Hướng dẫn xử lý hóa đơn đặt mua bị viết sai, mất, cháy, hỏng theo quy định mới nhất của cơ quan thuế

Trong quá trình sử dụng hóa đơn đặt mua của cơ quan thuế, thực hiện việc xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kế toán cần phải xử lý hóa đơn khi gặp một số vấn đề như: viết sai một số nội dung, mất hóa đơn, hỏng hóa đơn, hàng hóa xuất ra khỏi kho đã viết hóa đơn cho người mua nhưng bị trả lại mà kế toán không biết cách xử lý…

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý các trường hợp hóa đơn gặp sự cố một cách đúng quy trình, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế.

1. Xử lý hóa đơn ghi sai thông tin.

Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp sẽ có lúc mắc phải những sai sót như: ghi sai thông tin hàng hóa, dịch vụ; sai thuế suất; sai thông tin bên mua, sai mã số thuế, sai số tiền, sai giá… Những lúc đó, tùy tình huống mà doanh nghiệp có cách xử lý khác nhau.

1.1 Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua

Cách xử lý:

• Người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót
• Lập hóa đơn đúng khác để thay thế.

Như vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc xử lý hóa đơn viết sai. Chỉ cần lưu giữ đẩy đủ 3 liên sai tại cuống đầy đủ và gạch chéo rồi viết hóa đơn khác cho đúng để thay thế. Khi lập báo cáo sử dụng hóa đơn thì kê khai hóa đơn thu hồi hủy bỏ vào cột “Xóa bỏ”.

1.2 Hóa đơn viết sai đã xuất cho khách hàng:

Tình huống 1: Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.

Cách xử lý:

• Doanh nghiệp liên hệ, thông báo với khách hàng về sai sót.
• Hai bên cùng nhau lập “Biên bản thu hồi hóa đơn” các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn
• Đồng thời, doanh nghiệp thu hồi lại hóa đơn đã lập sai từ khách hàng và thực hiện gạch chéo lên các liên của hóa đơn lập sai đã thu hồi lại rồi lưu giữ tại quyển cùng với biên bản thu hồi hóa đơn.
• Lập hóa đơn mới cho đúng và xuất cho khách hàng theo quy định.

Tải xuống Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn tại đây

Tình huống 2: Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn lập sai cho khách hàng và một trong hai  bên đã kê khai thuế hoặc cả hai bên đã kê khai thuế đối với hóa đơn đó. Tình huống này có 3 trường hợp:

Trường hợp 1:  Hóa đơn sai các nội dung cơ bản như: số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất thuế giá trị gia tăng, sai số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng thanh toán.

Cách xử lý:

• Người bán lập hóa đơn mới để điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu.
• Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
• Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Lưu ý:

• Ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ các điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số mấy, ký hiệu là gì, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.
• Khi kê khai thuế, căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, hai bên kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, lập tờ khai bổ sung theo mẫu quy định của cơ quan thuế.

Tải xuống Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn tại đây

Trường hợp 2: Hóa đơn lập sai ngày tháng, tên hàng hóa, đơn vị tính, mã số thuế… nhưng sai sót không ảnh hưởng đến số tiền.

Cách xử lý:

• Hai bên tiến hành lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn; trong đó, ghi rõ các sai sót.
• Bên bán lập hóa đơn mới để điều chỉnh cho phần sai sót (Hóa đơn điều chỉnh). Ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Lưu ý: Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến tiền, nên hóa đơn điều chỉnh này bên bán và bên mua không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và Biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai để giải trình sau này.

Trường hợp 3: Hóa đơn lập sai về tên, địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế của bên mua:

Cách xử lý: Hai bên chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, chứ không cần phải xuất Hóa đơn điều chỉnh.

2. Xử lý hóa đơn bị mất, cháy, hỏng

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022, vì vậy trong giai đoạn hiện nay các doanh nghiệp vẫn cần phải xử lý các vấn đề về hóa đơn giấy bị mất, cháy, hỏng. Khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì khả năng về mất, cháy, hỏng sẽ ít hơn nhưng khả năng về mất dữ liệu hóa đơn điện tử có thể xảy ra. Nội dung mất dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ được trình bày ở bài sau.

Tình huống 1: Doanh nghiệp tự phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (đã lập hoặc chưa lập)

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Thời gian thực hiện:

• Chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.
• Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật, thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Tải xuống Mẫu Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế tại đây

Tình huống 2: Doanh nghiệp bán hàng hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc.

Lưu ý:

• Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn doanh nghiệp bán hàng đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào; Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bán hàng (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản;
• Doanh nghiệp bán hàng sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu sao y bản chính trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của doanh nghiệp bán hàng kèm theo Biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Doanh nghiệp bán hàng và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Tải xuống Mẫu biên bản ghi nhận sự việc tại đây

Tình huống 3: Mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba:

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

• Nếu bên thứ ba do người bán thuê thì bên bán lập biên bản: tại biên bản ghi rõ nguyên nhân bị mất, cháy, hỏng; ghi rõ liên 1 của hóa đơn doanh nghiệp bán hàng đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào; Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bán hàng trên biên bản; đồng thời sao y bản chính liên 1 hóa đơn để giao cho bên mua kèm theo Biên bản làm căn cứ để bên mua làm chứng từ kế toán và thực hiện kê khai thuế bình thường.
• Nếu bên thứ ba do người mua thuê thì bên mua lập biên bản: tại biên bản ghi rõ nguyên nhân bị mất, cháy, hỏng; đề nghị bên bán xác nhận liên 1 bên bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế trong tháng nào và đề nghị bên bán sao y bản chính liên 1 để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế, kèm biên bản có ký xác nhận của 2 bên.

Kết luận

Việc xử lý hóa đơn đặt mua bị viết sai, mất, cháy hay hỏng cần thực hiện đúng quy trình và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của cơ quan thuế nhằm hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp. Để tối ưu hóa công tác quản lý hóa đơn, doanh nghiệp nên áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại.

Một trong những lựa chọn hàng đầu hiện nay là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Với tính năng quản lý hóa đơn điện tử thông minh, tự động cảnh báo khi có sai sót, hỗ trợ lưu trữ và xử lý hóa đơn đầy đủ theo quy định:

• Quản lý hóa đơn điện tử tự động: Tự động tạo, gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật thuế.
• Tự động kiểm tra, cảnh báo sai sót hóa đơn: Giúp kịp thời phát hiện và xử lý các lỗi trên hóa đơn, tránh rủi ro bị phạt.
• Tích hợp quản lý thuế: Hỗ trợ tổng hợp báo cáo thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN nhanh chóng, chính xác.
• Lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật trên nền tảng điện toán đám mây: Dữ liệu được bảo vệ tối ưu, truy cập mọi lúc mọi nơi.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên.
• Báo cáo tùy chỉnh đa dạng: Hỗ trợ lập các báo cáo tài chính, thuế, quản lý theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Hãy trải nghiệm ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý hóa đơn và tài chính hiệu quả, minh bạch, tiết kiệm thời gian.