Các‌ ‌công‌ ‌việc‌ ‌của‌ ‌kế‌ ‌toán‌ ‌liên‌ ‌quan‌ ‌đến‌ ‌hóa‌ ‌đơn‌ ‌

Hóa đơn là một loại giấy tờ pháp lý có liên quan đến tiền và hàng của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp hoạt động tuân thủ pháp luật thì không thể thiếu được hóa đơn. Vậy kế toán doanh nghiệp cần phải làm gì liên quan đến hóa đơn? Qua bài viết này, MISA AMIS xin chia sẻ với các bạn những công việc cần thiết của kế toán hóa đơn.

>> Hóa đơn điện tử

Hóa đơn là một loại giấy tờ trong đó bao gồm các thông tin về việc mua hàng như: thông tin người bán (đầy đủ họ tên, địa chỉ, mã số thuế), thông tin người mua, thông tin các loại hàng hóa dịch vụ trong giao dịch, thời điểm lập hóa đơn, chữ ký và dấu xác nhận của đơn vị xuất, người bán và người mua hàng… 

Kế toán hóa đơn đối với doanh nghiệp mới thành lập:

Bước 1: Đối với Doanh nghiệp mới thành lập, phải tùy theo loại hình kinh doanh của Doanh nghiệp để lựa chọn loại hóa đơn phù hợp. Nếu Doanh nghiệp kê khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì chọn hóa đơn GTGT (Là doanh nghiệp thuộc muc 2.1 nêu trên). Nếu doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì chọn hóa đơn trực tiếp (Là doanh nghiệp thuộc muc 2.2 nêu trên).

Bước 2: Kế toán thực hiện lập và gửi: Đề nghị sử dụng hóa đơn (tùy theo lựa chọn sử dụng loại hóa đơn tự in, đặt in hay hóa đơn điện tử) ra cơ quan thuế quản lý. Sau 2 ngày cơ quan thuế sẽ có phản hồi bằng văn bản Thông báo sử dụng hóa đơn (tự in, đặt in hay điện tử). Nếu sau 2 ngày không có phản hồi doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn theo yêu cầu.

Bước 3: Cơ quan thuế kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp tại trụ sở chính:

Doanh nghiệp có các trang thiết bị và chuẩn bị sẵn các giấy tờ/tài liệu sau để xuất trình cho cán bộ kiểm tra:

• Biển hiệu tên doanh nghiệp đã được treo tại địa chỉ trụ sở chính theo đăng ký kinh doanh;
• Văn bản xác nhận quyền được sử dụng sử dụng trụ sở của doanh nghiệp: Hợp đồng thuê nhà/Hợp đồng mượn nhà/Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký mẫu dấu, con dấu của doanh nghiệp;
• Có bàn ghế, sổ sách và các trang thiết bị liên quan khác phục vụ cho hoạt động của công ty;
• Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng;
• Hóa đơn giá trị gia tăng mua vào/bán ra (Nếu có);
• Các Hợp đồng lao động đã ký;
• Thông báo về việc chấp thuận phương pháp tính thuế GTGT (trực tiếp hay khấu trừ);
• Chứng minh nhân dân Giám đốc doanh nghiệp.

Cơ quan thuế kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp tại trụ sở chính và lập Biên bản làm căn cứ để Cơ quan thuế ra Thông báo về việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

Bước 4: Liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn để làm hợp đồng và các thủ tục cung cấp hóa đơn:

Doanh nghiệp ký hợp đồng với tổ chức cung cấp hóa đơn đủ điều kiện để đặt in hóa đơn hoặc cung cấp phần mềm hóa đơn tự in hoặc phần mềm hóa đơn điện tử. Hồ sơ gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy giới thiệu của người trực tiếp thực hiện;
• Văn bản cho phép sử dụng hóa đơn đặt in, tự in hoặc điện tử;

Bước 5: Nhận hóa đơn và mẫu hóa đơn GTGT đặt in, hoặc phần mềm tự in hoặc phần mềm hóa đơn điện tử.

Sau khi nhận hóa đơn và mẫu hóa đơn GTGT doanh nghiệp phải yêu cầu tổ chức nhận in hóa đơn thanh lý hợp đồng đã ký.

Bước 6:  Thông báo phát hành hóa đơn, niêm yết hóa đơn mẫu trước khi sử dụng

Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC, Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử. Một số phần mềm kế toán, ví dụ như MISA AMIS đã có khả năng tích hợp, đồng bộ hóa đơn điện tử với phần mềm. Các dữ liệu được tự động nhập liệu từ phần mềm hóa đơn điện tử lên phần mềm kế toán MISA AMIS, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác tuyệt đời trong việc quản lý hóa đơn.

Đối với doanh nghiệp đang hoạt động chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử:

– Đối với Doanh nghiệp đang hoạt động: Bạn làm tương tự như đối với Doanh nghiệp mới hoạt động nhưng bỏ Bước 1 và Bước 3.

– Khi chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn có thể sử dụng song song nhiều loại hóa đơn (cả giấy và điện tử) cho đến khi hết và phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng quy định.

Xem thêm: Hóa đơn là gì? Các loại hóa đơn sử dụng trong hoạt động kinh doanh

Sử dụng và lập hóa đơn:

– Hóa đơn bán hàng được sử dụng khi doanh nghiệp có nhu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

– Thời điểm viết hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua. (Chi tiết tại khoản 2 điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC).

– Đối với các khoản đặt cọc, người mua ứng trước tiền hàng: Không viết hóa đơn.

– Đối với công trình xây dựng thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

– Đối với Doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng…có thu tiền theo tiến độ thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm (ngày) thu tiền.

– Hóa đơn xăng dầu: Đối với khách hàng mua lẻ thì xuất ngay trong ngày; Đối với khách mua theo hợp đồng mua theo bảng kê từng lần thì chậm nhất ngày cuối tháng phát sinh hoạt động mua bán.

– Hóa đơn điện nước: Phát hành chậm nhất sau 7 ngày từ ngày ghi chỉ số đồng đồ đo.

– Hàng hóa xuất khẩu: Phát hành khi phát sinh việc chuyển giao hàng hóa giữa người mua và người bán.

Lưu trữ và báo cáo hóa đơn:

– Hóa đơn thường có 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng hoặc người vận chuyển để giao hàng; liên 3 lưu tại phòng kế toán dùng để hạch toán nghiệp vụ phát sinh và làm báo cáo thuế, báo cáo sử dụng hóa đơn.

– Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn điện tử. Việc gửi hóa đơn thông qua email. Người bán (doanh nghiệp) phát hành hóa đơn và gửi cho người mua qua email mã tra cứu hóa đơn để người mua tự tra cứu trên phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử được cung cấp.

– Việc lưu trữ hóa đơn điện tử tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp có thể lưu trữ theo bản in, bản pdf hoặc kết xuất xml.

– Hàng quý lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC (mẫu 3.9 phụ lục 3 Ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC)

– Đối với doanh nghiệp thuộc loại có rủi ro cao về thuế theo hướng dẫn tại điều 11 thông tư 39/2014/TT-BTC thì thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng và không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

– Doanh nghiệp khi chia tách, sát nhập, chuyển đổi sở hữu, bán, khoán…phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

– Doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh khác với địa bàn cơ quan thuế đang quản lý phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi.

– Doanh nghiệp cùng lúc sử dụng nhiều loại hóa đơn thì lập trên cùng 1 báo cáo.

– Hiện nay đã có một số phần mềm kế toán, phần mềm viết hóa đơn đã có sẵn mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để kế toán có thể tận dụng nộp qua phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) của Tổng cục thuế.

– Thực hiện lập bảng kê hóa đơn đầu ra để phục vụ báo cáo thuế định kỳ theo mẫu của Tổng cục thuế. 

Các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn: 

Trong quá trình sử dụng hóa đơn, thực hiện việc xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kế toán có thể sẽ gặp phải một số vấn đề như sau:

• Hóa đơn lập sai (sai một số nội dung trong hóa đơn như sai giá bán, sai số lượng, sai tên hàng, sai mã số thuế…)
• Hóa đơn bị mất, cháy, hỏng.
• Hóa đơn đã phát hành nhưng hàng hóa bị trả lại.
• Hóa đơn xuất trong các trường hợp như: xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ, lập hóa đơn khi cho, biếu, tặng, xuất hóa đơn khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hóa đơn có chiết khấu thương mại…,
• Các trường hợp không cần xuất hóa đơn.
• Viết hóa đơn xuất khẩu.
• Doanh nghiệp cùng đồng thời sử dụng nhiều loại hóa đơn (tự in, điện tử…)
• Quản lý hóa đơn khi có nhiều chi nhánh, cửa hàng.
• Các vấn đề phát sinh khi lập các báo cáo hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn như: lập báo cáo khi thay đổi địa điểm, lập báo cáo khi sử dụng nhiều loại hóa đơn…

Để tìm hiểu chi tiết về cách xử lý từng  tình huống về hóa đơn nêu trên. Mời các bạn tham khảo ở các bài viết khác của MISA.

Hóa đơn là một tài sản có giá trị của Doanh nghiệp, nó có giá trị như các tài sản bằng tiền khác, chỉnh sửa các sai sót trong hóa đơn cũng rất khó, thậm chí là không thể lập lại, vì vậy Doanh nghiệp cần phải quản lý, sử dụng đúng quy định của pháp luật. Kế toán trong doanh nghiệp phải là người cẩn thận tỉ mỉ, nắm được các quy định về sử dụng hóa đơn, tránh các sai sót có thể xảy ra gây thiệt hại cho doanh nghiệp dẫn đến có thể gây thất thoát hoặc bị phạt của cơ quan thuế khi sử dụng không đúng. Chúc các bạn thành công.

>>> Bài viết có thể bạn quan tâm: Kế toán đang quản lý hóa đơn điện tử bằng cách nào? Phương pháp Kế toán đang dùng có mang lại hiệu quả như mong muốn không?

Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội:

Tác giả: Kim Tuyến