Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa là nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có thông tin hàng hóa không chính xác. Tùy từng trường hợp, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định hiện hành. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán hướng dẫn cách xử lý, các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng khi hóa đơn bị sai tên hàng hóa.

1. Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa?

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai tên hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định nội dung sai và căn cứ quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót để lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn phù hợp. Không phải mọi trường hợp sai tên hàng hóa đều mặc nhiên phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Sai tên hàng hóa có thể phát sinh do:

• Nhập sai thông tin khi lập hóa đơn
• Ghi nhận không đúng tên hoặc chủng loại hàng hóa
• Sai thông tin do dữ liệu từ bộ phận bán hàng, kho hoặc phần mềm
• Không cập nhật kịp thời thông tin, mã hàng hoặc quy cách hàng hóa

Theo quy định hiện hành từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Tùy trường hợp cụ thể, người bán thực hiện thông báo cho người mua và lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

2. Hai cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa theo quy định mới nhất

Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về mã số thuế, tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, trừ các trường hợp được quy định riêng.

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa

Khi hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh nội dung sai trên hóa đơn đã lập.

Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Trường hợp điều chỉnh các nội dung về giá trị, số tiền điều chỉnh tăng phải ghi số dương, điều chỉnh giảm phải ghi số âm theo đúng thực tế điều chỉnh.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế hóa đơn sai tên hàng hóa

Thay vì lập hóa đơn điều chỉnh, người bán có thể lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Như vậy, đối với hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa, pháp luật hiện hành không bắt buộc phải căn cứ vào mức độ sai sót để xác định điều chỉnh hay thay thế. Người bán được lựa chọn một trong hai hình thức theo quy định.

Lưu ý khi xử lý nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng

Trường hợp trong cùng tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai và đính kèm bảng kê các hóa đơn sai theo Mẫu 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Lưu ý: Nếu hóa đơn điện tử đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

3. Các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với hóa đơn sai tên hàng hóa

Khi phát hiện hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa, người bán thực hiện xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử có sai sót. Với trường hợp sai tên hàng hóa thuộc diện phải lập hóa đơn mới, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định hiện hành.

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:

• Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
• Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.

Văn bản thỏa thuận được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Một số trường hợp được pháp luật quy định không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận, như trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu, chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch hoặc mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

Người bán lựa chọn một trong hai hình thức:

• Hóa đơn điều chỉnh: phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
• Hóa đơn thay thế: phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Đối với sai tên hàng hóa, pháp luật không quy định phải căn cứ vào mức độ sai sót để bắt buộc lựa chọn điều chỉnh hay thay thế.

Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mới

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới theo quy định trước khi gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã đối với trường hợp sử dụng hóa đơn có mã.

Bước 4: Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế hoặc người mua

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: người bán gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: người bán gửi hóa đơn mới cho người mua theo phương thức đã thỏa thuận.

Bước 5: Gửi và lưu trữ hóa đơn cùng hồ sơ liên quan

Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua, đồng thời lưu giữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản thỏa thuận hoặc thông báo liên quan và các hồ sơ chứng minh giao dịch theo quy định.

Thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế; đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo quy định của pháp luật về kế toán.

4. Một số lưu ý về xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Khi phát hiện hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định nội dung sai để áp dụng đúng cách xử lý theo quy định hiện hành.

• Đã chọn điều chỉnh hoặc thay thế thì phải thống nhất hình thức xử lý: Nếu hóa đơn đã được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh thì các lần xử lý sai sót tiếp theo tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu đã xử lý bằng hóa đơn thay thế thì các lần tiếp theo tiếp tục lập hóa đơn thay thế.
• Sai tên hàng hóa có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: Người bán được lựa chọn một trong hai hình thức nếu sai sót thuộc trường hợp phải xử lý bằng hóa đơn mới. Không có quy định bắt buộc “sai ít thì điều chỉnh, sai nhiều thì thay thế”.
• Hóa đơn điều chỉnh: Ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…” và thể hiện nội dung cần điều chỉnh.
• Hóa đơn thay thế: Ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…” và lập lại đầy đủ nội dung đúng của hóa đơn.
• Nhiều hóa đơn cùng sai trong một tháng: Nếu trong cùng tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua thì có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho các hóa đơn sai và đính kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT theo quy định hiện hành.
• Hóa đơn bị cơ quan thuế yêu cầu rà soát: Người bán phải kiểm tra, xác định sai sót và thực hiện xử lý theo thông báo của cơ quan thuế, phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
• Hóa đơn ban đầu không sai nhưng phát sinh chênh lệch: Cần phân biệt với trường hợp lập hóa đơn sai. Nếu hóa đơn đã lập đúng nhưng sau đó phát sinh thay đổi về giá trị, khối lượng hoặc các nội dung khác theo quy định thì việc lập hóa đơn cho phần chênh lệch được thực hiện theo trường hợp tương ứng.
• Kê khai thuế: Khi phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai theo quy định thuế hiện hành và bản chất của khoản điều chỉnh, không áp dụng máy móc quy định cũ.

Kết luận

Nắm rõ cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đúng quy định, hạn chế ảnh hưởng đến kê khai và hồ sơ kế toán. Khi phát hiện sai tên hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định đúng tình huống, lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế phù hợp, đồng thời lưu đầy đủ hóa đơn và hồ sơ liên quan để thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra sau này.

Để hỗ trợ kế toán trong việc xử lý hóa đơn nhanh chóng, hiệu quả và đúng chuẩn pháp lý, phần mềm kế toán online MISA AMIS là một giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm tích hợp công nghệ AI và trợ lý ảo AVA giúp:

• AVA (Trợ lý ảo AI tích hợp sẵn) hỗ trợ truy xuất báo cáo tài chính chỉ với vài câu lệnh văn bản hoặc giọng nói, nhanh hơn gấp 5 lần so với thao tác thủ công, giúp tiết kiệm thời gian tra cứu và ra quyết định
• Tự động tổng hợp, phân tích dữ liệu tài chính – kế toán đa chiều, giúp doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc doanh thu – chi phí – lợi nhuận để hỗ trợ quyết định điều hành
• Phát hiện nhanh các bất thường trong chi phí hoặc hóa đơn điện tử, cảnh báo rủi ro tài chính kịp thờ
• Tối ưu hiệu suất kế toán, giúp tăng hiệu quả làm việc lên đến 5 lần nhờ vào tự động hóa các thao tác cơ bản như lập chứng từ, nhập liệu và xử lý hóa đơn.

Dùng thử miễn phí phần mềm kế toán online MISA AMIS trong 15 ngày và trải nghiệm ngay công cụ tài chính tiên tiến nhất