Tổng hợp thời điểm xuất hóa đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Thời điểm xuất hóa đơn trước đây được áp dụng theo quy định tại Thông tư 78, tuy nhiên, thông tư này đã hết hiệu lực. Từ ngày 01/06/2025, các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/ND-CP. Hãy cùng tìm hiểu về thời điểm xuất hóa đơn theo quy định tại Nghị định Nghị định 70/2025/NĐ-CP trong bài viết sau đây.

1. Căn cứ pháp lý xác định thời điểm xuất hóa đơn

Thời điểm xuất hóa đơn là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán doanh nghiệp, được quy định rõ ràng trong các văn bản dưới đây:

• Nghị định 123/2020/ND-CP (ban hành ngày 19/10/2020, có hiệu lực từ 01/7/2022): Quy định về hóa đơn, chứng từ, trong đó có thời điểm lập hóa đơn.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ban hành ngày 20/03/2025, có hiệu lực từ 01/06/2025) quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 32/2025/TT-BTC (ban hành ngày 31/05/2025, có hiệu lực từ 01/06/2025)

2. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất

3. Thời điểm xuất hóa đơn theo từng trường hợp

Thời điểm xuất hóa đơn với mỗi loại hình hàng hóa, dịch vụ là khác nhau. Phần dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về thời điểm lập/xuất hóa đơn trong từng trường hợp và điều kiện cụ thể.

3.1.  Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng hóa

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì thời điểm xuất hóa đơn GTGT đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) như sau:

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Ví dụ cụ thể:

Ngày 01/06/2025, công ty A xuất kho bán 10 sản phẩm cho công ty B, trị giá đơn hàng là 200 triệu đồng chưa VAT. Ngày 03/06/2025 công ty B thanh toán cho công ty A bằng hình thức chuyển khoản. Thời điểm xuất hóa đơn trong trường hợp này là khi nào?

Trả lời: Theo quy định tạiKhoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì thời điểm công ty A giao hàng cho công ty B (ngày 01/06/2025) là thời điểm công ty A phải thực hiện xuất hoá đơn bán hàng.

Có thể nhận thấy, với các doanh nghiệp bán lẻ hàng hóa thì thời điểm xuất hoá đơn chính là thời điểm bán hàng. Trường hợp số lượng đơn hàng trong ngày lớn thì việc xuất hóa đơn thủ công sẽ rất vất vả. Lúc này việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ sẽ giúp ích rất nhiều, nhất là sử dụng các phần mềm có tính năng kết nối phần mềm bán hàng như phần mềm kế toán online MISA AMIS. Với MISA AMIS Kế toán, hóa đơn được xuất tự động theo từng đơn hàng, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo xuất hóa đơn đúng thời hạn. Doanh thu cũng được hạch toán ngay, đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.

Đọc thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

3.2. Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp dịch vụ

Căn cứ theo Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định thời điểm xuất hóa đơn GTGT đối với dịch vụ như sau:

“ Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền”

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)

3.3. Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng

Căn cứ theo Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điệ, cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ quảng cáo truyền hình, dịch vụ thương mại điện tử, dịch vụ bưu chính và chuyển phát, dịch vụ viễn thôn, dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin, chuyển tiền quốc tế, dịch vụ chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp dịch vụ thu phí … là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.”

Trong đó, kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua

3.4. Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp

Căn cứ theo Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm xuất hóa đơn GTGT đối với hóa đơn xây dựng, xây lắp như sau: “Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

Một số lưu ý:

• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc đơn vị thực hiện bàn giao từng hạng mục thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều thực hiện xuất hóa đơn với giá trị hàng hóa được giao, bàn giao.
• Trường hợp doanh nghiệp là đơn vị, tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
• Theo Công văn 68178/CT-TTHT và Công văn 39313/CT-HTr thì tiền đặt cọc mua căn hộ không phải xuất hóa đơn.

3.5. Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu

Căn cứ theo Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm xuất hóa đơn GTGT đối với hóa đơn xăng dầu như sau:

3.6. Đối với trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử

Thời điểm xuất hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

3.7. Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô

Thời điểm xuất hóa đơn với hoạt động tìm kiếm, thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô được quy định như sau:

TH1: Bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô

Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ) là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

TH2: Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Trường hợp thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ.

3.8. Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý 

Thời điểm xuất hóa đơn trong trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

3.9. Đối với hoạt động cho vay được xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng giữa tổ chức tín dụng và khách hàng đi vay

Đối với hoạt động cho vay được xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng giữa tổ chức tín dụng và khách hàng đi vay, trừ trường hợp đến kỳ hạn thu lãi không thu được và tổ chức tín dụng theo dõi ngoại bảng theo quy định pháp luật về tín dụng thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu được tiền lãi vay của khách hàng. Trường hợp trả lãi trước hạn theo hợp đồng tín dụng thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu lãi trước hạn.

Đối với hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, hoạt động cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ của tổ chức kinh tế của tổ chức tín dụng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ

Tìm hiểu thêm: Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123

3.10. Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật

• Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.

3.11. Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin 

• Nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở khám bệnh, chữa bệnh căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày.
• Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở khám bệnh, chữa bệnh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

• Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh cho người có thẻ bảo hiểm y tế

3.12. Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng

Với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng, thời điểm xuất hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Nếu có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, có thể xuất hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí.

Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe).

3.13. Đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm

Đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm thì thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm

3.14. Đối với hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay (vé xổ số) theo hình thức bán vé số in sẵn đủ mệnh giá cho khách hàng

Đối với hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay (vé xổ số) theo hình thức bán vé số in sẵn đủ mệnh giá cho khách hàng thì sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp kinh doanh xổ số lập 01 hóa đơn giá trị gia tăng điện tử có mã của cơ quan thuế cho từng đại lý là tổ chức, cá nhân cho vé xổ số được bán trong kỳ gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn.

3.15. Đối với hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng

Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng là: Chậm nhất 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu.

Doanh nghiệp kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng chuyển dữ liệu ghi nhận số tiền thu được (do đổi đồng tiền quy ước cho người chơi tại quầy, tại bàn chơi và số tiền thu tại máy trò chơi điện tử có thưởng) trừ đi số tiền đổi trả cho người chơi (do người chơi trúng thưởng hoặc người chơi không sử dụng hết) theo Mẫu 01/TH-DT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ_CP đến cơ quan thuế cùng thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.

Ngày xác định doanh thu là khoảng thời gian từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày

4. Lưu ý về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Khi áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây:

• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được xác định là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký vào hóa đơn điện tử, được thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) phải đảm bảo chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định cụ thể tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP
• Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.
• Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, cùng với các doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, các dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo phân loại ngành kinh tế Việt Nam đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

5. Lập hóa đơn không đúng thời điểm có bị xử phạt không?

Lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền. Theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các mức phạt liên quan đến hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được quy định như sau:

• Phạt cảnh cáo nếu hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp đã bị cảnh cáo.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp đã nêu ở khoản 1 và khoản 3.

Kết luận

Các quy định về hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng về cơ bản rất rõ ràng. Nhiệm vụ của doanh nghiệp là đáp ứng đầy đủ quy định để tránh việc bị xử phạt hoặc những vấn đề nghiêm trọng hơn như sai sót thông tin kế toán. Giờ đây, các doanh nghiệp không cần quá lo lắng cho vấn đề này bởi lẽ đã có những phần mềm nhiều tính năng tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS:

• Tính năng kết nối thông minh:
  • Kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử: Phần mềm kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử.
  • Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng: Kết nối với tất cả phần mềm quản trị như (phần mềm bệnh viện, nhà thuốc, siêu thị…) và các phần mềm bán hàng phổ biến như (MISA ESHOP, MISA CUKCUK…) giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán kế toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ chứng từ bán hàng có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng.
• Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro.
• Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế,… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác.

Trải nghiệm miễn phí