Xuất hóa đơn điện tử đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về thuế mà còn hạn chế các rủi ro như bị xử phạt, phải điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn. Kể từ khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực, nhiều quy định về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử đã được cập nhật. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán sẽ tổng hợp đầy đủ các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử mới nhất, đồng thời hướng dẫn yêu cầu về thời điểm, nội dung và thủ tục lập hóa đơn theo đúng quy định hiện hành.
1. Tổng hợp những văn bản quy định về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử được căn cứ dựa trên những văn bản luật sau:
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15: Quy định về quản lý thuế, hóa đơn, chứng từ và giao Chính phủ quy định chi tiết về việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử, nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn, xử lý hóa đơn điện tử có sai sót và các quy định liên quan.
2. Nguyên tắc xuất hóa đơn mới nhất
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể:
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.
Hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán và quy định tại Điều 10 Nghị định này, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử, biên lai thu thuế, phí, lệ phí điện tử giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 23 Nghị định này và theo định dạng chuẩn dữ liệu.3. Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế, phí và lệ phí và quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
4. Dữ liệu hóa đơn, chứng từ điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.5. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này.6. Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí. Biên lai được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi thông báo phát hành biên lai.7. Trường hợp tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và người cung cấp dịch vụ cùng thực hiện thu thuế, phí, lệ phí và tiền bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của một khách hàng thì được tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí và hóa đơn trên cùng một định dạng điện tử để giao cho người mua. Hóa đơn điện tử tích hợp phải đảm bảo có đủ nội dung của hóa đơn điện tử, biên lai điện tử và theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và tổ chức thu thuế, phí, lệ phí có trách nhiệm thỏa thuận về đơn vị chịu trách nhiệm lập hóa đơn điện tử tích hợp cho khách hàng và phải thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Việc kê khai doanh thu của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và việc kê khai thuế, phí, lệ phí thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
2.1. Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những loại hóa đơn điện tử được sử dụng đối với tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế.
Khi lập hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc như sau:
- Lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đối với từng hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo Điều 10 Nghị định 254/2026 như: Thông tin người bán hàng, người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán và các thông tin khác theo quy định
- Sử dụng đúng định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử theo quy định để đảm bảo việc truyền, nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn
- Phản ánh trung thực, chính xác nội dung của giao dịch kinh tế phát sinh; người bán chịu trách nhiệm về tính hợp pháp và tính chính xác của hóa đơn điện tử đã lập
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán có trách nhiệm tạo lập hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã và gửi hóa đơn cho người mua sau khi được cấp mã theo quy định.
Đọc thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn giảm thuế GTGT còn 8%
2.2. Nguyên tắc xuất hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là một trong các loại hóa đơn điện tử được sử dụng theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Khi lập hóa đơn bán hàng, người bán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng; trao đổi; trả thay lương; tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn và các trường hợp khác theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Hóa đơn bán hàng phải được lập đúng thời điểm theo quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Nội dung trên hóa đơn phải đầy đủ, chính xác, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đáp ứng các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu, bảo đảm khả năng truyền, nhận và lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, tính chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.
2.3. Nguyên tắc xuất hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế
Theo Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các đối tượng sau phải hoặc được sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế:
- Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực:
- Trung tâm thương mại
- Siêu thị
- Cửa hàng bán lẻ (Trừ ô tô, mô tô, xe máy và các xe có động cơ khác)
- Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn
- Dịch vụ vận tải hành khách
- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ
- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, hoạt động chiếu phim
- Dịch vụ phục vụ các nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm trên 1 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng có nhu cầu vẫn được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải đáp ứng các nguyên tắc sau:
- Có thể nhận biết là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Không bắt buộc có chữ ký số của người bán trên hóa đơn.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (tra cứu thông tin trên Hệ thống thông tin quản lý thuế) được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
Nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải có các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu).
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng; giá thanh toán. Trường hợp tổ chức kinh tế kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì phải thể hiện thêm giá bán chưa có thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể tra cứu, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Sau khi lập hóa đơn, người bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua thư điện tử, tin nhắn hoặc các hình thức điện tử khác; đồng thời có thể cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu và tải hóa đơn điện tử khi cần.
Trường hợp số lượng đơn hàng trong ngày lớn thì việc xuất hóa đơn thủ công sẽ khiến kế toán doanh nghiệp rất vất vả. Khi này, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ sẽ giúp ích rất nhiều, nhất là sử dụng các phần mềm có tính năng kết nối giữa phần mềm bán hàng, phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán online. Với phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS là giải pháp kế toán phổ biến nhất hiện nay, hóa đơn được xuất tự động theo từng đơn hàng, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo xuất hóa đơn đúng thời hạn. Doanh thu cũng được hạch toán ngay, đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
3. Các yêu cầu khi xuất hoá đơn điện tử
3.1. Về thời điểm lập hoá đơn
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định tùy theo từng loại giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm là một trong những yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn và hạn chế các rủi ro về thuế.
Cụ thể như sau:
Đối với bán hàng
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
Đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Riêng khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền đặt cọc.
Trường hợp giao hàng hoặc nghiệm thu nhiều lần
Đối với các hợp đồng giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, từng công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã thực hiện.
Một số trường hợp đặc thù
Ngoài các quy định chung nêu trên, Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định thời điểm lập hóa đơn riêng đối với một số hoạt động đặc thù, bao gồm:
-
Các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh thường xuyên và cần đối soát dữ liệu, như:
- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không;
- Cung ứng nhiên liệu hàng không;
- Cung cấp điện;
- Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt;
- Cung cấp nước;
- Dịch vụ truyền hình;
- Dịch vụ quảng cáo truyền hình;
- Dịch vụ thương mại điện tử;
- Dịch vụ bưu chính, chuyển phát;
- Dịch vụ viễn thông (bao gồm dịch vụ giá trị gia tăng);
- Dịch vụ logistics;
- Dịch vụ công nghệ thông tin;
- Dịch vụ ngân hàng (trừ hoạt động cho vay);
- Dịch vụ chuyển tiền quốc tế;
- Dịch vụ chứng khoán;
- Xổ số điện toán;
- Thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và đơn vị cung cấp dịch vụ thu phí;
- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Đối với các trường hợp này, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước theo thỏa thuận giữa các bên.
- Dịch vụ viễn thông và dịch vụ công nghệ thông tin cung cấp giữa các đơn vị kinh doanh được lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát dữ liệu cước theo hợp đồng, nhưng không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.
- Hoạt động xây dựng, lắp đặt: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Dịch vụ vận tải hàng không bán qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử: thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không được phát hành trên hệ thống theo thông lệ quốc tế.
- Hoạt động tìm kiếm, thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán.
Lưu ý: Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định thời điểm lập hóa đơn đối với nhiều lĩnh vực đặc thù khác như bảo hiểm, kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng, tài sản mã hóa, dịch vụ ngân hàng, vận tải, xuất nhập khẩu… Doanh nghiệp cần căn cứ vào loại hình hoạt động thực tế để áp dụng đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Phần mềm MISA AMIS Kế toán kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp phát hành hóa đơn ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử. Dễ dàng kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn, tránh việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực.
3.2 Yêu cầu về nội dung hóa đơn điện tử
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu và có đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật. Một số thông tin cơ bản bắt buộc trên hóa đơn điện tử bao gồm:
| Nội dung bắt buộc | Mô tả |
| Tên hóa đơn | Thể hiện đúng loại hóa đơn điện tử được sử dụng. |
| Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn | Được lập theo quy định về quản lý hóa đơn điện tử. |
| Thông tin người bán | Bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. |
| Thông tin người mua | Bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu có). |
| Thông tin hàng hóa, dịch vụ | Gồm tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; thuế suất thuế GTGT; tiền thuế GTGT (nếu có). |
| Chữ ký số | Hóa đơn có chữ ký số của người bán; chữ ký số của người mua chỉ bắt buộc khi các bên có thỏa thuận. |
| Thời điểm lập hóa đơn | Thực hiện theo Điều 9 Nghị định 254 và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm. |
| Thời điểm ký số | Thể hiện thời điểm người bán ký số trên hóa đơn điện tử. |
| Mã của cơ quan thuế | Áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. |
| Các nội dung khác | Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại; khuyến mại (nếu có) và các thông tin khác theo quy định. |
4. Thủ tục xuất hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất
4.1. Xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Theo Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Lập hóa đơn điện tử
Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế truy cập hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Bước 2: Ký số
Sau khi lập hóa đơn, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Bước 3: Cơ quan thuế cấp mã
Hệ thống của Cục Thuế tự động kiểm tra và cấp mã cho hóa đơn nếu hóa đơn đáp ứng các điều kiện về nội dung, định dạng, thông tin đăng ký và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Bước 4. Gửi hóa đơn cho người mua
Sau khi được cấp mã, người bán có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử cho người mua theo phương thức hai bên đã thỏa thuận và phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Về điều kiện để cơ quan thuế cấp mã, hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện như sau:
- Có đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP
- Được lập đúng định dạng hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính
- Đúng thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Không thuộc trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính
4.2. Xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Theo Điều 13 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thực hiện lập hóa đơn bằng phần mềm hóa đơn điện tử và gửi trực tiếp cho người mua theo phương thức điện tử, không phải thực hiện thủ tục cấp mã của cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn.
Bước 1: Lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ
Bước 2: Ký số trên hóa đơn
Sau khi lập hóa đơn, người bán thực hiện chữ ký số trên hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật
Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua
Hóa đơn điện tử được gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa 2 bên, bảo đảm phù hợp với quy định về pháp luật về giao dịch điện tử
Bên cạnh đó, khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Hóa đơn phải được lập bằng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng quy định của pháp luật.
- Người bán phải ký số trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua.
- Việc gửi, nhận hóa đơn được thực hiện bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
- Hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định về nội dung hóa đơn, định dạng dữ liệu và thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
4.3 Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc ủy nhiệm được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Lập hóa đơn trong phạm vi được ủy nhiệm và phản ánh đúng bản chất giao dịch phát sinh
- Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin của bên ủy quyền là người bán và đáp ứng các quy định về định dạng dữ liệu, chữ ký số, thời điểm lập hóa đơn và nội dung hóa đơn
- Chuyển hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định
- Lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật
- Bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu hóa đơn của thông tin của bên ủy quyền, người mua
- Phối hợp với bên ủy quyền để điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn khi phát hiện sai sót
- Cung cấp đầy đủ dữ liệu hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
Ngoài ra, đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số, chủ quản nền tảng có trách nhiệm cung cấp thông tin về người mua, giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng để người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
Kết luận
Với sự xuất hiện của hàng loạt công cụ, công nghệ hỗ trợ, đặc biệt là các phần mềm kế toán có khả năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và kế toán có thể xử lý khối lượng lớn hóa đơn mỗi ngày mà vẫn đảm bảo độ chính xác, hạn chế tối đa sai sót.
MISA AMIS Kế toán là một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, nơi tích hợp hơn 40 ứng dụng phục vụ các nghiệp vụ như kế toán – tài chính, bán hàng, nhân sự, điều hành, marketing và quản lý công việc. Các ứng dụng trong hệ sinh thái được đồng bộ dữ liệu trên cùng một nền tảng, giúp doanh nghiệp quản lý xuyên suốt từ bán hàng, phát hành hóa đơn điện tử đến hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính mà không cần nhập liệu nhiều lần.
Nhờ khả năng kết nối với các ứng dụng trong hệ sinh thái MISA AMIS cũng như nhiều nền tảng bên thứ ba, phần mềm kế toán online MISA AMIS Kế toán giúp tự động hóa quy trình kế toán với nhiều tính năng nổi bật như:
- Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. từ bảng excel, giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
- Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác;
Tham khảo ngay phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.
