Hóa đơn thương mại là gì? Mẫu, cách viết và quy định cần nắm rõ

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, thể hiện giá trị hàng hóa, điều kiện mua bán và làm căn cứ để tính thuế xuất nhập khẩu. Theo thống kê, hơn 80% giao dịch thương mại quốc tế sử dụng hóa đơn thương mại như một chứng từ bắt buộc. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết về khái niệm, cấu trúc, nội quy, cách viết và quy định về hóa đơn thương mại trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – viết tắt CI) là chứng từ thương mại mà người mua được người bán phát hành cho. Trong hóa đơn thương mại, nội dung thường bao gồm chi phí bên mua phải trả cho bên cung cấp hàng hóa.

Thông thường, hóa đơn thương mại sẽ ghi rõ đặc điểm đơn giá, hàng hóa, điều kiện giao hàng, tổng giá trị hàng hóa các phương thức vận chuyển hay thanh toán… Tại doanh nghiệp, hóa đơn thương mại sẽ thường được lập thành nhiều bản để sử dụng ở các khâu khác nhau.

Hóa đơn thương mại là chứng từng bắt buộc phải có trong các giao dịch mua bán hàng hóa trong nước và quốc tế. Chức năng của hóa đơn thương mại là thể hiện giá mua – bán của hàng hóa, xác định giá trị hải quản và làm căn cứ để tính thuế nhập khẩu.

Bên cạnh đó, Commercial Invoice còn có nhiều vai trò khác nhau, thường được dùng để xuất trình khi công ty bảo hiểm tính phí bảo hiểm mua hàng hóa, ngân hàng đòi tiền hàng hay cơ quan hải quan tính tiền thuế, thông quan hàng hóa.

Để thuận lợi hơn trong việc sử dụng hóa đơn, hiện nay doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm kế toán. Trong đó AMIS kế toán giúp quản lý nhiều quyết định đăng kí sử dụng hóa đơn cùng lúc, kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn, quản lý hóa đơn do viết sai, mất, cháy hỏng…

Dùng thử miễn phí

2. Ý nghĩa của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong thương mại quốc tế:

• Cơ sở để khai báo hải quan: Đây là chứng từ quan trọng giúp cơ quan hải quan kiểm tra và tính thuế nhập khẩu/xuất khẩu.
• Chứng từ thanh toán quốc tế: Trong nhiều giao dịch, ngân hàng sẽ yêu cầu hóa đơn thương mại để thực hiện thanh toán qua L/C (thư tín dụng) hoặc T/T (chuyển tiền điện tử).
• Xác nhận quyền và nghĩa vụ của các bên: Hóa đơn thương mại giúp làm rõ trách nhiệm của người bán và người mua, đặc biệt trong các điều khoản về giao hàng và thanh toán.
• Hỗ trợ kế toán và thuế: Đây là chứng từ kế toán quan trọng, giúp doanh nghiệp hạch toán doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế.
•  Cơ sở để giải quyết tranh chấp: Nếu có bất kỳ tranh chấp nào liên quan đến số lượng, giá trị hoặc điều kiện giao dịch, hóa đơn thương mại là bằng chứng pháp lý quan trọng.

Xuất hóa đơn thương mại nhanh chóng, chính xác, tuân thủ quy định với tính năng tự động xuất hóa đơn trên MISA AMIS Kế toán!

Dùng thử miễn phí

3. Thông tin cần có trên hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một tài liệu quan trọng trong các giao dịch xuất nhập khẩu, được sử dụng để xác nhận việc mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ, hóa đơn thương mại cần có các thông tin cơ bản và chi tiết.

Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần có trong hóa đơn thương mại:

• Thông tin người mua (Buyer/Importer): Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, người đại diện: Các thông tin này giúp xác định rõ đối tượng nhận hàng và xác minh các điều kiện thanh toán.
• Thông tin người bán (Seller/Exporter): Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, người đại diện, số VAT: Các thông tin này làm rõ người bán và giúp thiết lập mối quan hệ pháp lý trong giao dịch thương mại quốc tế.
• Số Invoice (Số hóa đơn): Mỗi hóa đơn cần có một số duy nhất giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi giao dịch, tránh nhầm lẫn với các hóa đơn khác.
• Ngày Invoice (Ngày phát hành hóa đơn): Ngày phát hành là thông tin cần thiết để thực hiện các thủ tục hải quan và thanh toán.
• Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Các phương thức thanh toán phổ biến như L/C (Thư tín dụng), D/A (Chấp nhận hối phiếu), D/P (Chấp nhận trả tiền khi giao hàng), T/T (Chuyển tiền) cần được ghi rõ, giúp cả người mua và người bán dễ dàng kiểm soát các khoản thanh toán.
• Điều kiện Incoterms: Các điều kiện Incoterms như FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance and Freight) cần được ghi rõ, giúp xác định trách nhiệm và chi phí liên quan đến giao hàng.
• Mô tả chi tiết sản phẩm: Các mô tả chi tiết về sản phẩm, chất lượng, mã hàng hóa giúp việc kiểm tra và thông quan được thực hiện chính xác.
• Số lượng và giá trị: Các thông tin về số lượng hàng hóa, giá trị của chúng sẽ là cơ sở tính toán các chi phí xuất nhập khẩu cũng như thuế, phí liên quan.
• Các chi phí liên quan: Các chi phí này có thể bao gồm phí vận chuyển, bảo hiểm, chi phí lưu kho, v.v. Doanh nghiệp cần ghi rõ các khoản chi này để người mua dễ dàng nhận thức về tổng giá trị của giao dịch.
• Chữ ký của người đại diện: Chữ ký của đại diện hợp pháp của người bán giúp xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn.

4. Mẫu hóa đơn thương mại thông dụng nhất

Hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu là chứng từ cực kỳ quan trọng giữa người mua và người bán thường dùng trong việc làm thủ tục xuất nhập khẩu hay hoạt động mua bán quốc tế.

hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thường được phân thành 4 loại chính, bao gồm:

• Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice): Là hóa đơn được lập để yêu cầu thanh toán toàn bộ giá trị của hợp đồng hoặc lô hàng sau khi các bên đã hoàn thành việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận.
• Hóa đơn thương mại tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn được sử dụng trong trường hợp giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ chưa được xác định chính xác hoặc khi các bên thực hiện thanh toán từng phần theo tiến độ hợp đồng.
• Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Đối với hàng hóa nhiều chủng loại, người ta sẽ dùng loại hóa đơn này để mô tả chi tiết hàng hóa. Trong hóa đơn chi tiết, mọi người sẽ dựa vào thỏa thuận được quy định trong hợp đồng hoặc L/C để xác định giá cụ thể của từng loại hàng.
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ có hình thức tương tự hóa đơn thương mại nhưng không có giá trị yêu cầu thanh toán. Loại hóa đơn này thường được sử dụng trong các trường hợp gửi hàng mẫu, hàng triển lãm, báo giá, chào hàng hoặc để hỗ trợ thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu trước khi phát hành hóa đơn thương mại chính thức.

Dưới đây là mẫu hóa đơn thương mại thông dụng nhất hiện nay.

Mẫu 1:

5. Quy định về hóa thương mại điện tử tại Việt Nam

5.1. Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử được quy định như sau:

“Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và theo định dạng chuẩn dữ liệu.”

Theo đó, hóa đơn thương mại điện tử là loại hóa đơn áp dụng đối với tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, với điều kiện người xuất khẩu đáp ứng yêu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Hóa đơn thương mại điện tử phải bảo đảm đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và tuân thủ định dạng dữ liệu chuẩn do cơ quan có thẩm quyền quy định.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế, người xuất khẩu được lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định.

5.2. Thời điểm xuất hóa đơn thương mại điện tử theo Nghị định 254

Căn cứ Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử được quy định như sau:

“Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.”

Theo đó, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử do người bán tự xác định. Tuy nhiên, việc lập hóa đơn phải được thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.

5.3. Hóa đơn thương mại điện tử có bắt buộc chữ ký số của người mua không?

Theo điểm n Mục 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“9. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

…

n) Đối với hóa đơn thương mại điện tử trên hóa đơn không nhất thiết phải có số định danh cá nhân, chữ ký số của người mua.”

Theo đó, đối với hóa đơn thương mại điện tử, một số thông tin không bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn, bao gồm:

• Số định danh cá nhân của người mua;
• Chữ ký số của người mua.

Như vậy, kể từ ngày 01/7/2026, hóa đơn thương mại điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Kết luận

Hóa đơn thương mại không chỉ là chứng từ quan trọng trong giao dịch quốc tế mà còn là cơ sở để thực hiện các thủ tục pháp lý và tài chính

Đối với doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc tính giá vốn, quản lý xuất nhập khẩu theo từng hợp đồng, hạch toán đa ngoại tệ… cực kì quan trọng. Để tăng tính chính xác, nhanh chóng, các doanh nghiệp không nên trông chờ quá nhiều vào cách làm việc thủ công của kế toán. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS –  có nhiều tính năng ưu việt dành riêng cho DN xuất nhập khẩu với các tính năng:

• Tính giá vốn cho từng đơn hàng, hợp đồng
• Quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng hợp đồng
• Hạch toán đa ngoại tệ
• Cập nhật tức thời tỷ giá giao dịch thực tế theo đúng tỷ giá công bố của ngân hàng, giúp kế toán tiết kiệm thời gian tra cứu và quy đổi
• Quản lý doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, tình hình thực hiện của từng hợp đồng
• Theo dõi các khoản chi hộ
• Quản lý công nợ khách hàng theo từng hợp đồng

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp giảm thiểu thời gian công việc kế toán, nâng cao hiệu suất công việc….

Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo ngày phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Dùng thử miễn phí