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử thay mình, với các nguyên tắc sau:

• Bên được ủy nhiệm là đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc diện bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận chính thức giữa hai bên).
• Việc ủy nhiệm phải thông báo với cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có ủy nhiệm.
• Hóa đơn do bên được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, bắt buộc phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.
• Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc hết thời hạn hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn.
• Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
• Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc tại khoản 1 Điều này;
• Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm

Lưu ý:

• Việc ủy nhiệm được coi là thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn điện tử, nên cần thực hiện theo Điều 15 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Hai bên sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT để thông báo, gồm cả khi chấm dứt ủy nhiệm trước thời hạn.
• Nếu người bán là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, và ủy nhiệm cho nền tảng thương mại điện tử, thì nền tảng đó có trách nhiệm thông báo với cơ quan thuế.

Kết luận

Với sự xuất hiện của hàng loạt công cụ, công nghệ hỗ trợ, nhất là những phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán có thể dễ dàng xử lý khối lượng lớn hoá đơn mỗi ngày mà vẫn đảm bảo hạn chế sai sót. Phần mềm kế toán online MISA AMIS có nhiều tính năng tiện ích như:

• Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. từ bảng excel, giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
• Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác;

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.